Referat af bestyrelsesmøde 7. marts 2006

Grundejerforeningen Strandgårdsparken

Bøgelunden 7

2635 Ishøj.

Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken tirsdag den 7. marts 2006 kl. 19.00 i Bøgelunden 7.

Fraværende. Lars kommer efter kl. 21.00 (han kom kl. 20.00)

Dagsorden:

1. 1.                     Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder

Der foreligger ref. Fra 7.2.2006 – Underskrevet

1. 2.                     Meddelelser fra formanden/næstformanden

2.1.1        Brug af postgruppen, ved besvarelse til alle – Slet den person, der har sendt mailen, og sæt den relevante brugergruppe ind i stedet for. Det er ikke altid, at afsenderen skal have den videre korrespondance

2.1.2        Formandens forord, i Folderen og Hvidbogen en definition eller skal det kaldes noget andet? – Beslutning: Der skal ikke stå ”Formandens velkomst ord” men kun ”Velkomst ord”

1. 3.                     Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde og onsdagsvagt

Er sat ind under de punkter det hører til, men ros til Søs og Bjarne for deres håndtering af deres første vagter.

1. 4.                     Indkommen post

Positive mails til Bente, Pernille og bestyrelsen for håndteringen af situationen vedr. betalingsservice. Vi har fået ros fra både kendte og ukendte grundejere, og det er vi meget glade for

5.           Meddelelser fra interne udvalg

5.1.            Økonomiudvalg

5.1.1    Status v. Leon. 8 måneders regnskab viser en anelse skred ift. årsbudgettet. 70 % forbrug efter 8 mdr er lidt for meget. Årsagerne er flere, men 2 springer tydeligt frem –

            – kreditnota fra Skælslør er blevet bogført, men original faktura blev posteret midlertidigt,

            afventende kreditnotaen = 25.000 kr,

            – øgede lønomkostninger.

5.1.2   Fogedsag på ca. 10.000 kr udskudt til 16.03, idet stævningen blev afleveret på en forkert adresse. Udover denne er der pt. to varmerestancer på tilsammen kr. 2500, hvoraf den ene har for nylig med 1400 kr. har indbetalt d.d.

5.1.4    Forsikringsselskabet vil ikke betale momsen på vores sidste rudeskader på ejendoms-kontoret. Det skal de ifølge vores forsikringspolice. Derfor vil vi ikke acceptere det. Leon har tilskrevet forsikringsselskabet.

5.1.4        Varmebudget, der vil blive store tilbagebetalinger. Vi holder os langt inden for budgettet, skønt udgiften ved rep.arbejdet i Elm 1 beløb sig til ca. 82.000 kr.

5.1.5        Fastelavnsregnskabet aflagt med et underskud på ca. kr. 5.800 mod budgetteret 8.000. 102 billetter solgt – en lille stigning.

     5.2.   Personaleudvalg

   5.2.1          Personalesituationen nu, flexjob og konflikter i personalegruppen – Pernille og Tommy har talt med de involverede parter.

5.2.2          Pernille har talt med sagsbehandleren vedr.flexjob til en medarbejder. Sagsbehandleren kommer på besøg i Grundejerforeningen for at se på sagen.

5.2.3          Overenskomstmæssige lønreguleringer pr. 1. marts. Hele personalet stiger i løn – Bente holder ferie 1. uge af april. Vi skal have telefonsvarer på, så grundejerne ikke ringer forgæves, plus besked herom i nyhedsbrevet, og autosvar på mailen.

5.3.   Varmeudvalg

5.3.1        Status vandtab v. Tommy – 4 km 3 igen, meget konstant

5.3.2                Brev til advokat vedr. grundejer, som har gulvvarme både i entreen, på badeværelse og på gæstetoilettet. Der er kun betalt for gulvvarmen i badeværelset, selv om han har lavet de to andre installationer i 1981. Grundejeren har nedlagt to radiatorer, og derfor mente han, at han skal betale for, for mange streger. Samtidig med, at han havde flere streger, har han fået penge tilbage. Der er sket en fejl fra Clorius side. Vi har kontaktet vores advokat, der anbefaler, at vi skriver til grundej-eren og beder om de penge, han ikke har indbetalt i alle årene, og sender en kopi af brevet til Clorius

5.3.3                Brev til Ista Clorius vedr. målerregistreringer – Ista Clorius er uforstående, mener at aflæserne gør som de skal. Ista ønsker eksempler på at der ikke er registreret installationer.

5.3.4                Brev til Ista Clorius vedr. straksafregning.- Clorius har lavet om på proceduren for straksafregning. De grundejere, der flytter om vinteren, skal betale for sommer- tomgangsstregerne, og den nye ejer for så en billigere varme. Dette kan vi ikke acceptere. Tommy har skrevet til Clorius

5.3.5                Fremtidigt brev vedr. beregning af varmespild. – Pernille skriver til Ista; der må være en tommelfingerregel for et forventet varmespild, på en bestemt type net, så som vores.

5.4.            Ansøgningsudvalg

5.4.1        Status v. Jette – Der kommer stadig ansøgninger om forhåndsgodkendelser fra grundejere, der ikke først har ansøgt om at lave projektet! 

5.4.2        Brevskabelon vedr. manglende godkendelser til købere. Pernille og Jette har lavet et forslag til et brev til nye grundejere. Breve beskriver den nye grundejers muligheder for at få et ikke-godkendt projekt lovliggjort – Brevet er vedtaget

5.4.3        Ejendomsmægler- annoncering på kanten. Ejendomsmægleren annoncerer med boliger, der ikke er fuldt lovlige, da de har gavlvinduer etc. der ikke er godkendte. Dette er uetisk af pågældende mægler. Vedtaget: Vi skriver et brev til ejendomsmægleren, hvor vi påpeger, at deres annoncering ikke er i orden. Leon laver et udkast 

5.4.4        Database v. Søs – Databaser må ikke indeholde personoplysning, men må gerne indeholde matrikeloplysninger. Fx kan alle på Internettet se, hvor meget hver enkelt matrikel betaler i ejendomsskat. Beslutning: Vi opretter en database, med de facts vi har brug for at vide om ejendommene i grundejerforeningen. Personoplysninger skal opbevares i arkivet, der befinder sig på kontoret. Databasen skal være tilgængelig for bestyrelsen og Bente på kontoret. Søs går i gang med databasen. Jette laver en liste over de punkter, der skal med. Listen rundsendes til bestyrelsen.  

5.5.   Vedligeholdelsesudvalg

5.5.1         Mangler endeligt tilsagn fra kommunen vedr. aftaler fra januarmødet. – Pernille rykker for tilsagnene i morgen

5.5.2         Reparation af terrænbelysning i Fyrrelunden. – JP Elanlæg var over 4 dage om at finde og udbedre fejlen.

5.5.3                  Flytning af hegn/havesag. – Er afsluttet

5.5.4                  Havelåge Fyr 101/103. – Er stadig ikke sat på, men det vil ske snarest

5.5.5                  Skiltene angående aftapning af vand ved skiftning af vandbeholdere o. lign. er hængt op i skabene for enden af husene. Skiltene, der skal være i brøndene, skal sættes på nogle pinde, så det kommer senere

5.5.            Intern IT og Kommunikations udvalg

Annoncører – Der er lavet aftaler med alle de nuværende annoncører. Pernille indgår aftaler med nye annoncører, og Bente står for opkrævningen. 

6.       Særlige opgaver

Folderen, vi gennemgår den. – Hvidbogen er næsten færdig, og vi satser på, at den kommer ud indenfor dette år. Måske er der så ikke brug for Folderen. Vedtaget: Vi sender Folderen til nye grundejere, indtil Hvidbogen er færdig og delt ud. Næste bestyrelsesmøde tages der stilling til indholdsfortegnelsen til Hvidbogen

7.           Meddelelser fra eksterne udvalg

7.1.   Fastelavns udvalg

Har holdt fastelavn – Fastelavn budgettet var på 8000,00. Udgiften var 5.900. Der blev solgt 102 billetter. Festen var en succes. Og fastelavnsudvalget har igen gjort et stort stykke arbejde og lavet et flot arrangement

7.2.   Legepladsudvalg

Har holdt møde 15-2-2006 – Leon orienterede udvalgets medlemmer om, at kommunen ikke kan være behjælpelig med en legepladsinspektør til at gennemgå legepladserne, hvorefter udvalget indstiller, at der søges foretaget autoriseret gennemgang hvert 2. år.

Legepladsudvalget vil selv gennemgå legepladserne d. 8. og 9.4.2006, og igen til efteråret. Herefter vil legepladserne blive gennemgået 2 gange om året af udvalget med fokus i foråret på manglende maling og i efteråret på manglende reparationer.

1.3.2006 blev legepladserne gennemgået sammen med Noles. Der var flere steder rust på sandkasserne. Dvs. det viste sig at være vand, der kunne vaskes af. Dette er ikke noget, der kan gå ind under reklamationer. Nogle steder var der løse skruer, men i de fleste tilfælde, var det ikke noget, der havde betydning for sikkerheden. Noles har fået en kopi af mangellisten. Gyngen i gård 20 er forkert fæstet til jordspyddet, hvilket blev anerkendt som reklamation.

Noles vil sende et tilbud på olie til overfladebehandling, da der flere steder er træflader, der skal behandles. Noles sender ”et par poser” dupper til erstatning for de manglende.

I gård 21 blev der målt op til en vippe plus faldunderlag, som tidl. vedtaget.

8. og 9. april går legepladsudvalget på legepladstur i bebyggelsen. I næste nyhedsbrev skal der stå, at kontoret skal orienteres hvis der på legepladserne er mangler, eller noget er i stykker.

7.3.   Hvidbogsudvalg

         Har fået udleveret materiale – se under Folder

7.4.            Medieudvalg

Intet nyt fra debatforummet.

1. 8.            Eventuelt

8.1           Bestyrelsesarrangement 10. juni v. Søs – Skal holdes hjemme hos Søs? – Vedtaget

8.2           Procedure varmeværket – udleverer tlf.nr. Skal det være sådan? – Når en grundejer har problemer med fx varme og vedkommende ringer til Ishøj Varmeværk, udleverer personalet dér telefonnumre på bestyrelsen. Dette er ikke i orden. Når Ishøj Varmeværk har talt med en grundejer med problemer, skal de ringe til et medlem af bestyrelsen og give telefonnummeret til den pågældende grundejer. Så skal bestyrelsesmedlemmet ringe til grundejeren. Denne procedure skal være sådan fra nu af. (Pernille eller Tommy giver Ishøj Varmeværk besked )

8.3           Lars skal tage billeder af bestyrelsen. Og det gjorde han

Mødet sluttede 22.44 bortset fra fotograferingen.

Ref.