Referat af bestyrelsesmøde 16. januar 2012

Grundejerforeningen Strandgårdsparken

Bøgelunden 7

2635 Ishøj.

Herved indkaldes til bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d. 16. januar 2012 kl. 18.30 i Bøgelunden 7.

Afbud: Ingen

Kaffe/Te:- Jette

Dagsorden:

1.      Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder

1.1.   Ref? Ingen klar – Det bliver forhåbentlig bedre i fremtiden. Bent understreger, at det kan være svært, at forholde sig til referater der er et ½ år gamle. Pernille tager det til efterretning.

2.      Meddelelser fra formanden/næstformanden

2.1.   Formandens forventninger – Bestyrelsens funktionsbeskrivelser – Hvad hører med til den funktion, man har. Fx når man er tovholder for fastelavnsudvalget? Hvad er så hende/hans opgaver? Pernilles forslag er, at vi hver især skriver ned, hvad vi laver og hvad det indebærer. Bagefter ser vi så på, hvad der er blevet beskrevet, og om det passer med de andres forventninger. Inden næste møde har vi alle nedskrevet en funktionsbeskrivelse.

2.2.   En gård har ansøgt om opstribning af p-båse. – Alle grundejerne i gården har skrevet under på, at de vil male p-båse med husnumre på i deres gård. Vi laver et skema, som skal være et formelt skema til hver grundejer, som de skal skrive under på. Skemaet skal ligge i grundejernes mappe. Vi skal se på, hvilken maling de vil bruge, og have at vide, hvordan de har tænkt sig at sætte numre på pladserne, samt fordelingen af opstribning. Pernille tager kontakt.

3.      Møde med kommunen

3.1.   Vi er ikke rigtig kommet nogle vegne, og nu forventer de også at vi syner og godkender. – Vi havde møde med kommunen i efteråret, hvor vi aftalte flere punkter. Intet af det har endnu været oppe på udvalgsmøde. Vi er flere gange blevet kontaktet af en ansat i kommunen om et af de emner, vi talte om. Sidst i december måned, hvor Jette blev kontaktet af endnu en ny person fra Ishøj kommune. – Pernille vil kommentere den nye henvendelse overfor kommunen, og Gitte vil fortsætte med sin dialog med kommunen. Så vi forhåbentligt kan få sagerne afsluttet – Mht godkendelser af projekter er der et problem i øjeblikket. En ansat i kommunen og vores kontordame har aftalt, at kommunen ringer til os og beder os om at godkende fx en udestue. Vi har hidtil kun haft lov til at forhåndsgodkendelse. Hvordan står vi, hvis vi ikke kan godkende projektet? Hvis udestuen ikke er bygget efter en lovlig tegning? Vi skal have clearet med kommunen, hvordan vi forholder os. Hvem har ansvaret, hvis projektet ikke kan godkendes? /Jette undersøger dette.

4.      Julemarked

4.1.   Evaluering – Det var vældig hyggeligt. Vi havde åbent fra 11-15, men efter kl. 13, var der nærmest ingen. – Vi skriver et brev til de tidligere deltagere med boder og spørge dem, hvordan de har oplevet de julemarkeder, de har været med til. Vi beslutter os ud fra deres svar, om vi skal forandre tidspunktet, fx 11.00 til 14.00. – Jette skriver til dem i løbet af året.

Kalender/mødedatoer

• 6. februar – mandag – bestyrelsesmøde
• 5. marts – mandag – bestyrelsesmøde
• 2. april – mandag – bestyrelsesmøde
• Uge 14 – april – udsende meddelelse om gårdprisen
• 16. april – mandag – markvandring
• Uge 17-første invitation loppemarked
• 7. maj – mandag – bestyrelsesmøde
• 20. maj – søndag – loppemarked
• 1. juni – fredag – bestyrelseshygge
• 4. juni – mandag – bestyrelsesmøde
• 13. august – mandag – bestyrelsesmøde
• 3. september – mandag – bestyrelsesmøde
• 8. oktober – mandag – bestyrelsesmøde
• Uge 41 – oktober – budgetmøde
• Uge 43 – oktober – revision
• Uge 43 – oktober – invitation til julemarked
• (5. november – mandag – bestyrelsesmøde, kun måske)
• 18. november – søndag – julemarked
• 20. november – tirsdag – generalforsamling
• 24. november – bestyrelsesarrangement

5.      Generalforsamlingen.

5.1.   Evaluering – Kort og fint

5.2.   Næste generalforsamling – Har vi nogle punkter, vi gerne vil have på.

• Ordensreglement
• Hegn uden beplantning – Vedtaget. Vi vælger dette punkt – Ansøgningsudvalget ser på hegn og kommer med input til forslaget

6.      Meddelelser fra interne udvalg

6.1.   Økonomiudvalg

6.1.1.      Status – Stella. Det der rigtig fint ud det hele. Bortset fra terrænbelysningen. Der har vi brugt 76 % af det, vi må bruge hele året. Vi har ikke haft de store udgifter på lønninger, grundet Peters fratræden.

6.1.2.      Restancer – Mht tvangsauktioner af Strandgårdsparkens huse, skal vi så selv begære tvang? Hvis vi ikke gør det, kan auktionen afblæses når første debitor har fået opfyldt sine betingelser. Så måske vi også skal begære tvang, selvom andre kommer os i forkøbet, så kan auktionen ikke afblæses uden at vi får vores penge. Forskellen kan dreje sig om 4-5 mdr. hvor gælden til os vokser.

PEA har ikke betalt sit afdrag i fire måneder, og vi før det først af vide nu. Det må der følges op på, det er et firma, så der må være gjort udlæg ved fogedforretningen.

Vi har af omveje fået at vide, at en tvangsauktion er blevet aflyst. Da vi undersøgte det, fik vi at vide, at den skulle finde sted, men da vores advokat ankom til retten, var den alligevel aflyst. – Vi har brug for en forklaring fra vores advokater om, hvordan det kan lade sig gøre, at vi ikke får rigtig besked om tvangsauktionerne.

6.1.3.     Telefonpenge til formanden – multimedieskatten er lavet om igen.. Så det skal igen ændres.

6.1.4.      Snoer går på efterløn – måske allerede til maj. Så skal vi finde ud af, hvad vi så gør ift hvem der skal være revisor fremover. Snoer kan tilbyde en ansat idet firma han er i nu – og det lyder ikke så tosset.

Samtidig skal vi have forandret på nogle arbejdsgange, der i dag er forældede. Fx kan man scanne bilag, som kan sendes til de parter, der skal se dem, i stedet for, at de, der skal skrive under, skal være fysisk til stede på kontoret. Vi bruger også check, hvilket både er gammeldags og koster penge

Hvilket revisorfirma skal vi bruge fremover, og hvordan skal arbejdet udføres i praksis. – Økonomiudvalget, Pernille, Stella og Bjarne finder ud af, hvordan det fremover skal foregå. Vores kontor ass. kan muligvis få brug for nogle kurser.

6.2.   Personaleudvalg

6.2.1.      Den nye mand er startet… – Det går rigtig godt. Han er tilfreds med lønnen, da han får mere, end han gjorde før. Da han har en uddannelse som ejendoms service tekniker, skal han lønnes som en sådan. Det bevirker, at driftlederen også skal stige i løn, da hun er arbejdsleder, og derfor skal have højere løn end sin assistent. Hun stiger dog først, når den nye mand er fastansat.

6.2.2.      Forsikring, er endelig på plads

6.3.   Varmeudvalg

6.3.1.      Status vandtab – november 1.6 kubik, og december 3.2 kubik

6.3.2.      Varmeopgørelserne- indsigelser, herunder betaling for montørbesøg. – Vi har et problem, fordi vi ikke kender proceduren for Brunatas arbejdsgang. Når Brunata kommer ud, tager de den fejlbehæftede måler af og sætter en ny på. Grundejeren skal betale den nye måler og for kørslen – En grundejer er utilfreds med fakturaen fra Brunata, da de skriver om noget, der er foregået før den tid, vi havde Brunata. Grundejerne ejer ikke målerne, det gør foreningen sammen med varmesystemet. Når en måler er defekt, skal Brunata skifte den, men det skal grundejeren ikke betale for.

Når en grundejer har en fejl, skal han ringe til Brunata. Det koster ca. 600,- kr. Hvis der er noget galt med måleren, betaler foreningen, men hvis måleren er i orden, skal grundejeren betale.

Det er noget nyt, at Brunata med det samme udskifter målerne, i stedet for at se om måleren er defekt på stedet. Det, vi har brug for, er, at vi skal vide, hvorfor vi skal betale for en måler, der bliver skiftet, selv om den ikke er defekt – Bjarne vil foreslå, at han taler med den afdeling, der står for servicebesøgene. Så vil han aftale med dem, hvordan det skal foregå fremover. Fx når de udskifter målere, der ikke er defekte. De målere må der ligge i en pulje, som de så kan genbruge, men det mener Pernille ikke er løsningen for når et vist antal målere er udskiftet, skal alle målere skiftes. Bjarne arrangere et møde, varmeudvalget tager med hvis de kan. Pernille opfordrer til at Bjarne ikke tager alene afsted idet Brunata er rendt fra mange aftaler gennem tiden. Der er ikke mandat til at indgå en aftale, blot til at høre Brunatas foreslag.

En grundejer vil ikke have et montørbesøg, hvis han kan risikere at betale noget. Men han vil alligevel have en forklaring. Han får et brev om, hvordan man skal forholde sig til varmen, selvom formanden finder det er at stramme den.

6.3.3.      Varmekilde-udestue, to huse – En grundejer har en brændeovn i sin udestue. Dette er så vidt vi ved ikke tilladt, men han har en godkendelse fra kommunen. Bjarne undersøger sagen. Jette kontakter kommunen angående den anden grundejer, som ønsker at opsætte en brændeovn.

6.3.4.      Varmtvandsmålere – I det kommende år skal vi tale om varmtvandsmålere. Men først skal procedure om radiatormålerne være i orden

6.3.5.      Brunata har sendt et brev om, at vi er på en liste på manglende betaling af kontrolmanualer. Det er Brunata, der ikke har sendt en opkrævning til os. Vi har betalt nu, så sagen skulle være i orden.

6.4.   Ansøgningsudvalg

6.4.1.      status – udsættes til næste møde

6.4.2.      To grundejere har bygget deres skralderum om til et dobbelt skralderum. De har begge valgt at male skralderummene brune. De skal have et brev /Jette

6.4.3.      Dannebrogsvinduer – En grundejer ønsker nogle bestemte vinduer. Vi talte om, hvad der blev besluttet på sidste møde med kommunen. Måtte man have vinduer, der delvis kunne åbnes, eller ej. Gitte undersøger sagen.

6.5.   Vedligeholdelsesudvalg

6.5.1.      Vandledninger, Ishøj Forsyning skulle overtage dem? Processen om markering af stophanerne og overdragelse af vandledningerne til Ishøj Forsyning er gået i stå. Det kan skyldes, at Ishøj Forsyning ikke har råd at fuldføre projektet alligevel. Hvis sagen ikke går i orden, vil vi meddele dem, at Vejleåparkens vand ikke kan løbe igennem vores system J Driftlederen må følge op ift. Lars Orio.

6.5.2.      Regnvandsledninger, skulle vi få en ingeniør til at se på det ift. skybrud? Ja. Vi skal have fat i en person, der kan fortælle os, om vi skal etablere nogle flere brønde, eller om kommunens system er godt nok til at aftage mere vand på en gang fra os. Skal vi lave flere faskiner og brønde? og hvis vi gør det, har vandet så mulighed for at løbe væk? – Carsten kontakter kommunen. Carsten finder en ingeniør, der har forstand på vand

6.6.   Intern IT og Kommunikation udvalg

6.6.1.      Hvor langt er vi her? Jette rykker – Databasen.

7.      Særlige opgaver

7.1.   Sortering af arkiv, samt matrikelarkiv.

8.      Meddelelser fra eksterne udvalg

8.1.   Fastelavnsudvalg

8.1.1.       

8.2.   Legepladsudvalg

8.2.1.      Gård 28 – Vores personale skal fjerne et vippedyr i denne uge. Hvis de ikke kan, må de have hjælp udefra

8.3.   Sommerfestudvalg.

9.      Eventuelt

Mødet sluttede kl. 22.37

Referat Jette Malling