Referat af bestyrelsesmøde 9. april 2018

Grundejerforeningen Strandgårdsparken

Bøgelunden 7

2635 Ishøj.

 

Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d.9. april 2018 kl. 19.00 i Bøgelunden 7. 

 

Afbud: ingen

Kaffe/Te: Jette

 

Dagsorden:

 

  1. Formanden indleder mødet, og dagsorden godkendes med evt. supplementer.

Velkommen til Marianne Flindt, referent.

 

Pernille startede mødet med at byde velkommen til Marianne Flindt, der er ansat som referent.

 

Pernille oplyste, at der i forbindelse med opførelse af ny mur er indgået aftale med Securitas om, at der vil være fast nattevagt foreløbigt fra den 9. til den 11. april 2018. Vagten vil mandag/tirsdag være der i tidsrummet 23.00 – 06.00 og tirsdag/onsdag 20.30 – 06.00. Prisen er kr. 550,00 ex.moms/time.

 

Der blev gjort opmærksom på, at de ansattes pauser skal respekteres. Det betyder, at de skal friholdes for henvendelser mellem kl. 09.30 – 09.45 og kl. 12.30 – 13.00.

 

Til dagsordenen blev tilføjet et punkt 12.8 – Gebyrer

 

  1.  

2.1 Birthe

 

     2.2 Valg af ordstyrer til næste møde

 

Bjarne blev valgt som ordstyrer til mødet den 14. maj 2018.

 

  1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder
    • Marts til marts ikke klar. OK

 

  1. Løsning af sekretær-opgaven
    • Referent Marianne Flindt ansat

 

Punktet blev behandlet under punkt 1.

 

 

  1. Siden sidst på mail/telefon

 

5.1      Ingen beslutninger truffet.

 

Taget til efterretning.

 

  1. Tavshedspligt

 

Med udgangs punkt i en henvendelse fra Antenneforeningen af 1986, blev det præciseret, at alle skal overholde tavshedspligten.

 

  1. Legepladspuljen
    • Ansøgning fra gård 11 og 22. Gård 25 har trukket sin ansøgning.

 

Gård 25 har trukket sin ansøgning, da den ønskede placering af sansegynge ikke er mulig.

 

Gård 11 søger om penge til flere legeredskaber, da pladsen er meget sparsomt ”møbleret”. Efter en kort drøftelse blev det besluttet, at Jette og Marianne tager kontakt til gård 11, for at få afklaret hvad det reelle behov er.

 

Gård 22 søger om penge til et lille legehus. Da bestyrelsen er i tvivl om de virkelig kun ønsker et lille hus, eller om de tror, at de ikke kan få penge til et større, tager Pernille kontakt til dem for afklaring.

 

Bestyrelsen var enige om en beløbsgrænse på kr. 20.000,00 pr. gård.

 

Der er en legepladspulje i indeværende regnskabsår på kr. 100.000,00. Marianne spurgte om eventuelt overskud overføres til næste år, til hvilket Pernille svarede, at det gjorde det ikke.

 

  1. Markvandring 16.4.

8.1 Hvem deltager?

 

Alle fra bestyrelsen samt to fra personalet deltager.

 

      8.2. Hvad spiser vi?

 

 

Maden leveres ude fra

     8.3 Forslag til rute

 

Der startes ved containerpladsen kl. 16.00.

Bestyrelsesmedlemmerne skal senest lørdag den 14. april 2018 melde forslag til rute til Pernille.

 

Da det ikke er meningen, at grundejerne skal ”belures”, skal forslagene handle om grundejerforeningens egne områder, så som grønne områder, beplantning o.lign.

 

Personalet vil bidrage med deres ideer og forslag til ændringer, fornyelse samt renovering.

 

Pernille laver en rute på ca. 1½ time, hvorefter der spises på kontoret samtidig med at dagens oplevelser drøftes.

 

  1. Loppemarked 20.5.

      9.1. Hvem deltager? Ekstra mandskab?

 

Det er frivilligt om bestyrelsesmedlemmerne vil deltage, men alle er villige til at give en hånd. Der er brug for hjælp til f.eks. fordeling af pladser, pasning af bar og grill og ellers være behjælpelige for stadeholderne og gæster. Bar og grill vil være etableret i pavilloner, således at vejr og vind ikke generer.

 

Pernille laver en Doodle, så medlemmerne kan melde ind, hvornår og hvad der passer dem bedst.

Pernille udarbejder vagtskema, og gjorde opmærksom på, at vagterne ville være af 2 timers varighed, og at ingen får vagt hele dagen.

 

Maler Benny spørges, om han, som han tidligere har gjort, vil passe grillen.

 

     9.2 Invitation

 

Bjarne udarbejder og udsender invitation. Første invitation vil snarest blive udsendt med tilmeldingsfrist den 14.5.2018. Anden invitation udsendes ca. 2 uger før som en reminder.

 

      9.3. Annoncering og polititilladelse.

 

Jette sørger for annoncering i Kultunaut og Sydkysten, samt indhentning af polititilladelse (lejlighedstilladelse).

Jette er tovholder med Marianne som ”føl”

 

Bestyrelsen var enige om, at hvis vejret skulle vise sig fra sin aller værste side, så aflyses loppemarkedet.

 

  1. Sommerarrangement 15.6.

10.1. Hvem deltager?

 

Alle undtagen Erik deltager. Alle med påhæng.

 

  • Hvor spiser vi?

 

Det spises på nærliggende restaurant. Pernille bestiller bord til kl. 17.30.

 

  • Hvad tid tager vi afsted-

 

Afgang fra kontoret kl. 16.45. Ved hjemkomst bliver alle kørt hjem til deres respektive adresser.

 

Pernille laver aftale for samlet taxa.

 

  •  

 

  1. Fordeling af kommende arbejdsopgaver.

     11.1. Om og renskrivning af flg:

Besigtigelsesskema, samt brev til ejendomsmæglere, sat i bero.

11.2. Oplæg til flg:

       Funktionsbeskrivelser, Pernille laver dem færdigt, på et tidspunkt.

       Mail etik og regler, internt og eksternt. Oplæg v. Jette + Pernille, ikke lavet færdigt.

Punktet ikke behandlet

 

 

  1.  

      12.1. Gennemgang af affaldsrum

 

Jette, Marianne og Erik har gennemgået alle affaldsrum. 288 er udført af Friberg, som er i gang med at flytte de forkert placerede stativer til den rigtige højde.

 

Herudover er 94 helt i orden. Der er et fåtal, der ikke kan accepteres og 10 er endnu ikke gået i gang. Mange mangler bundplade. De bliver gjort opmærksomme på dette, men der vil ikke blive fulgt op på om arbejdet udføres. Det bliver skraldemændenes opgave.

 

Alle grundejere, hvis rum opfylder kravene, får skriftlig godkendelse under forudsætning af, at eventuel manglende malerarbejde er udført senest den 1.7.2018.

 

Bestyrelse var enige om, at status er tilfredsstillende.

 

 

      12.2. DONG skabe flyttet

 

Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning.

 

 

      12.3. Plastcontainere

 

Der har været for få containere til plastaffald, så antallet vil i nær fremtid igen blive øget, så der fremover vil være 16 containere.

 

Der vil blive skabt plads til de nye containere ved at rykke de øvrige containere mere sammen..

 

 

      12.4. Papcontainer/småt brændbart

 

Der vil den 10. april 2018 være besigtigelse af containerplads sammen med Vestforbrændingen, for at løse de problemer, der findes her.

 

Bestyrelsen var enige om, at det er godt, at der er så stort et engagement blandt grundejerne.

 

Bjarne foreslog, at containerpladsen kunne gennemgås ved markvandringen, hvilket blev positivt modtaget.

 

      12.5. Deponi

 

Grundejerforeningen har nu modtaget faktura fra Ishøj Kommune. Det kan blive dyrt for foreningen, hvis der ikke strammes op i forbindelse med fejlsortering.

 

      12.6. Bemanding?

 

Containerpladsen er pt. bemandet med én pr. vagt, hvilket er lige i underkanten.

 

Det drøftedes, hvordan dette problem kunne løses.

 

Det overvejes, om der skal flere folk til, eller om man igen skal indføre flere lukkedage om ugen, således at det nuværende personale kan have vagt sammen om søndagen. Pernille gjorde opmærksom på, at de to nuværende ansatte ikke kan sættes op i tid.

 

Erik foreslog, at bestyrelsen på skift tog vagter og dermed samtidig kunne skabe en uformel kontakt til grundejerne. Der var delte meninger om dette var en god ide, da det kunne skabe problemer, hvis medlemmerne ikke var meget påpasselige med svar på eventuelle spørgsmål fra grundejerne. Erik laver oplæg til næste møde.

 

      12.7. Nyhedsbrev

 

Det haster nu med at få et nyhedsbrev udsendt. Pernille skriver dette, og det vil bl.a. indeholde orientering om affaldssortering, herunder at man kan benytte restaffaldssækken til småt brændbart. Der vil også blive orienteret om ny hjemmeside.

 

      12.8 Gebyrer

 

Det er konstateret, at der er grundejere, der ikke kan/vil/forstår at sortere deres affald, men bare smider sække med blandet affald på containerpladsen. I nogle af disse har man fundet navnet på synderen.

Da det koster megen tid at sortere disse sække, foreslog Pernille, at det skulle have konsekvenser for grundejeren, hvis den samme blev opdaget flere gange.

 

Taksten blev drøftet, og der var i bestyrelsen enighed om, at der 1. gang gives en advarsel, , anden gang opkræves grundejeren  et gebyr på kr. 200,00 og herefter kr. 400,00.

 

Blandt grundejerne er der nogle ældre og demente og andre, der kan have svært ved at sortere og komme på containerpladsen. Pernille oplyste, at det var noget man kunne få hjælp til via hjemmehjælpen. Hjemmehjælpen gøres opmærksom på problemet.

 

  1. Sweco/Lemminkäinen

      13.1. Lemminkäinen har afleveret det ønskede materiale, Sweco reagerer ikke; fogedsag.

 

Pernille orienterede om, at Swecos manglende efterlevelse af aftale har gjort, at der nu er indledt en fogedsag for at få udleveret det skriftlige materiale.

 

      13.2. Brønddæksler, intet nyt.

 

  1. Renovering af varmecentralen.

14.1. Mur påbegyndt

 

Som nævnt ved indledningen af mødet, er der sat vagt på, så længe der er let adgang til huset. Pernille orienterede om, at arbejdet forventes færdigt ved ugens udgang.

 

14.2. Kirsten og Pernille kigger på møbler d.20.4.

 

Pernille orienterede om, at hun var blevet enig med Kirsten om, at de sammen kigger på nye kontormøbler.

 

14.3. Arkivskabe

 

Arkivskabene trænger til udskiftning, men da dette er meget dyrt, vil det blive undersøgt, om de eksisterende kan slibes og males, da det kun er farven vi er trætte af.

 

  1. Lokalplan 1.17.

11.1. Noget nyt? Ved Mogens og Erik.

 

Mogens orienterede om, at der er afsendt brev, indeholdende forespørgsel til fornyelse af lokalplanen, til centerchefen for Plan og Byg. Afventer svar.

 

  1. Interne meddelelser
    • Økonomi
      • Status

 

Birthe orienterede om de større udsving, der var i status. Bl.a. er der brugt kr. 10.000 til genetablering af hjemmeside, efter virusangreb.

 

Samtidig var der nogle større poster i forbindelse etablering/drift af containerplads. For at kunne følge de konkrete udgifter til containerpladsen ønskes det, at der oprettes separat kontonummer til denne. Det undersøges, om der er poster, der skal omposteres fra vedligeholdelse til enten den nye konto og eller til en anden konto.

 

Økonomikonsulent Poul Erik Snoer kontaktes.

 

  • Restancer

 

En oversigt over restancer var udsendt og denne blev drøftet.

 

  • Priser på udlejning skal reguleres. /Birthe

 

Der mangler at blive kigget på pakningsstørrelserne. Når dette er sket, vil et nyt takstblad blive endeligt udarbejdet.

Birthe følger op med kontoret, når Pernille og Bjarne har tjekket ved det aftalte statusmøde den 10.4.2018.

 

  • Beregning af årlige omkostninger – Containerpladsen. /Birthe

For fremover at kunne udarbejde realistisk budget vedrørende containerpladsen, skal driftsomkostningerne gennemgås. Se i øvrigt punkt 16.1.1.

 

  • Personale
    • Midtvejsevaluering af personale på containerplads Lukket punkt

 

  • Varme
    • Status vandtab ved Bjarne

Bjarne orienterede om, at det går fint, og at der i forhold til andre steder kun er et meget lille tab, i alt 2,5 M3.

 

  • Tyverianmeldelse – afventer
  • Gulvvarmekriterier/ rettes.
  • Webmon, /Birthe

 

Tilbuddet fra Brunata vedrørende Webmon er ved at udløbe, og derfor tager Birthe kontakt til Brunata for at aftale møde. Bjarne deltager også i dette møde. Det væsentlige er, at få de årlige omkostninger ned, hvis vi investerer i Web-mon.

 

  • Besigtigelser/Ansøgninger

16.4.1. Grundejer– udestue godkendt-får brev om øvrige.

16.4.2. Grundejer – bolig synet. Er der nyt fra kommunen?

16.4.3  Grundejer – besigtigelse? Er det en god idé, at det er Mogens?

 

Bestyrelsen var enige om, at Mogens ikke skal foretage denne besigtigelse, Mogens synes heller ikke det var en god idé, men troede han var nødt til det. Bjarne meddelte, at han gerne ville tage sig af besigtigelsen og aftaler tidspunkt med grundejeren.

 

            16.4.4 Grundejer– for højt hegn(klage).

 

Pernille orienterede om, at hun syner hegnet sammen med grundejer den 11.4.2018.

                     

  • Vedligeholdelse
    • Handicap-pladser, vores procedure, på stand by
    • Nyt service til udlejningen, vi mangler at købe tilbehør
    • Klapstole
    • Legepladsbreve – gård 29 har taget initiativ! De har meddelt kontoret, at de gør vippedyret sikkert nu, og reparerer det i løbet af foråret.

 

Alle gårde har efterkommet påbuddet.

 

  • Grundejer – nyt forslag /Mogens.

 

Mogens omdelte forslag til løsning af problemet, som indebar en flytbar pullert, sikret med kæde, som skulle hægtes af og på ved passage. Det var ikke en løsning, der umiddelbart kunne bruges, så punktet tages med på den kommende markvandring.

 

  • Parkering jf. grundejer’s mail.

 

Bestyrelsen drøftede, om der kunne være mulighed for at etablere aftale med parkeringsselskab, som hver enkelt gård kunne tilmelde sig. Så blev gårde, der ikke oplevede problemer, friholdt. Der blev ikke taget nogen beslutning, men punktet tages op igen på et senere bestyrelsesmøde.

 

  • Gård 15 – skurgangstag, og herunder tilbud på tagbelægning fra Icopal.

 

Der er modtaget et tilbud på reparation på kr. 20.000,00. Da skurgangstagene er ved at være 20 år gamle, formodes det, at det i den kommende tid, vil være et stigende problem, og grundejerforeningen skal tage stilling til, om der skal kalkuleres med reparation eller udskiftning. En udskiftning vil være ca. 3 gange så dyr.

 

  1. IT og Kommunikation

      17.1 Ny hjemmeside

 

Grundejerforeningens hjemmeside er ude af funktion, da CMS har været inficeret. Network Media (NWM) har rekonstrueret indholdet, men det kan ikke anvendes, da alle links er defekte. Derfor afventer foreningen nu et udspil fra NWM.

 

Da det er meget ressourcekrævende og med stor risiko for tab af vigtigt materiale, er det besluttet ikke at flytte mailen til NWM, men lader den blive i Wannafind, således at det kun er host-funktionen vedr. hjemmesiden der flyttes fra Wannafind til NWM

 

      17.2. Opdatering af ref..

 

  1. Særlige opgaver
    • Sortering af arkiv, samt matrikelarkiv. Afventer

 

 

  1. Meddelelser fra eksterne udvalg

 

  • Fastelavnsudvalg

 

  •  

 

      19.3. Fællesantennen/TV – udvalg

               19.3.1. Møde afholdt d.8.4.

 

Bjarne orienterede om, at der snarest bliver lavet en brugerundersøgelse, hvor spørgeskemaet vil blive påtrykt adresse. Dette gøres for at kunne kortlægge, hvor der er problemer og for at undgå snyd.

I august vil samme undersøgelse blive foretaget, for at se om eventuelle tiltag har haft effekt.

 

Hvis undersøgelsen viser, at løsning af problemerne kunne være et skift til anden leverandør, skal der afholdes ekstraordinær generalforsamling senest i oktober, for at opsigelsesvarslet kan overholdes.

 

Michael Brostrøm og Lars Deleurand har fået tilladelse til, at indhente tilbud fra forskellige leverandører på foreningens vegne.

 

  1. Grønt Forum
    • Noget nyt? /Jette.

 

Der var ikke sket noget nyt. Næste møde i Grønt Forum afholdes den 19.5.2018.

 

  1.  

21.1. Medborgerpolitikken i høring – nogen kommentarer?

 

Der var ingen kommentarer, og alle var enige om, at der ikke skal udarbejdes svar.

 

      22.2. Bestyrelsesmedlemmernes sommerferie, dette er vigtigt!

 

Alle bestyrelsesmedlemmer skal snarest pr. mail meddele kontoret, hvornår de holder sommerferie (er bortrejst).

 

Referent

Marianne Flindt

0

Din varekurv