Referat af bestyrelsesmøde 8. oktober 2012
Grundejerforeningen Strandgårdsparken
Bøgelunden 7
2635 Ishøj.
Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d. 8. oktober 2012 kl. 18.30 i Bøgelunden 7.
Afbud: Ingen
Kaffe/Te: Jette
Dagsorden:
1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder
1.1. Ingen ref. klar
2. Meddelelser fra formanden/næstformanden
2.1. Solfangere-nyhedsbrev – Vi får en del insisterende henvendelser fra grundejerne om solfangere på tagene. Svaret til dem må være, at der først skal foreligge et godkendt standardprojekt, før man må opføre solceller på tagene. Efter som der ikke er nogen forslag om solceller til dette års generalforsamling, vil det vare et år, før der kan ske noget i den sag
2.2. Grundejer – beskæring af træer – Pernille har holdt møde med grundejeren. Det var et udmærket møde, hvor de talte sammen i god forståelse. Manden har ret i, at træerne er vokset væsentligt, efter at de var blevet beskåret. Derfor har Pernille lovet ham, at træerne bliver beskåret i næste budgetår. Dvs efter august 2013
2.3. Farver på centralen og institutionerne – en grundejer har anmeldt varmecentralen og daginst. for ikke at have den rigtige farve. Pernille har talt med en grundejer, der mener, at træværket på varmecentralen oprindelig var sort. Pernille har søgt i referater hos os og i kommunen, da vi på et tidspunkt talte netop om det på et møde med kommunen. Desværre står der ingen steder noget om nogen konklusion. Muligheden er, at bygningernes placering kan betegnes som haveside og ikke gårdside. Pernille har talt med Ole Horskær, Ishøj kommune, og de blev enige om at bestyrelsen skal indstille til kommunen, at vi ønsker at træværket skal være i de fem lovlige farver. Beslutning: hvert bestyrelsesmedlem skal inden fire dage beslutte, om vi søger om at få lov til at beholde den lysegrønne farve. – Vi skal tænke over, hvordan det vil komme til at se ud, hvis det hele bliver malet sort. Træværket skal males under alle omstændigheder
3. Generalforsamling – hvem er på valg osv.
3.1. Formulering af forslag – Forslaget om vindue i endegavl er i orden – Forslaget om hegn i stedet for hæk skal omformuleres eller noget skal tilsættes. Alle skal læse forslaget og komme med en kommentar, hvis vi har én.
3.2. Pernille, Bjarne, Jette og Carsten er på valg – Pernille genopstiller. Det gør Bjarne, Jette og Carsten også.
3.3. Bente har først booket salen nu, og det har bevirket, at vi er blevet nød til at flytte generalforsamlingen fra tirsdag d 20-11 til mandag d. 19-11 kl. Vi mødes kl. 18.00 –
Der er ikke kommet nogen forslag fra grundejerne til generalforsamlingen. Der er kun de to forslag, som bestyrelsen er kommet med
Bjarne tager sig af bordbestilling og andet
Jette sørger for øl og vand
Bent sidder i døren
Bent har spurgt legepladsudvalget
Jette spørger fastelavnsudvalget
Pernille spørger suppleanterne
Lauge spørger revisorer og revisor suppleanter
Vi mangler en revisor suppleant
4. Julemarked – Bente har sendt Jettes spørgeskemaerne ud til de damer, der har haft juleboder. Bjarnes Hanne har svaret. – Vi skal huske at annoncere julemarkedet ordentligt. Vi skal have nogle plakater på genbrugspladsen. Fx opslag i Gadekærets købmand. Carsten tager annonceringen. Tidspunkt 11.00-14.00.
5. Gårdprisen – Carsten og Jette har været ude og se på gårde. Alle bruger Jettes skema og sender dem rundt til alle. Vi aftaler på næste møde, hvem der får priserne. Bettina og Søren melder ind, hvilke gårde der udviser initiativ.
6. Meddelelser fra interne udvalg
6.1. Økonomiudvalg
6.1.1. Status v/Lauge. Der har været nogle store udgifter på 210.000 på stophaner og afdrag til Grontmij. De beløb ligger foreløbig på ekstraordinære udgifter. Der har været et par enkelte overskridelser, men de er reelle udgifter. Der er ikke noget foruroligende
6.1.2. Restancer/tvangsauktioner – Vi har sendt én grundejer på tvangsauktion – en anden grundejer slap for tvang, fordi de lavede en aftale
6.1.3. Omlægning af betalingsformer osv. – Lauge har sendt nogle mails rundt om omlægning af betalingsformer. Lauge har holdt møde med Nordea. Da sagde de ikke noget om at lukke Ishøj afd. Vi skal have oprettet en netbank, hvor to skal underskrive for at frigive beløb elektronisk. Det koster noget, men det kan betale sig i det lange løb.
Lauge har også talt med Danske Bank om netbank. De kan tilbyde den samme ordning. Lauge spurgte Nordea om tilbud. Men de laver ikke kontoer med foreninger. De kunne heller ikke tilbyde højere rente på indlånet. Derefter fik vi et brev fra Nordea, at de lukker og flytter til Vallensbæk
Lauge har så talt med Danske Bank, og de havde en positiv indstilling til at have os som kunder, men spørgsmålet er, om vi er erhvervskunder eller private. Ulempen ved at have en kassekredit i Danske Bank er, at vi skal betale 2% i rente uanset om vi bruger den eller ej, hvis vi er erhvervskunder. Beslutning: Vi afventer nye meldinger fra Danske Bank og så tager vi stilling til det derfra.
Bogføringsprogrammet E-conomic er kommet op og køre, og Lauge er kommet godt i gang med det. Der mangler nogle underskrifter ift. revisionsinstituttet. 76.000 eks moms koster det at bruge firmaet. Og 500 kr. pr. time for bogføring. Det bliver lidt dyrere end Snoer.
Prisen på E-conomic er sat ud fra, hvor mange der skal have adgang til systemet. Derfor får hele bestyrelsen ikke adgang. I stedet for trækker Lauge de relevante papirer ud og sender ud til bestyrelsen. Det er helt fantastisk, hvor meget Lauge allerede har sat sig ind i hele regnskabet, og har lavet et stort arbejde med at få styr på de forskellige arbejdsgange. J
6.1.4. Forsikringer – Pernille har talt med en person fra vores forsikring, og det var ikke en god snak. Vi skal overveje, om vi skal skifte forsikringsselskab
6.2. Personaleudvalg
6.2.1. APV- vi har fået en grøn smiley – Det er jo fint
6.2.2. Anlægsgartner elev – Pernille er blevet kontaktet af en mor til en gartnerelev Nikolaj, der ikke har nogen praktikplads. Vi har lærlingen gratis i fire uger. Bettina og Søren synes, at det var en god ide, så de sagde ja. Hvis de synes, at det fungerer, kan den unge mand måske komme i delpraktik her. Dvs. vi skal først kunne godkendes til delpraktik, og han skal ikke koste os penge. Men hvis vi kan slippe for at bruge fremmed gartnerhjælp, kan det måske opveje hans løn, der ikke er særlig høj
6.2.3. Kontoret – kompetencer – Lauge er faldet over et par ting, fx at der er givet henstand til nogle grundejere, hvilket der ikke er beføjelser til at gøre. Der har desværre været nogle forskellige smuttere.
6.3. Varmeudvalg
6.3.1. Status vandtab – august 3,2 M3, september 3,3 m3. Vi har måske en læk et sted.
6.3.2. Status – udskiftning af målere – Brunata har næsten udskiftet alle målerne, også dér, hvor de ikke kunne komme ind i begyndelsen. Udskiftningen er gået fint, men Brunata har også været meget fleksible ift. tidspunkter, hvor de kunne besøge grundejerne – Bente og Bjarne havde en diskussion om, hvor vidt grundejeren skal kunne flytte måleren fra én radiator til en anden. Hvis måleren er over to år gammel, er der ikke garanti på måleren.
6.3.3. Årsregnskabet – Varmeregnskabet havde nogle graverende fejl, så vi skal have tilsendt et nyt
6.4. Ansøgningsudvalg
6.4.1. status – Jette har været ude og se på farver. Der er mange, der har malet sort på gårdsiden. Kristina fra kommunen har henvendt sig igen og bad om, at vi tjekkede om grundejerne har malet, så hun ikke sendte breve ud til nogen, der har malet.
6.5. Vedligeholdelsesudvalg
6.5.1. Bump ved ende-pladser- ansøgning sendt – og nu går vi i gang i november
6.5.2. Overdragelse af vand forsyningen/stophaner, hvor langt er vi? Vi skal have ”nat-lytning”, men det kan vi ikke etablere, før forsyningen har lavet sektionsbrønde, derefter vil Ishøj Forsyning overtage koldvandsledningerne.
6.6. Intern IT og Kommunikation udvalg
6.6.1. Hvor langt er vi her? Gået i stå igen. Det firma, der har lavet vores hjemmeside, synes ikke, at de skulle lave mere. Heldigvis har Thomas, fra firmaet alligevel lavet en del. Nu er Søren så i gang. Pernille, Jette og Søren holder møde d 18-10 – Uanset hvad, skal hjemmesiden lanceres inden jul. – Gitte og Jette er i gang med databasen. Vi havde en diskussion om, hvad der skal ligge i databasen. Pernille, Gitte og Jette ser på sagen.
7. Særlige opgaver
7.1. Sortering af arkiv, samt matrikelarkiv. Afventer – Det vil Pernille ordne, samtidig med databasen
7.2. A. Keller, tidligere formand for grundejerforeningen, har kontaktet kontoret og har fortalt, at han har referater og alt muligt materiale fra de ca. 13 år, han har været i bestyrelsen. Han har også Lundeposten fra samme tid 1977 til 1989. Lige hvad vi manglede J – Pernille har også været i kontakt med Lokalhistorisk Arkiv for at finde noget billedmateriale. De næste fire år har Strandgårdsparken 40 års jubilæum!
8. Meddelelser fra eksterne udvalg
8.1. Fastelavnsudvalg
8.2. Legepladsudvalg – De har været ude og gå en tur. Udvalget var meget tilfredse med vores personale. Alle legepladserne var i orden på nær en rebstige, hvor lærketræet på den er flækket. Det skal måske skiftes ud med egetræ. Rebstigerne er sat op med ét bræt med en bolt i hver side. Der skal helst være to bolte. Der var kun bemærkninger til 7 gårde.
8.3. Sommerfestudvalg
9. Eventuelt
Julearrangement – 14-12 i Pop 13 jubiiiiii
Mødet sluttede 21.05
Referent Jette Malling