Referat af bestyrelsesmøde 7. november 2011

Grundejerforeningen Strandgårdsparken

Bøgelunden 7

2635 Ishøj.

Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d.7. november 2011 kl. 18.30 i Bøgelunden 7.

Afbud:

Kaffe/Te: Jette

Dagsorden:

1.      Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder

1.1.   Ref. af 1.8. og 5.9. og 3.10.? Nej

2.      Meddelelser fra formanden/næstformanden

2.1.   Atter hegnsproblemer, nu et andet sted. Pernille følger op på sagen

2.2.   Hegnsagen fra sidste måned er endnu ikke afsluttet

2.3.   Formandens forventninger – Pernille mener, at det er en god ide, at vi får nedfældet, hvad det indebærer at have en post i bestyrelsen. En slags funktionsbeskrivelse på opgaverne inden for den pågældendes arbejdsområder. Vedtaget: Det skal vi have lavet indenfor det næste år

2.4.   Skilte til gårdprisen. Jette har fået lavet nogle forkerte skilte til gårdprisen. Pernille bestiller de rigtige.

2.5.   Dato for januarmødet – 16-1-1012

3.      Møde med kommunen

3.1.   Lederen af teknisk afdeling vil have at vide, lige præcis hvor båsene til trailerne skal være.

4.      Julemarked

4.1.   Hvem hvad hvornår – Vi lavede en plan for julemarkedet

5.      Meddelelser fra interne udvalg

5.1.   Økonomiudvalg

5.1.1.      Status – Fra nu af skal vi selv printe økonomisk oversigt og restancer ud – Der er ikke nogle specielle bemærkninger til regnskabet..

5.1.2.      Restancer – Til gengæld er der nogle nye grundejere på restancelisten. – Fra nu af, vil vi sætte sagen i gang, første gang grundejerne ikke betaler. Når vi sætter noget i gang, går der typisk et år, før en tvangsauktion berammes, og vi har kun 4400 som garantibeløb. Det er samme beløb, der svarer til et års kontingent for et hus.

5.2.   Personaleudvalg

5.2.1.      Jagten på den nye mand – vi har en ansøger, der ser rigtig god ud. Pernille og Bettina indkalder til samtale.

5.2.2.      Forsikring? – Jette finder ud af, hvor sagen er blevet af

5.3.   Varmeudvalg

5.3.1.      Status vandtab – spædevand oktober 3,8 og september 2.3 m3.

5.3.2.      Varmeopgørelserne – indsigelser – Der har været nogle indsigelser på varmeregnskabet. Vi kontakter derefter Brunata og beder dem om at tjekke målerne. Hvis det er grundejerne, der har forårsaget fejlen, skal de selv betale, ellers er det foreningen, der betaler – En grundejer vil kompenseres for at være et endehus. Det kan ikke lade sig gøre – En grundejer har en tydelig målerfejl. – En grundejer skriver om sit varmeregnskab i de sidste to år – Alle grundejerne får det samme brev om vilkårene ved et besøg af Brunata.

5.4.   Ansøgningsudvalg

5.4.1.      status – Der er efterhånden ikke så mange på listen. Det bliver bedre og bedre

5.5.   Vedligeholdelsesudvalg

5.5.1.      Skurgang – Vi skulle have lavet to skurgange, men gård 9 og 10 var meget slemme, så de kunne ikke laves for det budget, vi havde sat af. Derfor blev kun den ene skurgang repareret. Det viste sig så, at det oprindelige tilbud ikke indeholdt endegavlene også. Desværre skete det, at der kom en misforståelse, så mureren gik i gang, selv om proceduren ikke var færdig besluttet. Da det blev meget dyrt, har vi kun råd til at få lavet den ene skurgang, og vi vil overveje om vi fortsætter med den murer.

5.5.2.      Sneplov – Vi har brug for noget bedre til at flytte sneen til vinter. Vi kan købe en plov for 32.000. den er ret praktisk, fordi den kan vendes på forskellige måder. Den kan også bruges til sand, flis osv. Og den passer til den traktor, vi skal have næste gang, når den, vi har nu, er slidt op. Vedtaget: Vi køber sneploven

5.6.   Intern IT og Kommunikation udvalg

5.6.1.      Der er nogle uenigheder mellem firmaet, der laver den nye hjemmeside og bestyrelsen.

6.      Særlige opgaver

6.1.   Sortering af arkiv, samt matrikelarkiv. – Stella er i fuld gang

6.2.   Kort over bebyggelsen – Det kort, vi har købt, er både fysiske kort, der hænger rundt omkring i bebyggelsen, og elektronisk kort, hvor vi kan gå ind og skrive på selv, fx sætte brønde på. Men det kan vi ikke. Vi skal så købe et program, der hedder Corel Draw. Hvis Pernille kan downloade et program, der kan bruges, er det fint, men ellers køber vi det program, der skal bruges – Hvis vi skal have kortet trykt i A4 koster det 1600,00 kr. at få det trykt hos leverandøren. Vedtaget: Vi deler et kort ud til alle grundejerne, fx samtidig med et nyhedsbrev. Kortet er lige nu lidt mærkeligt, fordi stierne er for tynde og fortovene er væk, men det bliver rettet

7.      Meddelelser fra eksterne udvalg

7.1.   Fastelavnsudvalg

7.1.1.      Det er bedst, hvis der lægges en plan over, hvad den frivillige arbejdskraft skal lave

7.2.   Legepladsudvalg

7.2.1.      Seneste gennemgang – Bjarne har været rundt med legepladsudvalget og Bent har skrevet referatet. Nogen steder er der nogle brædder, der sidder uhensigtsmæssigt ift. sikkerhed. Det er ikke nemt at ordne, fordi træet er meget vådt 

7.2.2.      Legepladsudvalget synes, at der er blevet lavet rigtig mange af de ting, der skulle laves. Stor ros til personalet. Der er nogle drejedimser rundt omkring på legetingene, som ikke fungerer godt. Der skal findes en løsning med nogle dobbeltmøtrikker.

I gård 28 er der et vippedyr, der er knækket. Vippedyret er ikke grundejerforeningens, men da det er foreningen, der skal stå for det sikkerhedsmæssige, skal gården have et brev, hvor der står, at de skal fjerne vippedyret. Ellers bliver det fjernet af vores folk  

7.3.   Sommerfestudvalg.

8.      Eventuelt

8.1.   Bestyrelsesarrangement-menu/underholdning – Gitte lægger hus til, da Bjarne alligevel ikke kan – Alle deltager med og uden vedhæng. Pernille har bestilt den gode menu fra Slagter Finn. Vi mødes 17.30

Mødet sluttede 21.04

Referat Jette Malling