Referat af bestyrelsesmøde 7. januar 2009

Grundejerforeningen Strandgårdsparken

Bøgelunden 7

2635 Ishøj.

Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken onsdag den 7. januar 2009 kl. 18.30 i Bøgelunden 7.

Afbud:

Kaffe/Te: Bjarne har været så venlig at købe frugt og har skåret det ud.

Dagsorden:

1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder

1.1. Seneste ref. er underskrevet.

2. Meddelelser fra formanden/næstformanden

2.1. Velkommen til Benny Vahl-Møller – Vi er meget glad for, at Benny har meldt sig som bestyrelsesmedlem, og Benny glæder sig til at bruge noget energi på foreningen.

2.2. Avis/glas containere. – grundejerne har i vid udstrækning overholdt forbuddet med ikke at fylde i glas og avis containerne, hvilket er meget glædeligt. Stor ros til grundejerne.

2.3. Datoer for forårets møder og arrangementer – medbring kalender.

Møderne skal fremover være kl. 18.30 og på onsdage.

11-2,

11-3 minus Jette og Bent,

8-4,

6-5,

3-6 ,

Loppemarked 17-5 kl.10.00-14.00.

Markvandring 24-4 kl.16.00-20.00.

Sommerbestyrelseskomsammen 19 -6.

Torsdag d. 3. og 12. feb. er der salg af billetter til fastelavn. Johni tager første dag og Leon den anden.  

2.4. Grundejer – fortsat ikke enig i bestyrelsens beslutning om ikke at yde yderligere erstatning, atter henvist til at lægge sag an.

2.5. Stole til udlejning. – Johni har fundet nogle stole og borde på internettet, men det er stadig et problem, hvilke stole vi skal købe. Man kan ikke købe ekstra sæder til de stole, vi har nu, men hvis vi bestiller 40 nye stole, kan vi måske også bestille 40 sæder. Så kan vi skifte sæderne på de stole, vi har nu. De 100 stole, vi har, er købt i 2001, og vi har 50 gode tilbage. Det ser ud til, at det godt kan betale sig at købe samme slags stole igen. Forslag: Vi kontakter firmaet, Wiberg og hører om vi kan købe løse sæder, når vi køber hele stole. Og hvis det er tilfældet, køber vi dem. Forslaget er vedtaget. Vi skal også indhente tilbud på borde.

3. Klage over låge. – Grundejeren har klaget over, at den låge, i mellem husene ind i hans hegn, er skruet fast på hans hjørnestolpe. Grundejeren har planer om at bygge en udestue, og derfor vil han gerne have forandret lågen. Han er i øvrigt ikke tilfreds med, at lågen findes. Vi vil foreslå ham, at når han skal bygge udestuen, vil vi sørge for en forandring ved lågen, så den ikke generer. Samtidig skal der gøres noget ved lågen nu med en lyddæmpende foranstaltning, så den ikke larmer lige så meget som nu. Vi vil tale med advokaten når vi har møde med ham 14.januar, og høre, hvordan vi står i forhold til skel og hegn.  

4. Et evt tillæg til aftale. – Den ene grundejer i nabo diskussionen vil gerne have et tillæg til aftalen, hvori der står, at vedkommende afstår for at sætte hækkelignende beplantning, da hun ikke mener ordlyden er tydelig nok. Der er en aftale om, at hegnet mellem husene skal flyttes til foråret, og dette skal der ikke være en bestemt dato på, da man bliver nød til at tage hensyn til vejrliget. Vedtaget: Vi fastholder formuleringen af referatet af mæglingsmødet uden tilføjelser. Hvis grundejerne ikke kan godtage det, må de selv klare sagen.

5. Evaluering af Julemarked. Det var et fint arrangement og gløggen var god. Nogen ville gerne have det rykket tættere på jul, men så vil vi falde sammen med andre julemarkeder. Vi skal så vidt muligt holde porten lukket, for ellers trækker det. Sandwich skiltene på genbrugspladsen virker godt som reklame. Ledningerne i kabeltromlerne skal rulles ud, ellers bliver de for varme. Der skal købes flere røde duge, samt etableres kroge ovenpå skabene, som skal bruges til ophæng.

Vi skal renovere lyset i varmecentralen, men det må blive i næste regnskabsår. Måske kan vi dele udgiften på varmeregnskab og drift. – På næste bestyrelsesmøde skal vi have et punkt, der hedder: Belysning af varmecentralen (plus udluftning)

6. Generalforsamlingen – opfølgning

6.1. Godkendelse af affaldsrum – DONG – Pernille har fået 4 skriftlige tilsagn om, at vi gerne må sætte skralderum op, som vi gerne vil. Men vi afventer en skriftligt definition på § 6.3 om fri adgang. Pernille har kontaktet en af de høje herrer og har bedt om at få en skriftlig formulering, som vi kan bruge som retningslinie til projektet Skralderum

6.2. Ref. Pga. sygdom, bliver referatet lidt forsinket

6.3. Mobil – antenne. – Firmaet trak sig, så nu er der en ny situation. Beslutningen på generalforsamlingen var, at der blev flertal for det forslag, der dengang blev stillet. Med navngivent firma og med deres tilbud. Vi skal derfor forholde os til hvor længe beslutningen er gældende. Drøftes på mødet med advokaten.

6.4. Øvrige forslag. Afskærmningen ved enderækkehuse blev forkastet. Forslaget skal omformuleres, så det bliver præciseret i mål.

6.5. Skal varmeregnskabet stå ses som et selvstændigt punkt eller skal det være ind under det samlede regnskab? Man kan stille kritiske spørgsmål til regnskabet, og muligheden er, at regnskabet bliver forkastet. Hvis varmeregnskabet går ind under regnskabet, vil dette regnskab også blive forkastet, selv om ingen sætter spørgsmålstegn ved det.  Vedtaget. På dagsorden på næste generalforsamling skal punktet med regnskab deles op i punk A-regnskab og punkt B-varmeregnskab. Vi taler med Birgitte H-L om sagen.

6.6. Næste år skal generalforsamlingen måske holdes i varmecentralen

7. Møde med Steen Henrikson, advokaten. – 14.1 kl. 10.00 er der møde med S H, Pernille, Johni og Bjarne deltager. Flg. skal drøftes:

7.1. Havesager – skel

7.2. Do.

7.3. Kommunens aftale om beplantning. SH skal se på, om vi kan sagsøge kommunen i forhold til, at kommunen ikke beplanter og vedligeholder den beplantning, der er på stamvejene, selv om vi har betalt til planterne, og aftalen er 10 år gammel.

7.4. Tagplader – SH skal formulere, hvordan den skrivelse, der handler om fjernelse af tagplader, skal være.

7.5. Gulvvarme – Tale med SH om hvordan vi står, når etablerede VVS laver ikke godkendte installationer.

8. Meddelelser fra interne udvalg

8.1. Økonomiudvalg

8.1.1. Status – v. Leon. Vi har mer-forbrugt 438.000. Det er noget mere, end der var overskud fra sidste regnskabsår. Det er fordi Grøn Entreprise har sendt deres regning på nuværende tidspunkt. Nogle poster er formentlig konteret forkert, hvilket giver et misvisende billede. Ligeledes skal vi have in mente at vi har 280.000,-kr i overskud fra sidste år. Men samlet set, er der ingen problemer i budgettet.

8.1.2. Det sker, at nogle regninger bliver kontoret andre steder end dér, hvor vi mener, de skal være. For fremtiden skal Leon kontere bilagene, inden de bliver sendt til Poul-Erik Snoer. – Leon vil på næste møde komme med en oplysning om forskellene mellem drift og vedligeholdelse mm.

8.1.3. Hele bestyrelsen skal have listen ”Kontokort for indeværende måned”

8.1.4. Den ”lille aftale” angående særforrentning på henstående på 1,5 mill, er ikke fornyet. Vi kan oprette en ny aftale, hvis vi får brug for det.

8.1.5. Renteindtægter for 2008 er 194.000 kr.

8.1.6. Refusionen for containerpladsen, som Ishøj kommune skal betale, vil fremover blive udbetalt automatisk. Så slipper vi for gentagne gange at rykke for de penge.

8.1.7. Refusion af mapper – Vi har fået det fulde beløb refunderet for de mapper, der skulle indeholde Hvidbogen.

8.2. Personaleudvalg

8.2.1. Peter Lionborg ansat. – Bettina siger, at det går godt. Og vi glæder os over, at vi har fået en mekaniker ansat.

8.2.2. Ansøgere  – Vi har fået et par ansøgninger på snerydning, vi kigger nærmere på dem. Vi kan måske få en snerydder, der er ansat i Park og Vej. Han bor ikke i nærheden, så han skal tilkaldes, når der kommer sne.  

Det skal ikke være attraktivt at køre sne alene, så man får den dyre takst. Det er bedre, at to kører sne, så sneen hurtigere bliver fjernet. Forslag: Vi fastsætter timelønnen fremover, så tiden i hverdage er den lave sats, og aften og weekenden er den høje sats. Forslaget er vedtaget

8.3. Varmeudvalg

8.3.1. Status vandtab v. Bjarne – Spædevand november minus 8,1 M3 og december minus 7,2.

8.3.2. Rod med CMS (IVV) – Den elektroniske styring af overvågning fra Ishøj Varmeværk. Der var nogle problemer i julen, så de måtte komme og ordne det. – I går var der TDC fejl på transmitteren, så Tommy fra ABB måtte komme og lave nogle målinger. Hvis der er noget galt med pumperne, må det gå ind over garantien. – Der her været problemer med magnetventilen, men det må også gå ind under garantien. Det har vi reklameret over.

8.3.3. Gulvvarme – generelt – Der er to problemer i, at grundejerne laver gulvvarme i stue/køkken. Det ene problem er, hvordan det skal afregnes, og det andet at mange grundejere tilkalder én fra bestyrelsen til at godkende projektet, efter at de har lukket gulvet. På den måde kan vi ikke vide, hvordan installationerne er udført.

Der findes en beregning/definition på gulvvarme. Varmeudvalget må se på den og opdatere den. Derefter skal der godkendes ud fra den nye definition – I en konkret sag, vi har kørende nu, skal grundejeren enten have tegninger af installationerne eller en underskrift fra VVS med en redegørelse for arbejdet– Varmeudvalget vil se på det og tale med advokaten, og derefter skal bestyrelsen tage en beslutning om, hvad vi fremover skal forlange i forhold til gulvvarme. Dette skal vi melde ud til grundejerne.

8.4. Ansøgningsudvalg

8.4.1. status – På nær en udestue, der ikke er i orden, ser det fint ud.

8.4.2. Farver på gårdside – Efter at grundejerne har fået forlænget fristen for maling af deres træværk, har der ikke været nogen problemer.

8.5. Vedligeholdelsesudvalg

8.5.1. Genbrugspladsen – udvidelse. – Håndværkerne kommer ikke altid, som de skal. Fx skulle SF stenene lægges før hegnet skulle sættes op. Det er endt med, at hegnet sættes først og fliserne skal lægges bagefter. Vi skal fortsat have garanti på hegnet, når det skal sættes op i omvendt rækkefølge.

8.5.2. Personaleskabe – Vedtaget: Personalet skal have to ordentlige personaleskabe.

8.5.3. Grøn entreprise – Pernille har været rundt på hele bebyggelsen flere gange med Grøn E, og alligevel vil de have en ny markvandring. De får nu at vide, at de kun skal have tegninger og planer én gang, og hvis de ikke kan arbejde ud fra det, skal vi ikke bruge dem fremover. – Bettina er ikke helt enig med den beslutning, at bestyrelsen har bestemt, at Grøn E skal stå for det store grønne arbejde. Hvis Bettina og Peter kan klare det, kan vi afmelde GE, men det første år må vi se på, hvordan det går med overskydende tid.

8.5.4. Opfølgning div. arbejder. – En masse mindre opgaver er blevet lavet. – Bettina har indhentet et tilbud på tage til skurgangene. Det tilbud er ikke særlig dyrt, for det er ikke alle skurgangene, der har brug for nye tage. De kommer 13. januar og gennemgår rapporten sammen med Pernille og Bettina.

8.6. Intern IT og Kommunikation udvalg

8.6.1. Købe ny hjemmeside – Der har været problemer med at sætte overskrifter ind på vores autosvar. Det viste sig, at det var fordi, vores server havde fået spam-filter på. Det er ophævet igen. – Pernille har talt med firmaet om, hvilke behov vi har for en ny hjemmeside. Pernille hører nærmere.

9. Særlige opgaver

9.1. Sortering af arkiv – venter stadig..

10. Meddelelser fra eksterne udvalg

10.1. Fastelavnsudvalg

10.1.1. Opdatering – Johni har lavet en fastelavnsindbydelse, og har tråd på alle…

10.2. Legepladsudvalg

10.2.1. status – Intet svar fra Noles angående de rustne sandkasser. Leon skriver et post-brev til dem, og hvis vi ikke får svar, må vi sagsøge dem.

10.3. Sommerfestudvalg.

10.3.1. Opdatering – Sommerfest udvalget vil gerne have en ny kontaktperson i bestyrelsen. Leon bliver kontakten. På næste bestyrelsesmøde skal vi have at vide, hvad der er lavet kontrakter om, og hvad der mangler.

10.3.2. Nyt medlem – Peer Larsen – Gran 119.

11. Eventuelt

Mødet sluttede 22.38

Referent Jette Malling