Referat af bestyrelsesmøde 30 marts 2004

Grundejerforeningen Strandgårdsparken

Bøgelunden 7

2635 Ishøj.

25. marts 2004

Referat fra bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken tirsdag den 30. marts 2004 kl. 19.00 i Bøgelunden 7.

Dagsorden:

1. Godkendelse og underskrift af referat fra bestyrelsesmøde den 17. februar 2004
   – Udskudt til næste møde

1. Meddelelser fra formanden

2.1.            Maiken Frederiksen har ønsket at fratræde sin bestyrelsespost, begrundet i helbreds- og arbejdsmæssige forhold. Dette er imødekommet. Maiken har dog tilbudt forsat at være til rådighed for råd og vejledning, i de spørgsmål, der ligger inden for hendes personlige kompetencer. Samtidig har Maiken Frederiksen indvilget i at færdiggøre projektet angående beplantning foran fast hegn til bestyrelsens godkendelse. Indtil videre forsætter bestyrelsen sit arbejde, idet Maiken Frederiksens udvalgsposter overtages af formanden, dog med den ændring, at det for nærværende er Jette Jørgensen, der varetager positionen, som udvalgsformand for beplantningsudvalget.

2.2.            Så snart nogle af de nuværende og presserende opgaver er udført/besluttet vil der ske lodtrækning blandt de nuværende suppleanter angående indtræden i bestyrelsen. Lodtrækningen gennemføres, da generalforsamlingen 2003 ikke foretog prioritering af suppleanterne.

2.3.            Nærværende indkaldelse fremsendes som den nu er og forefindes, idet hvert enkelt bestyrelsesmedlem har ansvaret for at spørgsmål, inden for de enkelte udvalg, interne såvel som eksterne, bliver drøftet under de retmæssige punkter under dagsordenen. Der udsendes ikke yderligere supplement til denne dagsorden. Beslutning: Vi fortsætter med den oprindelige procedure omkring dagsordenen. Formanden opdaterer den indtil det sidste, og alle har mulighed for at komme med punkter på selve mødet. Dette blev enstemmigt vedtaget

1. Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde

3.1.            Viterra – Fejl if. opsatte målere

1. Indkomne breve

4.1.            Advokat Falbe-Hansen – Spørgsmål angående en ejendom

4.2.            Indbrudsforsøg hos en grundejer

4.3.            Ishøj kommune – Ansøgning angående maling af mur

4.4.            Advokat Ternstrøm – angående ulovlige installationer på solgt ejendom

4.5.            Kümlers ejendomscenter – Manglende godkendelse af udestue

4.6.            Grundejer – angående revne i mur

4.7.            Grundejer – Firmaoplysninger i forbindelse med legepladsentreprise

4.8.            Ishøj kommune – Foreningsregister

4.9.            Falck – tilbud på ildslukker og brandtæppe samt vedligeholdelse

4.10.         Ishøj kommune – godkendelse af udestue der afviger fra standardprojekt

4.11.         Ishøj Varmeværk – Nyhedsbrev

4.12.         Sven Bech – Prisliste for gartnerarbejde

4.13.         Hako Danmark – Tilbud på leasing af feje / sugemaskine (TO)

4.14.         AJ Entreprenør – Tilbud på nedrivning af Tennisbaner

4.15.         Høchendorff – Tilbud på nedrivning af Tennisbaner samt asfaltarbejder

4.16.         Høchendorff – Tilbud på asfaltarbejder

4.17.         Svenningsens Maskinforretning – Tilbud på leasing af feje / sugemaskine (TO)

4.18.         Modtaget punkt 4.16 – revideret

4.19.         Grundejer – Kopi af brev til Ishøj kommune angående etablering af loftslem

4.20.         Grundejer – klage over belysning

4.21.         TopDanmark – skadesanmeldelse ved arbejdsulykke

4.22.         Ishøj kommune – Høring om Integrationspolitikken

1. Økonomi

5.1.            Fra sidste bestyrelsesmøde savnes der stadig svar på udgift på kr. 10.000 vedrørende beplantningsarbejder. Svar : Udgiften er til rydning af legepladser, men det er blevet konteret under beplantning. Dette vil blive rettet

5.2.            Den økonomiske oversigt blev gennemgået. Generelt ser det godt ud. Der er udvist rettidig omhu med midlerne, og trods den ikke uvæsentlige udgift, med hensyn til renovering af kontoret efter vandskade, er det alligevel lykkedes at holde udgifterne på et fornuftigt niveau

5.3.            Ishøj kommune er rykket for vores containertilskud

5.4.            Varmeregnskabet ser godt ud

1. Meddelelser fra interne udvalg

6.1.            Ansøgningsudvalg

• Kümlers ejendomscenter – Manglende godkendelse af udestue. Udvalget godkender udestuen en af dagene og der afleveres en underskrevet godkendelse
• Ishøj kommune – godkendelse af udestue der afviger fra standardprojekt. Udestuen er besigtiget og godkendt af Ishøj Kommune. Grundejerforeningen er blevet nægtet adgang til at kontrollere de dele, der vedrører standardprojektet. Dette vil medføre en ændring af procedurer forinden godkendelse af grundejernes projekter. Ansøgningsudvalget indarbejder i ansøgningsskemaerne, at grundejerne giver skriftligt tilsagn om, at grundejerforeningen meddeles tilladelse til at syne det færdige projekt.
• Kopi af brev til Ishøj kommune angående etablering af loftslem Beslutning: Grundejerforeningen vil fremover medvirke til, samt betale for, de indledende projektomkostninger, således at nye standardprojekter kan etableres. Det er bestyrelsens vurdering, at disse omkostninger med tiden er blevet så væsentlige, at de er svære for en enkelt grundejer at afholde. Forudsætningen for at grundejerforeningen deltager i et sådant projekt er, at det skal være et projekt, der er relevant for de fleste grundejere, og projektet skal være frit tilgængeligt for alle i bebyggelsen. Første projekt er en godkendt indendørs loftlem. Antallet af projekter begrænses af økonomien. Bestyrelsen foretager en særskilt vurdering i hvert enkelt tilfælde.
• Ansøgningsudvalget har siden sidste bestyrelsesmøde forhåndsgodkendt 5 ansøgninger på diverse projekter.

6.2.            Beplantnings udvalg

• Der har været afholdt møde med Ishøj kommune angående beplantning af stamvejen i Egelunden. Det blev besluttet, hvilken beplantning, der skal være i Egelunden. Kommunen går i gang med arbejdet, når de har modtaget planterne. Vi modtager snarest et kort over stamvejene, med påtegning af de forskellige planter
• Et tidligere bestyrelsesmedlem har tilbudt at færdiggøre projektet ”beplantning foran fast hegn”
• Udvalgets indsatsområder for 2004 og fremover, vil være følgende : 1, Beplantning af stamvejen i Egelunden – 2, Trimning af ydersiden af volden ved ”skoven” – 3. Boldbanen – 4. Beplantning af husgavle ved stierne
• En række har etableret fast hegn langs med hele rækken. Der er redegjort for sagen, ligesom det foreligger oplyst, at der beplantes foran hegnet, efter maling heraf, og når vejret tillader dette.

6.3.            Vedligeholdelsesudvalg

Udvalget har afholdt møde angående følgende punkter og har for hvert enkelt punkt formuleret en indstilling til bestyrelsen

• Der er kommet 22 officielle klager pga. den ændrede belysning. Derfor er der oprettet et eksternt belysningsudvalg bestående af grundejere. Belysningsudvalget skal vurdere belysningen i Strandgårdsparken, og komme med en indstilling til bestyrelsen med henblik på optimal belysning. Udvalget skal se på belysningsspørgsmålet med nye og friske øjne og er ikke bundet af andet end økonomiske hensyn. Der må ikke foretages noget, i forhold til belysning, uden at det først er forelagt en bestyrelsesrepræsentant. Der udarbejdes en informationsskrivelse til grundejerne, der skal forelægges Vedligeholdelsesudvalget til godkendelse.
• Nedrivning af tennisbaner. Der er blevet indhentet diverse tilbud, der er ret forskellige. Beslutning: Hegnet og den grønne bevoksning bliver fjernet i løbet af dette regnskabsår, og asfalten bliver fjernet til efteråret i det nye regnskabsår. De økonomiske forhold bevirker, at vi ikke kan få lavet det hele samtidig, men vi må disponere i forhold til hvad, der kan være farligt. Vi skal have et firma til at rive selve hegnet ned. Ejendomsinspektørerne vil sørge for fjernelse af beplantningen. Endvidere skal der indhentes tilbud hos firmaet Hockerup.
• Leasing / indkøb af feje / sugemaskine. Beslutning: Vi leaser en ny feje / suge maskine. Fordelen er, at vi ikke slider så meget på vores traktor og at den dermed holder længere og er mindre udgiftskrævende. Samtidig medfører det en bedre udnyttelse af ressourcerne, sådan at den ene mand kan slå græs og den anden køre med feje/sugemaskinen på samme tid. Den nuværende fejekasse, der er årsag til det store slid på traktoren, søges solgt. Der er indhentet tilbud på forskellige feje/sugemaskiner. Mandskabet bliver taget med på råd inden den endelige beslutning bliver taget.
• Opfølgning på Holderen(traktor) i forbindelse med nummerplade. Er det nødvendigt at den har nummerplade, og hvad kommer det til at betyde, hvis den ikke har det ? Skal undersøges hos forsikringsselskabet. Dette spørgsmål tages op i forbindelse med anskaffelse af feje / sugemaskine.
• Vi har modtaget tilbud på asfaltarbejde fra Høchendorff. Ejendomsinspektørerne har fotograferet hullerne i asfalten i hele bebyggelsen. Beslutning: Hullerne i asfalten skal repareres nu. Hullerne skal markeres og repareres. Det vides ikke, hvor lang tid det tager, at reparere alle hullerne, men hvis det tager over tre dage, skal formanden kontaktes
• En grundejer har klaget over revner i murværk og fundament. Sagen blev gennemgået, og den daværende bestyrelses beslutning står ved magt.

6.4.            Legeplads udvalg

• Lundemøderne er afsluttet og der er modtaget overslag fra firmaet Noles. Møderne med grundejerne er blevet afholdt med stort engagement. Alle gårde, på nær gård 28, har været med til møderne, og har i forening med legepladskonsulenten fra Noles, lavet skitse over legepladsen i de enkelte gårde jævnfør gårdens ønsker samt i respekt for lundeperspektivet. Der afventes pt. på et konkret tilbud fra Noles
• Et bestyrelsesmedlem har forespurgt foreningens revisor angående vores ansvar i forhold til entreringen af legepladserne. Revisoren var af den opfattelser at der bør fremskaffes pris idéer fra andre firmaer. Der var en diskussion om emnet i bestyrelsen om emnet. Konklusionen blev, at på baggrund af de allerede modtagne prisoverslag fra 3 forskellige firmaer, der i øvrigt alle prismæssigt ligger i samme niveau, samt det forhold, at arbejdet med 29 legepladser ikke egner sig for licitation, da hver legeplads er tegnet individuelt af de grundejere, der bor i gården, er iopgaven på rette spor. Det er firmaet Noles, der på baggrund af en afstemning blandt legepladsrepræsentanterne, har stået for planlægningen / tegningen af vores legepladser i samarbejde med legepladsrepræsentanter fra hver enkelt gård (minus 1), men de er ikke blevet lovet det endelige arbejde, og det er bestyrelsen, der beslutter, om deres tilbud skal godkendes. Endvidere blev det fastslået, at legepladsrepræsentanterne på fællesmødet den 18. januar 2004, med stort flertal valgte firmaet Noles, som det firma, der har de mest spændende legeredskaber. Det er derfor bestyrelsens opgave, først og fremmest, at udforske om det er muligt at indgå en aftale med dette firma, der både tilgodeser generalforsamlingsbeslutningen af 24. november 2004, samt grundejernes ønske, som det gav sig udtryk på fællesmødet.

6.5.            Varmeudvalg

• Der er modtaget Nyhedsbrev fra Ishøj kommune
• Der søges i øjeblikket intenst på at finde ud af, hvorfor der forsvinder meget spædevand. Vandtabet er øget. Der er brugt 25 kbm. spædevand den sidste måned, og dette er en fordobling af tabet. En grundejer havde vandskade på et gulv, men ikke nok til at forklare vandtabet.
  Varmemesteren er fortsat i gang med undersøgelser af årsagen til tabet af spædevand. Dette arbejde prioriteres højt, og det er bestyrelsens ønske, at dette undersøgelses arbejde fortsætter indtil årsagen er fundet.

6.6.            Personaleudvalg

• Bestyrelsen har besluttet at der oprettes et Falck abonnement på sikkerhedsudstyr
• Printeren. Der er problemer med printeren, fordi USB kablet ikke virker på den afstand, der er, mellem printer og Pc. Der indkøbes en Router med firewall i forbindelse med implementering af printserver, der vil give mulighed for at placere printeren i en hvilken som helst afstand fra pc´en som det til enhver tid måtte være ønskeligt. Kassereren har godkendt købet
• Billeddokumentation. Der er hidtil benyttet et gammelt digitalkamera, der ikke kan tage en særlig høj opløsning. Beslutning: Der indkøbes et nyt digitalkamera, der skal bruges til dokumentation overfor bestyrelsen.

6.7.            WICOTEC udvalg

• Intet nyt

6.8.            Intern IT og Kommunikation udvalg

• Alle har nu fået tildelt en xxx@strandgaardsparken.dk mail adresse. De enkelte bestyrelsesmedlemmers mailadresse fremgår af den udsendte liste – bestyrelse og personaleoversigt. Jeres postgrupper bedes tilrettet.

1. Renovering af stier og pladser

• Muligheden for 1års gennemgang af SF-sten etape 2 er sandsynligvis ikke til stede. Juli 2003 er der blevet rykket for gennemgangen for første gang. Der er ikke sket noget i sagen, men vi vil kræve at få en gennemgang hos PLS-Rambøl, som er foreningens rådgivende konsulent i forbindelse med SF-sten belægningen.

1. Meddelelser fra eksterne udvalg

8.1.            Medie udvalg

• Anvendelse af udvalgsmedlem til opkrævning af reklamer på hjemmesiden. Lars Nielsen, Bøgelunden er pt. det eneste medlem af Medieudvalget. Han overtager ansvaret for at indkræve penge for annoncerne på hjemmesiden i samarbejde med kontoret. Kontoret ligger inde med de kontrakter, der skal benyttes til abonnenterne. Det skal give så mange penge som muligt hos de eksterne kunder, men de annoncerende grundejerne skal betale mindre.
• Telefonlisten på hjemmesiden skal rettes.

8.2.            Fastelavns udvalg – Arrangementet var en succes, og blev holdt inden for budgettet. Næste år søges billederne taget af en person, der har mere professionel tilgang til det.

8.3.            Sommerfest udvalg

8.3.1.     Der afventes dato for afholdelse af sommerfesten. Det skal være midt i august.

1. Eventuelle beslutninger.

1. Eventuelt

• Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes den 27. april 2004.
• Der afholdes halvårligt møde med Ishøj kommune torsdag den 29. april 2004
• Der skal aftales dato for markvandring. Tirsdag den 11 maj 2004 kl 17.00 med personalet
• Kassereren J holder ferie fra 4-4 til 19-4

Referat Jette Malling