Referat af bestyrelsesmøde 10. august 2015

Grundejerforeningen Strandgårdsparken

Bøgelunden 7

2635 Ishøj.

Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d.10. august 2015 kl. 18.30 i Bøgelunden 7. 

Afbud: Gitte

Kaffe/Te: Carsten

Dagsorden:

Bjarne og Pernille har blevet brugt meget tid på møder i løbet af sommeren. Både med grundejere og asfalt firmaet.

1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder
   • Marts til underskrift, juni ej færdigt. OK

2. Siden sidst på mail/telefon.

2.1. Er under de aktuelle punkter.

3. Fordeling af kommende arbejdsopgaver.

3.1. Om og renskrivning af flg:

Besigtigelsesskema, samt brev til ejendomsmæglere, sat i bero.

3.2. Oplæg til flg:

       Funktionsbeskrivelser, Pernille laver dem færdigt, på et tidspunkt.

       Mail etik og regler, internt og eksternt. Oplæg v. Jette + Pernille, ikke lavet færdigt.

4. Belægningsarbejdet.

4.1. Orientering, herunder økonomi.

       Allerede i første fase, dvs. efter 2 gårde, konstaterede man at lysningshøjden ikke kunne bevares,  

       idet der ikke var nok underlag, der kunne fræses. Alternativt blev besluttet, på morgenmøde med

       Lemminkäinen og Grontmij, at fræse på midten (i karet) i stedet for, og på den måde bevare volumen

       ift. regnvand.

       Ift. økonomien betyder det, at der bliver mere fræsningsarbejde, men til gengæld næsten ingen 

       partiel udskiftning, og derfor bliver det faktisk billigere.

       Som vi forventede, ville de fleste udfordringer opstå i uge ét, og det var bl.a. også med

       opstribningen, hvor stribemanden havde fået det indtryk, at tegningerne var målfaste, så der var lidt  

       der skulle justeres, og nu er det helt klart hvordan opstribningen forløber.

4.2. Opstribning

       Vi har en forpligtigelse til at have et indgangsparti fri ud for hvert hus. Det er ikke alle grundejere, der  

       er enig i det. Nogle grundejere vil hellere have flere parkeringspladser, og er ligeglade med, at

       nogen skal lede efter en indgang.

       Der er meget få, der er negative ift. opstribningen, og de får den forklaring, at der er regler for

       indgange fx til ambulanceførere eller postbude.

        Det er ikke grundejerforeningens skyld, at der ikke er parkeringspladser nok. Der er 1,5  

        parkeringsplads til hvert hus, og da mange grundejere har 2 biler og nogle har 3 biler, bliver der

        selvfølgelig problemer.

       Grundejer er vred over, at anden grundejer bruger 3 pladser til sin handicap P-plads. Hun fik et svar  

       december, men hun har først valgt at reagere på det nu.

       Med den nye opstribning har vi fået kommunens ord for, at én p-bås sammen med et indgangsparti

       udgør det for en handicap-plads, og det betyder, at vi ikke skal ændre opstribning, når der søges

       handicap-pladser.

       Pernille har i meget høj grad fået positive tilkendegivelser fra grundejerne, på sine ture rundt i  

       gårdene under arbejdet.

4.3. Nummerering af pladser?

       Grundejer har to biler, en campingvogn og en trailer. Flere naboer har klaget over ham til Pernille,

       som har svaret, at klagen skal være skriftlig til kontoret. En grundejer har nu klaget skriftligt, og  

       grundejeren har så fået et brev fra Bjarne, som næstformand. Grundejer er vred over klagen og blev  

       meget personlig overfor Pernille. Grundejer har talt med chefen hos Park og Vej, og har fået at vide,  

       at han godt må holde med traileren. Dette kan ikke være rigtigt, for det er ikke tilladt at

       langtidsparkere en trailer på vores parkeringsplads iflg. lokalplanen.

       Der er flere og flere problemer rundt om på parkeringspladserne, fordi der er mangel på pladser.

       Nogle grundejere har mere end en bil, og de tager desværre ikke hensyn til andre grundejere. De

       kunne fx parkere i en anden gård, hvor der er rigeligt med plads. Skal vi forholde os til det? Skal der

       ske et eller andet ift. at hvert enkelt hus får sikret én plads? I så fald, hvordan skal det så løses?

       Der kan være to eller tre forskellige modeller. Disse modeller skal så op på en generalforsamling.

       Hvis p-pladserne skal nummereres, hvordan skal det så foregå? Hvis det er husets nummer, kan

       man se, hvilke huse, der ikke er hjemme. Vi kunne bruge det nummer, der står på vores kontingent

       papir.

       Hvis det er en brugsret, skal det tinglyses, hvis det er en rådighedsret, skal det ikke gøres.

       Det skal ikke hedde gæstepladser men fællespladser, for ellers kan der blive problemer i det.

       Tinglysning koster penge. Hvordan skal det finansieres?

       Har man råderet over sin plads? Så man kan låne eller leje sin plads ud til andre grundejere?

       Vedtaget: Vi arbejder videre problematikken. Vi gennemarbejder problematikken og fremsætter

       forslagene på en generalforsamling. Måske til november 2015, hvis vi kan nå det, eller på en

       ekstraordinær generalforsamling.

       Vedtaget – Vi arbejder hen imod, at der bliver én reserveret parkeringsplads til hvert hus

       Pernille skriver i et nyhedsbrev til grundejerne, at vi i bestyrelsen arbejder med problemet, og at

       resultatet kommer på en ordinær eller en ekstraordinær generalforsamling

4.4. Ekstra mandskab

       Normalt har vi en timelønnet gartnermedhjælp om sommeren. Denne sommer har Søren brugt

       meget tid på anlægsarbejdet, så nogle af de vikarudgifter, vi har, er på grund af Sørens ekstra

       arbejde.

4.5. Løn til formand, evt. andre med ekstraordinær arbejdsbyrde?  Lukket punkt

5. Legeplads-puljen.

5.1. Hvem har vedligeholdelsesansvaret?

       Vedtaget: I fremtiden bliver det sådan, at når en gård fx får et nyt hegn, har gården vedligeholdelses

       ansvaret for hegnet, og det skal de have besked på i en skrivelse.

       Vi fortsætter samarbejdet med legepladsfirmaet  UNO leg

5.2. Status på indkøb, vi havde glemt at medregne momsen.

       Vi fik et legehus for 1000 kr., fordi firmaet gerne ville af med det. Vi får det først leveret sammen med

       de andre ting, fordi vi ikke vil betale for en kran to gange.

5.3. Evaluering af indsatsen i de tilgodesete gårde.

       Gård 28 gjorde en stor indsats i foråret, men siden da er der ikke sket noget. De har hverken sat

       hegn eller terrasse op. Gård17 har heller ikke lavet noget.

      Næste år skal vi se på, om grundejerne i gården har gjort en indsats, inden de søger, og inden de for

      nogen penge.

6. Interne meddelelser

• Økonomi
  • Status

    Vi har ikke fået en rapport for juli måned, fordi den skal sættes ind i en ny ramme, og det kan

    Winnie ikke gøre uden Snoers hjælp, og han er på ferie.

• Personale – lukket punkt

• Lukket punkt

• Lukket punkt

• Lukket punkt

• Status vandtab, – juni måned 5,3 M³ – juli 5,4 M³

• Varmeopgørelser, udeståender hos Brunata.- Bjarne har prøvet at få fat i Steen, men det er

    ikke lykkedes. Bjarne skal vide, hvorfor der opsættes målere i KW selvom vi har kontrakt på    

1. Det betyder at grundejerne ikke kan gennemskue deres forbrug på opgørelserne.

    Brunata har sendt mange regninger til grundejere, for noget, de har lavet engang i vinter –  

    Det er ikke i orden, at de ikke sender regningerne ud i forbindelse med arbejdet. Og de giver  

    ikke kontoret besked, når de har været hos, eller skal ud til, en grundejer.

• Circon-ventiler, afventer.

• Grundejer

    I 2013 har de nedtaget måleren og i 2014 kommer de så og skal ordne det. Nu får han en  

    regning på sagen. Grundejeren har stadig måleren, som fungerer udmærket. Pernille har

    hans måler nu. Nu er det spændene, om Pernille får en regning på den måler.

• Besigtigelser/Ansøgninger

6.3.1. Nogen tilbagemeldinger fra Plan-Byg?

          Pernille skulle have været kontaktet af Anja C d.3.8, men har ikke hørt noget. De tilladelser,

          kommunen giver nu, er formuleret på en lidt anden måde, end de var før.

6.3.2. Vi skal have checket listen og så skal der skrives til kommunen vedr. udeståender. –

• Vedligeholdelse
  • Overdragelse af vand forsyningen/stophaner

    Bjarne og Pernille har haft møde med Forsyningen. – Det virker som om, der snart vil ske

    noget.

• Genbrugspladsen-vi opkræves gebyr for tømning af container mm.

    Bjarne og Pernille har haft møde med Vest Forbrænding og Hans S. – På mødet fortalte Vest

    Forbrændingen Hans Schmidt, at grundejerforeningens genbrugsplads, er en velfungerende  

    genbrugsplads, som de gav meget ros for. Hans S var ikke inde i, hvem der ejer de forskellige

    containere, og han har i øvrigt ikke forståelse for, hvilken genbrugsplads, grundejerforeningen

    har og vigtigheden af den.

• Renovering af varmecentralen, udvendigt.

                       Hatten skal være sort, næ det skal den ikke mere…

• Kanter i genbrugsplast, på standby.

• Vi har købt en ny skurvogn. Og en masse sikringsudstyr og inventar.

                       Sikringsudstyr mv. ligger i omegnen af 40.000,-kr.

• Handicap-pladser, ansøgninger

    Pernille har talt med Leif K, afventer svar. – Vi har ret til at afslå etablering af en handicap

    plads. Det vil vi selvfølgelig ikke gøre, men vi kan så bestemme, hvor pladserne skal være.

    Måske skal vi have et bestemt antal handicap pladser i vores bebyggelse. Det kan ikke være

    rigtigt, at vi skal reservere de pladser på forhånd. Vi skal kun have pladser til de grundejere,  

   der har et handicap bevis. Vi skal have det juridiske på plads, og vi skal lave et skema,

   grundejerne skal udfylde, inden de får en handicapplads.

• Bænke ved Lundestien

    Ældrerådet har foreslået, at vi får bænke langs med Lundestien. De vil sætte askebægre og

    lægge fliser under bænkene, så vores personale ikke skal bøvle med græsset rundt om

    bænken.

• Høje træer-kommunens, de vil ikke beskære dem.

    Rikke og Merete vil ikke topkappe træer, men der er nogle træer, fx ved Eg 1, der er meget

    højt. Og det vil de så nok fælde.

7. • IT og Kommunikation
     • Hjemmesiden-afventer

8. Særlige opgaver
   • Sortering af arkiv, samt matrikelarkiv. Afventer

9. Meddelelser fra eksterne udvalg

• Fastelavnsudvalg

      9.2.1. Forårsgennemgang, det ser rigtig skidt ud!

                Vi skal bl.a. udskifte 16 gynger og rigtig mange trin på stige – Vi har købt 20 gynger, så der er  

                nogle til at skifte ud med.

      9.2.2. Aftale indgået med Uno-leg.

                De har en reparationsafdeling, som kommer og ordner det forskellige, der skal ordnes.

10. Grønt Forum

11. • Sommerarrangement 2016, kan vi sætte en dato?

        Vedtaget. Det gør vi 17.6.2016

• Ferieplanlægning.

        Husk, når I lægger ferieplaner, at vi holde møder den 2. mandag i måneden

• Generalforsamlingen, hvem er på valg, hvem genopstiller?

        Gitte kasseren, Poul Erik og Jan

• Møde med Bredekærparken?

        Bjarne og Pernille holder et møde med dem, når asfaltarbejdet er færdigt

Mødet sluttede 22.30

Referent Jette Malling