Referat af bestyrelsesmøde 10. januar 2006

Grundejerforeningen Strandgårdsparken

Bøgelunden 7

2635 Ishøj.

Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken tirsdag den 10.januar 2006 kl. 19.00 i Bøgelunden 7.

1. Dagsorden:

2. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder

3. Meddelelser fra formanden/næstformanden. – Ødelagt kloakrør ved varmecentralen. Det drejer sig om et nedlagt stykke, teknisk forvaltning tilskrives vedr. dette, og sagen afsluttes.

3.1. Teknisk Udvalg skal have brev vedr. farven hvid, v/ Pernille.

4. Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde og onsdagsvagt

4.1. Er sat ind under de punkter det hører til.

5. Prioritering af fokusområder

5.1. Hvert udvalg bør have et fokusområde, der skal koncentreres om i det kommende år. Forslag: Før generalforsamlingen, oplister vi overfor grundejerne fokuspunkter for det kommende år. Derved kan grundejerne komme med deres forslag til punkterne. Forslaget er Vedtaget

6. Indkommen post

6.1. Ikke noget væsentligt

7. Grundejer har sat et hegn på sin egen grund. Desværre har bestyrelsen tidligere taget en beslutning på et fejlagtigt grundlag, hvorfor afgørelsen nu omstødes: Hegnet er lovligt, og grundejeren får et meget undskyldende brev.

8. Loppemarked – Skal vi afholde et loppemarked i Strandgårdsparken? Vedtaget. Datoen bliver søndag 21. maj 2006 kl. 10.00 – 14.00 ved containerpladsen, der så denne dag er åben til 15.00. Grundejerne skal melde sig til en stand, og vi stiller de borde til rådighed, vi har. Hvis der er brug for flere, må grundejerne selv tage haveborde med. Der skal være drikkevarer og måske også pølser til salg, derfor skal søges om endags bevilling. Meddelelsen skal med i nyhedsbrevet næste gang, samt på hjemmesiden.

9. Meddelelser fra interne udvalg

9.1.. Økonomiudvalg

9.1.1.Status – af Leon – Vi har fået halvårsregnskabet. Det forløber ganske flot mod en nulløsning. Der er ingen bemærkninger nu.

9.1.2.Ny skyldnersag. Sagen fra december fortsætter som fogedsag.

9.1.3.På generalforsamlingen tjente vi 250,00 kr. på øl og vand.

9.1.4.Julehilsener til udvalgsmedlemmer posteret under bestyrelsen, hvorved det samlede forbrug på denne konto udgør kr. 9.800.

9.2. Personaleudvalg

9.2.1.Div. ansættelsesaftaler – ansættelseskontrakt er godkendt og underskrevet. Der er også lavet en beklædningsaftale, samt funktionsbeskrivelse.

9.2.2. Tiltrædelsesaftale – Hvis vi, som arbejdsgiver, tiltræder overenskomsten mellem Ejendomsfunktionærer fagforening og Grundejerforeningen dvs. en mønsteroverenskomst, er vi forpligtet til at følge enhver ny overenskomst. Dette kan blive en belastning. Beslutning: Vi tiltræder ikke aftalen, da vi mener, at personalet er dækket ind ved de nuværende ansættelseskontrakter. Vedtægtsændringsgruppen skal se på, om personalet kan blive sikret på en fornuftig måde i de kommende vedtægtsændringer. V /Jette

9.2.3. Arbejdsskadeforsikring – Der er ikke pt. nyt i sagen

9.2.4. Snevagt – Det er primært det fastansatte personale, der skal bruges som snevagt, da de ikke får løn men afspadsering for arbejdet. – Procedure – Når der er meget sne, skal 2 personer køre samtidig. Der skal ryddes om morgenen, og hvis der er behov for det, skal der ryddes igen om eftermiddagen.

9.2.5. Der er et problem med glatte indgange, fra parkeringspladserne ind til fortovet. Hvis en person falder og slår sig, vil grundejerforeningen kunne få en erstatningssag på halsen. Personalet kan ikke overkomme at salte alle indgangene, men hvem skal så gøre det? Der skal der findes en løsning på problemet. Bestyrelsen modtager meget gerne forslag fra grundejerne J

9.2.6. Medabejder opfordres til at søge flexjob, Tommy og Pernille snakker om dette. Leon overtager derefter sagen.

Fremtidigt fokusområde: Fremtidig bemanding.

9.3. Varmeudvalg

9.3.1. Status vandtab – 6 km3. Det er ikke særlig meget ift. at vi har haft vandtab ved Elmelunden.

Fremtidigt fokusområde: Varmespild og kontrol af ikke-registrerede installationer.

9.4. Ansøgningsudvalg

9.4.1. Status – af Jette – Der er et par hængepartier, som Jettes skal have clearet med Pernille

9.4.2. Er det lovligt at oprette den påtænkte database? Søs undersøger det

Fremtidigt fokusområde: Databasen

9.5. Vedligeholdelsesudvalg

9.5.1. Elm 1 – tilbud – 65.000 excl. Moms. Der skal sættes et skab på endevæggen af huset i Elm 1, og der skal både laves varmerør inde i huset og udenfor, plus at der skal foretages en termofotografering

I øjeblikket er temperaturen for hele Strandgårdsparken skruet op, så Elm 1 har varme. Det koster penge. Beslutning: Morten sætter Rør og Fjernvarmeservice i gang med det samme

9.5.2. Skælskør anlægsgartnere – De kommer og planter, når vejret er til det

Fremtidigt fokusområde: Firkantsarealerne.

9.6. Intern IT og Kommunikations udvalg

9.6.1. Billeder af bestyrelsen – Vedtaget: Der skal billeder på hjemmesiden. Lars tager billederne på næste møde.

Fremtidigt fokusområde: Jævnlig opdatering af hjemmesiden.

10. Særlige opgaver

10.1. Folderen – status – Intet nyt

11. Meddelelser fra eksterne udvalg

11.1. Fastelavns udvalg

11.1.1. Fastelavn 26.2. – Det kører som det plejer

11.2. Legepladsudvalg

11.2.1. Kontakt til Noles vedr. gård 21/vippe. V/ Leon.

Fremtidigt fokusområde: Stamkort

11.3. Hvidbogsudvalg – Tommy tager kontakt til de implicerede og giver dem materialet

11.4. Medieudvalg – Jette indkalder til møde i Medieudvalget. På det møde skal alle komme med ideer. Idebase. Lars kan tage billederne. Hvem skal administrere Debat-forum?

Fremtidigt fokusområde: Debatforum.

12. Eventuelt

12.1. Markvandring – 30-5-2006 kl. 16.00

12.2. Forårsarrangement 10-6-2006 – Søs undersøger forskellige muligheder og kommer med forslag

12.3. Bestyrelseshonorarer/godtgørelser – Kørselsgodtgørelse? Alle opgaver, hvor der skal køres uden for bebyggelsen, kan godtgøres. Alt inden for bebyggelsen er for egen regning – Bestyrelsen køber og bruger de kontorartikler, der er rimelige, ift. forbrug.

12.4. Kommunemøde – der foreligger to referater, fra Leon og Fra teknisk forvaltning, de er identiske. Vi afventer opfølgning.

Fremtidens Fokusområder

Personaleudvalg – Fremtidig bemanding

Ansøgningsudvalg – Databasen

Vedligeholdelsesudvalg – Firkantsarealerne.

Varmeudvalg – varmespild/ikke registrerede installationer

Intern IT – Jævnlig opdatering af hjemmesiden.

Legepladsudvalg – Stamkort

Medieudvalg – Debatforum.

Mødet sluttede 22.26

Referat

Jette Malling