Referat af bestyrelsesmøde 17 februar 2004

Grundejerforeningen Strandgårdsparken

Bøgelunden 7

2635 Ishøj.

12. februar 2004

Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken tirsdag den 17. februar samt fortsættelse den 23. februar 2004 kl. 19.00 i Bøgelunden 7.

Dagsorden:

• Godkendelse og underskrift af referat fra bestyrelsesmøde den 6. januar 2004
• 1. Det er gået knap halvanden måned siden sidste bestyrelsesmøde. Der er derfor meget at tale om og gennemgå. Da vi tidligere har aftalt den praksis, at et bestyrelsesmøde ikke må strække sig udover kl. 23.00, vil jeg allerede nu oplyse, at såfremt dagsordenen ikke er afsluttet på det tidspunkt, vil bestyrelsesmødet blive suspenderet, for derefter at blive genoptaget tirsdag den 24. februar 2004. Det skulle give os tilstrækkelig ro, til at gennemgå de enkelte punkter.
  2. Problemstillingen, vedrørende påkaldelse af hævd, er afsluttet, ved at den pågældende grundejer har tilbageført hegn til skel
  3. Problemstillingen, vedrørende hindring af rydning af legeplads, er p.t. ved at finde sin afslutning. Grundejeren har fjernet 1 stk. gynge, og er ved at fjerne et stk. vippe.
  4. Spørgsmålet om dyrehold er blevet undersøgt i dybden, og formand og næstformand har besøgt grundejerne, for at vurdere omfanget. Grundejere i Tjørnelunden modtager en skriftlig orientering om status.
  5. Problemstilling vedrørende selvtægt i forbindelse med overtagelse af skur, er afsluttet med at skuret er tilbageleveret
  6. Forhandlingsreferat fra generalforsamlingen den 24. november 2003 er udsendt den 23/24. januar 2004.
  7. Sagen vedrørende solgt ejendom med flere ulovlige installationer, har på ny været aktiv. Ca. en uge før fristens udløb, den 15. januar 2004, henvendte sælger sig for at få 14 dages udsættelse, hvilket vedkommende fik. Inden denne frists udløb, henvendte vedkommende sig på ny, for at meddele at fagfolk havde oplyst, at den påførte maling ikke kunne fjernes før, der var varmegrader i marts. På grund af de foreliggende oplysninger blev dette i mødekommet. Den 10. februar 2004, anmodede Ishøj kommune pr. telefon, om grundejerforeningens udtalelse, i forbindelse med sælgers ansøgning af den 24. januar 2004, om dispensation fra lokalplanens bestemmelser i forbindelse med valg af farver, på udvendige mursten. Svaret fra undertegnede, var et kort resumé af sagen, med vægt på lokalplanens bestemmelser, og de på generalforsamling vedtagne beslutninger. Ishøj kommune har bekræftet at man meddeler sælger afslag.
  8. Ishøj kommune har opstillet nye flaskecontainere. De er nye, rummer mere, men er ikke kønne. Kommunen anlægger nye underlag, når årstiden tillader det.
  9. Der er udleveret rødvin til eksterne udvalgsmedlemmer.

   

   

•  
• Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde

1. 1. 1. Viterra – Fejl if. opsatte målere. Viterra skal tilskrives.
      2. Modtaget brev af 11. november 2003, vedrørende fartbump ved Bøgelunden 90. Vedligeholdelsesudvalget ser på sagen.

       

       

   2.  
   3. Indkomne breve

1. 1. 1. JP El anlæg, tilbud på arbejde i kontor
      2. Bech & Koch, tilbud på malerarbejde i kontor
      3. Per Buur, tilbud på malerarbejde i kontor
      4. Brev fra grundejer vedrørende legepladser
      5. Preben Hockerup, tilbud angående tennisbaner
      6. Brdr. Steinfath, tilbud på malerarbejde i kontor
      7. Advokat Henriksson, status, inkassosager
      8. Rambøll, Henrik Majlund, angående 1års eftergang etape 2
      9. Ishøj Varmeværk, takstblad for 2004
      10. Opsigelse, rengøringshjælp
      11. Advokat Asger Larsen – kopi af brev fra Voldgiftsnævnet
      12. Ishøj kommune, vedrørende solgt ejendom med ulovlige installationer

       

       

   2.  
   3. Økonomi 

1. 1. 1. Gennemgang af regnskab. Regnskabsåret er nu halvvejs, og økonomien ser rimelig ud. Den økonomiske oversigt blev gennemgået og taget til efterretning.
      2. Status på Inkassosager
      3. Status på opkrævning af annonceindtægter if. Hjemmesiden. Der er en kontrakt, som skal bruges fremover. Priserne er ikke fastlagt endnu.

       

   2.  

   3. Indkomne forslag 

1. 1. 1. Ingen

       

       

   2.  
   3. Meddelelser fra interne udvalg

1. 1. 1. 1.  
            •  
              • Status på godkendelse af udestue, der afviger fra standardprojektet – Der har været samtale med grundejeren den 16. februar. Den byggesagkyndige i Ishøj kommune orienteres om, hvad han specifikt skal se efter, når han skal godkende udestuen.
            •  
              • Status på rykning for ansøgninger if. vinduer, udestuer m.v., hængepartierne afsluttes
            •  
              • Status ansøgninger på hjemmesiden. Er i gang
            •  
              • Sprossevinduer. Sag afsluttet på baggrund af grundejers salg af ejendom. Afsluttet.
            •  
              • Status på etablering af mur ved enderækkehus. Grundejeren har modtaget et brev den 16. Februar 2004 med et afslag, med kopi til Ishøj Kommune.
            •  
              • Udluftning 12 mm. Udestuen opfylder ikke standardkravene og kan derfor ikke forhåndsgodkendes af ansøgningsudvalget
            •  
              • Forespørgsel om udvalgets indsatsområder 2004. Udvalget har været på vandretur. En konklusion er under udarbejdelse
            •  
              • Status på “Standardprojekt” til beplantning foran fast hegn. Er under udarbejdelse (Planen er en beskrivelse af hæk/planter foran hegn i forhold til syd-øst-vest vendte haver)

       

      1. 1. Ansøgningsudvalg

       

      Der er afsendt brev til firmaet BygOm, med besked om at standardkravene fra beskrivelserne skal overholdes

       

                2.  Beplantnings udvalg

       

      Mødet afsluttes og genoptages Mandag den 23. februar 2004

       

                Bestyrelsesmødet genoptaget mandag d. 23. februar 2004.

       

       

                3.  Vedligeholdelsesudvalg

      1. 1. •  
              • Status på nye pærer i lysstandere. Udskiftning af ledninger og pærer i lysstanderne er næsten færdigt. Der er 15 W pærer i, enkelte steder er der dog 20 W. I fremtiden skal der være 20 W. Der vil blive foretaget en beregning på henholdsvis 15 W og 20 W pærernes pris if. deres levetid.
         2. •  
              • Status på tilbud på nedtagning af Tennisbaner iht. Generalforsamlingsbeslutning. Bestyrelsen diskuterede de to tilbud. Der indhentes endnu et tilbud.
         3. •  
              • Status på lapning af huller i asfalt på Parkeringspladser. Er endnu ikke færdigt
         4. •  
              • Status på overblik over omfang af afvigende farver. Hele bebyggelsen og afvigelser noteres i første omgang på gårdsiden
         5. •  
              • Fejning af bebyggelsen. Fejekosten på traktoren er ikke funktionel. Der skal findes en anden løsning. Leverandøren af foreningens nuværende materiel kontaktes, tillige med et andet firma, hvor der sammenlignes priser og andre muligheder

       

                  4.  Legeplads udvalg

       

      1. 1. •  
              • Udvalget har gennemført første møderække af lundemøderne. Status. Der er blevet afholdt legepladsudvalgs møde i december samt umiddelbart inden fællesmødet den 18. januar, hvor strategien og spillereglerne blev aftalt mht. afviklingen af fællesmødet. Samtidig hermed blev det afgjort hvor fællesmødet skulle foregå samt hvilke legepladsfirmaer, der skulle præsenteres på mødet om legepladserne. Den 12. januar 2004 blev der holdt møde med legepladsfirmaerne. Udvalget fandt alle 3 legepladsfirmaer kompetente til at løse opgaven i foreningen, og lod det derfor være op til grundejerne ved fællesmødet, at vælge det legepladsfirma der skulle arbejdes videre med. Grundejerne valgte firmaet Noles, som også blev anbefalet af legepladsudvalget, bl.a. begrundet i, at dette firma har det største udbud af legeredskaber. Legepladsudvalget meldte tilbage til firmaerne, at der var valgt en kandidat og at det var Noles. Men alle tre firmaer er stadig på banen, og de sender stadig materiale til legepladsudvalget. I den første møderække er grundejerne kommet med alle de ideer, de har haft, uden at skele til økonomi. Det er først i anden runde, der skal ses på, hvad der kan lade sig gøre indenfor rammerne. På bestyrelsesmødet blev det præciseret at det for nogle bestyrelsesmedlemmers vedkommende er et problem, at referaterne fra legeplads udvalgsmøderne ikke er detaljerede nok.
                På bestyrelsesmødet var der endvidere en debat, om hvorvidt genopbygningen af legepladserne skal yderligere i udbud eller man skal følge arbejdet og indstillingen fra det nedsatte udvalg til formålet, legepladsudvalget.
                Bestyrelsen har fået et mandat på generalforsamlingen til, at der skal laves 29 legepladser inden for rammerne i det på generalforsamlingen vedtagne legepladsforslag, som bl.a. indbefatter medbestemmelse fra grundejerne om indholdet på legepladserne, samt at det tilstræbes at pladserne står færdige i august 2004. Endvidere, at der indenfor disse rammer og forudsætninger, arbejdes for den bedste løsning, der kan lade sig gøre indenfor den vedtagne forslag.
                Det blev på mødet debatteret om, hvorvidt processen for nuværende havde tilsidesat det på generalforsamlingen vedtagne forslag. Til trods for at alle bestyrelsesmedlemmer ikke er enige i fremgangsmåden, som er valgt og effektueret af legepladsudvalget, blev det enstemmigt tilkendegivet, at fremgangsmåden er i overensstemmelse med det på generalforsamlingen vedtagne forslag.
         2. •  
              • I det sidste referat fra møde i legepladsudvalget står der, at Noles er 90 % sikker på at skulle forestå genopbygningen af legepladserne. Referatet skal omformes, så det indeholder de forbehold, der blev vedtaget på mødet – det aftaltes i den forbindelse, at bestyrelsen ville foretage denne korrektion og viderebringe dette til legepladsudvalget. Der foretages en komplet samling af referaterne fra legepladsudvalgsmøderne, som formanden skal have. Umiddelbart efter slutningen af formandens ferie, bestyrelsens legepladsrepræsentanter samt formanden holde et møde, hvor de skal planlægge og aftale det videre forløb i forhold til legepladsprojektet. Det blev endvidere besluttet, at de bestyrelsesrepræsentanter som er i legepladsudvalget, fremover af egen drift skal korrigere referaterne i overensstemmelse med, hvad der er sket på møderne samt i overensstemmelse med legepladsudvalget.
         3. •  
              • Næste møderække starter den 1. marts. Det skal aftales, hvem der åbner og lukker for udvalget og grundejerne, på kontoret. Der udarbejdes en mødeplan til møderækken, som bestyrelsesmedlemmerne skal melde på.
                Et bestyrelsesmedlem, der samtidig er bestyrelsesrepræsentant i legepladsudvalget tilkendegav her, at vedkommende ikke agtede at deltage i det kommende legepladsudvalgsmøde. Dette blev taget til efterretning.

       

       

                  5.  Varmeudvalg

       

      1. 1. •  
              • Der er på ny problemer med spædevandet. Der mistes ca. 1 kubikmeter pr. 2 døgn. Der har været kontakt til en VVS mand. Konklusionen er, at hvis der skal ledes efter udsivning af vand, skal det foregå med en hel række ad gangen. Det vil blive dyrt, og kommer foreløbig ikke på tale. Der skal udarbejdes skrivelse til grundejerne, der forklarer grundejerne vigtigheden af, at de orienterer Morten, når de tapper vand af systemet. Der er brugt 14 kubikm. vand i februar måned – Foreningens kontordame er ved at skrive en liste over de grundejere, der har godkendt gulvvarme. Det er tanken at anvende den ved fejlsøgning. Varmeudvalget skal evt. kontakte eksperter. Bebyggelsen er 30 år gammel, og derfor er der mange, der skifter deres radiatorer ud nu, og det koster vand hver gang. Punktet tages op igen på næste bestyrelsesmøde.
         2. •  
              • Der er modtaget nye priser på varme. Behandles på næste bestyrelsesmøde

       

       

                6.  Personaleudvalg

       

      1. 1. •  
              • Rengøring. Der er to kandidater til stillingen. De er begge blevet orienteret om at kontakte foreningens kontordame for at træffe aftale om en tid til samtale.

       

       

                7.  WICOTEC udvalg

       

                8.  Intern IT og Kommunikation udvalg

      1. 1. •  

       

      1. 1.   

       

      1. 1. •  
              • Alle har nu fået tildelt en xxx@strandgaardsparken.dk mail adresse. De enkelte bestyrelsesmedlemmers mailadresse fremgår af den udsendte liste – bestyrelse og personaleoversigt. Bestyrelsesmedlemmernes postgrupper bedes tilrettet. Herefter vil det være lettere at skelne mellem grundejerforenings mail og privat mail. Det ser ud til, at det kun er et enkelt bestyrelsesmedlem, der mangler at få taget sin mail adresse i brug. Dette er forventeligt klaret med hjælp fra et andet bestyrelsesmedlem Inden næste bestyrelsesmøde.

       

       

        8.  Renovering af stier og pladser

      Dette punkt udskydes til førstkommende bestyrelsesmøde.

      1. 1. • 1.  
                 • Medie udvalg
                   • Udvalget har udsendt annonce. Der er indkaldt til et åbent møde 2. marts
                 •  
                   • Fastelavns udvalg
                     • Der afholdes fastelavnsfest den 22. februar 2004. (der var 111 børn med, og det var et rigtig godt arrangement)
                 •  
                   • Sommerfest udvalg
                     • Til brug for reklame på hjemmesiden, ønskes det oplyst, hvilken dato sommerfesten kommer til at forløbe. Kontaktpersonen har udbedt sig en dato, så udvalget hurtigt kan samles. Der følges op på denne.

       

      1. 1. • 1.  
                 1. Der er problemer med at få gennemført 1års gennemgang af etape 2

       

       

        10.  Eventuelle beslutninger.

       

        11.  Eventuelt

      1. 1. • 1.   
              2. Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes den 8. marts 2004, men det er samme dag som et af lundemøderne med grundejerne. Det er besluttet, at næste bestyrelsesmøde ikke skal være den 8. marts.
                 Det blev enstemmigt vedtaget at bestyrelsesmødet måtte vige for legepladsudvalgsmødet, idet dette arbejde pt. vægtes højere end et ordinært bestyrelsesmøde.
                 Det blev endvidere vedtaget, at det er op til formanden at beslutte om der skal holdes et erstatningsmøde – som vil blive konfirmeret via mail.
              3. Personale og bestyrelses arrangement.
                 Det blev fremlagt, at man i forbindelse med arrangementet er havnet i den meget uheldige situation, at der ikke kan opnås enighed om arrangementets varighed.
                 Det blev herefter enstemmigt besluttet at personale og bestyrelsesarrangementet er aflyst indtil videre.
              4. Belysning. Forslag : Der udarbejdes en skrivelse til grundejerne, hvori der står, at vi har lavet en fejldisposition mht. hvor mange watt, der er i elpærerne, og hvori baggrunden for hele forløbet bliver forklaret.

       

       

      For referat Jette Malling

       

         9.  Meddelelser fra eksterne udvalg

       

      1. 1.  
         2.  
            • Seneste nyt er, at de supplerende syns- og skønstemaer ligger fast. Der er fortsat intet nyt om tidshorisonten.
              Taget til efterretning.
         3.   
         4. Drøftelse af eventuel etablering af bom ved brandvej mellem gård 4 og gård 5 i Bøgelunden. Beslutning: Der skal ikke etableres bom.

       

Referatet godkendt

1. 1.  
   2.  
   3. Meddelelser fra formanden