Referat af bestyrelsesmøde 6. februar 2007
Grundejerforeningen Strandgårdsparken
Bøgelunden 7
2635 Ishøj.
Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken tirsdag den 6. februar 2007 kl. 19.00 i Bøgelunden 7.
Fraværende: Søs Knoth-Nielsen, Lars Jacobsen.
Dagsorden:
1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder
1.1. Foreligger ref. fra 9.januar 2007. Ja.
2. Meddelelser fra formanden/næstformanden
Grundejer- regning –.Mandskabet har fjernet affald uden for huset, hvilket har kostet over 6 timer. Samtidig har noget af affaldet ødelagt en del af bedet på stamvejen. Begge dele skal grundejeren betale for, men da grundejerne ikke er flyttet ind endnu, kan grundejerfore
ningen ikke komme i kontakt med dem. Samme hus har anmodet om at få deres udestue godkendt. Dette er ikke muligt, da der er etableret gulvvarme på vand fra radiatoren. Vedtaget: Grundejeren for to ens breve sendt henholdsvis til den gamle adresse og til den nye. Brevet skal indeholde en regning på bortkørsel af affald og renovering af bedet. Plus en forklaring på, at det ikke er tilladt at etablere varme i gulvet.
Ny folder – Fremover skal under ”Bestyrelse” stå:
”00.00.2007 ser bestyrelsen ud som følger”, samt slet hvidbogsudvalg og onsdagsvagt.
Onsdagsvagt 7.3. ønskes afsat – Vedtaget: Onsdagsvagterne holder op ved februar eller marts slutning, alt efter hvornår det næste nyhedsbrev kommer. Fremover skal grundejerne henvende sig til kontoret, som så vil formidle kontakten til det bestyrelsesmedlem, der har med sagen at gøre. Nedlægningen af onsdagsvagten skal forklares i næste nyhedsbrev.
Indkøb af stempel. Jf. nye forvaltninger i Ishøj Kommune, samt alm. Nedslidning indkøbes nye stempler.
Indkøb af lamper/bord. – Vedtaget: der skal købes et nyt bord og noget ordentligt loftbelysning til varmemestrenes kontor, både til gavn for dem, men også for de møder, som bliver afholdt der.
3. Søs Knoth-Nielsen udtræder af bestyrelsen.
Indkaldelse af suppleant. – De tre bestyrelsessuppleanter får et brev, hvor i der står, at de, hvis de er villige til at træde ind i bestyrelsen, indkaldes til at møde, hvor der bliver trukket lod om bestyrelsesposten
Søs onsdagsvagt uge 8 afsættes. – Bjarne tager den
4. Div. forespørgsler.
Grundejer – Kan der gives tilladelse til campering på grusbanen i Pinsen? Vedtaget. Svaret er nej. Det kan skabe mange problemer, da bestyrelsen så skal behandle andre henv. Og hver gang tage stilling til om det er forsvarligt.
Grundejer- handicap p-plads – Dette skal søges hos Park og Vej i Ishøj kommune og det koster 3000,00 kr. at etablere pladsen. Strandgårdsparken skal give tilladelse. Grundejeren må ikke selv etablere pladsen,uden tilladelse, hverken med streger eller skilt. Tommy kontakter grundejeren, og informerer om dette. Samt at gebyret er for etableringen, ikke tilladelsen, og så frem han selv ønsker at etablere pladsen, efter tilladelse, er det i orden.
grundejer- trailer fylder for meget – Pernille svarer grundejeren, at det hører under parkeringsvedtægten(politiet), samt at der må være en vis margen (mangler der p-pladser i gården?).
5. Møde med kommunen 1.3.
Dagsorden iflg. bilag. :
· Parkeringsskilte
· Samarbejde med Leon P
· Procedure ved ansøgninger/godkendelse af bygningsændringer
· Beplantning
Se div. bilag, der er ikke overensstemmelse mellem vores procedurer og aftaler med kommunen, hvordan forholder vi os til det? – Vedtaget: På mødet med Teknisk forvaltning vil vi gøre helt klart, at der ikke skal finde godkendelser sted, uden at der har været foretaget et fysisk syn. Ligeledes er formalia ikke på plads.
Udestuer og alt andet fra før 1996 bør registreres. Kan vi gøre det i samarbejde med kommunen, og uden gebyr?
Retningslinier for godkendelser, ønskes at være uden skøn; rene aftaler, så grundejerne ikke er afhængige af hvilken bestyrelse eller sagsbehandler der behandler sagen.
Spørgsmålet er også, om det er rimeligt, at det er bestyrelsen, der bruger tid på godkendelse af projekter, samt håndtering af dokumenter, samtidig med at det er kommunen, der sender regningen ud og inkasserer pengene?
6. Indkøb af borde/stole – Bente har fundet et firma, som forhandler vores gamle borde. Vi indkalder en repræsentant til at demonstrere borde og stole. De, der kan komme til demon-
strationen, bestemmer sig for købet, da indkøbet er blevet besluttet på et tidligere møde.
7. Prioritering ift. budget oplæg; parkeringspladser, terrænbelysning, kloakker eller
noget helt andet?
Vi skal beslutte os for, hvilken af projekterne, vi skal satse på at sætte på dagsordenen til generalforsamlingen 2007. Bebyggelsen er nu over 30 år gammel, og derfor dækker kontingentet ikke de store renoveringer, der vil komme fremover.
Diskussion: Hvilket af punkterne er vigtigst? Lamperne ser rimelige ud og kan vente nogle år. Derimod er flere af parkeringspladserne meget slemme med store huller, og kloakkerne er flere steder dårlige og vil snart trænge til udskiftning. Men samtidig skal vi også tænke på, hvad der er praktisk, så vi fx ikke etablerer nye parkeringspladser, som så senere skal brækkes op for at lave ny terrænbelysning.
- Terrænbelysning – Der kommer snart nye regler for terrænbelysning, så måske er det godt at vente med det
- Kloakker – Hver gang der bliver repareret i kloaknettet, koster det mange penge
- Enkelte parkeringspladser er meget slemme. Men det vil blive uforholdsmæssigt dyrt kun at renoverer en eller to p-pladser
Vi skal undersøge budgetter for de forskellige projekter, og så fremlægge det på næste generalforsamling.
Kloakkerne har dog stor prioritet! Tommy taler med Morten om, hvor der indtil nu har været problemer. Der vil så blive lavet stikprøvekontrol med video af kloaknettet de pågældende steder.
- Meddelelser fra interne udvalg
8.1. Fokusområder 2007 –
Personaleudvalg – den fremtidige bemanding
Varmeudvalg – udskiftning af fordampningsmålerne
Ansøgningsudvalg – database
Vedligeholdelsesudvalg – oplæg til generalforsamlingen ift. kloakker – firkantpladserne er ikke aktuelle grundet økonomi.
Intern IT – ibrugtagning af server
8.1. Økonomiudvalg
8.1.1.Status – v. Leon. – stadig ikke noget at påtale. Forbruget forløber lineært. Der er et kæmpe merforbrug på de tre skurgange, men det beløb bliver hentet hjem på terrænbelysning og vedligeholdelse, hvor der i år er overbudgetteret.
Vi har tre skyldnere, hvoraf den ene går til fogedretten.
8.1.2. Indkøb af hæftemaskine? En hel enkel manuel hæftemaskine koster 3000,00 kr. det koster 5000,00 kr. at få trykt de nye vedtægter. Men en ny hæftemaskine, der kan hæfte og false koster 10.000,00 kr. Vedtaget: Vi køber sidstnævnte.
8.1.3 Telefonregninger – Duet-abonnementet er opsagt på mobilerne. Faxen bliver sjældent brugt og er dermed også opsagt.
8.1.4 Vi kan overføre vores abonnement til Arrownet og få IP. Det bliver et abonnement, der koster 100,00 kr. om måneden – Dette ordner Bjarne.
8.1.5 Snoer opretter en særlig driftskonto til Bente på kr. 1.500, hvor hun kan betale ved internet- handler.
8.2. Personaleudvalg
8.2.1. Varmemester snart tilbage. – Torsdag 22-2 holder Pernille møde med varmemesterne om den fremtidige arbejdsfordeling. Mødet vil ende ud i en frokost, hvor resten af bestyrelsen er velkommen.
8.2.2. Ejendomsfunktionær er pt. på ferie. Han fungerer fint
8.3. Varmeudvalg
8.3.1. Status vandtab v. Tommy – 2 kubikmeter J
8.3.2. Gulvvarme/udestue- noget nyt? Herunder oplæg til breve fra Steen Henriksson. Se pkt 2. Vi har fået nogle standard breve af Henriksson, til brug ved sager, hvor bestyrelsen skal ind i grundejernes huse og bese fx varmerørene.
8.3.3. Tilbagebetaling af varme. Vi får 186.500,00 kr. tilbage. Men det er forskudt ift. vores regnskabsår. Sammenholdt med den billige vinter, ser det ud til, at for vi får en stor tilbagebetaling. Penge indgår i varmeregnskabet med tilbagebetaling til grundejerne.
8.4. Ansøgningsudvalg
8.4.1. status v. Jette, se lister.
8.4.2. Grundejer mener selv, at han har en lukket terrasse, men er det en udestue? Det er en terrasse, der har en front, der er paskvilgreb og en lovlig endegavl. Grundejeren ønsker en godkendelse, der gerne må være på en udestue. Skal den godkendes? Vi må tage diskussionen med Teknisk forvaltning om, hvad vi skal godkende eller ej. Grundejeren skal have besked.
8.4.3. Grundejer har sat sit hus til salg. Han har en ikke registreret brændeovn, en lukket terrrasse/udestue og to haveskure. Hegnet er 1,5 m uden for skel. Det er resten af rækken også. Pernille har rådgivet grundejeren om, hvordan han skal forholde sig.
8.4.4. Databasen – Pernille har bedt Søs om kopi af det, hun har lavet, men ikke modtaget nogen.
8.4.5. Div. lister- Bente overtager ajourføring
8.5. Vedligeholdelsesudvalg
8.5.1. SF-sten – Zacho-Lind har bekræftet gennemgangen. De er nu i gang med at vurdere deres forpligtelser..
8.5.2. Genbrugspladsen – orientering – Leon P har kvast rampen til den nye stencontainer!
8.6. Intern IT og Kommunikation udvalg
8.6.1. Serveren fungerer. Pernille håber, at Bente og hun snart kan komme i gang med at sætte noget i den.
8.6.2. Alle bannerreklamerne er fornyet.
9. Særlige opgaver
9.1. Renskrivning af Hvidbogen, afventes.
9.2. Sammenfatning af vedtægterne – Ingen grundejere har henvendt sig ang. vedtægtsændringer. Vi vil nu sammenfatte, de ændringsforslag, der kom på generalforsamlingen, samt de ændringer vi indtil nu har fået. Dette punkt må vente til senere.
10. Meddelelser fra eksterne udvalg
10.1. Fastelavnsudvalg
9.1.1. Kører det? – Ja, der er billetsalg i morgen.
10.2. Legepladsudvalg
10.2.1. Noles har været på besøg – Noles har skiftet plastic håndtagene på gyngerne. De kunne ikke gøre det på vipperne, da det var for koldt til at bukke plasticen. En plade fra sandkassen i gård 24 er medtaget til undersøgelse. Sagerne følges.
10.3. Medieudvalg
Debatforummet er ikke sådan på trapperne lige foreløbig.
11. Eventuelt .
Ved firkanten mellem Pop og Eg er der stadig problemer. Børnene bruger fodboldmål, som de ikke flytter igen, så man falder over dem, når det er mørkt. Ligesom aftalen var, at der ikke skulle spilles fodbold på området.
En husrække har fået nyt tag. Flere af grundejerne har ikke fået godkendt deres brandmure, og har ikke tænkt sig at gøre noget ved det. Henv. Til kommunen og beredskabschefen har været uden effekt. Vi tager punktet med til mødet med Teknisk forvaltning.
Bjarne har oplevet at der lå tyvegods ved container- pladsens hegn. Meldte det til politiet.
Mødet sluttede 23.30