Referat af bestyrelsesmøde 8. marts 2010

Grundejerforeningen Strandgårdsparken

Bøgelunden 7

2635 Ishøj.

Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d.8. marts 2010 kl. 18.30 i Bøgelunden 7.

Afbud: ingen

Kaffe/Te: Benny

Dagsorden:

1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder

1.1. Ref. af 28.10.09, 2.12.09, 11.1.10, 8.2.10 ?      28-10, 2-12 og 11-1 er OK  Grundet tekniske vanskeligheder kommer 8-2 ud i rundsending

1.2. Vedtaget. Når referaterne bliver sendt rundt med mail, skal alle, når de har læst og evt. rettet i referatet, skrive deres navn neden under Jettes referent-navn, så man kan se at det er den gyldige version.

2. Meddelelser fra formanden/næstformanden

2.1. Pernille har sendt et brev til en grundejer, og vi har ikke fået svar

2.2. Hæk på stamvej – Hækken er ikke blevet klippet i lang tid, nu bliver den fjernet. Man kan ikke ordentligt udsyn, når man kører ud fra parkeringspladsen

3. Debat om hvad vi gør, hvornår

Bestyrelsens primære opgave er at varetage grundejerforeningens interesser. Vi skal arbejde efter lokalplanen, deklarationer og generalforsamlingens beslutninger. Men . . . i bestyrelsen bliver vi nød til at se på, hvor mange ressourcer vi har.

Fx måtte bestyrelsen erkende, at vi i første omgang ikke har mulighed for at få rettet alle de ting, der strider med gældende regler, der er på havesiden. Det ville være alt for omfattende. Derfor har vi taget fat i gårdsiden, med farver, vinduessprosser osv.

Rundt omkring i grundejerforeningen finders der fx ikke-godkendte udestuer. Dette problem bliver der taget fat i, når de pågældende huse sættes til salg. Men bestyrelsen og kommunen har foreløbig ikke ressourcer til at tage fat på dette problem, medmindre det gøres i etaper.

Vi er pligtige til at handle på det, vi opdager. Hvis en ulovlighed bliver meldt til kontoret eller kommer op på en generalforsamling, skal der gøres noget ved sagen.

4. TV – Pernille har en del papirer angående de nye tv-kanaler med borgmester Ole Bjørstorp underskrift på. Desværre er aftalerne ikke blevet som lovet. Hvis ikke grundejerne konverterer nu inden første april, skal de betale 260,00 kr. senere. YouSee har sendt en prisstigning ud til kunderne, uden at det har varslet prisstigningen. Dette er ulovligt. – Pernille og Bjarne arbejder videre på sagen. Vi er bestemt ikke tilfreds med den løsning, der foreligger nu

5. Parkering – Vi har fået en bekræftelse fra Leif Kronblad (Park & Vej), om at vi er privat fællesvej, og dermed skal politiet handle på ulovlig parkering, det være sig af biler, anhængere osv.

Vedtaget: Pernille kontakter politiet og spørger, om de vil tage sig af sagen. Hvis de ikke vil det, kontakter Pernille kommunen og beder om assistance.

Bestyrelsen fortsætter diskussionen om anhængere på parkeringspladsen, på mail, ellers kan det ikke nås inden næste møde.

Hvis politiet vil samarbejde om uddeling af bøder, skal det varsles i et i et nyhedsbrev, så grundejerne har mulighed for at rette op. Der vil blive lavet flere gennemgange, så det er ikke nok at flytte sin trailer en enkelt dag.

6. Meddelelser fra interne udvalg

6.1. Økonomiudvalg

6.1.1.      Status – v. Stella. Vi ligger lidt højt i forbruget for drift og anlæg, men vi har ikke brugt særlig mange penge denne måned

6.1.2.      Restancer – Vi har fem restancer, heraf en på tvang og en fogedretssag. En grundejer har indgået forlig med grundejerforeningen og betaler afdrag. Tvangsauktionen er ikke berammet, og det burde den være da det er tilbage fra nov. Stella checker dette.

6.1.3.      Sne på fremtidigt budget – Pengene til snerydning kan stå på budgettet som henlæggelser, så vi gemmer de penge, der ikke er blevet brugt et givent år. På den måde sparer vi op til de hårde isvintre, der åbenbart kommer engang imellem. Måske skal vi lave en konto, der hedder SNE, der både dækker lønninger, salt og alt det, der kommer ind under snerydning

Når varmeregnskabet skal trykkes, kunne vi sætte nogle snebilleder på, så grundejerne husker, at vi har haft en hård snevinter i 2009/2010.

6.2. Personaleudvalg

6.2.1.      Kontorass. har fået det bedre, så hun er mere tid på kontoret. Vi venter med at udvide kontorets åbningstid. Hun har en del rest ferie, som hun skal afholde, så der vil alligevel være lukket på kontoret, når hun afholder det. – Kontorass fik et par skærmbriller dagen før hun blev syg med sit øje. Nu skal hun have nye briller, da øjnene har forandret sig. En skærmbrille koster kun 2000, og det betaler vi, men hendes almindelige briller koster 9000,-kr, og dér skal vi beslutte, om hun skal have tilskud til det. Vedtaget. Hun får et tilskud til sine nye briller, på 50 %.

6.2.2.      Det kunne være en ide, at kontoret fremover har en dag om ugen, hvor der er lukket. Sådan en dag kan kontorass få lavet rigtig meget, fordi hun ikke bliver forstyrret af besøgende

6.2.3.      Personalet blev glade for deres bonus

6.3. Varmeudvalg

6.3.1.      Status vandtab v. Bjarne – 3,1 kubik vandtab

6.3.2.      Udbedringer – Bjarne har haft kontakt med Steen/Brunata. Firmaet har sendt et brev ud til grundejerne uden at meddele kontoret, at der er problemer. På den måde ved bestyrelsen ikke, hvad der foregår. Sagen er, at der er fejl på samtlige målere. Derfor skal de alle sammen skiftes. Derfor skal grundejerne have besøg af en Brunata ansat, og det er ærgerligt, for det var meningen, at grundejerne slap disse besøg.

6.3.3.      I april måned skal der være et møde mellem varmeudvalget, Bjarne, Johni og Pernille og nogle kompetente personer fra Brunata. På det møde skal der besluttes, hvordan det fremtidige samarbejde skal foregå. Hvem der gør hvad og i hvilken rækkefølge, når grundejerne bliver kontaktet.

6.4. Ansøgningsudvalg

6.4.1.      status – Der er blevet solgt ni huse siden august

6.4.2.      Farver, gran-elm-tjørn –  Bente rykker kommunen for et brev til Granlunden. Elm og Tjørn skal have andet brev, hvor der står, at de har fået første brev og nu skal der ske noget. De kan få frist til maj måned – Næste veje må være Pop og Eg

6.4.3.      Der er en del forfaldne sager, fx udestuer. De sager skal der gøres noget ved

6.5. Vedligeholdelsesudvalg

6.5.1.      Service-maskiner, Johni? – Maskinerne kører fint nu. Skal vi have serviceaftaler på maskinerne? Eller skal vi i stedet ringe efter en mekaniker, når vi har brug for det? Personalet vil gerne have en serviceaftale, så vedligeholdelsen kan køre automatisk. Samtidig betyder det også noget ift. forsikring, når der sker noget med maskinerne

Der skal ringe til de forskellige firmaer og forhøre sig. Johni samler op på sagen

6.5.2.      Centralen-tilbud v. Benny – YET har givet Benny nogle tilbud på arbejde i varmecentralen/værkstedet. Tilbuddene er delt op, så fx rengøring, malerarbejde og luftudtag er hver for sig. Vi skal tage stilling til, hvor meget og hvornår de forskellige dele af centralens renovering skal foregå. – Benny tager kontakt med firmaet og spørger om, hvordan klimaanlægget fungerer. Hvor meget energi det bruger, og om det om sommeren kan gøre den varme indsugnings luft kold

6.5.3.      Den nye pumpe på varmecentralen. Den larmer meget. Vi skal have en uvildig til at se på sagen. Måske kan der gøres noget ved støjen.

6.5.4.      Alle tiltag på stand-by

6.5.5.      I skurgangen i gård 17, en grundejer har vand ned gennem taget i skuret, undersøges nærmere.

6.6. Intern IT og Kommunikation udvalg

6.6.1.      Benny? – Benny har talt med nogle forskellige internetudbydere. Han har fået tilbud på en hjemmeside på mellem 50.000 og 15.000 kroner. Benny har talt med et firma, der lyder som om, de har det, vi skal bruge. Man skal først have et møde med dem, hvor kunden/os fortæller, hvad vi har brug for. De mener, at det kan ende med 15-20.000 kr. inklusiv kurser. – Vedtaget. Benny tager kontakt til firmaet og aftaler et møde

6.6.2.      Johni kan ikke modtage mail fra Bjarne. Pernille, Bjarne og Johni ser på sagen

7. Særlige opgaver

7.1. Sortering af arkiv – Hvis nogen har lyst, så gå bare i gang med at taste ind J

8. Meddelelser fra eksterne udvalg

8.1. Fastelavnsudvalg

8.1.1.      Evaluering – Fastelavnsfesten gik rigtig godt. Det var super med to hoppeborge. Men pølser og brød gik for hurtigt. Næste år skal der også være nogle flere fastelavnsboller. Fastelavnsudvalget vil gerne flytte hele festen til Strandgårdsskolen. Det lyder som en god ide med hoppeborgen mm. Men tøndeslagningen skal være på varmecentralen. Det er en god tradition – Fastelavnsudvalget skal være større, der var ikke hænder nok

Regnskabet har overskud. Festen har kun brugt 7.200. kr. selv om budgettet er på                    10.000 kr. Det er flot

8.2. Legepladsudvalg

8.2.1. Gårdprisens fremtid. – Hvad med ”Den flotteste går”, ”Gården med initiativ” og ”Den mest grimme gård”, og de sidste skal have nogle penge til at gøre gården pænere med. Ha ha – Nyt forslag: ”Flotteste gård” – ”Flotteste legeplads” – Flotteste initiativ”. Forslaget vedtaget

På næste møde skal vi fastlægge de kriterier og forventninger, som legepladsudvalget skal gå frem efter. Dernæst vil Pernille beskrive gårdprisen i et nyhedsbrev, så grundejerne kan arbejde ud fra dem

8.2.2.      Udvalget mødes hvornår?  Bjarne har fået en liste over legepladsudvalget. Bjarne og Bent finder en dato i slutningen af april, og indkalder legepladsudvalget til et møde. Peter og Bettina vil gerne med på legeplads-gennemgangen

8.3. Sommerfestudvalg.

9. Eventuelt

Mødet sluttede 22.45

Referant Jette Malling