Referat af bestyrelsesmøde 8. oktober 2018
Grundejerforeningen Strandgårdsparken
Bøgelunden 7
2635 Ishøj.
Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d.8. oktober 2018 kl. 19.00 i Bøgelunden 7.
Afbud: Ingen
Kaffe/Te: Jette
Dagsorden:
1. Formanden indleder mødet, og dagsorden godkendes med evt. supplementer.
Med tilføjelse af punkt 10.1.4 – Økonomiske engagementer i Danske Bank blev dagsordenen godkendt.
2. Ordstyrer.
2.1. Birthe
2.2. Valg af ordstyrer til næste møde.
Marianne blev valgt som ordstyrer på næste møde.
3. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder
3.1. Marts 2017 til marts 2018 ikke klar. September 2018 klar.
Referat af 10. september 2018 blev godkendt og underskrevet.
Det blev vedtaget, at der er en frist på syv dage, efter modtagelse af referat, for at komme med kommentarer/ændringer til dette. Herefter vil referatet være godkendt.
4. Siden sidst på mail/telefon
4.1. Grundejer – fortsættelse
Det er ikke ejer, der bor i huset, men ejer er kontaktet og blevet anvist, hvor skiltet vedrørende varmebrønd skal placeres. Det forventes, at det nu bringes i orden.
Der mangler meget ofte orientering om, at det ikke er grundejer, men en lejer der bor i husene. Dette er meget problematisk især i forhold til påbud, restancer osv. Dette vil blive taget op i næste nyhedsbrev.
4.2. Grundejer– klage over genbo, brev sendt
Der er sendt brev til grundejer, hvor vi anmoder om, at der indsendes ansøgning om isætning af nyt vindue, samt at affald i haven, der er synligt udefra, fjernes. Affaldet er fjernet. Ansøgning vedrørende vindue er pt ikke modtaget.
4.3. Grundejer – afsluttet
Sagen er undersøgt, og det har vist sig, at det er en ca. 30 år gammel sag. Der kan derfor ikke bevilges nyt gulv, men det er naturligvis beklaget over for ejer, at sagen oprindeligt ikke er behandlet korrekt af den daværende bestyrelse.
4.4. Handicapplads – Grundejer
Grundejer er tilbudt et valg mellem to pladser, men kan ikke tilbydes den plads der ønskes, da den ikke har størrelsen til at være handicapplads.
Bestyrelsen har kompetence til at beslutte til hvem og hvornår der skal/kan udstedes handicapplads. Advokaten undersøger pt. hvad bestyrelsen kan kræve af dokumentation, herefter skal der laves en procedure.
5. Fordeling af kommende arbejdsopgaver.
5.1. Om og renskrivning af flg:
Besigtigelsesskema, samt brev til ejendomsmæglere, sat i bero.
6. Generalforsamlingen.
6.1. Indkomne forslag; parkering, hjertestartere, lystunneler, varmevekslere, el lade standere,
Pernille og Mogens udarbejder standardskabelon til forslag.
Forslaget vedrørende hjertestartere underskrives af bestyrelse m.fl., da flere grundejere har gjort opmærksom på ønsket.
Der var en længere debat om el lade standere. Konklusionen var, at opsætning af el ladere skal finansieres af grundejer selv. Der gøres opmærksom på, at P-pladsen ikke ”ejes” af grundejer, medmindre han har købt pladsen.
Hvis der nedsættes et parkeringsudvalg, vil det være en problemstilling de kan tage op.
6.2. Udvalg, hvem opstiller?
Sommerfestudvalget: har meddelt at de alle genopstiller, men det er endnu ikke skriftligt bekræftet. Afventer endeligt svar.
Fastelavnsudvalget: Grand xx har givet tilsagn om at vil være med i udvalget.
Det blev besluttet, at hvis der ikke er min. 3 i udvalget, så vil fastelavnsfesten 2019 blive aflyst.
Loppemarkedsudvalg: Det blev besluttet, at hvis der ikke er min. 2 i udvalget, så vil loppemarkedets 2019 blive aflyst.
Antenneudvalget: Der er pt ingen, da de tidligere medlemmer ikke ønskede at underlægge sig tavshedspligten.
Parkeringsudvalget: Marianne orienterede om, at flere grundejere har givet tilsagn om at indgå i udvalget.
Bjarne undersøger om bestyrelsessuppleanterne ønsker at genopstille.
Birthe orienterede om, at de interne revisorer genopstiller.
Efter generalforsamlingen vil alle udvalg blive indkaldt til møde, hvor der bl.a. vil blive orienteret om udvalgenes beføjelser og samarbejde med bestyrelsen.
Nogle bestyrelsesmedlemmer vil herefter jævnligt mødes med repræsentanter for udvalgene for at være ajourført med, hvad der sker.
Gårdprisen 2018: Søren og Bjarne udarbejder liste over kandidater til prisen. Denne sendes til hele bestyrelsen, der så hver især besøger de udvalgte gårde og udpeger 3 gårde til prisen. Dette skal ske senest den 5. november (næste bestyrelsesmøde).
Der blev gjort opmærksom på, at en gård ikke kan vinde 2 år i træk.
7. Sweco/YIT
7.1. Status
Pernille orienterede om, at advokaten har meget travlt, . Pernille har rykket advokaten for snarlig aktion.
8. Renovering af varmecentralen.
8.1. Persienner, fejl
Persiennerne i det store trefags vindue skal ændres og ophængningen er heller ikke i orden. Sega vil snarest muligt rette fejlene.
8.2. Vindue, intet nyt om tilladelsen.
Taget til efterretning.
9. Lokalplan 1.17.
9.1. Noget nyt? Ved Mogens og Erik.
Erik har talt med Lennart Hartmann Nielsen, der endnu ikke kunne sige noget, men lovede at vende tilbage efter byrådsmødet. Er endnu ikke vendt tilbage.
Kan vi selv lave et udkast til ny lokalplan?
Erik og Mogens prøver at ”fiske” lidt i kommunen for at finde ud af hvad kommunen har af planer. Kontakter i første omgang Lennart Hartmann Nielsen.
10. Interne meddelelser
10.1. Økonomi
10.1.1. Status, år til dato
Økonomien ser fin ud i forhold til budgettet.
Birthe orienterede om, at oversigten er ændret, således at det er blevet tydeliggjort, hvad der er taget af henlæggelserne. Det er sket, da det i henhold til regnskabsloven vedrørende foreninger, skal fremgå af oversigten.
De interne revisorer skal hver måned have en økonomisk oversigt. Dette er ikke sket længe, men der strammes nu op.
10.1.2. Restancer
Da Kirsten er syg, er der ikke udsendt restanceliste.
10.1.3. Årsregnskab
Birthe orienterede om, at årsregnskabet var færdigt og underskrevet af både bestyrelse og interne revisorer.
10.1.4 Økonomiske engagementer i Danske Bank
Birthe orienterede om, at hun havde været i kontakt med Danske Bank. Foreningen har 3 konti og banken foreslog, at disse lægges sammen til én foreningskonto. Det betyder, at vi får 50% rabat på gebyrer. Der har hidtil været givet en rente på 0,5%, hvilket er en fejl fra bankens side, og det er nu stoppet.
Banken oplyste endvidere, at der manglede legitimation på de tegningsberettigede, at man ikke havde modtaget referater af generalforsamlinger siden 2013, samt at man manglede en oversigt over bestyrelsen.
Birthe sørger for, at tingene bliver bragt i orden.
10.2. Personale – Delvist lukket punkt
10.2.1. Kirsten-MUS + opfølgning og kurser, samt ønske om lønforhøjelse.
10.2.2. Julefrokost – personale
Pernille orienterede om, at der i december afholdes julefrokost for personalet, hvor Pernille, Bjarne og Birthe deltager.
Bestyrelsen afholder egen julefrokost den 11. januar 2019. Bestyrelsesmedlemmerne blev anmodet om at overveje hvem der vil lægge hus til.
10.3. Varme
10.3.1. Status vandtab ved Bjarne
Bjarne oplyste, at der i september havde været et vandtab på 5,7 m3, hvilket er alt for meget.
Det kan skyldes flere ting, som f.eks. forkert aftapning af vand i forbindelse med udskiftning af radiator eller et hul i en forsyningsledning.
Der bestilles termografering, når det bliver frostvejr.
10.3.2. Grundejer – gulvvarme i udestue?
Bjarne er blevet gjort opmærksom på, at der muligvis er etableret varme i udestuen. Dette er ulovligt, da det så vil være en tilbygning.
Kirsten sender et officielt brev til grundejer, hvor grundejer anmodes om at tage kontakt til kontoret for aftale af besigtigelse. Mogens tager denne sag.
10.3.3. Grundejer- termostater?
Bjarne oplyste, at problemet kunne skyldes, at batterierne er ved at være flade. De fleste batterier har siddet i målerne i ca. 9 år, så det er på tide at udskifte. Der vil blive udskiftet 341 målere i år.
10.3.4. Tyverianmeldelse – intet nyt
10.3.5. Gulvvarmekriterier/ rettes, ej rettet.
10.4. Besigtigelser/Ansøgninger
10.4.1. Grundejer – udestue godkendt-får brev om øvrige.
10.4.2. Grundejers hus synet. Noget nyt?
Kommunen kender intet til denne sag. Der er måske skrevet forkert adresse. Dette undersøges. Kirsten rykker herefter kommunen.
10.4.3. Grundejer – for højt hegn(naboklage), noget nyt?
Intet nyt.
10.4.4. Grundejer-skur
Grundejer har lavet skuret mindre, men det opfylder stadig ikke kravene. Indberetning er sendt til kommunen.
Grundejer skal indberettes til kommunen, da skuret er for højt. Må max være 1,75 m (bygningsreglementet siger max 1,79 m)
10.4.5. Grundejere – gamle vinduer?
Pernille og Mogens syner og undersøger samtidig beskrivelse i standardprojektet.
10.4.6. Paraboler-så har IK endnu engang trukket stikket.
Lukket punkt
10.4.7. Farver – opsummering jf. døre/vinduer.
I henhold til afgørelse i 2014 i Natur- og Miljøklagenævnet, kan vi ikke håndhæve farvekrav, da farver ikke er defineret i lokalplanen, men der bliver naturligvis appelleret til grundejerne om at benytte de fra generalforsamlingerne vedtagne farver.
10.4.8. Skralderum-status/Pernille
Pernille oplyste, at der var udsendt 135 godkendelser.
5 har endnu ikke bygget, og Pernille og Kirsten vil derfor tirsdag udsende en kraftig rykker for at arbejderne bliver igangsat straks. Alternativt at foreningen sørger for, at arbejdet bliver udført, og regningen for dette sendes til grundejer.
I 14 sager er der problemer med højde og/eller dybde på skralderummene. Disse får en skrivelse om, at det skal være bragt i orden inden et år efter modtagelsen af påbuddet.
10.5. Vedligeholdelse
10.5.1. Handicap-pladser, vores procedure, på stand by.
10.5.2. Klapstole – firma i Jylland kan måske lave sæder
Taget til efterretning.
10.5.3. Havecontainer – ved Erik
Det blev oplyst, at Hans Schmidt på udvalgets vegne har bekræftet modtagelsen af mail, og at sagen er under behandling, Erik skal derfor rykke udvalget for svar.
10.5.4. Legepladspuljen; legehuse-kommer i næste uge
Pernille oplyste, at legehusene kommer torsdag den 11. oktober.
10.5.5. Gård 7 – skurgang, er ikke færdig
Skurgangen er ikke færdig, men alle i gården har underskrevet accept af projektet.
10.5.6. Asfaltarbejde – Lundestien renoveres, ønsker vi noget nyt slidlag nogen steder?
Der var i bestyrelsen ikke noget ønske om nyt slidlag.
10.5.7. Legepladsgennemgang
Søren, Bjarne og Kim har udarbejdet listen, der vil blive gennemgået på statusmøde tirsdag. Her vil det blive aftalt, hvad vi selv laver, og hvad der skal eksterne håndværkere til.
10.5.8. Grundejer– affald
Grundejer har accepteret bøden på kr. 500,00, og sagen er nu lukket.
11. IT og Kommunikation
11.1. Ny hjemmeside, der er lidt hængepartier, som hænger hos Pernille.
11.2. Opdatering af ref. – Marianne F har påtaget sig opgaven med at rense referater, så nu
sker der noget.
12. Særlige opgaver
12.1. Sortering af arkiv, orientering
12.2. Skal vi scanne Lundeposten ind? betalingsopgave.
13. Meddelelser fra eksterne udvalg
13.1. Fastelavnsudvalg
13.1.1. Under pkt. 6.
13.2. Sommerfestudvalg.
13.2.1. Under pkt. 6.
14. Fællesantennens brugerråd
14.1. Bjarne orienterer
Bjarne fortalte, at han modtager ualmindeligt meget læsestof, så han bruger en del tid på dette.
Torsdag den 11. oktober er der møde med firmaet Brix og Kamp, der er engageret som konsulenter for Ishøj Kommune i forhold til Kabelplus.
Den 22. oktober afholdes der møde med Kabelplus.
Bjarne henviste i øvrigt til Ishøj Kommunes hjemmeside, hvor man kan læse referater fra møderne.
http://www.ishoj.dk/ishoej-faellesantennes-brugerraad – møder
15. Grønt Forum
15.1. Noget nyt? /Jette.
Jette havde deltaget i en konference om trafikstøj, der blev afholdt i Albertslund. Det havde
været en meget fin, interessant og informativ konference.
17. Eventuelt.
Der var ikke noget til dette punkt.
Referent Marianne Flindt