Referat af bestyrelsesmøde 13. januar 2014
Grundejerforeningen Strandgårdsparken
Bøgelunden 7
2635 Ishøj.
Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d. 13. januar 2014 kl. 18.30 i Bøgelunden 7.
Afbud:
Kaffe/Te: Carsten
Dagsorden:
På dette møde skal vi planlægge for resten af året. Arbejdsopgaver og hvem der skal stå for dem. Vi skal have et årshjul.
1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder
1.1. Hvad skal ref. indeholde? Ved Pernille. – Vedtaget: Indholdet skal tydeligt beskrives, og det skal tydeligt fremgå, hvad der er blevet besluttet, og ellers skal der stå, hvis der har været en debat inden beslutningen. Hvis et bestyrelsesmedlem, ønsker det, skal det stå med navns nævnelse, at vedkommende ikke er enig i beslutningen.
Vi evaluerer på februar mødet, hvordan referatet skal være skrevet.
1.2. Der mangler referater til underskrift fra lang tid tilbage. Grunden er, at Pernille har brugt meget tid til at indkøre nye kasserere og bestyrelsesmedlemmer, og der i øvrigt har været meget arbejde.
2. Velkommen til og introduktion af de nye bestyrelsesmedlemmer
Alle i bestyrelsen præsenterede sig og fortalte lidt om sig selv. De gamle medlemmer fortalte om deres arbejde i bestyrelsen, og de nye medlemmer fortalte, hvad de kunne byde ind med. Det ser ud til, at den nye bestyrelse har en bred viden, som vi alle sammen kan få glæde af. Både Jan Skov og Poul Erik er vant til foreningsarbejde, og har via deres arbejdsliv kvalifikationer som bestyrelsen og foreningen kan få stor glæde af. Jan har boet her siden 1974 og Poul Erik siden xxxx.
3. Meddelelser fra formanden/næstformanden
3.1. Kommunalt møde om knallertkørsel. – Ishøj kommune og Lokalpolitiet har indkaldt til en workshop om utrygheden ved knallertkørsel i Ishøj. Jette tager til mødet.
3.2. Grønt forum – Der skulle have været afholdt et møde i midten af januar, men dette møde blev aflyst. Det er pt. Ikke kommet nogen ny dato. På dette møde skal det nye Grønt Forum konstitueres. Jette og Carsten er med i Grønt Forum.
3.3. Indbrud genbrugsplads, indbrud kontor – Indbrud på genbrugspladsen er sket for lang tid siden. Dér ødelagde de låsen i lågen, og lågen. Heldigvis kunne låsesmedene ordne det så fint, at det kun kostede 6000 kr. –
Indbrud på kontoret, hvor de havde smadret alle dørene, men de stjal ikke noget som helst. De stjal kun et nøgleskab, men tog ikke nogen af nøglerne. Vi får nu et nyt nøglesystem, hvor der er A – B- og C nøgler. Det vil sige, at nøglerne kan laves til blot de arealer man skal have adgang til.
4. Siden sidst pr. mail/telefon
4.1. ? – Der har ikke været nogen debatter eller beslutninger på mail eller telefon siden sidste møde, bortset fra fastsættelse af prisniveau for kompensation til de grundejere hvor der blev udført arbejde i deres huse ifm. fjernvarmearbejdet.
Det samlede beløb til 4 grundejere blev ca. 12.000,-kr.
5. Årets kalender
5.1. Bestyrelsesmøder, arrangementer, markvandring, budgetmøde, generalforsamling..
10-2 bestyr møde
10-3 bestyr møde
2-3 fastelavn
7-4 bestyr møde
28-4 markvandring
5-5 bestyr møde
18-5 loppemarked
13-6 bestyr hygge
16-6 bestyr møde
18-8 bestyr møde
23-8 sommerfest
8-9 bestyr møde
22-9 budget møde
20-10 bestyr møde
3-11 måske møde
17-11 generalforsamling
12-1-2015 bestyr møde
23-1-2015 bestyr hygge
Fastelavn
Indbydelse 3-2
Indbydelse 24-2
Loppemarked
Nyhedsbrev 1-4
Indbydelse 22-4
Indbydelse 9-5
Gårdpris
1-5
5.2. Indkaldelser, nyhedsbreve, oplæg, årsregnskaber mm. Falder ind under de andre punkter, dvs. kalender og årshjul.
5.3. Årshjul – store opgaver i løbet af året, fx. Ansættelse af ny kontorassistent, udbetaling af varmepenge, herunder datasikkerhed, renovering af varmecentralen? Brunata aftalen, circonventiler, hjemmesiden, lovpligtig postkasse, samt medarbejder signatur. Renovering af kontoret?
1-6 nyt regnskabsår
1-10 varmeregnskab
Pernille vil lave en oversigt, en tidslinie, hvor der fx skal stå noget om ansættelse af ny kontorassistent
Vi skal have besluttet, hvilken kontorassistent vi skal søge efter. På marts bestyrelsesmødet skal punktet Ny Kontorassistent på, og vi skal beslutte, hvem der skal stå for det.
Den nye skal ansættes 1-8-2014. så hun kan være sammen med Bente, inden Bente holder op. Bente vil stoppe inden året udgang. Den nye skal være med til generalforsamlings forberedelse og varmeregnskab. Sidstnævnte er den største arbejdsbyrde, der er på kontoret.
Udbetaling af varmepenge
- Pernille mener, at vi skal gøre indsigelser overfor finanstilsynet, at vi ikke kan benytte NEM konto, og at bankerne har en public service forpligtigelse. Dvs. at bankerne skal stille en mulighed for udbetaling til rådighed, som ikke er Nem-Konto.
- Hvordan vi vil forholde os til sagen, hvis vi ikke får medhold. Hvordan skal vi udbetale varmepenge i fremtiden
Varmecentralen
Den skal renoveres, lyset er meget dårligt, og der er varmt om sommeren og koldt om vinteren. Udsugningen er meget dårlig og skal laves om. Centralen er blevet rengjort, men førnævnte skal bringes i orden, og der skal males. Arbejdstilsynet har ikke haft nogen påtaler, men vi synes ikke forholdene er gode nok. – Opgave til et bestyrelsesmedlem
Brunata
Der er stadig problemer med dem. Bjarne og Pernille har mange diskussioner med dem. Brunata overholder ikke de aftaler der er indgået med grundejerforeningen om leveringsfrister, tilskrivelser mm. Dette punkt tager Pernille og Bjarne
Circon ventiler
Punktet skal tages på februar mødet. Jf. generalforsamlingen, er der grund til bekymring? Hvem kan give os et svar, som er holdbart?
Hjemmesiden
Pernille og Jette skal se på, hvilke dokumenter som skal åbnes på den nye hjemmeside. Når det er i orden, skal vi beslutte, hvem der skal stå for hjemmesiden. Pernille vil som formand altid have det redaktionelle ansvar, men hun behøver ikke lave arbejdet.
Lovpligtig E-postkasse for erhverv
Punktet skal tages op på februarmødet, den skal etableres og de underskriftsberettigede skal have adgang.
Kontoret skal renoveres
Vi skal gøres os nogle tanker om, hvordan vi vil bruge kontoret. Og så skal den nye kontorassistent vel også være med til at bestemme om indretningen. På majmødet finder vi én fra bestyrelsen der tager sig af kontorets indretning sammen med den ny kontorass. sådan noget som, hvad koster det at få malet eller få en foldedør, og kan indretningen være mere hensigtsmæssig end den er nu? Arkivskabe, reoler mm. Det er 12 år siden, at kontoret er blevet renoveret, så nu må det være på tide, at få kontoret gjort funktionelt. Det er realistisk at begynde at gøre noget ved kontoret januar 2015.
Jan laver en kalenderside, OVERBLIK hvor de forskellige punkter er delt op i måneder.
6. Konstituering/udvalg
6.1. Næstformand – næstformanden hjælper formanden med arbejdsopgaverne – Bjarne fortsætter
6.2. Referent, ikke sekretær – Jette
6.3. Udvalg.
Skal vi have de samme udvalg som hidtil? Hvad indebærer det? Tovholdere på eksterne udvalg. Se bilag med nuværende konstellation, og overvej hvad der er brug for og hvad vi rent faktisk har gavn af.
I lang tid har det været sådan, at det ikke nødvendigvis var varmeudvalgets medlemmer, der tog sig af en opgave vedr. varme osv.
Derfor kunne det være hensigtsmæssigt, at vi forandrer på det hidtidige system med udvalg. Hver gang der kommer en ny opgave, kan vi på det førstkommende bestyrelsesmøde bestemme, hvem der skal tage sig af den pågældende opgave.
Vedtaget: Vi nedlægger flg. udvalg, og vælger en ansvarlig for det pågældende område:
Varmeudvalget – Bjarne står for det overordnede ansvar
Økonomiudvalget.- Det vil altid være kassererens ansvar, dvs. Gitte.
Personaleudvalget – Formand og næstformand, dvs. Pernille og Bjarne.
It og kommunikation – Jette skal føre tilsyn med opslag, debatforum og galleri.
Pernille har det redaktionelle ansvar.
Resten af bestyrelsen melder ind på de opgaver, der kan være på hjemmesiden.
Ansøgningsudvalg – Fra nu af skal det hedde ”Syns og skøns ansvarlig” eller noget helt andet – Den indvendige besigtigelse kan være én fra bestyrelsen, der har forstand på det. Hvis det skal være en indvendig besigtigelse af fx vandvarmer skal Bjarne være med. – Poul Erik vil gerne være med til besigtigelse. I begyndelsen sammen med Bjarne.
Grønt Forum– Jette og Carsten
Tovholder til:
Legepladsudvalget – Carsten
Fastelavnsudvalget – Jette
Sommerfestudvalget – Jette og Gitte
7. Fordeling af kommende arbejdsopgaver.
Opgaverne skal ikke fordeles på dette møde men på næste møde, nogle blev dog fordelt, og kan forhåbentlig så behandles på februar mødet.
7.1. Om og renskrivning af flg:
Standardprojekter
Papirerne skal ses igennem og vejledningerne skal rettes, således at vi har det elektronisk. For nuværende har vi kun papir originaler.
Tegningerne skal scannes og gøres mørkere. Bente har styr på, hvilke ting, der skal rettes.
Besigtigelsesskema, samt brev til ejendomsmæglere
Lauge lavede en besigtigelsesskema, der var for omfangsrigt.
Vi skal have et skema, der er relevant for vores brug.
Pernille vil skrive brevet til ejendomsmæglerne.
Sidefødder/skabeloner
Lauge her lavet nogle sidefødder, som fungerer, men der skal laves original skabeloner, og de skal rettes hos alle incl. kontoret.
7.2. Oplæg til flg:
Formulering af principperne for gårdprisen
Jette er kommet med et oplæg. Det ville være en god ide, at vi fik en debat på mailen, og at vi fik et samlet syn på, hvad vi ser efter, når vi går ud og syner.
Funktionsbeskrivelser for formand, næstformand, kasserer, udvalgsformænd, tovholdere.
For et par år siden tog vi fat på emnet. Det skal vi have på plads nu. Dvs. hvad hører der til dette eller hin opgave.
Vi skal have på plads, hvor meget man skal gøre i de forskellige poster, fx indkalde til mødet i sit udvalg, og referat pligt.
Ny forretningsorden, med udgangspunkt i den gamle fra 1982.
Forretningsorden ligger ikke elektronisk, så det skal den være. Fx står der ikke noget om den måde vi arbejder på i dag, med mail osv. – Jette ser på den.
Mail etik og regler, internt og eksternt
Der er behov for at få på skrift, hvordan vi skal bruge vores interne mail. Hvad er til hjem, og ift. arkiv- Jette ser på det.
Gavepolitik, internt og eksternt
Vi skal tage beslutninger om, hvem skal fx have julevin. Har de været med i arbejdet, eller har de bare stået på listen. Vi skal have en retningslinie
Bestyrelsens gaver internt. Her skal vi også have retningslinier. – Jette laver et skema.
Implementering af fælles outlook kalender
Vi skal have en fælles kalender, så vi kan følge med i hinandens aftaler. Outlook har sådan en kalender. Poul Erik laver et oplæg.
Ansøgning og fordeling af midler til udvikling af legepladser
For et par år siden besluttede vi, at man kan søge om penge til legepladserne. Nu skal vi bestemme, hvilke kriterier der er, for fx at søge penge til nye legeredskaber. Puljen på budgettet er på 50.000 om året. – Gitte ser på det.
Kilometertakst og frynsegoder
Kilometer refusion er kun uden for bebyggelsen. Man kan også kun få sorte farvepatroner, men det var en beslutning der blev truffet for, at begrænse et tidligere bestyrelsesmedlems overdrevne brug af disse. Det skal føres up to date inden for rimelighedens grænser, fx, papir, mapper, printerblæk inden for forventet forbrug. Jette begynder på listen
Her sluttede mødet på nær pkt. 10.2.1
8. Generalforsamlingen
8.1. Evaluering
9. Møde med kommunen om div.
9.1. Opfølgning, hvem skriver vedr. sidste års projekter? Samt rødt tag?
10. Meddelelser fra interne udvalg
10.1. Økonomiudvalg
10.1.1. Status incl. restancer
10.1.2. Lønninger, bestyrelsen og timelønnere.
10.1.3. Fremtidig plan vedr. kassererpost kontra kontorassistent.
10.2. Personaleudvalg
10.2.1. Bettina handlefrihed, skal Bettina have sit eget betalingskort? Kontoret har et betalingskort til en konto med få penge på. Denne konto kan bruges til små beløb. Bente havde ferie og hun havde gemt kortet. Derfor har Betina brugt sit eget kort til at åbne sin i-phone med. Betina skal have sit eget kort, så hun kan købe div. Artikler på nettet uden, at skulle være afhængig af kontorassistenten. Bettina har i forvejen bemyndigelse til nyanskaffelser under 20.000,-kr uden at skulle spørge nogen.
10.2.2. Sneryddere, ny mand ansat.
10.3. Varmeudvalg
10.3.1. Status vandtab,
10.3.2. Udskiftning af hovedledning, status
10.3.3. Brunata – fejl og mangler
10.3.4. Varmeregnskab ift. Snoers bemærkninger.
10.3.5. Grundejer – gulvvarme
10.4. Ansøgningsudvalg
10.4.1. status, ikke denne gang J
10.4.2. Grundejer – forslag om solceller
10.5. Vedligeholdelsesudvalg
10.5.1. Overdragelse af vand forsyningen/stophaner, hvor langt er vi? Vi har ikke fået svar, der skal rykkes.
10.5.2. Genbrugspladsen-vi opkræves gebyr for tømning af container. Intet nyt.
10.5.3. Strøm til genbrugspladsen-vi skal til at betale for den…
10.5.4. Belysning genbrugspladsen
10.5.5. Omstilling af nøgler
10.5.6. Renovering af skurgange
10.5.7. Renovering af varmecentralen jf. pkt. 5.
10.5.8. Klage over skurgang gård 8.
10.6. Intern IT og Kommunikation udvalg
10.6.1. Hjemmeside arbejde med Pernille og Søren.
10.6.2. Kopimaskine mere nyt..
11. Særlige opgaver
11.1. Sortering af arkiv, samt matrikelarkiv. Afventer
12. Meddelelser fra eksterne udvalg
12.1. Fastelavnsudvalg
12.1.1. Hvor meget er på plads?
12.1.2. Hvem er frivillige?
Husk strøm!
12.2. Legepladsudvalg
12.2.1.
12.3. Sommerfestudvalg.
12.3.1. Der skal lægges en plan, samt dato.
13. Eventuelt
Venlig hilsen
Pernille Møller
formand