Referat af bestyrelsesmøde 7. januar 2013
Grundejerforeningen Strandgårdsparken
Bøgelunden 7
2635 Ishøj.
Herved indkaldes til bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d. 7. januar 2013 kl. 18.30 i Bøgelunden 7.
Afbud: Ingen
Kaffe/Te: Gitte
Dagsorden:
1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder
1.1. Ingen ref. Klar – Pernille foreslår, at hun fra nu af sender det færdige referat ud til bestyrelsen. Hvis nogen så har kommentarer til referatet, skriver de det på mailen, og rettelsen kommer med i referatet, der så bliver underskrevet på næste bestyrelsesmøde.
Der er – forståeligt nok – utilfredshed med den langsommelige behandling af referater, og derfor foreslås ovenstående som fremtidig arbejdsgang.
2. Meddelelser fra formanden/næstformanden
2.1. Plan-Byg, matrikel 18 FF – en grundejer har klaget til kommunen, fordi børnehaverne og centralen er lysegrøn og ikke sort. Bestyrelsen blev sidste år enig om, at male vores del sort. (inden for de næste par år, det trænger til maling), såfremt der ikke kunne findes dokumentation for, at det var med kommunens accept centralen blev malet grøn i 2001. Det har ikke været muligt, at finde dokumentation, selvom daværende formand Gunnar Lund er sikker på det ikke skete uden kommunens accept. Kommunen har fralagt sig ethvert ansvar. Det, kommunen har lovet grundejerforeningen om matriklen, findes ikke på papir, og derfor kan vi ikke holde dem op på deres ansvar. Vi svarer kommunen, at vi maler bygningen sort når den skal males næste gang (inden for det næste år ca.).
2.2. Møde med to grundejere vedr. hegn og ny sti. – en grundejer har henvendt sig, og det handlede om, at de har en skråning ud imod hegnet ved børnehavens legeplads. De fik i1977 brugsret på skråningen indtil de solgte huset. De kunne dog ikke vinde hævd på skråningen, men da det ikke står nogen steder, har de alligevel vundet hævd. Bøg 15 ville høre, om han nu skal vedligeholde skråningen og hegnet, og svaret er, at det skal han, hvis han ønsker at bevare brugsretten.
2.3. Orientering til personalet efter bestyrelsesmøder. Hvem vil stå for dette? – Lauge tager det fra nu af.
2.4. Ferieplaner, hvordan håndterer vi dette? Det er vigtigt, at der er styr på, hvornår bestyrelsen holder ferie og ikke er hjemme. Når man tager på ferie, skal der sendes en mail ud til resten af bestyrelsen. Bente laver en ferieplan, som vi skriver os ind på.
2.5. Betaling af formand, næstformand og kasserer – Bjarne har mange ekstra udgifter pga. sit hverv. – Det fungerer sådan nu, at formanden og kassereren får betalt nogle ekstraudgifter, men det får næstformanden ikke. Og næstformanden har lige så meget arbejde, som formanden, og har ret mange udgifter til telefonregning. Efter en kort snak blev det Vedtaget. Næstformanden får fra nu af 2000 kr. i honorar. Er fortsat kontingent fri og får fremover ikke refunderet internetadgang, i lighed med formand og kasserer.
3. Generalforsamling – evaluering/opfølgning
3.1. Pernille har kun hørt godt fra generalforsamlingen. Hele bestyrelsen synes også, at det var en god generalforsamling. Lauge: vores advokat er rigtig god som ordstyrer. – Næste år skal vi være inde i hallen. Der var ikke plads nok i kantinen.
4. Julemarked-alternativ?
4.1. Åbent hus med gløgg og æbleskiver i december? Mød bestyrelsen og se centralen og hvad vi laver…- Vi skal i løbet af året tale om, hvordan vi måske kan holde jul i grundejerforeningen. Fx en fredag eftermiddag i december med gløgg og æbleskiver. Tænk over det, og så tager vi det på et senere møde.
5. Kalender for hele året
5.1. Husk jeres kalendere
10-2 fastelavn
11-2 bestyr
4-3 bestyr
8-4 bestyr
15-4 markvandring
13-5 bestyr
19-5 loppemarked
31-5 bestyrelsesarrangement
10-6 bestyr
12-8 bestyr
2-9 bestyr
16-9 budget møde
7-10 bestyr
4-11 – måske bestyr
19-11 generalforsamling
29-11 julearrangement for bestyrelsen
6. Udvalgsposter
6.1. Vi dropper vedligeholdelsesudvalget, fordi det sjældent er udvalget der arbejder. Beslutningerne bliver taget på vores markvandringer eller løbende på bestyrelsesmøderne
Bjarne er nu med i personaleudvalget
Varmeudvalg – Gitte og Carsten er med i udvalget. Bjarne vil gerne fortælle om arbejdet, men der er ikke så meget at lave, fordi vi har to ansatte (Betina og Søren) der er meget dygtige og ordner det meste. Når der sker noget skal Bjarne prøve, at få fat i Gitte og Carsten, så de kan være med.
Legepladsudvalget- Bjarne går ud af udvalget. Carsten går ind stedet for.
7. Sommerarrangement
Pernille foreslår at vi tager til Cirkusrevyen til den tidlige forestilling, og så spiser vi bagefter. Bent prøver at få billetter
8. Meddelelser fra interne udvalg
8.1. Økonomiudvalg
8.1.1. Status – Vi har det godt. Der er penge på kontoen, og de skal måske flyttes hen et bedre sted. Der er lidt underskud på varmeregningen denne måned, hvilket er årstids bestemt, og udligner sig selv. Ellers følger det stort set budgettet. Der er nogle ting, der er lidt dyrere end forventet, men det er der en fornuftig forklaring på – Der kommer en regning på 92.000 kr. for forsikringer. – Lauge venter med at bruge Economic, til han har styr på tingene og får sat de rigtige kontonumre på
8.1.2. Restancer/tvangsauktioner– Restancemæssigt går det godt
8.1.3. Omlægning af betalingsformer – Bente skal betale så meget, hun kan på PBS
8.1.4. Bankforhold-aftalekonti – Vi kan kun få kassekredit i Nordea, hvis vi betaler for det. Sådan var det ikke før. Spørgsmålet er, om vi skal flytte det hele til Danske Bank eller skal vi beholde vores konti, som de er? Lauge har fået kontakt til en venlig ansat i Danske Bank, der har forstand på erhverv. Hvis vi får kassekreditten på de vilkår, de vil give os, koster det renterne, hvis vi skal bruge pengene hurtigt.
Den ansatte i Danske Bank har fået vores regnskaber, vedtægter og alt vedrørende grundejerforeningen. Lauge går videre med sagen, og vender tilbage til bestyrelsen, når det hele er kommet i orden.
Konklusion: Vi har ingen grund til at blive i Nordea, så fra nu af skal vi kun have Danske Bank, hvor vi får en erhvervsaftale. Vi beslutter senere hvor mange penge, der skal stå på aftalekontiene. Lauge får mandat til, at forhandle med Danske Bank.
8.1.5. Spørgsmålet er, om vi skal lukke kontantkassen på kontoret? Det er kun mht. udlejningen, at vi modtager rede penge. Det tænker vi over
8.1.6. Rykkerskrivelse, og øvrige skrivelser: formulering – Lauge har lavet et forslag til en justering af den sædvanlige rykkerskrivelse. Han fjerner stykket med paragraffer og lidt mere, og kommer med et nyt forslag.
8.1.7. Arbejdsgange, herunder information fra advokat og bogholder. – Lauge har forsøgt at få styr på arbejdsgangene mellem advokaten, bogholderen, Bente og Lauge. Lauge har afprøvet at skrive rykkerskrivelser og varmeafregninger, for at komme rigtigt ind i sagerne – kontoret skal fastholdes i, at der er nogle funktioner, der skal laves mht. kontorarbejde, selvom Lauge synes det er nemmere at gøre det selv.
8.1.8. Bestyrelsen får fra nu af kontoudskrifterne på papir – Det laver vi om på. Vi skal have budgettet med kontoudtog elektronisk. Den økonomiske oversigt, saldobalancen og resultatopgørelsen skal vi fortsat have i papirudgave.
8.2. Personaleudvalg
8.2.1. Personalesag – lukket sag.
8.2.2. snerydning – tilkalde tillægget for snerydning er ikke blevet brugt efter hensigten. Snerydderne har også fået tilkaldetillæg, selv om de har været varslet i forvejen. Varslet må være 72 timer, som er normalt alle steder
8.3. Varmeudvalg
8.3.1. Status vandtab – december 3.1 m3, oktober 2,7 m3, november 2,6 m3
8.3.2. Er vi klar til at gå videre med planer om varmtvands målere? – Tages på næste møde
8.4. Ansøgningsudvalg
8.4.1. status – tages på næste møde
8.4.2. besigtigelse af ejendomme, hvad besigtiger vi og hvordan? – Ejendomsmæglerne er delvis holdt op med at bede om en ejendomsvurdering. En bestemt ejendomsmægler er helt holdt op med at bede om dem. Spørgsmålet er, om vi skal blive ved med kun at se på husene udefra. Hvis vi holder op med det, mister vi 10 års syns-arbejde – Vi skal tage stilling til, om vi skal fortsætte med at have det skema, vi har nu. Hvad hvis man fx ikke kan se ind i haven. En grundejer har købt et hus med 2 delte vinduer, hvor kun den øverste del kan kan åbnes.
Dette er ikke lovligt, da vinduerne er flugtvej, når man har udestue.
– Skal vi kræve, at vi kommer ind i husene, så vi kan kontrollere vores varme installationer, gulvvarme og circonventiler? Det burde vi jo, hvis vi skal sige god for ejendommen. – Vi skal hver især tænke over, hvordan det nye skema skal være udformet, og hvor meget vi skal kontrollere – Hvis vi skal besigtige efter anmodning fra ejendomsmægleren, skal vi have lov til at komme ind i huset. Hvis vi kun besigtiger for vores egen skyld, skal skemaet været udformet sådan, at det fremgår, at vi ikke har været inde i huset, og at vi derfor ikke kan stå inde for fx varmeinstallationerne.
Hvis vi skal besigtige varmeinstallationer-så skal det vel være en uddannet-for det er vi da ikke kompetente til.
8.5. Vedligeholdelsesudvalg
8.5.1. Bump ved ende-pladser- ansøgning godkendt-skal iværksættes. – Betina har bestilt bumpe-manden
8.5.2. Overdragelse af vand forsyningen/stophaner, hvor langt er vi? – NU er sektionsbrøndene etableret men de skal tilkobles SRO anlægget.
8.5.3. Genbrugspladsen – vi opkræves gebyr for tømning af container. Orientering på mødet. – Det handler om, at kommunen har udliciteret, og der kommer hele tiden nye regler. Storskraldet er nu inde under Vestforbrænding, så nu hører vi pludselig under Storskrald. Vores stencontainer er erhvervsbyggeaffald, og vi skal betale 15-20.000,-kr. kr. om året for det. Pernille har kontaktet Hans Schmidt (Plan-Byg-Miljø), og han har ikke svaret noget konkret. Vi frygter, at kommunen ikke gør noget ved det. Vi har en skriftlig aftale med kommunen om vores genbrugsplads, som vi får et driftstilskud til, én gang om året.
8.5.4. Alarmer-Jysk/IK-sidste nyt – Vores aftale med Jydsk er inde under kommunen, fordi det er igennem JP, el. Vi modtager udkald på vores grundejere men ikke på vores alarmer. Det skal laves om. – Men ellers fungerer det hamrende godt med det firma. De ringer lige med det samme, når nogen går ind i huset, og de ikke har fået en melding (fordi vi ikke er kommet igennem på telefonen).
8.6. Intern IT og Kommunikation udvalg
8.6.1. Hvor langt er vi her? Gået i stå igen.. – Hjemmesiden er gået helt i stå, siden oktober, vi har ikke hørt en lyd fra Søren. Pernille ringer til Søren og fortæller ham, at hvis han ikke får den hjemmeside op nu, får han ingen penge for sit arbejde. Nu skal hjemmesiden i gang
9. Særlige opgaver
9.1. Sortering af arkiv, samt matrikelarkiv. Afventer
10. Meddelelser fra eksterne udvalg
10.1. Fastelavnsudvalg
10.1.1. Er alt på plads? Det er det vist ikke.
Frivillige – Det ved vi ikke noget om. Fra bestyrelsen kommer Carsten, Gitte og Jette.
10.2. Legepladsudvalg
10.2.1. Dato for forårsgennemgang, næste møde.
10.2.2. Hvordan gør vi opmærksom på muligheden for nye redskaber?-næste møde.
10.3. Sommerfestudvalg.
11. Eventuelt
mødet sluttede 22.15
referat Jette Malling