Referat af bestyrelsesmøde 1. august 2011

Grundejerforeningen Strandgårdsparken

Bøgelunden 7

2635 Ishøj.

Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d.1. august 2011 kl. 18.30 i Bøgelunden 7.

Afbud:

Kaffe/Te: Pernille

Dagsorden:

1. 1.      Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder

1.1.   Ref. af 14. marts og 11. april og 5. maj-nej

1. 2.      Meddelelser fra formanden/næstformanden

2.1.   Møde med kommunen vedr. gebyrer, generalforsamlingsbeslutninger, beplantning stamvejene? – Gitte har fået at vide af Hans Scmidt Ishøj kommune, at vi fremover skal samarbejde med Anja Carlslund. AC beder os om et møde i august. Bestyrelsen synes ikke, at det er en god ide at holde det i august. Vi mener, at det er for tidligt, så vi foreslår 8-9-2011. AC har meldt ud, at de ikke kan diskutere gebyrer, fordi det er byrådet, der har beslutningen. Vi vil skrive til byrådet, ang. de store gebyrer og de konsekvenser det vil have, når grundejerne ikke anmelder deres projekter – AC mener ikke, at den lokalplan, der gælder for Strandgårdsparken, duer mere, fordi man ikke skriver lokalplaner sådan nu. Vi skal have et punkt på mødet med kommunen, hvor vi taler om, hvordan vi skal forholde os, hvis kommunen ikke mener, at man skal rette sig efter lokalplanen. – Vi bliver nødt til at få Teknisk afd. til at forstå, at både kommunen og grundejerforeningen får glæde af de møder, vi har holdt flere gange om året.

2.2.   En enetale fra formanden – Pernille redegjorde for hendes grunde til at reagere, som hun gjorde, under en diskussion, vi havde, ved sidste møde. Pernille vil gerne slå fast, at hun ikke tager vigtige beslutninger uden at konferere med resten af bestyrelsen, og derfor heller ikke forventer at andre gør det. Det er vigtigt, at alle i bestyrelsen tager det op med det bestyrelsesmedlem, som vedkommende føler sig misforstået af, eller andet, som kan give problemer i kommunikationen. Og det er vigtigt at spørge, hver gang man er i tvivl om noget, en anden har sagt eller skrevet.

2.3.   Tagsag – Rækken havde et flad tag med tagpap. På et tidspunkt får rækken en ny tagbelægning, dvs. en gummi-dug. Denne dug er nu gammel, så der er utætheder. Et par grundejerne vil lukke hullet med hypertectum. Men én grundejer vil ikke bruge den metode. Hans forsikringsselskab har meldt klart ud, at de ikke vil være med til den løsning, da taget ikke vil blive tørt under dugen, inden reparationen. Dem, der bruger hypertectum hævder, at de kun reparerer taget. Det er ikke rigtigt, for udmeldingen fra hypertectum er, at det er en ny belægning. Grundejeren har et stort problem. Hans forsikringsselskab vil ikke betale for en reparation, men for en ny løsning. Ejerskifte forsikringen henviser til den almindelige forsikring og omvendt. Samtidig er to af grundejerne i rækken allerede begyndt at reparere.

Kommunen er ikke til nogen hjælp. Anja Carlslund mente først ikke, at denne sag havde noget med lokalplanen at gøre, men hun måtte dog indrømme, at det var tilfældet. Hvis grundejeren kan påvise, at der er skimmelsvamp i taget, skal kommunen gå ind i sagen. Så grundejeren skal lave en måling.

                      Pernille har spurgt kommunen, om grundejerne må lave en lav mur oppe på taget                     mellem husene. Dette kan jo ikke ses nedefra, men det må de ikke.

2.4.   Hæk – Grundejeren er på ferie, så hans hæk er blevet meget stor. Han får en regning på en hækkeklipning.

2.5.   Blommetræ – Pernille har været henne og se på problemet. Blommetræet er meget stort og går ud over brandstien. Reglerne for hegn og skel siger, at træer skal stå halvanden meter fra skel. Grundejeren får et brev om, at de skal fælde træet, hvis de ikke selv gør det, bliver det fældet af Betina, og de får en regning.

2.6.   Mødedatoer, incl. Generalforsamling mm.(5.9 + gf. 21.11).

Budgetmøde 19-9-2011 kl. 18.30

Mandag 3-10-2011

Mandag 7-11-2011

Julemarked 20-11-2011

Generalforsamling 21-11-2011 – vi mødes kl. 18

Julekomsammen lørdag d. 3-12-2011

2.7.   Postkasser – Vi slipper for at flytte postkasser, på mærkværdig vis. Vores postkasser er alle godkendt, hvilket er mærkeligt når man tænker på Fasanvænget. Men det er jo så også de lokale postmestre der afgør det.

2.8.   Hegn – Sagen er lukket. Det endte med, at grundejerne satte hegn op ift. aftale med naboen, og betalte for at naboen satte hegn op.

1. 3.      Loppemarked

3.1.   Evaluering – Flotte skilte Gitte havde lavet. Og i det hele taget en flot indsats fra alle. Det var godt med de borde, folk kunne sidde og spise ved. Og det var SÅ godt, at vi ikke skulle køre flere gange til centralen ved loppemarkedets slut. Jette har lavet en liste over det ting, vi skal have med hver gang. – Vi skal fremover huske at se efter datoerne på øl og vand. Dem vi fik sidste gang var tæt på slutdato, så de ikke kunne bruges senere.

1. 4.      Generalforsamling-

                      På valg: Gitte, Stella og Bent

Knud og Arne vores interne revisorer har meddelt, at de ikke vil stille op igen. Gitte kontakter de to revisor suppl. og spørger dem, om de vil stille op som revisorer. Det er Jens Smit og John Andersen

Ordensregler – Pernille har fundet et sæt gamle ordensregler fra dengang, da bebyggelsen var lejerboliger. Vi har i løbet af året fået henvendelser fra to grundejere om ordensregler. Advokaten mener, at det har en præventiv effekt at have et ordensreglement, selv om de ikke kan håndhæves, da ingen har kompetence til at bestemme over grundejerne. Det har fx virket, at Pernille skrev i et nyhedsbrev, at vi henstillede til, at grundejerne holder deres hunde i snor på fællesarealerne og på legepladserne – Ordensreglerne skal være meget rimelige, for ellers vil de ikke virke – Vi efterlyser medlemmer til et Ordensregel-udvalg i et Nyhedsbrev. Jette er tovholder. 

1. 5.      Meddelelser fra interne udvalg

5.1.   Økonomiudvalg

5.1.1.      Status – Vi har et merforbrug på driften på 38.000, fordi der er blevet udbetalt feriepenge – Budgetmøde: Vi skal huske at forholde os til legepladserne. Vi skal have en pulje, hvor de forskellige gårde kan søge om penge til større udskiftninger. Bl.a. er nogle af vippedyrene dårlige – Vi skal fastsætte kriterier for, hvad den pulje skal gælde

5.1.2.      Restancer – Fra nu af skal restance listen dække alle de restancer, grundejerne har ift. grundejerforeningen. På listen skal der stå, hvis en grundejer har indbetalt et beløb til fx advokat. Så selv om vi ikke har fået pengene, skal det alligevel fremgå, så vi ved, at grundejeren er i gang med at betale deres gæld.

5.2.   Personaleudvalg

5.2.1.      En personales opsigelse/ny ansættelse – Desværre har én af personalet sagt op, da han er blevet headhuntet til sit gamle arbejde. Vi vil komme til at savne ham meget – Samarbejdet med Ishøj jobcenter har desværre ikke været godt. Konsulenten havde fået at vide, at de jobsøgende skulle have grøn erfaring og kørekort. Desværre havde de fleste ikke de kvalifikationer, vi bad om. Vi har heldigvis en mulig ansøger, der er uddannet bygningsmaler. Det, det kommer an på nu, er, om det øvrige personale og den pågældende person kan arbejde sammen.

Foreløbig er ansættelsesforholdet sådan, at manden arbejder hos os i praktik fire uger. Dette betales af jobcentret. Derefter går han i praktisk løntilskud tre måneder. Efter den tid kan vi sige ham op uden problemer, hvis det ikke fungerer.

5.2.2.      Løn – Det er tid for lønregulering til vores kontorassistent.

5.2.3.      Den der forsikring imod sygdom. Pernille skriver til Jette

5.2.4.      En grundejer vil gerne arbejde i grundejerforeningen 15-20 timer om ugen. Vi kunne godt bruge en deltidsmand i sommerperioden til at ordne noget af det grønne. Manden kan ikke blive fastansat i grundejerforeningen, fordi han bor her, men han kan godt blive timelønnet.

5.3.   Varmeudvalg

5.3.1.      Status vandtab v. Bjarne – maj 2 m3, juni 1,5 m3, juli 6,7 m3

5.3.2.      Møde på IVV – Gitte – Ishøj Varme Værk – De forventer ikke prisstigninger i år, men der er ingen garanti. Spædevandet er steget fra 45 til 85 kr. pr. m3. IVV håber, at der kommer et overskud i år, så vi ikke skal stige i vandafgift. Næste år får vi spædevandet fra Veks, og så bliver kvaliteten bedre, end den er nu. Vi har dog selv et vandbehandlingsanlæg, så det betyder ikke noget for os. 1. april 2012 overtager Veks hele varmeværket. Så skal der fyres 12 mand, og hvad sker der så med vores overvågning. Vi har seks alarmer, som går videre til IVV.

Hvis returvarmen er over 55 grader, skal man betale straf. Vi plejer at ligge på 51. Vi har ligget på mellem 45 og 47 grader, men er steget, da vi kom ind under den nye ordning med alarmerne. Vi har nogle problematikker med, at nogle strenge ikke får den fulde varme i de huse, der ligger yderst på strengen. Derfor er vi blevet nød til at sætte udgangsvarmen op til 70 grader, og det kan skyldes at der er gulvvarmer o.a. som ikke er registreret.

5.3.3.      Syn af gulvvarme – Problemer med syning af gulvvarme, da den eneste, der kan syne, var på ferie. – Der skal være 250 mm isolation mellem gulvvarmen og jorden. Hvis der bliver problemer med gulvvarmen, er det grundejeren, der står for opgaven. Der skal være den rigtige måler på gulvvarmen, og den skal monteres rigtigt. Brunata kommer så og godkender projektet – Varmeudvalget mødes og lærer hvordan man ser på gulvvarme og godkender det.

5.3.4.      Circon ventiler – Gitte – Den vvs, der laver Gittes gulvvarme spurgte, hvorfor hun ikke havde købt den nye model. Den model, vi har holder kun tre år, fordi varmen er for høj. Der er en ny model, der virker, men den kan ikke plomberes, så man kan selv stille på den. Bjarne har hørt det samme fra en anden vvs – Vi skal have fundet ud af, hvad det indebærer, at grundejerne får nye circonventiler, der kan reguleres. Og hvad gør vi ved, at de ventiler, vi har solgt til grundejerne, angiveligt kun holder i tre år? Muligheden kan være, at de kan få dem byttet med én af dem, vi har liggende – Vi skal hurtigt have talt med nogle vvs og producenten om, hvad hele problematikken er for cirkon ventilerne

5.3.5.      Gulvvarme kriterier ikke up-to date. 25 % tillæg, håndklædemåler og sharky skal

           rettes. Pernille lover endnu engang at få det gjort.

5.3.6   Vores HOH anlæg, det er for gammelt og der skal udskiftes en ting- pris 5000,-kr.

5.4.   Ansøgningsudvalg

5.4.1.      status – Jette kontakter kommunen for at få at vide, hvordan det står til

5.4.2.      Farver – Jette går en runde og ser på, om nogen har malet deres døre og vinduer siden sidst.

5.5.   Vedligeholdelsesudvalg

5.5.1.      Markvandringen-opfølgning – gemmes til næste møde

5.5.2.      Registrering af deponi affald. Vi er tilmeldt og har udfyldt hvad vi skal. Betina sørger for det fremover.

5.5.3.      Elektronik affald – info – Da vi stod for udvidelsen af pladsen forhørte vi os vedr. elektronikskuret: vi fik at vide, at vores bure ville fortsætte. Nu får vi at vide at det ikke er tilfældet. Hvis ikke firmaet vil acceptere at fortsætte med vores bure, må de betale for et nyt skur, som har de rette dimensioner.

5.5.4.      Mudder pop/elm – se udsendte tilbud – Grøn Entreprise fortalte, hvad de mente, der skulle ske med det våde græs, men de tænker jo ikke på faskiner og dræning. Pernille og Betina har set på sagen og har indhentet flere tilbud. Tanken er, at bruge hele brandstien til et forsøgsprojekt, for der er problemer flere steder med vand på brandstierne – Når tilbudene er kommet, skal vi evt. tage debatten på mailen, så der hurtigt kan komme gang i projektet.

5.5.5.      Skybrud – Vi slap forbløffende billigt, men kommunen har haft problemer med kloakkerne. Nogle grundejere har haft problemer, fordi brøndringene ikke blev muret, dengang der blev lagt SF sten. Det er meget få grundejere, der fik problemer af skybruddet, og vi skal som grundejerforening ikke foretage os noget.

5.5.6.      Stophaner/vandforsyning. Vi har haft møde med Ishøj Forsyning, som er positive

Overfor at overtage vores del af nettet. Nu skal der forhandles om præmisserne.

5.5.7.      Mure og skurgange – vi skal tage stilling til renovering i det nye budget.

5.5.8.      Driftlederen har indhentet nogle tilbud på flytning af nogle brønde i en skurgang. Pernille undersøger, hvad baggrunden er for det. 22.000 er mange penge.

5.5.9.      Et par grundejere har søgt om at få beplantet endegavle.

5.6.   Intern IT og Kommunikation udvalg

5.6.1.      Webhotel-opgradering. Herunder databasen og hjemmesiden. Se udsendte tilbud. – Databasen er færdig og er klar til at skrive ind. Stella og konsulenten står for det. Konsulenten taster og Stella beslutter, hvad der skal gemmes og hvad der skal smides ud. Pernille taler med konsulenten om en timepris for at taste ind.

Den nye hjemmesiden skal oprettes, og derefter skal databasen fyldes ud – Den gamle hjemmeside vil blive liggende på serveren til evig tid, så vi altid kan finde gamle ting.

1. 6.      Særlige opgaver

6.1.   Sortering af arkiv, samt matrikelarkiv. – Da Stella ikke kan være to steder, må sorteringen af arkivet vente

1. 7.      Meddelelser fra eksterne udvalg

7.1.   Fastelavnsudvalg

7.2.   Legepladsudvalg

7.2.1.      Forårs gennemgang – der er fulgt op på alting. 

7.2.2.      Sandkasse-gård 23 – den er åbenbart gået i glemmebogen efter vi bad om dokumentation fra kommunen. 

7.2.3.      Klatrevæg – gård 18 – Gård 18 vil gerne sætte en klatrevæg på et klatre legeredskab, der står der i forvejen. Vedtaget. De må gerne lave klatrevæggen.

7.2.4.      Gårdprisen – Pernille laver et skema, som vi kan bruge, når vi skal bestemme, hvilke gårde, der skal vinde en gårdpris. Pernille har bedt Betina og Peter om at se, om der sker noget rundt omkring i bebyggelsen – Gård 7 og gård 27 er allerede begyndt, og har gjort deres legepladser rigtig fine – Deadline for bestyrelsens bedømmelser er 15. september.

7.3.   Sommerfestudvalg.

1. 8.      Eventuelt

8.1.   Bestyrelsesarrangement, omkring jul. – Datoen er bestemt. Resten må vente til det bliver mere koldt.

Mødet sluttede 23. 15

Referant Jette Malling