Referat af bestyrelsesmøde 14. marts 2011

Grundejerforeningen Strandgårdsparken

Bøgelunden 7

2635 Ishøj.

Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d.14. marts 2011 kl. 18.30 i Bøgelunden 7.

Afbud:

Kaffe/Te: Stella

Dagsorden:

1. 1.      Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder

1.1.   Ref. af 10.jan. og 7.feb. – Underskrevet

1.2.   Hvordan opbevarer vi ref.? Før i tiden fandtes der tre slags referater. Ét på formandens computer/CD, hvor punktet ”Personale” var på. Et referat, hvor der ikke stod noget om personalet, og som forelå i printet version. Og et referat, der var renset for personfølsomme oplysninger, og som blev lagt ud på hjemmesiden. Nu er de referater, der bliver gemt i papirudgave, skrevet ud fra, hvad der faktisk bliver talt om på bestyrelsesmøderne.

Pernille foreslår, at referaterne fra nu af skal ligge i en aflåst kasse. Vedtaget. Vi anskaffer os en aflåst opbevaringskasse til referaterne

1. 2.      Meddelelser fra formanden/næstformanden

2.1.   Møde med kommunen vedr. gebyrer, generalforsamlingsbeslutninger, beplantning stamvejene? – Gitte har kontaktet Hans Schmidt fra Plan og byg, Ishøj kommune, og de vil gerne have et møde med os. De vil også gerne have en dagsorden for mødet, så de relevante personer kommer med til mødet – Vi har beslutninger fra to gange generalforsamlinger, som vi skal forelægge. Det handler meget om stamvejene, og vi har ikke fået de penge tilbage, som vi har betalt for beplantning af Bøgelunden. – Gitte undersøger og forelægger problemet med 400 S stoppested ved Ishøj Parkvej og Ishøj Søvej, hvor folk skal gå ude på kørebanen, når de skal derhen – Vi skal også tale med kommunen om de store gebyrer, der er lagt på standard projekter som udestuer og haveskure – Et punkt på mødet skal være håndteringen af affaldstømningen når der er voldsomt snevejr om vinteren.

2.2.   Skilte på legepladser jf. generalforsamlingen – Arne Hansen talte på generalforsamlingen om de skilte rundt om på legepladserne, hvor det står ”Adgang forbudt for fremmede børn”. Alle børn har ret til at være på alle legepladser, men de skal selvfølgelig opføre sig ordentligt. Så vidt vi ved, er der kun fem skilte ud til Lundestien, og de er sat op af grundejerforeningen. Enkelte steder er der også skilte med boldspil forbudt. Vedtaget. Vi tager skiltene ned

2.3.   Bestyrelsens sommerferie – Sidste sommer var der et problem, at der kun var én af de ansatte på arbejde ad gangen, og denne ene så blev syg. Det betød at Pernille skulle træde til. – Bestyrelsen skal i løbet af næste uge finde ud af, hvornår de har planlagt at holde ferie. Vi ser på planen på næste møde

2.4.   Hunde på legepladser – Vi har for et stykke tid siden modtaget et brev fra en grundejer om hundeluftning, og senere et fra en anden grundejer om en nabo, der lufter hund på legepladsen. Pernille skal have navnet på den pågældende hundeejer, så han kan få et brev om, hvad god opførsel indebærer. – En grundejer henvendte sig sidste sommer til Pernille og klagede over hundeluftere. Pernille fik talt med nogle af personerne, og fortalte, at larmen generede beboerne meget. Så blev det efterår og vinter, så problemet var ikke eksisterende. Nu har vi fået et brev fra grundejeren, om hundetræf på græsplænerne sidste sommer, og hundelorte på græsplænen. Hun får det svar, at det kan vi ikke gøre noget ved. Forslag. Til sommer laver vi nogle happenings med flag og champagne til de hundeejere, der samler op. Det taler vi om på næste møde – Hunde skal ikke være på legepladserne, så det skal vi prøve at gøre noget ved. Vi kan fx få et udvalg, der laver nogle ordensregler, der skal overholdes i vores bebyggelse.

2.5.   Oversigtskort, se bilag- Vores kort over bebyggelsen er gammelt og er kopi på kopi. Derfor ville det være en god ide, at vi får en elektronisk version. Vi kan få et nyt kort, der er ny-opmålt og med aktuelle fællesarealer. Det kort kan personalet bruge til fx at sætte brønde ind på. Kortene kan også bruges til at sende til andre, fx til kommunen. Det vil koste 20.000 kr. men det er pengene værd, for personalet vil have meget glæde af det. Vedtaget. Det siger vi ja til

2.6.   Træer på Lundestien. Vi har fået et brev fra en grundejer, der er ked af, at træerne ud for hans have er blevet fældet. Træfældningen blev vedtaget på sidste generalforsamling, da nogen blev generet af børn, der kravlede i træerne. Grundejeren får et pænt brev

1. 3.      Evaluering af gårdprisen – Vi har nu haft gårdpriser i to år. Første år var de tre flotteste gårde. Andet år var det tre forskellige områder. Flotteste gård, bedste initiativ og flotteste legeplads. Bestyrelsen skal diskutere, om vi fortsat skal have en gårdpris.  

Skal vi have en gårdpris, og hvordan skal det foregår? Forslag mm:

–          En gård skal kun kunne vinde én pris pr. år. Gården får en portion penge, så de kan lave deres gård endnu flottere næste gang.

–          En gård kan ikke vinde den samme pris to år i træk

–          Vi har ikke formået at formidle bestyrelsens tanker og meninger om gårdprisen godt nok til legepladsudvalget. Andet år prøvede vi at gøre det bedre, men det fungerede heller ikke. Bjarne og Bent gjorde hvad de kunne, det lykkedes bare ikke.

–          Betina og Peter kunne være med i vurderingen. De ser jo, hvornår der sker forbedringer på legepladserne

–          Bestyrelsen står selv for bedømmelsen. Så må vi se, om nogen bliver vrede over det, og tager det op på næste generalforsamling

Vedtaget:

– Vi fortsætter med gårdprisen

–          Det er bestyrelsen står for bedømmelsen

–          Man kan ikke vinde den samme pris to år i træk

–          Men kan ikke vinde mere end én pris ad gangen

–          Bedste legeplads – 5.000 kr.

–          Bedste initiativ – 5.000 kr.

–          Flotteste gård – 5.000 kr.

Hvornår skal gårdprisen uddeles? På generalforsamlingen. I aprils nyhedsbrev skal der stå, at gårdprisen kommer igen i år. Og at slutter 30. september.

1. 4.      Loppemarked

4.1.   Hvem, hvor, hvornår – Pernille kan komme med til loppemarked i år. Jette, Stella, Carsten. Bjarne ved det ikke endnu. På aprilmødet aftaler vi, hvordan og hvornår. Gitte laver en loppemarkedsinvitation. Jette kontakter Sydkysten og detskeriishøj.dk. Gitte laver reklamer til at stå ude på vejen og på Lundestien – Pernille tager sin gårdgrill med. Og vi får drikke varerne fra Spar, som vi plejer

4.2.   Stykpris, sæt selv menu sammen? Almindelige pølse 10 kr., en Ishøj pølse 15 kr. et brød 5 kr. øl og vand, 15 og 10 kr.

1. 5.      Meddelelser fra interne udvalg

5.1.   Økonomiudvalg

5.1.1.      Status – v. Stella. – Oversigten er pæn. Vi har endelig fået 125.000 fra kommunen til genbrugspladsen. På aftale kontierne står der 6 mill. Vi har fem mill at gøre godt med.

5.1.2.      Restancer – Vi har den sædvanlige restance liste

5.1.3.      Aftalekonti – Vi havde 2 mill på en aftalekonti, der er blevet opsagt, og pengene er blevet overført til en almindelig konto. Der er desværre sket det, fordi vi ikke har været opmærksomme på, at den stoppede. Pengene skal tilbage på en konto med renter – Stella spørger, om hvordan bestyrelsen stiller sig til at sætte nogle af pengene i obligationer? Det kunne bestyrelsen ikke svare på, da halvdelen ikke kender noget som helst til obligationer. Stella laver et regnestykke, så vi kan se, hvordan det foregår.

Pengene skal kunne frigives med kort varsel, hvis vi får et dyrt problem, fx med kloakkerne.

5.1.4.      Digitalfinans – Kontoret fik en regning på 1400,00 fra Digitalfinans. Nogle af pengene var en rykker, da regningen var blevet betalt for sent. Det er mærkeligt, da regninger fra vores kontor plejer at blive betalt til tiden. Der er også sket nogle forviklinger, for Digitalfinans har sendt en regning for dækning af en kontrakt, som Pernille har ikke skrevet under endnu. Digitalfinans bliver kontaktet og bedt om at få orden på det

5.2.   Personaleudvalg

5.2.1.      Kurser, koster mellem 2.000,- og 3.500,- kr. at deltage. Den ene af vores personale har været på ét kursus. Begge personalerne har selv droppet to kurser. Der er to relevante kurser tilbage, som de skal deltage i.

5.2.2.      APV – Psykisk arbejdsmiljø: positivt personalet og grundejerne imellem. Negativt, at kommunikation går gennem flere led ift. bestyrelsen. Fysisk: plus lys over arbejdsbord, og minus træk fra lamper i loftet. De to drifts-personaler, valgte at være sammen. De var glade for arbejdet og at de blev imødekommet, når de havde brug for fx redskaber. Det vil gerne have udluftning og bedre belysning på centralen. De vil gerne have en fjernbetjening til porten. Derefter blev der diskuteret ferie. Før var sådan, at de havde ferie fra maj til september i tre uger, selv om de egentlig kun havde krav på to uger, fordi arbejdet er sæsonbetonet. Vi har de to sidste somre været ude for, at der kun var én ansat på arbejde i sommerperioden, og at denne ene blev syg. Det bevirkede, at Pernille eller Bjarne skulle overtage arbejdet. Derfor skal der ikke være mere end én på ferie ad gangen.

Personalet diskuterede ferieplaner med Pernille og Stella. Vedtaget. Vi fastholder, at der i sommerferien skal være to på arbejde ad gangen

5.3.   Varmeudvalg

5.3.1.      Status vandtab v. Bjarne 2 M3 ligesom sidste måned

5.3.2.      Brev til årsaflæsningen. Vi skriver selv det brev, grundejerne skal have, når Brunata skal ind i huset til en af grundejerne. Bjarne og Pernille. Det brev, Brunata har, er skrevet i en nedladende tone

5.3.3.      Termografering. – En udefra termografering. Bjarne

5.3.4.      Langsommelig behandling af sager fra Brunata. – Bjarne har talt med Steen én gang, men der er ikke sket noget endnu. Bjarne vil skrive til ham, og fortælle ham, at vi har en minimum flextid på 3 uger og ikke 3 måneder. Brunata overholder ikke de aftaler, de har lovet.

5.3.5.      Klage over sit varmeregnskab. En grundejer mener ikke, at han har forandret noget i sin husholdning. Grundejeren har dog haft et stort udsving på sit varmeregnskab de sidste 6 år. Så hvis han ønsker at få undersøgt sine målere, skal han selv betale for arbejdet, hvis der ikke er nogen dysfunktioner. Desværre er der blevet skrevet et forkert brev til grundejeren, så Pernille må skrive et nyt brev til ham og forklare ham de faktiske forhold, vedr. målerudskiftning.

5.4.   Ansøgningsudvalg

5.4.1.      Status, flyttes til næste møde

5.4.2.      Farver, flyttes til næste møde

5.5.   Vedligeholdelsesudvalg

5.5.1.      Hundelorte skilte ved Lundestien Flyttet til næste møde

5.5.2.      Mudder ved Elm/Pop Flyttet til næste møde

5.5.3.      Tilbud port på centralen, se bilag. Flyttet til næste møde

5.6.   Intern IT og Kommunikation udvalg

5.6.1.      ?

1. 6.      Særlige opgaver

6.1.   Sortering af arkiv

1. 7.      Meddelelser fra eksterne udvalg

7.1.   Fastelavnsudvalg

7.1.1.      Evaluering – næste gang

7.2.   Legepladsudvalg

7.2.1.      Forårs gennemgang, planlagt til april.

7.2.2.      Samarbejdet med personalet – Personalet ønsker en mere personlig kommunikation med legepladsudvalget. Udvalget kunne fx tage et kamera med på ruten, så personalet kan se, hvad der er i vejen med fx et vippedyr. Skal det repareres eller skal det skiftes ud? Fra nu af skal det foregå på en anden måde. Skal personalet være sammen med legepladsudvalget i gennemgangen, eller hvordan? Bjarne og Bent taler med driftlederen om det

7.3.   Sommerfestudvalg.

1. 8.      Eventuelt

8.1.   Bestyrelsesarrangement 19 maj. Flyttet til næste møde

Men tænk over, om der var noget sjovt , vi kunne lave den dag

8.2.   OBS – når man får et papir fra kontoret i et gult chartek, er det et originalt papir, og det skal returneres til kontoret

mødet sluttede 22.48