Referat af bestyrelsesmøde 8. september 2014
Grundejerforeningen Strandgårdsparken
Bøgelunden 7
2635 Ishøj
Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d. 8. september 2014 kl. 18.30 i Bøgelunden 7.
Afbud:
Kaffe/Te: Carsten
Dagsorden:
1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder
1.1. Ikke nogen ref. klar.
2. Siden sidst på mail/telefon
2.1. Grundejer – møde endnu ikke afholdt – Grundejeren har svaret med flere mails på vores spørgsmål om et møde. Han vil gerne have noget materiale ang. de naboer, der har klaget. Det kan han selvfølgelig ikke få. Han har foreslået at holde et møde en formiddag i en weekend, og bliver indkaldt den førstkommende søndag.
2.2. Grundejer– forslag til GF, samt forespørgsel om faskiner. Grundejer beder om at måtte etablere en faskine et sted, hvor der er oversvømmelse. Det er på foreningens område, så hvis der skal laves noget dér, er det foreningen, der skal gøre det. Problemet er desværre, at Ishøj kommunes kloakker ikke kan aftage vandet, så det hjælper ikke nødvendigvis noget, at vi forbedrer forholdene. Men en faskine er udelukket.
Samme grundejer har også et forslag til generalforsamlingen om en del regler. Mange af de regler findes i forvejen. Bjarne og Pernille vil bede om et møde med grundejeren. På det møde vil han få forklaret, hvilke regler og forordninger, der findes i Strandgårdsparken.
Vi skal engang imellem gøre grundejerne opmærksomme på, at de skal holde bedet foran deres huse, men det skal ikke gøres for tit. Det skal nok skrives i nyhedsbreve hvert andet år.
3. Fordeling af kommende arbejdsopgaver
3.1. Om og renskrivning af flg:
- Standardprojekter, overgår til behandling af kontoret ifm. hjemmesidearbejdet.
- Besigtigelsesskema, samt brev til ejendomsmæglere, Bjarne og Pernille har lavet en råskitse-skal renskrives og afprøves.
3.2. Oplæg til flg:
- Formulering af principperne for gårdprisen, der skal stadig laves et stykke papir, ud fra beslutningerne på tidligere møder. – Vi havde en debat om principperne. Jette skriver et nyt oplæg. Forslag sendes til Jette. Vi skal ud og se på gårde inden næste møde, så Jette sender skemaet ud til alle.
- Funktionsbeskrivelser, Pernille laver dem færdigt.
- Mail etik og regler, internt og eksternt. Oplæg v. Jette + Pernille, ikke lavet færdigt.
- Kilometertakst og frynsegoder. V. Jan. Vi gennemgik Jans oplæg, og der blev skrevet noget ekstra på, skal stadig laves færdigt og underskrives. Det blev vedtaget, at der på kontoret skal være en liste, hvor de ting vi fra bestyrelsen henter skal påføres.
4. Møde med kommunen om div.
4.1. Oplæg vedr. hegn ikke færdigt.
4.2. Rødt tag er sendt til behandling i kommunen. – VI rykker Ishøj kommune for vores forespørgsel samtidig, som vi rykker for de andre besigtigede ejendomme.
4.3. Endegavlsvinduer endeligt vedtaget! – Efter et år og ni måneder.
5. Asfaltrapporten
5.1. Drøftelse, samt videre plan.- Vi skal have på plads, om der er noget i rapporten som vi skal arbejde videre med. Der er flere løsninger, fx at få asfaltarbejdet over flere gange eller på én gang. Vedtaget: Vi sender rapporten ud sammen med oplægget til generalforsamlingen, og fortæller om projektet.
Hvis alle gårde bliver lavet samtidig, vil det koste 3,1 millioner. Det er vigtigt, at grundejerne får at vide, at vi har økonomi til at lave projektet, uden at det kommer grundejerne til byrde. Det kan blive lavet inden for rammerne, så der ikke kommer kontingentstigning.
6. Interne meddelelser
6.1. Økonomi
6.1.1. Status incl. restancer. – Vi har to ansættelser gennem bureau. Det koster, men da Betinas stilling vil være vakant i flere måneder, vil det til dels blive udlignet.
Restancer – Der er et par stykker, der har glemt at betale i august måned – et dødsbo skylder nu ca. 20.000. Pernille undersøger sagen. Vedtaget. Nu begærer vi tvang på dødsboet.
6.1.2. Årsregnskab – Der er et par småjusteringer, Snoer bedes kigge på det, så det er klar til vores ”budgetmøde” 22. september
6.1.3. Budgetmøde 22. september 18.30. Winnie deltager i mødet
6.2. Personale
6.2.1. Winnie opstart – Den første dag begyndte med morgenmad på kontoret. Bagefter cyklede Winnie og Pernille rundt i hele bebyggelsen. Winnie var også inde i et hus. Tilbage på kontoret så Winnie og Pernille på kontorets EDB. – Winnie er gået i gang med at få styr på kontorets EDB. Hun er også gået i gang med den nye hjemmeside. Winnie er endvidere sat på opgaven med vores problemer med at, udbetale grundejernes varmepenge tilbage over Nets. Hun har talt med nogle af de øverste i Nets. Vi kan få lov til at bruge en anden funktion, men det koster 400 kr. om måneden. Det vil godt kunne betale sig, da det kostede over 10.000 kr. at udbetale varmepenge på checks sidste år. Det vil også spare en masse tid. Winnie briefer Pernille om sagen i morgen.
6.2.2. Evaluering af reception. – Betinas afsked. Der kom mange mennesker. Rigtig mange håndværkere, som Betina plejede at have samarbejde med. Det gik fint og Betina var meget tilfreds. Billederne fra receptionen er lagt ud på den nye hjemmeside.
6.2.3. Status ansættelse af ny driftsleder. – Onsdag var der kalibreringsmøde med Hartmanns. Der var 4 CV´er. 2 af dem lød rigtig gode. Status, der var 23 ansøgere, og der er ansættelsessamtaler med 3-4 ansøgere i næste uge. Søren N, Pernille og Bjarne deltager.
6.3. Varme
6.3.1. Status vandtab; 11. til 14. august 6,2 M3., og fra d.15. til 31. august 2,8 M3 i august måned i alt 9,2 M3. Der var en læk et sted i Fyrrelunden, så da Betina lukkede for brønden, blev vandtabet normalt igen.
6.3.2. Cirkonventiler, afventer
6.4. Besigtigelser/Ansøgninger
6.4.1. status, Jette har ikke haft tid. Poul Erik har været ude. Jette og Poul Erik melder tilbage til Bente om de grundejere, der har bragt sagerne i orden.
Jan åbnede for en debat om farver på gårdsiden. Dette var der ikke tid til på mødet, så vi aftalte, at vi skal have det på som punkt på januar mødet.
6.5. Vedligeholdelse
6.5.1. Overdragelse af vand forsyningen/stophaner, intet nyt.
6.5.2. Genbrugspladsen-vi opkræves gebyr for tømning af container. Intet nyt.
6.5.3. Renovering af varmecentralen, udvendigt. Vi afventer afgørelse fra kommunen.
6.5.4. Kanter i genbrugsplast, vi har ikke hørt mere? – Vi kan ikke få et ordentligt overslag, før leverandøren får en nøjagtig oversigt over det, vi skal bruge. Så det venter vi med.
6.6. IT og Kommunikation
6.6.1. Winnie arbejder ihærdigt på at få alt vores IT til at fungere korrekt.
7. Særlige opgaver
7.1. Sortering af arkiv, samt matrikelarkiv. Afventer
8. Meddelelser fra eksterne udvalg
8.1. Fastelavnsudvalg
8.2. Legepladsudvalg
8.3. Sommerfestudvalg
8.3.1. Evaluering + regnskab. Det var en virkelig fin fest. Mange grundejere har rost festen. Festen har ikke kostet over de 50.000 kr., den var budgetteret til.
9. Eventuelt
Gitte – Udlejning. De stole, vi har med fletsæder, er ved at være meget slidte. Man kan ikke få sæderne mere, så de kan ikke blive skiftet ud. Vi skal nok finde nogle nye stole fremover. Måske skal vi også drøfte, om vi skal blive ved med at udleje service. Det er mest stole og borde, grundejerne har brug for, og noget af det, vi har, er noget gammeldags. Fx glassene. Måske skal vi bare have til eget brug, når bestyrelsen har et arrangement, som fx reception eller julefrokost.
Referat Jette Malling