Referat af bestyrelsesmøde 13. august 2018
Grundejerforeningen Strandgårdsparken
Bøgelunden 7
2635 Ishøj.
Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d.13. august 2018 kl. 19.00 i Bøgelunden 7.
Afbud: ingen
Kaffe/Te: Jette
Dagsorden:
1. Formanden indleder mødet, og dagsorden godkendes med evt. supplementer.
Formanden bød velkommen og med følgende tilføjelser, blev dagsordenen godkendt.
12.1.4. Regnskab containerplads
12.3.5. Varmeaftagermøde
12.5.6. Hvepsebo
2. Ordstyrer
2.1. Pernille
2.2. Valg af ordstyrer til næste møde.
Bjarne blev valgt som ordstyrer på næste møde.
3. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder
3.1. Marts 2017 til marts 2018 ikke klar.
3.2. Godkendelse og underskrivelse af referat af seneste bestyrelsesmøde.
Referatet blev godkendt og underskrevet.
4. Siden sidst på mail/telefon
4.1. Hjertestarter-Erik undersøger med Trygfonden
Erik og Mogens udarbejder ansøgning til Trygfonden der stiller 100 hjertestartere til
rådighed, og da der er mange, der søger, haster det med at få ansøgningen af sted.
Pernille orienterede om, at etablering af hjertestartere skal godkendes på
generalforsamlingen, da det ikke er indeholdt i budgettet. Forslag skal derfor udarbejdes
og være færdigt senest den 30.9, hvor der er deadline for indkomne forslag.
Tryg skal orienteres om, at endelig beslutning først sker ved generalforsamlingen i
november.
Der var i første omgang tale om at ansøge om tre, men efter møde med personale
ændres det til fire
Med hensyn til strøm til hjertestarterne, så blev det aftalt, at Mogens kontakter elektriker.
Erik kontakter Tryg, for afklaring af videre procedure i forhold til forbeholdet omkring
beslutning på generalforsamling.
4.2. Mailetik er endeligt vedtaget.
Taget til efterretning.
4.3. Konkurrence i Nyhedsbrev – et gavekort på 200 kr. til Ishøj Bycenter.
Pernille orienterede om, at der i næste nyhedsbrev vil indgå en konkurrence for
grundejerne, evt. tip en 13’r. Konkurrencen har til formål, at få grundejerne til at gå ind
på hjemmesiden og benytte denne. Derfor vil svarene på konkurrencens spørgsmål
kunne findes på hjemmesiden.
5. Parkeringsforhold
5.1. Fortsat mange udfordringer med parkering, skal vi lade generalforsamlingen nedsætte et
udvalg? Eller skal bestyrelsen selv arbejde videre, og dermed sætte det som gult punkt?
Der var en længere debat om problematikken, hvor det bl.a. blev foreslået, at de enkelte
gårde frit kunne vælge, om man ville have tilknyttet en P-vagt. Dette var der dog flere der
mente kun flyttede problemet fra den ene gård til den anden.
Da der fra foreningens side er brugt mange ressourcer, tid og penge, på at løse
problemet, blev det besluttet, at bestyrelsen stiller forslag på generalforsamlingen om
nedsættelse af en arbejdsgruppe. Marianne udarbejder forslaget.
6. Fordeling af kommende arbejdsopgaver.
6.1. Om og renskrivning af flg:
Besigtigelsesskema, samt brev til ejendomsmæglere, sat i bero.
6.2. Arbejdsgruppe vedr. vedtægtsændringer. Pernille ønsker dette pkt. slettet, da
bestyrelsen ikke har vedtaget at arbejde videre med det.
Bestyrelsen besluttede at slette punktet. Punktet kan sættes på dagsordenen igen, hvis
der på et senere tidspunkt er flere bestyrelsesmedlemmer, der ønsker det.
7. Affaldssortering.
7.1. Gennemgang af affaldsrum-status, /Jette, Erik og Marianne
Stadig mange der mangler endelig godkendelse – 6 er endnu ikke begyndt. Pernille har
haft kontakt med den ene.
Det skal undersøges hvor mange af sagerne, der drejer sig om arbejdsmiljø og hvor
mange der er matrikel relateret. Kirsten udarbejder status.
De sager der drejer sig om arbejdsmiljø, gøres der ikke noget ved, idet det er en opgave
for skraldemænd og Vestforbrændingen.
8. Sweco/YIT
8.1. Status
. Syn og skøn vil blive afholdt.
9. Renovering af varmecentralen.
9.1. Se selv…
Det håndværksmæssige arbejde er afsluttet. Nu mangler der udsmykning. Det overvejes
om der skal indgås aftale med en planteskole vedrørende leje af planter. Den leverede
tidsskriftsholder er itu, så der fyldes ikke i den opsatte brochureholder før der er
modtaget en ny tidsskriftsholder. Segabussen kommer inden for nær fremtid, hvor det
aftales hvilke gardiner/persienner der skal indkøbes. Der vil også blive indkøbt et
whiteboard.
9.2. Vindue, mon vi får tilladelse ?
Det blev oplyst, at kommunen ikke havde opdateret deres database, så det tidligere
barnevognsrum er stadig registreret som kommunens. En matrikelændring er derfor
nødvendig for overdragelse af 18ff til foreningen. Foreningen skal betale for dette, men
er ikke en stor udgift.
10. Lokalplan 1.17.
10.1. Noget nyt? Ved Mogens og Erik.
Mogens orienterede om, at kommunen har ændret prioritering i denne sag, da det er et
ressource spørgsmål og man ønsker at koncentrerer sig om salg af grunde. Der
afholdes møde med Lennart Hartmann Nielsen i Vej og Teknik den 22. august 2018, vi får
herefter respons fra kommunen.
11. Fællesantennen, brugerbestyrelse (får sit eget punkt på dagsordenen fremover)
11.1. Orientering vedr. klage over valgprocedure
Pernille har modtaget oversigt over de tilknyttede foreninger, og de 6 af 7 var repræsenteret
på mødet. Nogle af de opstillede var blevet ringet op af kommunen og anmodet om at
opstille, da kommunen ønskede en bred dækning. Bjarne er valgt ind i
brugerbestyrelsen. Vi kan trække os, hvis det bliver vedtaget på en generalforsamling.
11.2. Brugerbestyrelsen fremover, ved Bjarne
Bjarne orienterede om, at der afholdes møde den 28. august 2018. Det er bestyrelsens
holdning, at vi er der med en kritisk holdning, og Bjarne vil ikke, hvis emnet kommer op,
undlade at bemærke den dårlige valgprocedure.
12. Interne meddelelser
12.1. Økonomi
12.1.1. Status, år til dato, ikke klar
12.1.2. Restancer
Oversigt ikke klar. Birthe havde aftalt med Kirsten, at det var i orden, da hun først
d.d. var kommet tilbage fra ferie.
12.1.3. Årsregnskab
Birthe er i fuld gang med forberedelserne til udarbejdelse af årsregnskab.
12.1.4. Regnskab containerplads
Der er et foreløbigt underskud på kr. 117.000. Noget af dette underskud kan tages
fra henlæggelser, da der er tale om etableringsomkostninger (toilet, skiltning
m.m.).
Grundejernes betaling på kr. 40,00 om måneden dækker ikke
driftsomkostningerne. Det er beregnet med udgangspunkt i de seneste måneders
lønudgifter.
På den kommende generalforsamling vil der blive orienteret om, at
søndagsbemanding er dyrt, hvilket bl.a. skyldes, at det er nødvendigt med 2 mand
på pladsen grundet meget stort sorteringsarbejde.
Jette foreslog, at grundejerne spørges om man skal hæve gebyret og bibeholde de
nuværende åbningstider eller nedsætte tiden.
12.2. Personale – delvist lukket punkt
12.2.1. Orientering vedr. Containerplads, personalemøde afholdt.
Der har igen været konflikt på pladsen med en grundejer. Det er foreslået, at der
opsættes videoovervågning, hvad koster det og hvad må vi? – Pernille undersøger det
Det går ellers godt på pladsen.
12.2.2.
12.3. Varme
12.3.1. Status vandtab ved Bjarne
3,1 m3 juni og 4 m3 juli
12.3.2. Tyverianmeldelse – formanden er indkaldt til afhøring!!
Pernille er indkaldt som vidne i sag om grundejers opsætning af radiator uden
måler.
12.3.3. Gulvvarmekriterier/ rettes, planlagt til 11.8.18.
Endnu ikke rettet.
12.3.4. Webmon, vel opstartet – der har været vanskeligheder med App’en, fungerer det
nu?
Bjarne oplyste, at han ikke havde problemer, men Birthe undersøger dog om
app’en fungerer optimalt.
Der uddeles brochure/vejledning med næste nyhedsbrev.
Pernille oplyste, at årsregnskabet skal frigives af foreningen inden brugerne
/grundejerne kan se det.
12.3.5 Varmeaftagermøde
Bjarne orienterede om følgende fra mødet:
Foreningen kan gå ind at se forbrug, ikke grundejerne.
Vagttelefon kan kun bruges af foreningen, ikke grundejerne.
Endvidere var det oplyst på mødet, at fremløbstemperaturen, som et forsøg, var
sænket til 77 gr.. Det ser indtil videre ud, som om det er en økonomisk succes.
Temperaturen vil muligvis blive hævet lidt til vinter.
Det er i forbindelse med etableringen af letbanen nødvendigt at omlægge nogle
varmerør. Dette vil koste omkring kr. 3 mio. Strandgårdsparken berøres ikke.
Pladeveksler til varme udskiftes til mindre.
Der er sket en forhøjelse af pris på træpiller, men fremtidig pris på varme vides
endnu ikke.
Referat af varmeaftagermøde forventes i uge 34.
12.4. Besigtigelser/Ansøgninger
12.4.1. Grundejer – udestue godkendt-får brev om øvrige.
12.4.2. Grundejer – bolig synet. Er der nyt fra kommunen? Mogens kan du tage den?
Mogens rykker kommunen for afgørelse.
12.4.3. Grundejer – for højt hegn, noget nyt? Mogens kan du tage den?
Mogens rykker kommunen, ligesom der rykkes for afgørelse i sag vedrørende
anden bolig .
12.5. Vedligeholdelse
12.5.1. Handicap-pladser, vores procedure, på stand by
12.5.2. Nyt service til udlejningen, vi mangler at købe tilbehør
12.5.3. Klapstole
12.5.4. Vi vander buske og hække – orientering.
Pernille orienterede om, at da foreningen betragtes som en virksomhed, må der
godt vandes. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.
12.5.5. Havecontainer – ved Erik
Erik startede med at anmode om, at en mere fra bestyrelsen gik ind i arbejdet. Det
var der ikke opbakning til, men Erik er altid velkommen til at kontakte et
bestyrelsesmedlem, hvis der opstår behov.
Erik havde udarbejdet et notat, som han ville sende til Hans Schmidt. Idet Hans S.
havde afvist sagen,mente bestyrelsen, at det ikke var vejen at gå, hvis problemet
skulle løses. Derimod skal Miljøudvalget i kommunen kontaktes, og derfor blev det
aftalt, at Erik udarbejder en mail til udvalget. Denne mail skal godkendes af
bestyrelsen inden den afsendes.
12.5.6. Hvepsebo
Der er konstateret et hvepsebo i en skurgang. Personalet har prøvet at fjerne det,
men det er ikke lykkedes. Der prøves igen, og hvis det heller ikke lykkes der, så
kontaktes en biavler, der så vil fjerne det.
13. IT og Kommunikation
13.1. Ny hjemmeside, så klar og flot, incl. webshop(udlejning).
Alle sider er gennemgået. Der mangler kun ganske få ting, bl.a. orientering om
bekæmpelse af skadedyr, så er den helt klar.
I næste nyhedsbrev orienteres der om, at hvis grundejerne ønsker nyhedsbrevet
elektronisk, skal man tilmelde sig.
13.2. Opdatering af ref. – Marianne F har påtaget sig opgaven med, at rense referater, så nu
sker der noget.
Taget til efterretning.
14. Særlige opgaver
14.1 Sortering af arkiv, orientering
Pernille, Birthe, Bjarne og Kirsten havde sorteret arkivet, der betød, at 310 kg papir var
blevet sendt til makulering.
14.2 Skal vi scanne Lundeposten ind? Betalingsopgave.
Det blev besluttet, at tage punktet op på et senere tidspunkt. Derfor bliver punktet
markeret som gult og flyttes op under punkt 13 IT og Kommunikation.
15. Meddelelser fra eksterne udvalg
15.1. Fastelavnsudvalg
15.2. Sommerfestudvalg
15.2.1. Tovholdere skal kontakte det tidligere udvalg og høre om de genopstiller.
Birthe er i kraft af sin rolle som kasserer tovholder. Birthe kontakter de
nuværende medlemmer af udvalget for at klarlægge, om de genopstiller.
Marianne hjælper.
16. Grønt Forum
16.1. Noget nyt? /Jette.
Jette orienterede om, at der d.25.8 afholdes Kulturbrofest i Vejleåparken. Der vil bl.a.
være demonstration af affaldssortering i lejligheder. Boligorganisationer i Ishøj
Kommune vil pr. mail få tilbud om at få det materiale, der udleveres ved festen.
Da Jette udtræder af bestyrelsen ved den kommende generalforsamlingen, skulle
bestyrelsen tage stilling til, om Jette skulle fortsætte i Grønt Forum.
Da Jette er repræsentant for Strandgårdsparken, var der et ønske i bestyrelsen om, at
dagsordenen for møderne bliver sendt til bestyrelsen, så man kan forholde sig til de
aktuelle emner, ligesom referat af møderne gerne ville modtages. Jette undersøger, om
det er muligt, men kunne ikke umiddelbart se noget problem i at udlevere materialet.
Der var enighed om, at Jette kunne fortsætte, under forudsætning af, at bestyrelsen blev
orienteret om hvad der skete i Grønt Forum, og at Jette, hvis bestyrelsen fandt det
nødvendigt, kom med til bestyrelsesmøde. Punktet vil så være først på dagsordenen, så
unødig ventetid undgås.
17. Eventuelt
Intet at behandle