Referat af bestyrelsesmøde 9. august 2005

Grundejerforeningen Strandgårdsparken

Bøgelunden 7

2635 Ishøj.

Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken tirsdag den 9. august 2005 kl. 19.00 i Bøgelunden 7.

Dagsorden:

1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder

1.1.              Der foreligger referat fra den 14. juni 2005 – referatet blev godkendt og underskrevet

1. Meddelelser fra formanden

2.1.              Først og fremmest skal vi byde velkommen til Jens Smith, Bøgelunden 80, der er indtrådt i bestyrelsen som suppleant for Ruth Nørhave. Vi gennemfører en præsentationsrunde. Jens indgår i følgende udvalg: Ansøgningsudvalget vedligeholdelsesudvalget samt varmeudvalget. Pernille yder bistand med opsætning af grundejerforenings mailadresse den 16/8.

2.2.              Dagsordenen er denne gang et meget digert værk. Et resultat af, at det næsten er 2 måneder siden sidste bestyrelsesmøde, hvor der har været sommerferie. Dog har sommerferien ikke kunnet mærkes på en række bestyrelsesmedlemmer, der ihærdigt og grundigt har arbejdet videre. Tak for det. Vi skal nok have en ambition om at nå meget på dette møde, men der må ikke hastes. Derfor varsles allerede nu et forsættende bestyrelsesmøde tirsdag den 16. august 2005, hvor vi viderebehandler emner, som vi af prioritets hensyn lader ligge på det ordinære møde. Hermed følger, at rækkefølgen på emnerne på dagsordenen ikke er 100 % givet.

2.3.              Under særlige opgaver er der denne gang anført nogle vigtige punkter, der skal drøftes, og være bred enighed om før eventuelle initiativer. Det handler i al enkelthed om bestyrelsens arbejds- og myndighedsgrundlag.

2.4.              Formanden holder ferie i ugerne 35/36/37. I denne periode er det næstformanden, der varetager det daglige samt indkalder til bestyrelsesmøde tirsdag den 6. september 2005. Kasserer og sekretær afholder begge ferie i ugerne 33/34/35..

1. Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde

3.1.1.      Er ikke udarbejdet til dette møde. En række punkter er anført selvstændigt på dagsordenen.

1. Indkommen post

4.1.              Mail – Grundejer – Glasrude i udestue – Der er afsendt beklagelse 

4.2.              Advokat Asger Larsen – Afregning Voldgiftsnævnet

4.3.              Grundejer – Udestue ændret til overdækket terrasse – Der er afsendt beklagelse

4.4.              Mail – Grundejer – Tak for besvarelse (kælkebakkegrus)

4.5.              Grundejer – klage over varmeaflæsning

4.6.              AF jobcenter – bekræftelse på job opslag

4.7.              Grundejer – fejlaflæsning af varme

4.8.              Grundejer – rebstige løs i gård 29

4.9.              Ista Clorius – Vedrørende manglende mulighed for aflæsning af 2 ejendomme.

4.10.          Ista Clorius – Vedrørende servicebesøg på 3 ejendomme.

4.11.          Modtaget 9 ansøgninger på stilling som midlertidig ejendomsfunktionær

4.12.          Ejendoms- & servicefunktionærernes Landssammenslutning – mønsteroverenskomst 2005-2007

4.13.          PBS – Opsigelse af opkrævningsservice

4.14.          Grundejer – Klage over hundeefterladenskaber

4.15.          Mail – Sekretariatet for lednings ejer registeret – angående nedgravede rør og ledninger.

4.16.          Grundejer– interesse for petanquegrus

4.17.          Mail – Grundejer – pasning af bed og hjælp til samme.

4.18.          Grundejer– Vinduestyper

4.19.          Ishøj kommune – afbrydelse af varme den 9. august 2005

4.20.          Grundejer – besvarelse – SF sten i nedlagt bed

4.21.          Grundejer – besvarelse – SF sten i nedlagt bed

4.22.          Mail – Grundejer – Må hoveddøre være udadgående

4.23.          Advokat Steen Henriksson – bekræftelse på modtagelse af inkassosager

4.24.          Ishøj varmeværk – Nyhedsbrev

4.25.          Ista Clorius – grundejer optegnelser

4.26.          Ishøj kommune – regentparret besøger Ishøj

4.27.          Mail – Ishøj kommune – hegn på genbrugsplads ikke repareret

4.28.          Advokat Steen Henriksson – oplysning om berammelse i fogedretten.

4.29.          Skælskør Anlægsgartnere – kreditnota

4.30.          Grundejer – besvarelse – SF sten i nedlagt bed

4.31.          Mail – grundejer – ordner selv grus til pentanquebane i gård 25

4.32.          HCS – Tilbud på fjernelse af jord fra genbrugsplads

4.33.          Mail – grundejer – Ukendt bil uden nummerplade

1. Økonomiudvalg

5.1.              Leon har forinden mødet fremsendt status for hvilken han redegør nærmere. Det samlede regnskab udviser et merforbrug på godt 1 million, først og fremmest pga. legepladsprojektet, hvor nogle af pengene dog er taget af henlæggelser. Derudover er der tennisanlægget, beplantning og cykelstier. Der er et ubudgetteret overskud på udlejning, ejendomsforespørgsler og renteindtægter. De tre punkter har givet 100.000 i indtægter. Vi har et mindre forbrug på vedligeholdelse på 18.000 kr. Wicotec sagen er nu afsluttet, og dér er der en besparelse på 80.000 kr. Budgettet ser fornuftigt ud. Vi ville have haft et overskud på 270.000, hvis vi ikke havde valgt at bruge penge på de tiltag, vi har foretaget. Terrænbelysningen har sparet os for 112.000 kr., og det må siges at være flot. Regnskabet som vi skal aflevere til næste generalforsamling ser godt ud.

5.2.              Advokat Steen Henriksson – bekræftelse på modtagelse af inkassosager – der er én enkelt sag

5.3.              PBS – Opsigelse af opkrævningsservice. PBS har opsagt den nuværende opkrævningsform, senest med udgangen af marts 2006. I stedet tilbydes ny opkrævningsmetode Betalingsservice WEB. Dette er undersøgt nærmere og forelægges på mødet. Med det nye system kan Bente både opkræve penge og betale tilbage, fx varmepenge. Grundejerne vil ikke mærke nogen forskel. Kontoret skal benytte en chipkortlæser og kan gå ind i systemet fra kontoret. Det kan komme på tale, at vi opkræver et gebyr hos de grundejere, der stadig kun vil betale med en giro, som vi skal sende til dem. Birger finder ud af, hvornår det er mest praktisk, at begynde på det nye system

1. Personaleudvalg

6.1.              Modtaget 9 ansøgninger på stilling som midlertidig ejendomsfunktionær. Vi har annonceret gennem AF. Alex Stig Larsen blev ansat, foreløbig for 3 måneder

6.2.              Formanden er blevet kontaktet af ejendomsfunktionær, der har givet oplysninger om sit sygdomsforløb. Dette gennemgås på mødet. — Han oplyser, at lægeerklæring er udfærdiget. Den er dog i skrivende stund endnu ikke modtaget. Alex får foreløbig sin ansættelse forlænget med 3 måneder. Han bliver meddelt dette senest med udgangen af august måned. Derefter ser vi på personalesituationen, når den sygemeldte ejendomsfunktionær giver besked om, hvornår han kommer tilbage. I sommerhalvåret er det ikke nok med to mand. Der er rigeligt arbejde til 2½ mand. Det kan tænkes, at det fremover vil se sådan ud, at der er to mand ansat om vinteren og 2½ om sommeren.

6.3.              Vi skal have afgjort, hvilken overenskomst vi hviler os op imod. Den som det særlige udvalg har benyttet if. arbejdet omkring pensionsansøgning, eller den der til nu har været benyttet. (Foreningen har for nylig modtaget et eksemplar, der medbringes på mødet). – Vi benytter Privat Mønsteroverenskomst. De hidtige ansættelsesaftaler er ikke i overensstemmelse med overenskomsten, og skal tilrettes herefter.

6.4.              En ejendomsfunktionær har ansøgt om pensionsindbetaling. I forlængelse af seneste bestyrelsesmøde har et særligt udvalg arbejdet med ansøgningen. Udvalget oplyser resultatet af udvalgsarbejdet. Der tages stilling til ansøgningen. Samtidig tages stilling til, hvorvidt ansøgningen alene gælder ansøgeren eller om den gælder alle. En ansøger er sygemeldt, en anden mener allerede at være imødekommet på dette punkt. Vedlagt dagsordenen er der oplæg til nye ansættelsesaftaler følgende ønsket om pension. Der gives et tilbud, der indebærer, at der skal indbetales 12 % til pension. De 8 % betales af grundejerforeningen og 4 % af medarbejderen, dog skal det hele være udgiftsneutralt for foreningen. Løn indplacering sker efter den private Mønster overenskomst.   Øvrige fastansatte modtager et tilsvarende tilbud. Bestyrelsen vil lægge megen vægt på, at de ansatte tager imod denne nye ansættelsesaftale, idet foreningen hermed formelt har sine ansættelsesgrundlag i forhold til gældende overenskomster og lovgivning på plads. Såfremt en eller flere ikke ønsker at tage imod det nye ansættelsesgrundlag, behandles dette videre i bestyrelsen.

6.5.              I forlængelse af de fremlagte oplysninger under punkt 6.1 skal bestyrelsen tage stilling til, hvordan det videre forløb skal håndteres. Alex er pt. ansat frem til og med den 30. september 2005. Bemanding og arbejdsfordeling skal ligeledes drøftes. Blev behandlet under punkt 6.2

6.6.              Brug af arbejdssedler, hvor ejendomsfunktionærerne oplyser, hvad de har beskæftiget sig med den seneste uge skal drøftes. Der gennemføres medarbejdersamtaler i begyndelsen af oktober måned. I den samtale vil det daglige arbejde blive drøftet. Der vil så blive taget stilling til eventuel brug af arbejdssedler efter en periode på ca. 3 måneder.

1. Særlige opgaver – punktet udsættes til ekstraordinært bestyrelsesmøde d. 20. september 2005

7.1.              Bestyrelsens rolle if. overholdelse af lokalplan 1.17.

7.2.              Bestyrelsens rolle if. overholdelse af generalforsamlings beslutninger.

7.3.              Bestyrelsens rolle if. overholdelse af bygningsreglementet

7.4.              Lovhjemmel if. ovenstående

1. Fra onsdagsvagten

8.1.              Vi skal aftale Jens’ indføring i onsdagsvagten

 Fra den 22. juni 2005:
 Grundejer accepterer at nedlægge haveudvidelse, men det kan ikke nås inden 30.06,
 så jeg aftalte med ham, at det skal være gjort inden medio august – accepteret.
 Notat herom er lagt i sag. Grundejeren er i gang med at bringe sagen i orden

                    Grundejer Accepterer reduktion af haveskur, men vægrer sig ved at flytte alt det
                    brænde, han har skrabet sammen – om det kunne vente med at blive gjort i løbet af
                    efterår eller vinter – det har jeg accepteret. 

                    Notat herom er lagt i sag. Ingen bemærkninger.

                    Ringede til grundejer og bad hende måle behovet op for petanguegrus – hun
                    efterspurgte så en plan for skabelse af en bane !!!!!  Jeg fortalte hende så, at det må
                    gården da selv finde ud af – hvorefter jeg tilbød at levere hende et udtræk af
                    forbundets hjemmeside. Ingen bemærkninger

                    Grundejer er meget gal over krav om nedlæggelse af vinduer i terrasse i
                    enderækkehuset – har modtaget brev herom ledsaget af fuldmagten. Han tilbyder
                    straks at ville udskifte vindue med en eternitplade, men ønsker formandens
                    tilkendegivelse på, om det er tilstrækkeligt. 

                    Grundejeren er tilskrevet med henvisning til manglende godkendelse af
                    udestue, samt præcisering af standardprojekt for udestuer –
                    enderækkehuse. Er samtidig indbudt til drøftelse af samme på
                    onsdagsvagten den 17/8/2005

                    Grundejer har ønske om at etablere gulvvarme i badeværelse, men vil gerne høre om 

                    der er nogen der kender prisen på den efterfølgende varme-/el . Afsluttet af Tommy

1. Meddelelser fra interne udvalg

9.1.              Varmeudvalg

9.1.1.      Grundejer – klage over varmeaflæsning – sagen er kommet i orden

9.1.2.      Grundejer – fejlaflæsning af varme – sagen er lukket

9.1.3.      Ista Clorius – Vedrørende manglende mulighed for aflæsning af 2 ejendomme.

9.1.4.      Ista Clorius – Vedrørende servicebesøg – Taget til efterretning

9.1.5.      Ishøj varmeværk – Nyhedsbrev – punktet udsættes til d. 6. september 2005

9.2.              Ansøgningsudvalg – punktet udsættes til d. 6. september 2005

9.2.1.      Status ansøgninger – v/ Jette

9.2.2.      Status Ejendomsforespørgsler v/Jette.

9.3.              Beplantnings udvalg

9.3.1.      Der er modtaget tilbud fra HCS på fjernelse af grus på den gamle ”boldbane”. 85.00 pr kbm./2 tons ex moms det bliver ca. 70-80.000 ex moms. Vedtaget: Birger kontakter HCS og beder om at få det fjernet med det samme

9.3.2.      Skælskør Anlægsgartnere er rykket – voldsomt – for ”græsbelægningen” i Tennislunden. Endvidere for en række andre planter, der er gået ud. Birger har kontaktet SA sidste mandag og rykket for at få tingene bragt i orden. Det er ingen undskyldning, at de har folk på ferie. Birger følger op på sagen.

9.4.              Vedligeholdelsesudvalg

9.4.1.      Grundejer – rebstige løs i gård 29 – Leon – Noles har repareret rebstigen i forbindelse med nogle andre efter-reperationer

9.4.2.      Grundejer – Klage over hundeefterladenskaber – Vi gør ikke noget, for det er ikke vores erfaring, at der er noget som helst der kan forandre de aktuelle hundeejeres opførsel

9.4.3.      Sekretariatet for ledningsejer registeret – angående nedgravede rør og ledninger. Inden 1.9 skal grundejerforeningen som ejer af vores areal have registreret alle ledninger og rør. Resultatet skal sendes digitalt. Alle, der skal grave i grunden, skal have tilladelse af grundejerforeningen. – Morten skal tale med én fra teknisk forvaltning , så de sammen kan prøve at få et overblik.

9.4.4.      Grundejer– interesse for petanquegrus – gården har selv sørget for grus

9.4.5.      grundejer – pasning af bed og hjælp til samme. – Tommy ser på sagen, og taler med grundejeren. Derefter tager Tommy stilling til, om de skal have hjælp. Det er i alles interesse, at der ser pænt ud i bebyggelsen, men vi skal også tænke på at vores ejendomsfunktionærer har meget at se til pt.

9.4.6.      Status på SF sten i nedlagt bed. Der skal laves 5 bede. Det skal ske samtidig med lunken i Fyrrelunden ved ca. nr. 103 skal udbedres og i Bøgelunden etape 0, hvor stenene er faldet sammen.

9.4.7.      Grundejer – Må hoveddøre være udadgående – Dette er der givet tilladelse til før. Bestyrelsen finder det uhensigtsmæssigt, men står ved tidligere tilladelser, hvorfor denne også gives denne grundejer.

9.4.8.      Skælskør Anlægsgartnere – kreditnota – problemet med regning til Noles. Vi har fået en kreditnota på beløbet.

9.4.9.      Grundejer – ordner selv grus til pentanquebane i gård 25

9.4.10.  Grundejer – Ukendt bil uden nummerplade – Grundejerforeningens areal er inde under parkeringsloven, og foreningen hverken kan eller skal ikke foretage sig noget mht. ulovlig parkering. De pågældende grundejere skal selv melde bilerne til politiet.

9.4.11.  Orientering om anvendelse af rest kantbegrænsning i Poppellunden ulige numre /Leon – Noles efterlod noget kantbegrænsning ved slutningen af hele projektet, som de ville hente senere. Grundejerne i gården ville først købe kantbegrænsningen men de fortrød det. Underligt nok blev stolperne alligevel skåret op og brugt som kanter. Noles har fået den besked fra bestyrelsen, at de selv må inddrive betalingen for stolperne idet forholdet er foreningen uvedkommende

9.4.12.  Lokalplanafvigelser – medsendt denne dagsorden er udvalgets oplistning. – Farveafvigelser har ikke noget med lokalplanen at gøre. De godkendte farver er besluttet på generalforsamlingen 2003. Sagen tages op på det ekstraordinære bestyrelsesmøde den 20/9/2005

9.4.13.  Leon Petersen A/S har frist til den 12. august 2005, til at få repareret hegnet på genbrugspladsen. Hvis ikke dette er sket, foranlediger foreningen hegnet repareret på firmaets regning, efter samtykke fra Ishøj kommune. – Morten skal kontrollere hegnet mandag morgen.

9.4.14.  Nye skilte indkøbt efteråret 2004 er endelig sat op.

9.4.15.  Pernille har været på containerpladsen pga. for lidt personale. Sommervagtplanen skal fremover tage hensyn til, at der skal være en reserve, der kan træde ind, hvis den, der har vagten, bliver syg.

9.4.16.  Ved samme lejlighed kom en person udefra og ville klunse på containerpladsen. Den pågældende person var ubehagelig. Der må ikke være folk udefra på. grundejerforeningens container plads !

9.5.              Intern IT og Kommunikation udvalg – Dette punkt udsættes dels til d. 6. september og dels d. 20. september

9.5.1.      Annonceringsaftale med ejendomsmægler Jens Lunde er forlænget til udgangen af år 2005.

9.5.2.      Der er udtrykt ønske om, at vi drøfter den interne mail korrespondance

9.5.3.      Hjemmesiden er opdateret med nyt. Pt. mangler ”kun” referater fra bestyrelsesmøder.

1. Meddelelser fra eksterne udvalg – Punktet udsættes til d. 6. september

10.1.          Fastelavns udvalg

     9.1.1. Intet

10.2.          Legepladsudvalg

10.2.1.  Referat af møde udvalgsmøde samt indstilling – Leon præsenterer

10.3.          Hvidbogsudvalg

10.3.1.  Er rykket for både materiale og ind scanning af tegninger

1. Eventuelt

11.1.          Næstformanden indkalder til ekstraordinært bestyrelsesmøde den 20/9/2005 idet formanden ikke er hjemkommet fra ferie inden indkaldelsesfristen.

Ref Jette Malling