Referat af bestyrelsesmøde 11 januar 2005

Grundejerforeningen Strandgårdsparken

Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken tirsdag den 11. januar 2005 kl. 19.00 i Bøgelunden 7.

Afbud: Ruth Nørhave

Konstitution af bestyrelsen

Næstformand:                          Tommy Olsen

Sekretær:                                 Jette Malling

Ansøgningsudvalg:                 Jette Malling – Lars Jacobsen – Ruth Nørhave

Beplantnings udvalg:               Birger V. Nielsen – Ruth Nørhave

Intern IT og Kommunikation    Birger V. Nielsen – Permille Møller

Personale                                 Birger V. Nielsen – Tommy Olsen

Varmeudvalg                           Tommy Olsen – Lars Jacobsen – Pernille Møller

Vedligeholdelsesudvalg         Tommy Olsen – Leon Axelsen – Pernille Møller –                                                   Ruth Nørhave

Økonomi                                   Leon Axelsen – Birger V. Nielsen

Hjemmesideansvarlig             Jette Malling

De med fed anførte navne er drivere (formænd) for de pågældende udvalg.

Kontaktpersoner i bestyrelsen, til de eksterne udvalg.

Hvidbogs udvalg        Tommy Olsen

Legeplads udvalg      Leon Axelsen

Medie udvalg              Jette Malling

Fastelavns udvalg       Lars Jacobsen

Sommerfest udvalg    Lars Jacobsen

Wicotec Udvalg          Bestyrelsen

 
1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder

Turnus på referat fra 19/10/2004 er endnu ikke afsluttet – Dette referat er endeligt. Referat fra 9/11/2004 er ikke sendt i rotation. Referatet er nu hos formanden. Det vil snarest blive sendt i rotation

 

 

2. Meddelelser fra formanden
   1. Fra og med denne dagsorden er ansvaret for, og behandling af spørgsmål vedrørende legepladser, lagt ind under vedligeholdelsesudvalget.
   2. Det fra Adecco, modtagne referat fra generalforsamlingen er i en så ringe forfatning, at der forestår et større arbejde med at sammenstykke dette referat, med bestyrelsens egne notater, samt oplysninger modtaget fra dirigenten. Grundet det yderst mangelfulde stykke arbejde der er præsteret, kan bestyrelsen ikke imødekomme honorarkravet fra Adecco.
   3. På baggrund af generalforsamlingens beslutning om tilladelse til at opføre flagstang i fællesarealerne, er foreningens forsikringsselskab, Top Danmark, konsulteret. Selskabet bekræfter, den af bestyrelsen udmeldte stillingtagen, og assurandøren udtrykker i øvrigt ikke noget kendskab til forespørgsler fra grundejere i den anledning. Samtidig er der indhentet en juridisk udtalelse, der bekræfter, at et eventuelt erstatningsansvar nu alene påhviler grundejerne som helhed, og at bestyrelsen ikke kan gøres personligt ansvarlige, da den har taget afstand fra forslaget bl.a. begrundet med det økonomiske ansvar.

   Der skal indhentes en liste over medlemmerne af Lokalforeningen Poppelbo, således bestyrelsen nøjagtig ved hvem, som er ansvarlig for flagstangens vedligeholdelse, og evt. senere nedtagning.

   4. Også skal der lyde et hjerteligt velkommen tilbage til et nyt arbejdsår.

 

 

3. Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde
   1. Se vedlagte status

 

 

4. Indkommet post
   1. Ishøj kommune – angående varmerør i Tjørnelunden
   2. Ikon – tilbud på printer og kopi papir
   3. mrnadeem98 – mail – diverse forespørgsler til foreningens huse/tage. Vedkommende henvist til Ishøj kommune
   4. Mail – ansøgning om støjdæmpende beplantning
   5. Ishøj varmeværk – referat af varmeaftager møde
   6. Retten i Tåstrup – angående tvangsauktion på ejendom
   7. Angående fældning af træer mod Tennislunden
   8. Arbejdsskade styrelsen – angående anmeldelse af arbejdsskade.
   9. Adecco – foreløbigt beslutningsreferat vedrørende generalforsamling.
   10. Ansøgning om tilskud til renovering af udenoms arealer på legeplads (gård 25)
   11. Ishøj kommune – mødereferat fra mødet den 11/11/2004
   12. Ishøj kommune – håndhævelse af standardprojekter
   13. Ishøj kommune – dagsorden byrådsmøde
   14. Advokat Birgitte Harring-Lund – notater fra generalforsamling
   15. Ishøj varmeværk – nyhedsbrev
   16. Mail – ansøgning om udskiftning af dørparti i stue, med parti indeholdende skydedør.
   17. Mail – angående jord på boldbanen
   18. Klage over rykkergebyr
   19. Noles – byggetilladelser for gård 15 til 29
   20. Diverse julekort – fremlagt til gennemsyn på kontoret
   21. Forum advokater – tvangsauktion tilbagekaldt
   22. Uopfordret ansøgning
   23. Ishøj kommune, – mail – angående grænseværdier
   24. Viterra – meddelelse om ny navn

 

 

5. Økonomiudvalg
   1. Status gennemgået af kassereren. På baggrund af ½-års-regnskabet ser det ud til, at vi kommer ud af regnskabsåret med et mindreforbrug på den ordinære drift.

    

   2. Vores negative egenkapital vil blive forøget, men med 2 millioner i likvide midler kan vi sagtens dække alle umiddelbare krav. Såfremt vi skulle møde større krav, har vi stadig den bevilgede trækningsret på 3 mio. kr. at falde tilbage på. Dette er helt som forventet.
   3. Retten i Tåstrup – angående tvangsauktion på en ejendom. Grundejerforeningen har intet udestående.
   4. Klage over rykkergebyr. Grundejeren er svaret med oplysning om bestemmelserne i vedtægterne samt andre korrektioner til det af vedkommende anførte. Beløbet er efterfølgende indbetalt.
   5. Forum advokater – tvangsauktion tilbagekaldt. Taget til efterretning.
   6. Erstatning i forbindelse med indbrud, status. Det første indbrud er nu fuldt ud dækket ind af forsikringsselskabet. Der udestår stadig for indbrud nummer 2.

 

6. Personaleudvalg
7. Særlige opgaver
   1. Folderen – status. Arbejdet påbegyndes på ny.
   2. Debatforum på hjemmeside – status blev gennemgået
   3. Opkrævning af annoncepenge – status. Fra referat af 9-11-04 punkt 7.3: Opkrævning af annoncepenge – status – Medieudvalget overtager sagen efter generalforsamlingen
   4. Beslutningsreferat vedrørende generalforsamling – status – Referatet er både mangelfuldt og med fejl. Såfremt der ikke modtages yderligere og mere korrekt materiale skal det modtagne sammen skrives, med de mange notater, Bestyrelsen har skrevet ned , samt de notater dirigenten har fremsendt. Derefter skal det i rotation, så referatet fra generalforsamlingen er så korrekt som muligt.
8. Meddelelser fra interne udvalg

Varmeudvalg

• • Ishøj kommune – angående varmerør i Granlunden – Kommunen er via mail søgt om tilladelse til at placere rørstreng i bed langs Tjørnestien. Kommunen har ønsket en mere formel ansøgning. Varmeudvalget har dog valgt, kun at reparere rørstrengen.

• • Status for vandtab En grundejer havde en læk i haven. Lækken er repareret, hvorfor tabet af spædevand helt naturligt, er blevet mindre.

• • Varmeregnskabet for 2003/2004 er sendt til en varmeekspert, med henblik på analyse, og mulige forslag til forandringer/bedringer. Der er pt. intet nyt omkring undersøgelserne.

• • Ishøj varmeværk – referat af varmeaftager møde – Se det udsendte referat. Mødet var et middagsmøde, som var en succes

• • Ishøj varmeværk – nyhedsbrev

Ansøgningsudvalg

• • Status fremlægges – gennemgået

• • En grundejer har søgt om at lave en ny front på sin udestue med et glasparti, der er meget bredere end standard projektet. Dette var genstand for megen debat. Bestyrelsen besluttede, at projektet afviger for meget fra standardprojektet, således at det vil gå ud over helheden. Ansøgningen kunne ikke imødekommes.

• • Opfølgning på nye ejendomsskemaer. Der udarbejdes en liste over de pågældende ejendomme.

• • Ishøj kommune – håndhævelse af standardprojekter. Formanden kommer snarest med en udmelding om proceduren.

• • Ansøgning om udskiftning af dørparti i stue, med parti indeholdende skydedør. Ønsket undersøges nærmere med særlig hensyntagen til historiske beslutninger.

Beplantnings udvalg

• • Beplantning af Tennislunden er nu gennemført. Dog udestår planering, stenrivning, samt græssåning af arealet. Disse opgaver gennemføres til foråret, når vejrliget er til det. De nye buske tjekkes for at se om der skal noget afskærmning op.

• • Den støjdæmpende beplantning for Elmelunden og Tjørnelunden er gennemført. Bedenes kanter er ikke pæne men ujævne. Det foreslås, at der kommes flis i bedene. De er dybe, så det er oplagt, at fylde dem med flis. Vedtaget: flis i alle bedene og afretning af kanterne

• • Ansøgning om støjdæmpende beplantning – Beslutning, ansøgningen er bevilget.

Vedligeholdelsesudvalg

• • Der er indkøbt og isat nye kraftigere pærer i foreningens udendørs belysning.Der har kun været positive henvendelser. Ved Granlunden 139 er der dog lidt mørkt i hjørnet, når man går fra gården og ud på forbindelses stien. Der vurderes på, om der skal ske afhjælpning

• • Bump på gang/cykelstier. Det undersøges, hvordan bumpene kan markeres, og hvad det vil koste. Det skal se pænt ud.

• • Status på ny belysning.

Der er afsendt svarbrev til tilbudsgiverne.

• • Angående fældning af træer mod Tennislunden – Ansøgningen afvist. Dog bliver der undersøgt, om træerne kan beskæres, så de bliver lavere

• • Ansøgning om tilskud til renovering af udenoms arealer på legeplads (gård 25) Ansøgningen godkendt, og beløbet bevilget. I svaret skal der gøres opmærksom på, at farvevalget skal være indenfor foreningens rammer

• • Angående opgravet jord på boldbanen. Grundejeren er svaret og arealet er nu afrettet, således at der ikke er gener for de nærmest boende.

• • Der er modtaget referat fra bestyrelsens møde med teknisk forvaltning den 11/11/2004. Dette gennemgås. Det blev konstateret, at referatet var meget summarisk i forhold til dialogen, samt at kommunen i øvrigt ikke havde påbegyndt at følge op må ret meget af det aftalte.

• • Opførelse af skur i mursten – Skuret er af træ, men det overholder ikke standard målene. Taget er af tegl, og det er ikke tilladt. Der skrives til grundejeren angående afvigelserne fra standardprojektet.

• • Skælskør anlægsgartnere – faldareal i gård 17. Skælskør kontaktes

• • Ishøj kommune, angående grænseværdier – Jordprøve analyse. Efter yderligere vurdering er det fastslået, at gruset fra legepladserne på ingen måde er forurenet. Taget til efterretning.

• • Dokument om affaldshåndtering gennemgås for klargøring til fremsendelse og godkendelse i Ishøj kommune. – Dokumentet gøres færdig, herunder suppleres med PVC-omfanget. Samtidig slettes tillæg om transport af haveaffald. Dokumentet sendes til formanden, der fremsender det til Henrik Puuka-Sørensen, Ishøj kommune.

• • Der skal aftales tidspunkt for møde med gård 21. Dette skal ske med respekt for den eksisterende opgaveplan.

• • Belysning af containerpladsen. Der er sat en lampe op. Der skal sættes yderligere en lampe op, men det er ikke besluttet, hvor den skal stå. Det undersøges, hvor den kan placeres mest hensigtsmæssigt.

• • Grus til petanquebaner – I næste skrivelse til grundejerne skal der rykkes for henvendelse om grus til petanquebaner.

• • Faktura fra Skælskør på ekstraarbejder i forbindelse med legeplads renoveringen har af Skælskør været fremsendt til fa. Noles, der har henvist til betaling af grundejerforeningen. Foreningen og Skælskør har opfattelsen af, at disse arbejder skyldes forsinkelserne fra Noles, hvorfor Noles tilskrives herom.

Intern IT og Kommunikation udvalg

• • Ikon – tilbud på printer og kopi papir. Der indkøbes forsat efter bedste forhold mellem kvalitet/pris på indkøbstidspunktet.

• • Foreningsdatabasen – status – Foreløbig er det ikke endelig besluttet, hvordan Foreningsdatabasen skal udføres. Medieudvalget v/Jacob Boring har et forslag, som han har præsenteret for formanden. Der er givet ok til at arbejde videre med idéen. Databasen skal have en server, der samtidig skal være backup for Bentes arbejdsstation.
  • Bente har behov for en ny PC. Den gamle skal så omformes til en server. Jacob Boring arbejder videre på sagen og kommer med et tilbud. Afventer

• • Skift af Webhotel er gennemført

Fastelavns udvalg

• Status – D. 30-1-05 holder fastelavnsudvalget møde og sælger billetter samtidig. Der bliver også solgt billetter på onsdagsvagten 2-2-05

Sommerfest udvalg

• Dette punkt foreslås taget af dagsordenen, frem til det år, hvor der skal være sommerfest næste gang, forventeligt 2009. Vedtaget

Legepladsudvalg

• status – Der udarbejdes opstarts skrivelse til det valgte legeplads udvalg i forhold til vedligeholdelse og Hvidbogen for legepladser.

Hvidbogsudvalg

• Alt eksisterende materiale, der er udarbejdet i forbindelse med dette udvalg, er overdraget udvalgets medlemmer.

1. Eventuelt
   1. Dagsorden for byrådsmøde rummer intet af særlig interesse for grundejerforeningen.
   2. Der skal aftales bestyrelsesmøder for resten af foråret og førsommeren.

Bestyrelsesmøder: tirsdag 8. februar – tirsdag 1. marts – tirsdag 22. marts – tirsdag 19. april – tirsdag 17. maj – tirsdag 14. juni

Referat Jette Malling