Referat af bestyrelsesmøde 3. oktober 2006
Bøgelunden 7
2635 Ishøj.
Referat af bestyrelsesmøde i
Dagsorden:
- 1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder
1.1. Foreligger ref. fra 5.9. og 21.9.? Desværre ikke
- 2. Meddelelser fra formanden/næstformanden –
Ved Fyrrelunden 30, ved endegavlen ud mod stien ligger der en masse skrald. Måske skal stien fjernes, og i stedet for skal der plantes store buske langs husmuren. Det vil forhindre graffiti. Leon ser på stedet, og beslutter, hvad der skal gøres.
En grundejer hævder, at hendes dreng har fået ødelagt noget tøj af rød maling fra en rutsjebane. Vi afviser kravet om erstatning, da der var skiltet.
Pernille er i gang med det næste nyhedsbrev
Det skal indeholde: julemarked, varmepenge og webservice mm.
Jette har ansvaret for fødselsdagslisten
- 3. Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde og onsdagsvagten
- 4. Opfølgning generalforsamlingen.
4.1. referent – Pernille har en føler ude om en referent, da Birgittes sekretærer heller ikke kunne.
4.2. Der er ikke indkomne forslag
4.3. De forskellige udvalgsmedlemmer er blevet spurgt, om de vil genopstille. Alle undtagen Leif Kristensen genopstiller.
4.4. Tommy sørger for øl og vand
4.5. Tommy tjekker bestyrelses suppleanter
4.6. Tommy og Pernille tjekker borde og stole
4.7. Leon tjekker revisor + suppleanter
4.8. Lars og Bente sidder i indskrivning, suppleret af Søs
4.9. Tommy sender det digitale materiale til Pernille
4.10. Bente trykker indkaldelsen mm. på den nye maskine
- 5. Udlejning
5.1. Fastsætte pris for levering/afhentning – På nuværende tidspunkt koster det et gebyr på 60 kr. Det tager mændene ca. 1½ time at køre ud med borde og stole og hente det igen. Dvs, at prisen og tidsforbruget ikke står i forhold til hinanden. Forslag: Der skal være et gebyr for leje og et gebyr for udbringning. Det sidste skal være valgfrit. Efter afstemning, flertal for følgende – Vedtaget: Vi skal fortælle grundejerne at vi mangler mandskabstimer, derfor skal gebyret for udbringning være på 150,00 kr. Gebyret for ekspedition og optælling skal være 75,00 kr.
5.2. Indkøb af borde/stole – Vi mangler stole. Sæderne er gået i stykker på dem, vi har. Vi skal have nogle nye. Søs og Leon undersøger markedet.
- 6. Lokalplan
6.1. Skal vi arbejde for en ændring ift. gældende praksis?
I forlængelse af arbejdet med vedtægterne og deklarationen, vil vi også kigge på lokalplanen. Det ligger dog et stykke ude i fremtiden.
Måske skal vi arbejde på emner, som vi gerne vil have forandret i lokalplanen. Fx at det skal være tilladt at sætte hegn i stedet for hæk, men at der så skal være nogle retningslinier og regler for, hvilke hegn, man må bruge, så bebyggelsen kan fremstå rimeligt ensrettet. Vi skal se på lokalplanen og se efter, om der er punkter, vi kunne være interesseret i at få ændret.
- 7. Meddelelser fra interne udvalg
7.1. Økonomiudvalg
7.1.1. Regnskabsår 2005 og 06 og er afsluttet merforbrug 13.000.00 kr. Regnskabet er
gennemgået af de interne revisorer sammen med forretningsføreren uden bemærkninger.
7.1.2. Regnskabet 2006 og 07 ingen bemærkninger. Omfatter bl.a. det sædvanlige antal skyldnere.
7.1.3. budget 2007/ 08 færdigbehandlet. Spørgsmål fra revisorerne om henlæggelse i forhold til ønske om særlig post vdr. foreningsanlæg på driftsbudgettet.
7.2. Personaleudvalg
7.2.1. Varmemester mm. – Han bliver hjemme, indtil han er rask nok til at komme på arbejde. I fremtiden skal han være mere administrativ, bl.a. kan han tage telefonvagten om morgenen, og tælle udlejninger op. Tommy taler med ham om græsslåning. Arbejdsseddel i september har fungeret nogenlunde.
7.2.2. Pernille og Leon skal have en opfølgende samtale med varmemester.
7.2.3. Ny omdeler ansat; Kenneth Knudsen
7.3. Varmeudvalg
7.3.1. Status vandtab v. Tommy – Spædevand minus
7.4. Ansøgningsudvalg
7.4.1. status v. Jette – Der er lidt stille lige i øjeblikket
7.4.2. databasen – Vi hører nærmere i den nærmeste fremtid
7.5. Vedligeholdelsesudvalg
4.5.1. Indkøb af tippe/læsse tilbehør – dvs. en frontskovl, der gerne skulle komme i morgen og påsat. Den skal primært bruges til at køre sand og flis, men kan også bruges til at flytte sne til vinter.
4.5.2. Reklamationer ift. Noles – Vi har en pæn samling af reklamationer: Bundfæste, gynge går 26, handleplan til sandkasser og håndtag til gynger. Plus gynge i gård 1 hvor boltene er knækket. Legepladserne skulle være vedligeholdelsesfri i 5 år – det holder bestemt ikke stik.
Nettene til sandkasserne skal sættes fast, så de ikke forsvinder
4.5.3. Bjarne har forsøgt at få en dialog med NESA om el-stationer/skabe og manglende betaling/husleje for dette, det er endnu ikke lykkedes.
4.5.4. Terrænbelysningens forbrug er lidt mindre i år end sidste år
7.6. Intern IT og Kommunikation udvalg
7.6.1. Server opsat – men er ikke kommet i gang endnu. Nu er det Pernille som skal finde tid…
7.6.2. Bjarne har lavet en aftale med Medieoasen om brug af lokalerne. Det kan lade sig gøre, fordi vi er en forening i kommunen. Når alt det tekniske er på plads, planlægger vi en dag, hvor vi underviser hinanden i brug af server, database mm.
- 8. Særlige opgaver
- 9. Meddelelser fra eksterne udvalg
9.1. Fastelavnsudvalg – Alle er parat til igen at gøre et godt stykke arbejde
9.2. Legepladsudvalg- Mødes i morgen. Leif Kristensen har meldt sig ud
9.3. Hvidbogsudvalg
9.4. Medieudvalg
10. Eventuelt
10.1. For fremtiden skal der også købes kildevand til bestyrelsesmøderne.
10.2. Julemarked 5.november – Søs laver indkaldelsen – Jette står for indkøb af stof mm. Vi
Vi skal spørge Jan om han kan køre maskinerne ud, da Tommy er på arbejde.
Referent
Mødet sluttede 22.10