Referat af bestyrelsesmøde 27 april 2004

Grundejerforeningen Strandgårdsparken

Bøgelunden 7

2635 Ishøj.

27. april 2004

Bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken tirsdag den 27. april 2004 kl. 19.00 i Bøgelunden 7.

Dagsorden:

1. Godkendelse og underskrift af referat fra bestyrelsesmøde den 30. marts 2004

1. Meddelelser fra formanden

2.1.            Der afholdes ekstraordinær generalforsamling med et punkt på dagsordenen – valg af ny kasserer. Efter aftale med de interne revisorer er der indkaldt til ekstraordinær generalforsamling

2.2.            Liste over status på foreningsopgaver, som bestyrelsen pt. arbejder med blev gennemgået.

2.3.            Alt omkring ny kasserer er rundet af. Leon Axelsen er pt. suppleant for Maiken Frederiksen.

2.4.            Ansøgningsudvalget har et par udeståender.

2.5.            Der kan blive rokeret på udvalgsområdet når bestyrelsen har fuld besætning igen.

2.6.            Formanden har et par udeståender mht. et par bestyrelsesreferater.

2.7.            Der skal kontakt til vores forsikringsselskab i forbindelse med den nye feje/sugemaskine og traktoren. Den sidstnævnte behøver ikke at køre med nummerplade, den må fx gerne køre til tanken for at få benzin på mv..

2.8.            Der skal udsendes to nyhedsbreve et angående belysningen i bebyggelsen, og et almindeligt.

2.9.            Foreningsdatabasen er i udvikling.

2.10.         Medieudvalget tager sig af indkassering af annoncepenge vedrørende hjemmesiden.

2.11.         Ishøj kommune vil i den kommende tid, plante langs stamvejen i Egelunden.

2.12.         Der er ved at blive registreret afvigende farver.

2.13.         Personalesamtalerne er blevet udskudt til senere på grund af travlhed.

2.14.         Vi har fået pengene for containerpladsen fra kommunen.

2.15.         Ishøj kommune har meddelt, at en invalideplads fra nu af koster (3000 kr.). Beslutning: Hvis en grundejer ikke vil/kan betale det, kan ejendomsinspektørerne male afmærkningen til parkeringspladsen. (Behovet skal dokumenteres). Det betyder, at det ikke en officiel handicapplads, og det må grundejeren, tage stilling til.

2.16.         Den 28. april, holdes der møde med den interne og eksterne revision.

2.17.         Den 29. april skal bestyrelsen til det halvårlige møde med Teknisk forvaltning i Ishøj kommune. Den 3. maj er der møde i kommunen om trafikhandlingsplan.

1. Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde

3.1.            Viterra – Fejl if. opsatte målere. Udestående

3.2.            Der er modtaget en kontrakt på leasingen af feje/sugemaskinen

1. Indkomne breve

4.1.            Zacho-Lind – nedskrivning af garanti

4.2.            Kommune Teknik – tilbud faldunderlag til legepladser

4.3.            Ishøj Kommune – besvarelse angående loftlem

4.4.            Hockerup – tilbud nedrivning af tennisbaner / ordrebekræftelse

4.5.            Svenningsens Maskinforretning – Åbenthus 27-29.april

4.6.            Modtaget klage over grundejers manglende vedligeholdelse af have, hegn, samt tilsvining af naturen.

4.7.            Grundejer klager over bed og træ på stamvej

4.8.            Topdanmark – arbejdsskade

4.9.            Tidligere grundejer – angående afrensning af maling på murværk

1. Økonomi Der er et par bemærkninger til regnskabet. Grundejerforeningen er solvent, men pengene er øremærkede.

1. Meddelelser fra interne udvalg

6.1.            Ansøgningsudvalg

• Der skrives til de grundejere, der er udeståender med.
• Formanden tager sig af sag med salg af ejendom, med ulovlige installationer.

6.2.            Beplantnings udvalg

• Nogle af beplantningsudvalgets midler skal bruges til beplantningen af stamvejen i Egelunden. Når tennisbanerne er væk, skal der eventuelt sættes nogle lave buske
• I Elmelunden er der problemer med et træ, der skygger for have. Sagen bliver behandlet

6.3.            Vedligeholdelsesudvalg

• Eksternt belysningsudvalg. Lars Nielsen og Jens Skytte er det eksterne udvalg. De er begge elektrikere, og de arbejder med sagen. Der er møde med dem den 5. maj 2004.
• Opfølgning/status på feje/suge maskine- Egholm. Firmaet Fog er kontaktet og vi får den leveret i uge 19. Papirerne er modtaget i dag.
• Status på nedrivning af tennisbaner. Hockerups leder af nedrivningen har været her i dag og beset området. De begynder i morgen. De skal leje en ”dumper” til at køre affaldet væk med, da de ikke kan komme ind med de store lastbiler. Det koster ekstra, men da tilbuddet er så billigt, betaler vi den ekstraudgift. Der er en uklarhed om, hvor meget der skal skrabes af i dybden. De tidligere tilbud undersøges. De grundejere, der bor ud til tennisbanerne har fået et orienterende nyhedsbrev. Brugerne af tennisbanerne får deres depositum tilbage, når de kommer med nøglerne. Disse penge er en del af driften, og skal posteres som en driftsudgift
• Orienteringsskrivelse til grundejerne omkring belysningen. Den er und udarbejdelse, men der skal leveres flere informationer.
• Der er et hængeparti mht. generende cykel og knallertkørsel ved Bøgelunden. Papirerne udleveres og de pågældende grundejere kontaktes for at høre, hvad de mener. Der skal etableres en form for chikane, men hvilken form?  

6.4.            Legeplads udvalg

• Orientering og status på legepladsprojektet. Der er forhandlet et resultat færdigt med firmaet Noles. Bestyrelsens vurdering er, at forslaget ikke kan blive bedre. Det endelige resultat er mundet ud i, at alle de af grundejerne valgte opstillinger kan fastholdes. Der er opnået en rabat på 25 % på alle legeredskaber – beløbet for montering er fastholdt til trods for, at der etableres flere legeredskaber end indeholdt i et tidligere tilbud – Prisen for jordarbejdet er reduceret til kr. 215,00 pr. kvadratmeter + moms, mod at overskydende jord placeres på boldbanen (hvor der monteres en slags mini kælkebakke) – endvidere etableres der kantbegrænsning med rabat på 25 %, uden at dette øger monteringsomkostningerne.. Endvidere etableres der kantbegrænsning gratis fem steder, hvor dette ikke tidligere var planlagt og / eller budgetteret eller indeholdt i tilbud. Forhandlingsresultatet ligger indenfor de rammer, der er besluttet på generalforsamlingen. Legepladserne i bebyggelsen bliver meget større og flottere end nogen har forestillet sig. Kantbegrænsningen vil forbedre legepladserne væsentligt. Samtidig vil det reducere vedligeholdelsesomkostningerne på længere sigt, idet faldsandet forbliver på det areal, det er bestemt til – Legepladsudvalget skal lave et ”katalog” over hele processen. Beslutning. Det er enstemmigt vedtaget – ved håndsoprækning, at forhandlingsresultatet accepteres. Leon Axelsen er tovholder sammen med bestyrelsesmedlem Jacob Boring. Legepladsudvalget har i princippet udført sit arbejde, men vi udvider deres kompetence, så de fortsætter som udvalg, så bestyrelsen kan trække på deres viden. Når kontrakten er underskrevet, så det hele er i orden, vil vi kontakte Søren Renteris og give ham 6 flasker rødvin. Han har udvist stor hjælpsomhed, selv om han ikke på noget tidspunkt er blevet lovet noget. Formanden beder næstformanden om at viderebringe legepladsudvalget og bestyrelsens store tak for deres store arbejde.
  En endelig kontraktindgåelse med Noles, forudsætter endvidere den af legepladsudvalget endelige indstilling til bestyrelsen.

6.5.            Varmeudvalg

• Der venter en udgift på ca. 6.000 kr. til nogle nye lejer til den nye pumpe, som skal laves når driften tillader det. Det bliver derfor om sommeren, for da kører vi kun på den gamle pumpe. Det er vores serviceeftersyn, der har lokaliseret fejlen. Der er modtaget en service rapport
• Vandtabet efterforskes forsat.

6.6.            Personaleudvalg

6.7.            WICOTEC udvalg

• Sagen er fortsat hos syn og skønsmændene

6.8.            Intern IT og Kommunikation udvalg

• Status på Router og printserver. Der er indkøbt en router med firewall – denne er opsat og implementeret sammen med printserver.
• Foreningsdatabasen. Den kommer inden for en overskuelig fremtid. – Frontend søges/ønskes udviklet med webinterface.

1. Renovering af stier og pladser

7.1.            Der er modtaget 3. rykker fra Zacho Lind for nedskrivning af garanti. Formanden kontakter dem.

7.2.            Hullerne i asfalten er blevet, så de kan blive repareret.

1. Meddelelser fra eksterne udvalg

8.1.            Medieudvalg. Udvalget kontaktes angående annoncesalg

8.2.            Fastelavnsfest

8.3.            Sommerfest udvalg

• Der afventes tidspunkt for afholdelse af sommerfesten. Sommerfestudvalget holder møde den kommende onsdag.

1. Eventuelle beslutninger.

1. Eventuelt

10.1.         Der afholdes halvårligt møde med Ishøj kommune torsdag den 29. april 2004

For referat Jette Malling