Referat af bestyrelsesmøde 13. marts 2017
Grundejerforeningen Strandgårdsparken
Bøgelunden 7
2635 Ishøj.
Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d.13. marts 2017 kl. 18.30 i Bøgelunden 7.
Afbud: Gitte, Carsten
Kaffe/Te: Ditte
Dagsorden:
- Formanden indleder mødet, og dagsorden godkendes med evt. supplementer.
Dagsorden godkendt med supplerende punkter 11.4.5. og 16.1. og 16.2.
2.1. Gitte er ordstyrer til dette møde, men har meldt afbud
Pernille tiltræder i Gittes fravær.
2.2. Valg af ordstyrer til næste møde.
Valg af ordstyrer udsættes til næste møde, grundet fravær.
- Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder
- Marts til februar ref. er ikke klar, men der arbejdes på sagen.
Punktet blev ikke behandlet.
- Siden sidst på mail/telefon
- Hønsehold
Henvendelse fra en grundejers datter, med anmodning om hønsehold på matriklen.
Mailkorrespondancen udviklede sig i en negativ retning, da grundejeren selv valgte at
udtrykke sin negativitet om sagsbehandlingen på facebooksiden Strandgårdsparken. Pernille
fik svaret grundejerens datter i saglig og bestemt tone, og sagen blev herefter lukket.
- Beskæring af kastanjetræ
Grundejerne ved poppelunden xx har tidligere, på egen foranledning, beskåret et kastanjetræ
med det resultat, at træet blev fejlbeskåret. Der er ved at være rettet op på de skader
beskæringen forsagede. Når grundejerforeningen modtager en anmodning om beskæring af
træer, sker behandlingen efter bedste vurdering og udførelsen planlægges i øvrige opgaver.
Det er derfor ikke nødvendigvis direkte efter henvendelsen om beskæringen sker.
- Pernille IT-løsning
Der er godkendt indkøb af en IPad til grundejerforeningens brug, dog synes Pernille, at
prisen for denne er for høj. Der er derfor undersøgt om Winnie bruger foreningens bærbar,
hvilket ikke er tilfældet, hvorfor Pernille kan benytte denne til foreningens arbejde. Der skal
blot indkøbes en ”dockingstation”. Poul Erik hjælper med at finde den rette model.
- Gård xx-skade på skurgang
Der er sket skade på murværket i skurgangen, grundet opsat beslag der fungerer som
juletræsholder. Beslaget er opsat af grundejerne og skaden er desværre ikke meldt til
foreningen, men opdaget ved tilfælde. Det er uhensigtsmæssigt, at skader ikke bliver meldt til
foreningen, da nogle skader kan forværres, hvis de ikke udbedres straks.
- Fordeling af kommende arbejdsopgaver.
Punktet blev ikke behandlet.
5.1. Om og renskrivning af flg:
Besigtigelsesskema, samt brev til ejendomsmæglere, sat i bero.
5.2. Oplæg til flg:
Funktionsbeskrivelser, Pernille laver dem færdigt, på et tidspunkt.
Mail etik og regler, internt og eksternt. Oplæg v. Jette + Pernille, ikke lavet færdigt.
- Markvandring
- Hvem deltager, hvad spiser vi?
Deltagere: Pernille, Gitte, Bjarne, Ditte. Afbud: Poul Erik. Afventer: Carsten.
Markvandringen er flyttet til kl. 16.30
- Glatførebekæmpelse
7.1. Forsikringssag
Pernille har været arkivet gennem, helt tilbage til 1990 og der er desværre ikke nogen
definition på opdelingen af glatførebekæmpelse at finde. Men det har altid været praksis,
at grundejerne selv rydder og salter parkeringen mellem bilerne og udgangspartiet.
Vi melder derfor dette tilbage til forsikringsselskabet, så sagen kan afsluttes.
- Møde med Sweco.
Pernille og Bjarne har afholdt møde med Sweco d.10.3.
Brian, der har været ansvarlig for sagen, er i mellemtiden stoppet i virksomheden – og det kan udledes, at han har ført lettere ”lemfældig” sagsbehandling, på de mangler grundejerforeningen har påpeget ved eftersynet.
Ved seneste møde med Sweco, har Pernille og Bjarne påpeget flere synlige mangler som ikke fremgik af Brians rapporter.
Mødet med Sweco har afstedkommet, at Brians rapporter nu skal gennemgås, og der fra Sweco’s side vil konkluderes på ny.
Pernille har telefonmøde med Henrik Kubel d. 28. marts.
9.1. Møde med kommunen d. 21.2.
På mødet deltog Pernille, Bjarne og Jette med Ole Bjørstorp, Seyit Özkan, Inge Sørensen og
Hans Schmidt.
Desværre er både Ole og Seyit meget afvisende over tilskud til genbrugspladsen, som i øvrigt
mere betragtes som en ”storskraldsordning”, der henvises blot til Vest Forbrændingen og de
renoveringsforhold, der er gældende for øvrige borgere i Ishøj.
Man er ikke lydhør for, de besparelser og den miljørigtige sortering genbrugspladsen
medfører, der bliver kun fokuseret på, at Strandgårdsparken har en ”særordning” i forhold til
øvrige borgere i Ishøj og derfor vil denne ikke blive bevilliget fremadrettet.
Der er udarbejdet et notat fra mødet, som vi er bedt kommentere på – dette notat er langt fra
fyldestgørende, hvorfor der vil blive fremsendt en del kommentarer hertil.
Pernille tænker, om det kunne være interessant, at indkalde grundejerne til et debatmøde,
hvor vi kan høre de enkelte grundejere i deres meninger og tanker om en fremtidig løsning på
affaldsordningen. Dette kunne skabe grundlag for en ekstraordinær generalforsamling.
Pernille, Jette og Bjarne har møde med Vest Forbrændingen d. 16.03.
Vest Forbrændingen vil også have interesse i, at afhente et sted, fremfor at gennemgå hele
grundejerforeningen for affald, hvilket koster mandetimer og en del CO2 i tomgangstid på
afventende affaldsbiler.
- Renovering af varmecentralen.
- Maling af gulv
Arbejdet er planlagt til uge 19 og vi er heldige, at Friberg stiller sit værksted til rådighed for
materiel opbevaring uden betaling herfor. Kontoret kan bruges til opbevaring af udlejning,
da der er ferielukket.
10.2. Strømtavle
Tilbud på strømtavlen på kr. 81.000 ex. mons. Det er en rigtig fin pris og der er enighed om
at vælge håndværkere der kender foreningen til denne type arbejde, som kan blive ret
omkostningsfuld, hvis noget går galt eller der pludselig mangler strøm. Der indhentes
derfor ikke andre tilbud. Tilbuddet er accepteret.
Vi vil være uden strøm i et par dage, hvorfor vi vil undersøge muligheden for, midlertidigt at
trække strøm fra institutionen, under arbejdets udførelse.
10.3. Vinduer-tilbud kommet
Tilbud på vinduer på kr. 42.446 ex. moms, er også en fin pris. Tilbud accepteret.
10.4. Udsugning/klimaanlæg
Afventer tilbud fra indeklimakonsulenten, samt Rør og Fjernvarme vedr. pumpestøj.
- Interne meddelelser
- Økonomi
- Status
- Økonomi
Vi har desværre endnu ingen bogføringer pga. det nye IT-system, hvorfor der ikke kan
afleveres et fuldstændigt overblik, men jf. indestående saldo på vores konti, ser det ud,
som det skal.
- Restancer
Der er ikke kommet restancelister, men der er 2 grundejere, som er i restance. En er ny og
en tidligere skyldner har nu indfriet det skyldige beløb.
Vi har mistanke om, at den nye skyldner muligvis skyldes dødsfald.
- EG Strato – hvor langt er vi?
Poul Erik og Bjarne har adgang og Pernille får adgang, når IT-udstyr er på plads.
Alle de kontraktmæssige supporttimer er vist opbrugt. Winnie må gerne følge op på, hvor
meget tid der hun har brugt på support.
- Personale – lukket punkt
- Varme
- Status vandtab.
Det ser meget fint ud. 3,1 m3 i februar.
- Varmeopgørelser, udeståender hos Brunata. Opsummering.
Vi har næsten afsluttet alle sagerne, så det ser rigtig fint ud.
- Pop xx – seneste nyt, ikke tilskrevet endnu
Sagen er afsluttet, der mangler blot endeligt fremsendt notat til grundejer
- Varmebesigtigelser-skrivelse til de nye grundejere, status?
1 grundejer har ikke henvendt sig. De får en skrivelse fra Pernille herom.
- Indsigelser-varmeopgørelser, er vi færdige her?
Ja, vi er færdige. Den sidste sag har Bjarne afsluttet, og der er givet en reduktion til
grundejeren.
- Besigtigelser/Ansøgninger
- Poul Erik har lavet en ny liste, den må afvente bedre tider…
- Eg xx synet, ej fået brev.
Punktet blev ikke behandlet.
- Elm xx synet. Er der nyt fra kommunen?
Pernille tjekker om Winnie har sendt sagen til Ishøj kommunen og hvis det er tilfældet, skal
vi rykke kommunen for svar.
- Dispensation kommunen vedr. 3 fags skralderum v. Gitte, afventer ref.
Punkt blev ikke behandlet.
- Vedligeholdelse
- Handicap-pladser, vores procedure, på stand by
Punkt blev ikke behandlet.
- Nyt service til udlejningen, vi mangler at købe tilbehør
Punktet blev ikke behandlet.
- Klapstole
Vi leder stadig efter nye klapstole, men det er ikke nemt at finde nogle der svarer til den
kvalitet fletstolene har. Vi må alle gerne være opmærksomme og holde et vågent øje, når
vi shopper et sted, hvor de forhandler klapstole, eller hvis vi hører om steder der producere
eller reparere fletstole.
- Skraldebøtter
Kommunen siger stadig, at det er på vej….
- Kan vi opkræve grundejere for udgift ved manglende vedligeholdelse af legeplads?
Ditte har netop sendt mail med div. dokumentation til Advokat Dreyer, så der er
forhåbentlig svar til næste møde.
- Hækklipning/beskæring-tilbud og debat om fremtidig procedure. Hvornår indhenter vi flere tilbud?
Det er omfattende, tidskrævende og dyrt at indhente flere tilbud, hver gang vi skal
have udført eksternt arbejde i grundejerforeningen. Der er, ved nogle typer arbejder, både
tid at spare og mindre risiko for fejl, ved at benytte de håndværkere der i forvejen kender
foreningen, f.eks. ledningsnet, el-net osv. Det er, ved nogle opgaver, også dyrt at skulle
sætte nye mennesker ind i arbejdets udførelse, som f.eks. ved hækklipning.
Samtidig er der også en forpligtelse for at holde udgifterne nede og forvalte økonomien i
foreningen forsvarligt.
Det aftales derfor, at vi ved tilbagevendende arbejder, som f.eks. hækklipning/beskæring
indhentes eksterne tilbud hvert 3. år – i disse tilbud skal der tages højde for mandetimer på
at instruere håndværkerne i arbejdets omfang.
Ved uforudsete enkeltstående arbejder, benytter vi vores sunde fornuft og vurderer prisen.
Hvis vi ikke har erfaring med arbejdets art, indhenter vi 2 tilbud – samtidig vurderes
arbejdets type og behov for forudgående kendskab til foreningen.
- IT og Kommunikation
Punktet behandles ikke.
12.1. Hjemmesiden-information om muligheder, afventer.
12.2. Facebookside, afventer.
12.3. Opdatering af ref..
- Særlige opgaver
Punktet behandles ikke.
- Sortering af arkiv, samt matrikelarkiv. Afventer
- Meddelelser fra eksterne udvalg
- Fastelavnsudvalg
- Evaluering
En rigtig god fastelavnsfest – børn og voksne var glade og det forløb virkelig godt.
Der er udarbejdet en drejebog, som kortlægger opgavernes art og størrelse, til fremtidige
fastelavnsarrangementer. Pernille vil i den forbindelse gerne understrege, at drejebogen
ikke er en fast forretningsgang, men at udvalget stadig kan komme med input og forslag til
ændringer i arrangementet, drejebogen er kun et hjælpemiddel.
Det er ligeledes vigtigt at få fastlagt, at udvalget ikke er en selvstændig enhed, men er
underlagt bestyrelsens beslutningskompetence.
Til næste år skal der være mere fokus på bl.a. invitationen, og mht. sikkerhed, så
anbefales det at man markerer en sikkerheds linje på gulvet med tape, så ingen kommer til
skade under tøndeslagningen.
Punktet behandles ikke.
- Grønt Forum
Jette beretter, at der uddeles en miljøpris, hvor man kan indstille en ildsjæl, der udgør et godt eksempel for den grønne profil i kommunen.
Pernille spørger, om det kunne være en ide, at indstille alle grundejerne i Strandgårdsparken, for at sortere miljøvenligt på vores genbrugsplads igennem 20 år og opfordre og hjælpe nye til det samme, hvilket også sparer CO2, for de tomgangstimer afhentningskøretøjerne ellers ville bekoste på almindelig storskraldsafhentning.
Der er enighed om forslaget, og vi indstiller derfor grundejerne til miljøprisen.
16.1. Der er snart deadline for ansøgninger til Legepladspuljen, det skal meldes ud i et Nyhedsbrev.
16.2. Referat af Generalforsamlingen.
Referatet er på 10 sider og Pernille har nu rettet igennem til side 7….