Referat af bestyrelsesmøde 16. juni 2014

Grundejerforeningen Strandgårdsparken

Bøgelunden 7

2635 Ishøj.

Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d. 16. juni 2014 kl. 18.30 i Bøgelunden 7.

Afbud: Poul Erik

Kaffe/Te: Carsten

Dagsorden:

1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder

 1.1.   Godkendelse af ref. fra 5.5. Ref. af 7.4. ikke klar til cirkulation.

2. Siden sidst på mail/telefon

 2.1. Grundejer – handicap plads flyttes. Det virker underligt, at købe så stor en transporter, men på den nuværende handicapplads vil der skulle inddrages en parkeringsplads mere til bakkeareal, så vi accepterer flytningen af pladsen.

2.2. Indsigelse lokalplan 1.65 (lethal – strandgårdsskolen) – har vi nogen indsigelse? Nej, lokalplanen har ikke nogen relationer til Strandgårdsparken.

2.3. Trailerparkering – I januar har vi fået et brev fra en grundejer, hvor han skriver, at der er flere anhængere i gården og nogen af dem er låst fast. Vedtaget: Når vi får en henvendelse fra en grundejer, hvor der står, at han eller hun er generet af en anden grundejer, der har en trailer stående permanent, skriver vi et brev til den grundejer, der ejer traileren. De to grundejere i pågældende gård får et brev.

Højt skur – Vi har fået et brev fra en grundejer om et skur, der er meget stort og en parabol, der sidder for højt – Bjarne har talt med dem. De har lovet at sænke højden på skuret og flytte parabolen. De skal have et brev, hvor der står, at skurets højde skal være i orden inden 1.10.2014.

3. Fordeling af kommende arbejdsopgaver

 3.1. Om og renskrivning af flg:

• Standardprojekter, fortsættes v. Poul Erik
• Besigtigelsesskema, samt brev til ejendomsmæglere, Bjarne og Pernille er ikke kommet i gang endnu.
• Sidefødder/skabeloner, Bente og Søren G har lavet sidefod og vandmærke. Pernille har rettet det til. Papiroplæg fremlægges til mødet. – Vandmærket er nu i lavendel farve, det er ikke smart, for så bliver brevene printet ud i farver. Vandmærket skal være gråtone, men det skal være lysere, end det er nu. Billedet tager for meget af opmærksomheden

3.2. Oplæg til flg:

• Formulering af principperne for gårdprisen, der skal stadig laves et stykke papir, ud fra beslutningerne, på tidligere møder. Jette laver det.
• Funktionsbeskrivelser, har alle udfyldt deres? – Nej, det er aftalt at alle har gjort det efter sommeren
• Ny forretningsorden, med udgangspunkt i den gamle fra 1982. Skal underskrives – Er gjort.
• Mail etik og regler, internt og eksternt. Oplæg v. Jette + Pernille, ikke lavet færdigt.
• Implementering af fælles outlook kalender, e.l. v. Gitte. – Vedtaget: Pernille og Bente starter en fælles outlook kalender, som vi andre så booker os ind på. Poul Erik er eneste uden outlook, hvis han ønsker det, så køber GF den til ham.
• Kilometertakst og frynsegoder. V. Jan. – kommer senere

4. Møde med kommunen om div.

 4.1. Oplæg vedr. hegn og rødt tag, ikke færdigt. Kommunen har modtaget klage over taget,

fra anonym grundejer. – Pernille har fået et spørgsmål om klagen fra Birol fra Plan og Byg. Pernille har svaret ham, at vi ikke ved, hvem der har sendt brevet, men at vi støtter op om klagen.

4.2.  D. 20.august kommer punktet ”Endegavls vinduer” op på TBU møde.

5. Loppemarked

 5.1.  Evaluering – Vi var for lidt mandskab på dette års loppemarked. Alligevel synes vi, at det var et godt marked. Vedtaget: Næste år skal vi være 4 fra bestyrelsen og 2 timelønnede samtidig – Så kan det blive en god dag for alle.

Vi blev skældt ud af en vred dame, fordi der ikke var nogen skilte ude på vejen. Så det fiksede Gitte med nogle papskilte. Der var 17 borde denne gang, og det hele foregik på en rar måde. Vi skal have rigtig mange borde med næste år, for en del satte sig ned og hyggede.

Næste år skal stadeholderne have et brev, hvor der står, at de skal komme kl. 9.00, at de selv skal bære bordet på plads, og bære det tilbage til trækvognen efter brug. Vi skal huske at få et telefonnummer ved tilmelding, i tilfælde af ændringer. Vi kan godt spørge til generalforsamling om nogen vil hjælpe

6. Midler til udvikling af legepladser – ansøgninger

 6.1. Gård 20 – borde/bænke, kolbøttebomme, karrusel, legehus, fodboldmål – Kolbøttebommen og karrusellen skal placeres i faldunderlag. – Mulighed: Borde/bænke  og/eller legehuse. Hvis de får bordene, vil vi anbefale, at de sætter borde/bænkene fast med kæder, så de ikke bliver stjålet.

6.2. Gård 25 – babygynge, klatrevæg – Babygyngen er udelukket, fordi de ikke må tage den eksisterende gynge ned og sætte den anden op. – Klatrevæggen er en god ide

6.3. Gård 22 – nedgravet trampolin – Trambolinen er udelukket. Både fordi den er for farlig at have uden opsyn, og fordi vi ikke kan være sikre på, at dugen kan holde. Gård 22 får at vide, at de må undersøge nogle bedre forslag

Vedtaget: Gård 20 får to borde/bænke og et legehus – Gård 25 får en klatrevæg – men kun hvis beløbet ligger inde for de 50.000 kr. der er sat af til formålet – Betina undersøger muligheder og priser

7. Interne meddelelser

7.1.  Økonomi

7.1.1.    Status incl. restancer. – Tidligere grundejer er holdt op med at afdrage. Hvis han ikke kommer i gang igen, vil vi stoppe sagen helt. Det kan ikke betale sig at bruge flere advokat-kroner på det

7.1.2.    Er der nogen penge som skal bruges hurtigt? Vi har ca. 450.000 kr, som vi ikke har brugt endnu fra dette års budget. Dvs. vi skal renovere væggen i kontoret, så vi har ca. 250.000 kr.

7.2.  Personale

7.2.1. Orientering vedr. ansættelse af ny kontorass. – Pernille, Bjarne og Gitte har lavet en annonce. (som er god) Pernille har kontaktet Hartmanns, og de ser på annoncen og ser efter i deres kartotek. De vender tilbage snarest ang. emner og datoer. Den nye assistent skal begynde 1. august, hvis det kan lade sig gøre. Bente har ferie en uge i august, så den uge vil vi holde kontoret lukket. På den måde kan den nye kontorassistent få tid til at sætte sig ind i sagerne.

7.3.  Varme

7.3.1.    Status vandtab, vi har brugt 4,6 M³

7.3.2.    Cirkonventiler, afventer

7.4.  Besigtigelser/Ansøgninger

7.4.1.    status, ikke denne gang

7.5.  Vedligeholdelse

7.5.1.    Overdragelse af vand forsyningen/stophaner, intet nyt.

7.5.2.    Genbrugspladsen-vi opkræves gebyr for tømning af container. Intet nyt.

7.5.3.    Renovering af varmecentralen, udvendigt. Se indkomne tilbud.- Arbejdet med den nye mur ved kontoret går snart i gang. Mht. til hatten på varmecentralen skal vi søge om at sætte mursten på ydermuren i stedet for træ, som der er nu.

7.5.4.    Parkeringspladser, orientering om møde m. Grontmij. Det første møde blev aflyst pga. sygdom, men der skal være et nyt møde i morgen 17.6. Vedtaget: Grontmijs rapport må koste mellem 50.000 og 100.000

7.5.5.    Tagbeklædning, legehuse-se tilbud. – Vedtaget. Vi siger ja til (80.000)

7.5.6.    Bøg 80-84 – sandfangsbrønd – Vedtaget 18.760 incl. moms

7.5.7.    Kanter i genbrugsplast – se tilbud – Alle de tilbud, vi har fået, koster 1000 kr. pr. m. Betina er blevet anbefalet at tage ud og se på kanter specifikke steder. Pernille mener, at vi kan nøjes med skrive til de steder, Det gør Betina og Pernille sammen. Vi talte om hvordan det skal finansieres, og over hvor mange år.

7.6.  IT og Kommunikation

7.6.1.    Hjemmeside arbejde med Pernille og Poul Erik, de skal finde et tidspunkt..

8. Særlige opgaver

 8.1.  Sortering af arkiv, samt matrikelarkiv. Afventer

9. Meddelelser fra eksterne udvalg

9.1.  Fastelavnsudvalg

9.2.  Legepladsudvalg

9.3.  Sommerfestudvalg

9.3.1. Er de kommet videre med et budgetoplæg mm? – Møde i udvalget onsdag d. 18.6 kl. 19. Dér vil vi bede om et budget overslag(endnu engang).

10. Eventuelt

Fremover sendes postlister ud mandag i stedet for fredag.

Mødet sluttede kl. 21.37

Referat Jette Malling