Referat af bestyrelsesmøde 9. maj 2011

Grundejerforeningen Strandgårdsparken

Bøgelunden 7

2635 Ishøj.

Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d.9. maj 2011 kl. 18.30 i Bøgelunden 7.

Afbud:

Kaffe/Te: Pernille

Dagsorden:

1. 1.      Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder

1.1.   Ref. af 14. marts og 11. april-nej

1. 2.      Meddelelser fra formanden/næstformanden

2.1.   Møde med kommunen vedr. gebyrer, generalforsamlingsbeslutninger, beplantning stamvejene? Gitte? – Gitte har heldigvis fået et godt svar fra kommunen om et møde, så nu afventer vi. Gitte fik hun et autosvar tilbage, på den sidste mail, hun har sendt til teknisk afd.

2.2.   Bestyrelsens sommerferie – Se nu at få meldt den sommerferie!

2.3.   Oversigtskort, skal vi omdele det? Oversigtskortet er færdigt til at sætte op. Vi trykker nogle A4 og sender ud til grundejerne.

2.4.   Problemer med skel mm. – Grundejeren har lovet at underskrive en aftale med naboerne.

2.5.   Ordensregler. Vi har tidligere ønsket at lave nogle, nu har vi flere henvendelser om det. – Hvordan er vores muligheder, da vi er en ejerforening. Vi har ikke mulighed for at håndhæve nogle evt. regler, men det vil altid være præventivt med regler. Alle bruger jo elektriske maskiner til havearbejde. Forslag (vedtaget med det samme): Vi beder én af dem, der har henvendt sig, plus dem, der har lyst til at danne en gruppe og sammensætte nogle regler for larmende brug af haveredskaber og meget mere. Disse regler skal så op som forslag på en generalforsamling. Regler skal til afstemning punkt for punkt, så vi sikrer, at forslaget ikke falder på et enkelt punkt. Vi skriver til grundejerne og spørger, om hvem der vil være med. Jette er med fra bestyrelsen

2.6.   Hundetræning på fællesarealer. – En grundejer klager over børn og larm på legepladsen, samtidig med at hun selv træner sine hunde på fællesarealerne/legepladsen. Det passer ikke sammen. Pernille skriver i et nyhedsbrev, at hunde ikke hører til på legepladserne.

2.7.   Postkasser. Ny lov ser ud til at påbyde os at flytte postkasserne ud på husgavlene. Vi har ikke fået henvendelser fra postvæsnet endnu, men det har Fasanvænget. De har fået besked på at flytte deres postkasser. De har dog nogle store brede bede foran deres huse. Bestyrelsen i Fasanvænget har gjort meget, for at de ikke skal flytte deres postkasser. Vi vil henvende os til Post Danmark og spørge dem, om vi skal flytte postkasserne. Hvis de siger, at vi skal det, vil vi tale med et folketingsmedlem om intentionen med loven. Pernille kontakter Post Danmark

1. 3.      Loppemarked

3.1.   Det sidste skal på plads.. – Der er rigtig mange, der har meldt sig for at få en plads. Vi skal køre to gange med borde. Preben er på pladsen, så vi kun skal læsse på centralen og Preben gør det på pladsen. Pernille har bestilt varer hos Spar og slagteren. Vi sender ikke noget retur, så resten af øl og vand skal køres hjem til Pernille til bestyrelsesarrangementet. Bjarne kører første læs kl. 8.00. Gitte og Lars (mand) er på pladsen fra 8-10 og 14-15, Jette og Stella fra 9-15. Bent kommer lidt midt på dagen. Bjarne er der lidt i løbet af dagen. Pernille henter en trækvogn kl. 8.00 og henter grillen. Byttepenge er bestilt hos Bente. Gitte har lavet reklamer skilte til loppemarkedet. Jette laminerer prissedler til drikkevarer og pølser mm. Jette udfylder lejlighedsbevillingen og afleverer den hos politiet

1. 4.      Meddelelser fra interne udvalg

4.1.   Økonomiudvalg

4.1.1.      Status – v. Stella. Vi ligger en lille smule over forbrug, men det har vi vidst hele tiden. Asfaltarbejdet har kostet en del. Murværket på garagen skal deles på drift og varmen. Den ny port skal først på det nye budget og skal også deles på drift og varme. Skurgangs tage 3 stk. vi har fået et tilbud på arbejde, men med den klausul, at der kan være noget mere, der skal laves, hvis de finder noget mærkeligt, når de går i gang.

                      Varmeregnskab. Vi får et mindreforbrug på 900.000. selv om det har været en kold                    vinter.

4.1.2.      Restancer – Der er tre gengangere og én ny. Den ene har dog lige indbetalt en stor del af beløbet. Stella har skrevet sammen med advokaten om et ejerskifte. De nye ejere har indbetalt de penge, de skal betale.

4.1.3.      Budget legepladser – I det nye budget, skal der være sat penge af til nye legeredskaber. Vi skal diskutere hvilke kriterier, grundejerne kan søge om nye legeredskaber.

4.2.   Personaleudvalg

4.2.1.      Den der forsikring imod sygdom… Vi skal have forsikring så personalet, så vi får refusion fra første sygedag. Pernille sender Jette en mail om facts omkring personalets løn/ansættelsesforhold, Jette kontakter så AMS.

4.3.   Varmeudvalg

4.3.1.      Status vandtab v. Bjarne – vi har forbrugt 1,5 M3

4.3.2.      Brev til årsaflæsningen? – Pernille og Bjarne skal mødes og lave et brev om årsaflæsning. Bjarne har set en radiator med måler på, der lå på genbrugspladsen. Den måler har Bjarne pillet af og taget med på kontoret. Målerne må ikke smides væk, de skal gemmes. Bente har i øjeblikket fire målere liggende. Når man skifter en radiator, skal man kontakte Brunata og få sat en ny måler op på den nye. Den gamle radiator må ikke stå koldt og fugtigt, men skal stå indenfor, indtil den af blevet aflæst.

Det har altid været sådan, at grundejeren skal gemme måleren på radiatoren, indtil den er aflæst. Bestyrelsen havde en diskussion om målere og grundejere. Vedtaget: Vi skriver i et nyhedsbrev til grundejerne, at når de sløjfer en radiator eller skifter én, så skal de kontakte Brunata. Hvis radiatoren skal sløjfes, kan de pille måleren af og enten selv have besøg af Brunata, eller aflevere den til kontoret, så Brunata kan slutmåle den. Der betales fortsat afgift for dette til Brunata. Hvis de skal skifte en radiator, skal de kontakte Brunata og de flytter måleren over på en anden.

Brunata har urimelige lange ventetider, når grundejerne kontakter dem, to til tre    måneder. Det kan ikke være rigtigt, vi må igen henvise til kontrakten, ellers må der   falde bøder.

4.3.3.      Gulvvarme kriterier ikke up-to date. 25 % tillæg, håndklædemåler og sharky skal

           rettes. – Sharky målere hedder nu Optuna H man beregner ikke længere ekstra tillæg på gulvvarme. Man skal isolere med 250 mm. Man skal heller ikke have sharky målere på håndklædevarmere, men bare en almindelig måler. Bjarne laver rettelsen, og den bliver sendt til den grundejer, der lige har fået en besked om det. Pernille retter det på originalen, der ligger på hjemmesiden.

4.4.   Ansøgningsudvalg

4.4.1.      status – Vi venter med at foretage os noget, til vi har haft et møde med kommunen om de meget store gebyrer, der fra 1. januar skal betales for godkendelse af fx udestuer

4.4.2.      Farver – Det samme her

4.4.3.      Udestue – En grundejer har et alternativt ønske til en udestue, der handler om at i stedet for skydedøre, vil han gerne isætte døre, der åbner almindeligt. Vedtaget: Det må han gerne, for det ødelægger ikke byggelinierne.

4.5.   Vedligeholdelsesudvalg

4.5.1.      Markvandringen – opfølgning. – Driftlederen er i gang med at ordne forskelligt fra vores markvandring

4.5.2.      Registrering af deponi affald. – Alle optagestationer skal lave en deponi rapport. Pernille mener ikke, at det er os, der skal skrive rapporten, da det er kommunen, der driver pladsen. Men det skal vi. Betina har lavet rapporten ud fra sorteringsvejledningen

4.5.3.      Stophaner/vandforsyning. Vi har haft møde med Ishøj Forsyning, som er positive

Overfor, at overtage vores del af koldtvandsnettet. Nu skal der forhandles om præmisserne. – Vi troede at koldvandsledningerne tilhørte kommunen indtil matriklen, men sådan forholder det sig ikke. Vi har en stophane ud for alle husene, men mange af dem virker ikke. Kommunen er i gang med at skifte grundejernes vandmålere. Det giver problemer, når stophanerne ikke virker, så kommunen ringer til kontoret og beder vores personale om at skifte hovedstophanerne Seks gårde har allerede en hovedstophane. Vi prøver at lave en aftale med kommunen om, at de overtager vand-nettet. Vi kan blive nødt til at etablere nogle af hovedstophanerne. Måske skal stophanerne sløjfes. Det skal ud i et nyhedsbrev, at grundejerne ikke må bruge stophanerne, fordi de mange steder er så gamle, at de ikke duer, og nogle af dem går i stykker, når man bruger dem. Betina og Peter skal, når de har tid, lave en registrering af de stophaner, der er der nu, og hvilke ad dem, der er skiftet ud. De nye er blå. Det vil koste omkring 200.000 at ordne det hele, men så slipper vi af med 5,5 km vandrør

4.6.   Intern IT og Kommunikation udvalg

4.6.1.      Webhotel-opgradering. – For at databasen kan være under samme aftale som vores hjemmeside, som skal vi af med 250 kr om måneden frem for de nuværende 100

4.6.2.      Pernille har kontaktet vores IT ekspert, og han taler med vores anden hjemmeside mand. Derefter kan Stella og Jette begynde at lægge på databasen

1. 5.      Særlige opgaver

5.1.   Sortering af arkiv

1. 6.      Meddelelser fra eksterne udvalg

6.1.   Fastelavnsudvalg

6.2.   Legepladsudvalg

6.2.1.      Forårs gennemgang – På onsdag 11-5 – Kantafgræsninger til faldunderlaget på legepladserne. – Vildtbanegård er ved at få nye kanter, så dem har driftlederen set på, og de er ikke bedre, end dem vi har. Desværre skal de kantafgrænsninger, vi har, nok skiftes ud, da de flækker for et godt ord. Når legepladsudvalget går rundt, skal de se på det, og måske komme med nogle gode ideer. Det er rigtig mange meter. 

6.2.2.      Sandkasse – En grundejer har klaget over, at hendes datter har revet sig på sandkassen. Sandkassen er ret mærkelig, fordi den er en kasse med nogle huller i, som børnene kan stikke hånden ned i og mærke på sandet. Vores personale mener, at de kan lave en kant og gøre noget, så sandkassen ikke er farlig mere. Hvis de kan lave det for under 5000. skal de bare gøre det 

          Mange gårde vil gerne have noget nyt eller skifte noget ud på deres legeplads, men                   vi kan ikke bevilge det i øjeblikket. Det er det, vi skal tage stilling til i det nye budget

6.3.   Sommerfestudvalg.

1. 7.      Eventuelt

7.1.   Bestyrelsesarrangement, kartoffelsalat og grøn salat. 18.00

                     Gitte laver kartoffelsalat, Jette laver grøn salat

Mødet sluttede 22.41

Referant Jette Malling