Referat af bestyrelsesmøde 11. maj 2015
Grundejerforeningen Strandgårdsparken
Bøgelunden 7
2635 Ishøj
Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d. 11. maj 2015 kl. 18.30 i Bøgelunden 7.
Afbud: Poul Erik, Gitte skal gå kl. 20.
Kaffe/Te: Carsten
Dagsorden:
1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder
1.1. Vi mangler feb. og marts og april. Feb. + april underskrevet.
1.2. Procedure for ref. fremover-igen-igen-igen. Jette sender kladdereferater ud til bestyrelsen umiddelbart efter hvert møde. Pernille tager de personfølsomme punkter ud og sender referatet til Winnie, der retter fejl og grammatik. Pernille får så referatet retur og retter de faktuelle fejl, og sender så referatet ud til bestyrelsen, som så kan kommentere på det. Pernille er meget opmærksom på, om der er noget i referatet, som vedr. f.eks. medarbejdere. Det skal vi andre også være opmærksomme på. Alle referater, der kommer på hjemmesiden skal renses for alle personfølsomme oplysninger. Når et bestyrelsesmedlem ønsker det, skal personens mening stå i referatet med navns nævnelse, man kan enten sige det på mødet eller skrive det på mail, når referatet sendes ud til kommentarer.
1.3. Offentliggørelse af ref. fra ekstraordinære møder. Referater fra ekstra ordinære bestyrelsesmøder er interne, og skal ikke lægges ud på hjemmesiden. Det er vigtigt, at kommende bestyrelser kan se tilbage på referaterne, hvad der er foregået på møderne. Når vi holder ekstraordinære møder, skal vi hver gang i bestyrelsen tage stilling til, om emnet skal offentliggøres, eller om det kun er internt. Vi skal på næste møde tage stilling til de to ekstraordinære ref. vi har liggende; skal de lægges på hjemmesiden?
2. Siden sidst på mail/telefon
2.1. Mandat vedr. udvælgelse af kontraktholder til asfaltudbuddet givet til Bjarne og Pernille.
2.2. Orientering om loppemarkedet. Der er 37 stadepladser. Vi har kun 39 borde og skal selv bruge 4. Der er så nogle, der selv tager egne borde med. I år skal vi lave bordplan, fordi nogle af grundejerne gerne vil stå ved siden af hinanden. Pernille har ringet til nogle af dem, og det har kostet noget tid, for når de nu alligevel havde hende i røret, ville de lige tale om noget andet også. Hvis vejrudsigten på søndag bliver fin, køber Pernille flere pølser hos slagteren, end vi plejer at købe. Søren har købt to pavilloner, som skal stå over de borde, vi selv skal bruge. Vi mødes på pladsen kl. 8.00
3. Fordeling af kommende arbejdsopgaver
3.1. Om og renskrivning af flg:
- Besigtigelsesskema, samt brev til ejendomsmæglere, sat i bero.
3.2. Oplæg til flg:
- Funktionsbeskrivelser, Pernille laver dem færdigt, på et tidspunkt.
- Mail etik og regler, internt og eksternt. Oplæg v. Jette + Pernille, ikke lavet færdigt.
4. Markvandring
4.1. med udgangspunkt i referatet
Nyt skur til genbrugspladsen. Det er et problem, hvad vi skal erstatte skurvognen med. Det er næsten umuligt at købe skurvogne i dag, og muligheden med at købe et lille havehus el.lign. vil blive ret dyrt, da det fx skal isoleres. Vedtaget: Pernille og Bjarne får mandat til at købe en skurvogn el. lign, til omkring 40.000 kr. ex moms.
Firkant arealerne ved Tjørnestien er grimme, og skal på et tidspunkt gøres i stand. Vedtaget. I første omgang lægger vi ny asfalt på, men vi venter med hinkeruder.
Grundejer har nogle meget høje træer i sit fortovsbed. Disse træer skal beskæres kraftigt eller helt fældes, så det får hun et brev om.
5. Belægningsarbejdet
5.1. Kriterier for opstribning.- Hvis vi skal have striber, skal prisen ligge inden for vores budget.
5.2. Ramper: Der vil komme en rampe ved hvert indgangsparti, hvor der oprindeligt og nu er en åbning.
5.3. Handicappladser: Der er et par steder, hvor handicappladsen ikke er lovlig, fordi grundejerne har valgt ikke at betale og få en officiel handicapplads. Disse grundejere, får et brev om sagen, så de kan få tingene bragt i orden, hvis de altså er interesseret i det.
5.4. Hvis vi kommer ud for noget uforudset ift. asfalten, må vi tage beslutning om sagen på mailen.
5.5. Kommunen skal også have nyt asfalt på parkeringspladsen ved institutionerne samtidig med vores projekt. Hvis altså prisen passer. Hvis det bliver tilfældet, vil vi gerne have gule striber ved varmecentralen, fordi der tit holder biler der, som generer vores personale.
6. Parcelhusejernes Landsforening
Vi har modtaget et tilbud fra Parcelhusejernes Landsforening. Det vil koste os 68.000 kr. at være medlem hos dem, pr. år. Og det, de tilbyder os, har vi alt sammen i forvejen. Brevet er skrevet i en underligt fjollet tone, der taler ned til brevets modtagere. Brevet ligner en joke, men skal forestille at være seriøst. Pernille skriver et svar, hvis hun har lyst. (Vi andre synes, at det er lige meget).
7. Interne meddelelser
7.1. Økonomi
7.1.1. Status incl. restancer. – Restancer. Vi har mange restancer i øjeblikket. Vi har én inkasso sag, og én på vej. Der er et par hængepartier ift. inkasso indberetninger.
7.1.2. Månedsrapport-juni-orientering – Der er noget uoverensstemmelse ift. lønningerne. Sørens løn skal deles ud på drift og varme, Winnies løn skal halvt på drift og halvt på administration. Dette skal rettes. På junimødet får vi Winnies rå-version af månedsopgørelsen. Vi kan ikke få den endelige version, fordi hendes og Snoers ferier falder i forlængelse af hinanden.
7.1.3. Statusmøder, vi spiser frokost ca. 150 kr. pr. gang – er det ok?(1 gang mdl.) Vedtaget: Ja
7.2. Personale
7.2.1. Orientering om møde med genbrugspladsmedarbejderne. Lukket punkt.
7.2.2. Orientering om statusmøde med Winnie. Lukket punkt.
7.2.3. Evaluering af Kim og Henrik
Kim er ansat 4 timer og Henrik 30 timer om ugen. Det går fint med dem og Søren. Alle tre har et fint samarbejde med Winnie.
De er blevet gjort opmærksom på, at vi har en sundhedsforsikring, som de kan gøre brug af. De er begge to blevet fastansat.
Kim har været på et 6 timers brænderkursus. Det skal Henrik også have ved lejlighed. Kim vil også gerne have et skærekursus, men det strækker sig over 3 dage. Det kan nok ordnes sådan, at Kims kursusdage går over tre forskellige kurser.
7.3. Varme
7.3.1. Status vandtab, 4,7 m3
7.3.2. Varmeopgørelser, udeståender hos Brunata.- Vi har fået klaret grundejers sag med gulvvarmemåler der var i udu. I stedet for at betale 1500 kr., skal hun have 878 kr. tilbage
7.3.3. Cirkonventiler, afventer
7.3.4. Fjernvarmearbejde i Granlunden – Firmaet har udskiftet en ventil ved Gran 16 og har sat et skab op. En anden ventil skulle også skiftes. Når en brønd skal renoveres, bliver der sat et skab op i stedet for. Dette indebærer, at der udskiftes den bøjning som går ind i huset og at der skal laves hul i muren på det hus, som skabet skal stå op ad. Der skal også laves hul i gulvet i stuen. Dette gulv skal selvfølgelig genetableres. Huset, i hvis gavl skabet er, er solgt, og skulle så stå tomt i en periode, så det skulle være nemt at lægge et nyt gulv, men så var der flere slags gulv og andre problemer. I stuen ligger der laminat oven på parket gulvet. Hvis ejeren på et tidspunkt vil fjerne laminatet, får de arbejdet betalt. Dette får den nye grundejer et dokument om.
7.3.5. Lovpligtig forbrugsmåling på varmt vand? Vi skal sikre os, om vi er forpligtet til at få målere, eller om vi ikke er. Vi vil gerne have målere på det varme vand, men vi skal selv bestemme hvornår og med hvilken leverandør. Vi skal dog have det undersøgt senest i efteråret.
7.3.6. Cirkon ventiler, hvilken pris skal vi tage-skal de være gratis? Grundejerne er tvunget til at benytte cirkonventilerne og de koster 600 kr. Derfor vælger nogle grundejere at købe en billigere ventil. Problemet med dem er, at de ikke har låst tilbageløbstemperatur, og det kan give problemer for vores anlæg. – Vedtaget: Grundejerne får dem fremover gratis.
7.4. Besigtigelser/Ansøgninger
7.4.1. Hvornår, hvordan og i hvilken udstrækning skal bestyrelsen orientere alle grundejere i Strandgårdsparken om Natur- og Miljøankenævnets afgørelse og om arbejdet med en evt. ny lokalplan? – Skal det stadig stå på vores hjemmeside, fx at farverne skal være en bestemt slags? Ja, det skal der, fordi vores viden om den problematiske lokalplan er en intern viden. Når en grundejer søger om et projekt, sender vi det op i kommunen, men kontoret har ikke fået nogle af ansøgningerne retur, så vidt vi ved.
7.4.2. Hvordan skal bestyrelsen handle i forhold til grundejerne, når det drejer sig om forholdet mellem standardprojekter og lokalplan nr. 1.17? Når vi får henvendelser fra grundejerne, at de undrer sig over, at de ikke har hørt fra kommunen, kontakter vi kommunen og hører hvad der sker.
7.5. Vedligeholdelse
7.5.1. Overdragelse af vand forsyningen/stophaner, seneste nyt.
7.5.2. Genbrugspladsen – vi opkræves gebyr for tømning af container. Intet nyt. – Pernille har stadig ikke hørt fra Hans Smith angående gebyret.
7.5.3. Renovering af varmecentralen, udvendigt. Hatten skal være sort, næ det skal den ikke mere…
7.5.4. Kanter i genbrugsplast, på standby
7.5.5. Skurgang gård x – Der var store sætningsskader, som nu er ved at blive ordnet
7.5.6. Skurgang gård xx – Skurgangen havde vand liggende, når det havde regnet meget. Nu er der etableret to små riste og en stor. Der skal fuges i den ene side ind mod skurene. Så må vi se, når det har regnet om det er ok.
7.5.7. Kloak arbejde-ud for granlunden 91 – Rørene skal graves fri, for at sikre at der ikke er fejl i underlaget, der er ikke behov for at skifte rørene, men de skal strømpefores. Derefter kan kantstenen etableres. Søren er i gang med at undersøge, hvad kantsten koster.
7.6. IT og Kommunikation
7.6.1. Hjemmesiden-hvordan går det, debatsiden.
8. Særlige opgaver
8.1. Sortering af arkiv, samt matrikelarkiv. Afventer
9. Meddelelser fra eksterne udvalg
9.1. Fastelavnsudvalg
9.2. Legepladsudvalg
9.2.1. Forårsgennemgang, ved Carsten – Carsten og legepladsudvalget gik en tur i lørdags. Der er problemer med en del gynger, samt trinbrædder på legeredskaber. Pernille får Søren og Henrik til at se på om det er et generelt problem. Ellers flot arbejde af Legepladsudvalget.
9.3. Sommerfestudvalg
10. Grønt Forum
11. Eventuelt
11.1. Sommerarrangement, hvad skal vi lave og hvor? D. 12. juni. Vi har ikke nogen forslag endnu.
11.2. Bjarne kan ikke komme ind på databasen. Pernille undersøger sagen.
11.3. Grundejer, tidligere forespørgsel, har han fået godkendelser? Vides ikke, det undersøges…
Mødet sluttede kl. 22.02
Referat Jette Malling