Referat af bestyrelsesmøde 7. april 2014
Grundejerforeningen Strandgårdsparken
Bøgelunden 7
2635 Ishøj.
Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d. 7. april 2014 kl. 18.30 i Bøgelunden 7.
Afbud:
Kaffe/Te: Carsten
Dagsorden:
1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder
1.1. Godkendelse af ref. fra 17.3.- er klar, men har ikke været i cirkulation, Jette medbringer det.- Jette sender referatet i cirkulation, og rundsender det i papirformat til underskrift i en cirkulationskuvert.
2. Siden sidst på mail/telefon.
2.1. Der er ikke truffet nogen beslutninger på mail/tlf, siden sidst.
3. Fordeling af kommende arbejdsopgaver
3.1. Om og renskrivning af flg:
- Standardprojekter, orientering v. Poul Erik – Poul Erik er i gang med arbejdet, det er omfattende, og der er problemer med fil-formaterne.
- Besigtigelsesskema, samt brev til ejendomsmæglere, Bjarne og Pernille har et hængeparti her….
- Sidefødder/skabeloner. Bente og Pernille har set på Brevskabelonen, den sendes nu til Søren G, så han kan gøre den færdig.
3.2. Oplæg til flg:
Formulering af principperne for gårdprisen, stillingtagen til punkterne i Jettes oplæg.
Vi havde en diskussion om, hvordan gårdprisen skal være fremover. Der var bred enighed om, at der skal være en gårdpris men også, at det efterhånden er svært at se nogle forandringer til det bedre i gårdene. Derfor kan det være svært at finde kandidater til prisen.
Der er ikke det samme incitament til at holde legepladsen eller parkeringspladserne nu, som det var før i tiden. Dem, der fx før passede legepladsen, fordi de selv havde børn, gør det ikke mere, fordi deres børn er blevet store. Nogle grundejere er også blevet så gamle, at de ikke kan holde legepladsen mere.
Vedtaget: der skal være én pris, den skal være på 8000 kr. Det er bestyrelsen, der sammen med Bettina og Søren ser rundt i bebyggelsen efter kandidater, men grundejerne må gerne gøre opmærksom på det, de har lavet.
Vi prøver denne version af gårdprisen et par år og ser, om det virker, ellers tager vi punktet op igen. Det er vigtigt, at vi informerer grundejerne godt om muligheden for at vinde prisen.
Funktionsbeskrivelser, gennemgang af Jettes oplæg – Jette har lavet et enkelt skema, der skal udfyldes for hvert bestyrelsesmedlem. Det indeholder tre punkter/rammer, Arbejdsopgaver generelt, arbejdsopgaver specifikt, og øvrige opgaver.
Vedtaget. Jettes oplæg er godkendt. Jette sender skabelonen ud til alle, som så udfylder sit skema
Ny forretningsorden, med udgangspunkt i den gamle fra 1982. Skal godkendes nu. Jette sender den nye forretningsorden ud til alle, og hvis ingen har bemærkninger, får alle den til underskrift i en samlemappe
Mail etik og regler, internt og eksternt. Oplæg v. Jette + Pernille, ikke lavet færdigt
Gavepolitik, internt og eksternt. Oplæg v. Jette + Pernille, mangler tilbagemeldinger. Gitte laver et forslag, som kommer ud på mailen. Vi skal svare inden for 7 dage, hvis vi har nogle rettelser
Implementering af fælles outlook kalender, e.l. v. Gitte – intet nyt
Ansøgning og fordeling af midler til udvikling af legepladser, oplæg v. Gitte. Vedtaget: Gittes formulering og skema skal bruges fremover. Vi har afsat 50.000 til puljen. Beløbet er et maksimum beløb, og alle pengene skal ikke nødvendigvis bruges, hvis der kun kommer få ansøgninger. Det er bestyrelsen, der bestemmer, hvilke projekter, der er berettiget til at få et beløb, og som tager stilling til ansøgningerne efterhånden som de kommer.
Projektet skal meldes ud i et nyhedsbrev hurtigst muligt sammen med de andre sommerting. Det skal væres en deadline, 31. maj 2014. Ansøgninger behandles så på junimødet, og kan så iværksættes i løbet af sommeren.
Kilometertakst og frynsegoder. Hvem tager sig af at skrive et oplæg? Jan gør noget ved det inden sommerferien.
4. Møde med kommunen om div.
4.1. Gittes oplæg vedr. indstilling af gavlvinduer, skal godkendes. Gitte retter sit forslag, og sender det ud. Oplægget er forhåndsgodkendt, dvs Vedtaget efter rettelserne
4.2. Oplæg vedr. hegn og rødt tag, ikke færdigt.
5. Markvandring
28. april – Gitte og Bjarne kan ikke komme, men det er ikke muligt at finde en dag, hvor alle i bestyrelsen kan. Vi skal se rundt i bebyggelsen og komme med nogle oplæg
Vi mødes kl. 16 på genbrugspladsen. Efter gennemgangen går vi tilbage på kontoret og drøfter, hvad vi har set på turen. Vi skal have noget smørrebrød.
Ved enden af stamvejen Egelunden ud for nummer 89 har Bettina og Søren sat et gedigent fodhegn op rundt om beplantningen. Det er for at forhindrefolk i at trampe planterne ned. Det ser ud til at fungere fint. I hvert fald klarer ukrudtet sig godt på det bare sted, hvor folk før krydsede over. Bettina har nogle sedler op på fodhegnet. På de sedler står der, at man ikke skal gå ind over planterne.
De sedler sidder og blafrer, og det ser ikke særligt professionelt ud. Der skal i stedet for sættes nogle rigtige skilte op på fodhegnet.
6. Interne meddelelser
6.1. Økonomi
6.1.1. Status incl. Restancer – Økonomi – på nogle konti er der brugt mere, og på nogle konti mindre en budgetteret, der er ikke noget alarmerende
6.1.2. Udbetaling af varmepenge, vi skal snart finde en løsning. – Vi skal have styr på metoden af udbetalingen inden sommerferien. Alle tænker over det
6.2. Personale
6.2.1. Forventninger til ny kontorassistent, samt stillingtagen til hvervemetode.
Vedtaget. Gitte, Pernille og Bjarne laver nogle kriterier for, hvad vi har brug for. Vi bruger et bureau til at ansætte den nye kontordame. – Alle der kender én, der kunne være et emne til stillingen, må gerne melde ud, men vi skal have for øje, at det kan give vanskeligheder hvis der er et personligt engagement ift. en ny medarbejder.
6.3. Varme
6.3.1. Status vandtab, 3,3 M3 spædevand
6.3.2. Grundejer – gulvvarme, der er ingen der har meldt tilbage! – Bjarne er ikke tryg ved grundejerens gulvvarme i stuen. Bjarne har ikke set installationen, inden de lagde gulvet på. Vi har fået nogle papirer fra grundejerens håndværkere, men de papirer virker ikke troværdige. Vi kan kræve, at grundejeren skal brække gulvet op, så vi kan se gulvvarmen, men skal vi det? Der har været ganske særlige omstændigheder ved arbejdet, i det ejeren var indlagt på hospitalet mens arbejdet blev udført.
Vedtaget: Vi skriver til dem, at hvis vi får adgang til huset, vil vi godkende projektet, men kun hvis grundejeren underskriver en ”Tro og love erklæring” på, at gulvvarmen installationen er i orden.
6.3.3. Circonventiler, afventer
6.4. Besigtigelser/Ansøgninger
6.4.1. status, ikke denne gang
6.4.2. Grundejer – forslag om solceller, orientering v. Pernille – Grundejeren har i et par år, en gang imellem skrevet til bestyrelsen og har bedt om, at han må sætte solceller på sit tag. Han har fået det svar, at han skal komme med et kvalificeret projekt, som han kan tage med på en generalforsamling. – Nu har han sendt noget materiale, som kan fremlægges på næste generalforsamling. Han er indstillet på at få forslaget op på en ekstraordinær generalforsamling, men så skal han selv skaffe 50 underskrifter fra grundejerne – I det forslag, han er kommet med skal solcellerne sidde 15 cm over tagpladerne. Det er ret højt. Han skal bruge omkring 40 m2 af tagets areal. – Pernille skriver til ham, at han kan lægge sit forslag frem på en ordinær eller ekstraordinær generalforsamling.
Forslag fra Pernille: Vi skulle måske have et møde med det nye Teknik og Bygnings udvalg i kommunen, hvor vi skulle fortælle dem om vores bebyggelse og vores projekter
6.5. Vedligeholdelse
6.5.1. Overdragelse af vand forsyningen/stophaner, intet nyt.
6.5.2. Genbrugspladsen-vi opkræves gebyr for tømning af container. Intet nyt.
Renovering af varmecentralen, orientering v. Pernille – Vi skal have en indvendig renovering og en udvendig. Bettina er sat på sagen mht. til indvendig renovering. Varmecentralen trænger i den grad til et ventilationsanlæg. Og i det hele taget er der ikke gjort noget ordentligt ved det rum i 40 år. I stedet for at male ”hatten” sort, kan vi også vælge at sætte røde murstensskaller op.
Den udvendige del drejer sig om, at vores bygning er trykimprægneringsgrøn i stedet for sort. Dette skal nu bringes i orden. Det øverste af huset, og væggen ud imod daginstitutionen. Denne væg er af træ, og ikke isoleret særlig godt, så spørgsmålet er, om vi skal have skiftet træværket eller skal der sættes en hel ny væg op, fx i beton. Bettina er sat på sagen.
6.5.3. Parkeringspladser, orientering v. Pernille – I 10 år har vi talt om, om vi skulle renovere parkeringspladserne eller terrænbelysningen først. Bettina er blevet bedt om at få et tilbud på renovering af asfalten i de seks små gårde. Det skal være inklusiv GAB. De lapninger, vi har fået lavet på det sidste, virker rigtig godt et kort stykke tid, og så går de i stykker igen. Derfor bliver vi nød til at tage hul på en gennemgribende renovering af parkeringspladserne.
6.6. IT og Kommunikation
6.6.1. Hjemmeside arbejde med Pernille og Poul Erik, de skal finde et tidspunkt..
7. Særlige opgaver
7.1. Sortering af arkiv, samt matrikelarkiv. Afventer
8. Meddelelser fra eksterne udvalg
8.1. Fastelavnsudvalg
8.2. Legepladsudvalg
8.2.1. Dato for forårsgennemgang? 26. april kl. 10.00
8.3. Sommerfestudvalg.
8.3.1. Er de kommet videre med et budgetoplæg? – Det er de ikke, men de har et møde d. 30. april med tovholderne Gitte og Jette.
9. Eventuelt
Bjarne har fået en henvendelse om at man godt kan tage hensyn til andre, når børnene hopper i trampolin. Det kommer med i næste nyhedsbrev.
Bjarne: Bente har for nylig fået en henvendelse fra en grundejer, der har klaget over sin varmeregning. Dette er for sent, der skal klages inden generalforsamlingen.
Mødet sluttede kl. 21.50
Referent Jette Malling