Referat af bestyrelsesmøde 4. oktober 2005
Grundejerforeningen Strandgårdsparken
Bøgelunden 7
2635 Ishøj.
Referat af bestyrelsesmøde i
Dagsorden:
- Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder.
1.1. Referat 9. august 2005 – godkendt og underskrevet
- Meddelelser fra næstformanden.
2.1. Formanden har meddelt, at han se sig nødsaget til at trække sig i utide med
virkning fra den 1. oktober 2005 da han har fået sit ønskejob, og at det så
vil betyde en hel del rejsetid, og det kan ikke forenes med jobbet som
formand for grundejerforeningen.
Formanden er meget ked af at skulle træffe denne beslutning 2 måneder før
generalforsamlingen, samt at han havde godt et år tilbage på posten endnu.
Beslutningen betyder samtidig, at han også trækker sig som
bestyrelsesmedlem.
Formanden har dog lovet at ville være behjælpelig med samtlige ting han har
haft berøring med. Herunder at skrive formandens beretning til
generalforsamlingen d. 28-11-2005.
2.2.
generalforsamlingen, og
Da der er så kort tid til generalforsamlingen, og da bestyrelsen ifølge
vedtægterne er beslutningsdygtige med fire deltagere på et
bestyrelsesmøde, indkalder vi ikke en suppleant.
- Indkommen post.
3.1. Mail – grundejer- forslag tilskud på 1.500 kr. hvert år til
Legepladser.
3.2. Mail – grundejer – forslag renholdelse af legeplads.
3.3. Mail – indkomne forslag mangler på hjemmesiden.
3.4. Mail – grundejer – forslag vedligeholdelse af legeplads + farvevalg.
3.5. Mail – grundejer – forslag bom for knallerter.
3.6. Mail – grundejer – indkomne forslag mangler på hjemmesiden.
3.7. Mail – grundejer – referater mangler fra 2005 på hjemmesiden.
3.8. Grundejer – ændring af gavlvindues placering.
3.9. Grundejer – forslag tilbagebetaling for bortkørsel af grus.
3.10 Ellen Hoven Granlunden 86 – ansættelsesbrev underskrevet.
- Økonomiudvalg.
4.1. Status ved Leon. – sidste måned havde vi en fogedsag, der er afsluttet med indbetaling. Vi har pt. kun to skyldnere. Regnskabet ser fornuftigt ud. Vi får sandsynligvis regnskabet fra Snoor om en uges tid. Derefter vil
- Personaleudvalg.
5.1. Sygemeldt ejendomsfunktionær forventes at begynde 1-1- 2006. Bemandingssituationen skal på som punkt på næste bestyrelsesmøde 8. november 2005.
5.2. Ellen Hoven har begyndt sin ansættelse som rengøringsassistent pr. 1. oktober 2005
5.3. Personalesamtaler – Ved Leon og Tommy- tilfredsstillende. Der er givet tilsagn om hjælpemidler og fornyelse af mindre inventar. Ligeledes ønskes det at medarbejderne søger relevante kurser, hvis de har interesse heri.
- Særlige opgaver.
6.1. Arbejdsopgaver hen i mod generalforsamlingen. – Der skal straks skrives et nyhedsbrev om bestyrelsens sammensætning. Leon laver et oplæg.
Mht. referent bruger vi Mannpower. Vi skal have en kontrakt med dem om, om der bliver stillet fx båndoptager til rådighed og om hvordan referaterne skal laves.
Lokalet er bestilt. Pernille kontakter pedellen ang. drikkevarer. Der skal være sukkerfri sodavand.
Indkaldelsen skal være ude senest søndag d. 13-11. Pernille kontakter Pilemølle og spørger, hvad de skal have for at trykke og hæfte materialet.
Leon er på valg og genopstiller. Tommy og Jens er på valg. Tommy genopstiller. Jens genopstiller ikke. Jens bestyrelsespost bliver ledig, plus Pernilles, hvis hun bliver valgt til formand, da hun opstiller til denne post. Supleanterne skal kontaktes og spørges, om de vil genopstille. Dette ordner Leon.
Der kan komme et problem på generalforsamlingen ang. budgettet og indkomne forslag. Ifølge vedtægterne er rækkefølgen og generalforsamlingens punkter sådan oplistet, at først bliver budgettet godkendt (eller ikke) og derefter kommer de indkomne forlag. Det er uhensigtsmæssigt, at grundejerne først skal godkende et kommende budget og derefter måske skal tage stilling til forslag, der kan udløse kontingentstigning. Vi vil derfor fremover arbejde på en revidering af vedtægterne.
6.2. Indkomne forslag skal gennemgås, og der skal så vidt det er muligt på dette møde, tages stilling til disse forslag hvordan bestyrelsen forholder sig.
Forslag 1 – hvid farve på havesiden – Beslutning: bestyrelsen fastholder de fire farver, der er blevet besluttet på generalforsamling 2003. Vi tager ikke stilling til den enkelte farve, men vi fastholder de fire farver, der er tilladt nu
Forslag 2 – Klare poser skal benyttes på containerpladsen – Det vil fremover kunne hindre, at grundejerforeningen får regninger fra kommunen for forkert affald og at der kommer rotter og ræve på containerpladsen. Beslutning: bestyrelsen tilslutter sig forslaget
Forslag 3 – Vedtægtsændring – I forhold til at et medlem af bestyrelsen i enkelte tilfælde kan deltage i den daglige drift i Strandgårdsparken Beslutning: bestyrelsen tilslutter sig forslaget
Forslag 4 –
Pkt. 1 – Vedligeholdelse af legepladser skal varetages af grundejerforeningens personale. Beslutning. Det forslag kan bestyrelsen ikke tilslutte sig, da dette vil bevirke kontingentforhøjelse
Pkt. 2. tilladelse til at døre og vinduer til gårdsiden må være fremstå som natur.
Beslutning bestyrelsen mener, at vi fortsat skal bevare den sorte farve
Forslag 5 – Bomme ved stien mellem Granlunden og Fyrrelunden. Hvordan forholder det sig med brandvej. Jette kontakter Teknisk forvaltning
Forslag 6 – Alle gårde kan få 1500,00 til legeplads pr. år. – På sidste års generalforsamling blev det besluttet, at der blev etableret en puljeordning hvoraf de respektive gårde en gang om året kan søge 1500,00 til legepladserne. Beslutning: I det nye budget forhøjer vi puljen til 43.000,00 kr. så alle gårde kan søge i samme år. Dermed imødekommes forslaget.
Forslag 7 – Anlæg af multibane til 437.000,00 kr. – Ved regnskabets afslutning vil vi have en negativ beholdning på 600.000,00 kr. Der er derfor ikke i de første par år være penge til at finansiere forslaget. Vi har prioriteret pt. at opbygge foreningens likvide midler. Derudover skal vi på et tidspunkt have renoveret parkeringspladserne, og det efterhånden 30 år gamle rørsystem. Beslutning:
Forslag 8 – Bortkørsel af grus. Morten havde lovet at gården måtte aflever et par trillebører grus på boldpladsen. Det viste sig dog, at mængden af grus var væsentligt større. Derfor skal gården selv finansiere bortkørslen – Beslutning. Forslaget er afvist, med henvisning til, at gården kan søge 1500,00kr. til legepladsen
Forslag 9 – Et forslag ang. bomme, der ikke er formuleret som et forslag. Tommy har skrevet til forslagsstilleren og bedt om en omformulering. Dette er der ikke kommet svar på
6.3 Formandsposten. – Pernille Møller opstiller for et år
6.3. Brev til advokat ang. foreningsspørgsmål. – Spørgsmål om vedtægterne: § 7 prioritering af punkter på generalforsamling, paragraf 3, 10 og vurdering af forslaget 8 if. § 17.
6.4. Mødet med kommunen udsat – Pernille har kontaktet Mikael Ege og bedt om dialog if. mødet med kommunen. Det møde, der blev aftalt for seks måneder siden, er der ikke blevet indkaldt til. Dette er under al kritik.
6.5. Personale og bestyrelses arrangement, forslag modtages om dato og sted. – lørdag 3. december. Tommy. Lars og Pernille kommer med forslag til arrangementet
- Fra onsdagsvagten.
7.1. Grundejer ønsker bestyrelses stillingtagen om stævning han har modtaget fra Noles/advokat. – Svaret kan læses på bestyrelsesmøde referatet af 9. august pkt. 9.4.1.1. Leon kontakter grundejeren. Sagen er udelukket privat, og har intet med grundejerforeningen at gøre.
- Meddelelser fra interne udvalg.
8.1. Varmeudvalg.
8.1.1. Status af vandforbrug. –
Varmeregnskabet er kommet, og Bente er i gang med sagen.
8.2. Ansøgningsudvalg.
8.2.1. En grundejer bliver sendt frem og tilbage mellem kommunen og
Grundejerforeningen, ang. ændring af standardproject på gavl vindue.
Beslutning:
forslag, såfremt kommunen ikke mener, at det kolliderer med
lokalplanen, selv om det ikke er et standard projekt. Der skal være
den begrænsning, at vinduet skal flugte i overkanten
Under henvisning til ”kommunalfuldmagt” mener bestyrelsen, at det
ligger uden for dens kompetence, at træffe beslutninger vedrørende
dette, da sagen ligger udenfor standardprojekter.
8.3. Beplantnings udvalg.
8.3.1. Skælskør Anlægsgartner har givet tilbud på renovering af
Poppellunden, lige numre. Da dette er ret dyrt, skal der indhentes
flere tilbud, før bestyrelsen beslutter, hvem der skal udføre arbejdet.
8.4. Vedligeholdelsesudvalg.
8.4.1. Antennekabel er blevet repareret ved containerpladsen.
Grundejerforeningen skal betale, da det er vores eget kabel.
Efter generalforsamlingen skal det undersøges, om kommunen er
interesseret i at overtage kablerne.
8.4.2. Legepladsgennemgang – Preben har gennemgået alle 29 legepladser
med henblik på, at Noles skal efterreparere legepladserne.
Dette arbejde har taget 30 timer.
Beslutning: Disse timer skal aflønnes på samme vilkår som arbejdet
på containerpladsen.
mangler.
8.4.3. Forespørgsel fra gård 15, om de kan dele en regning fra legepladsen
over 2 regnskabsår. Beslutning: Et projekt på enhver legeplads kan
maximalt dækkes med 1500,00 kr. pr legeplads pr. år, og da beløbet
overstiger denne grænse, kan forespørgslen ikke honoreres.
Udbetalingen følger regnskabsåret.
8.5. Intern IT og Kommunikation udvalg.
8.5.1. Referater fra 2005 er nu kommet på hjemmesiden.
- Meddelelser fra eksterne udvalg.
9.1. Fastelavns udvalg.
9.1.1. Intet (men nu må de da snart se at komme i gang, for der er kun 4-5
måneder til fastelavn J )
9.2. Legepladsudvalg.
9.2.1. Der er indkaldt til legepladsudvalgsmøde d.10. oktober 2005.
Derefter vil der komme en indstilling til bestyrelsen angående
prioriteringen af diverse reparationer.
9.3. Hvidbogsudvalg.
9.3.1. Intet nyt.
9.4 jule marked
10. Eventuelt.
10.1. Leon kontakter medlemmerne i grundejerforeningens forskellige
udvalg og spørger, om de vil fortsætte i udvalget, og om de har
forslag til generalforsamlingen.
10.2. Grundejer. Der er kommet en henvendelse til grundejerforeningens
kontor angående generende knallertkørsel og olieforurening af
SF sten.
Beslutning: If. til knallertkørsel må det være en politisag.
If. SF stenene er situationen mere usikker. Leon undersøger sagen.
10.3. Torsdag d. 6-10-2005 holder Pernille møde med grundejer +
repræsentanter fra gård vedr. opfølgning på legeplads.
Mødet sluttede 23.10
Referent