Referat af bestyrelsesmøde 11. januar 2016

Grundejerforeningen Strandgårdsparken

Bøgelunden 7

2635 Ishøj.

Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d.11. januar 2016 kl. 18.30 i Bøgelunden 7. 

Afbud: Bjarne Børgesen

Kaffe/Te: Carsten

Dagsorden:

Velkommen til Lone, nyt medlem i bestyrelsen

1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder
   • Juni og efterår, færdige i cirkulation, men ej underskrevet.

2. Siden sidst på mail/telefon.
   • Grundejer-div. Skrivelser

Grundejer har været rundt i Tjørnelunden, Poppellunden og Elmelunden med kopier af Pernilles mail-korrespondance med grundejer. Ingen af grundejerne har reageret på det. Det er både rågerne i træerne ved Ishøj Sø, og de gule striber ved lundene, Grundejer synes, der er problemer med. Kontoret har kun fået henvendelse fra én grundejer, der har skrevet om råger som klatter på vasketøj og én som var meget ironisk overfor grundejers tiltag. Grundejer har skrevet til bestyrelsen, at han venter på svar. Pernille svarer ham på hans tre sidste mails, samtidig får han at vide, at det er de sidste svar, han får.

3. Fordeling af kommende arbejdsopgaver.

3.1. Om og renskrivning af flg.:

Besigtigelsesskema, samt brev til ejendomsmæglere, sat i bero.

3.2. Oplæg til flg.:

       Funktionsbeskrivelser, Pernille laver dem færdigt, på et tidspunkt.

       Mail etik og regler, internt og eksternt. Oplæg v. Jette + Pernille, ikke lavet færdigt.

Konstituering

• Næstformand – Bjarne
• Legepladsudvalg – Carsten
• Fastelavnsudvalg – Jette
• Kasserer – Poul Erik (når papirerne er kommet fra Danske Bank)
• Referent – Jette

Medbring kalender så vi kan planlægge årets gang…

Fastelavn 7.2.

Best møde 8.2.

Best møde 7.3.

Best møde 18.4.

Markvandring 25.4.

Best møde 9.5.

Loppemarked 15.5.

Best møde 13.6.

Bakke revy 17.6.

Best møde 8. eller 15.8.

Best møde 12.9.

Budget møde 19.9.

Best møde 10.10.

Evt. best møde 7.11.

Generalforsamling mandag 28.11.

5. Evaluering af GF

Det gik rigtig godt. Der var et pænt fremmøde og en rar stemning.

På generalforsamlingen kom der et forslag om, at grundejerne kunne fravælge at få papir fra grundejerforeningen.

Kan vi lave en ”Nej tak” mærkat, så grundejerne kan fravælge at få fx referat af generalforsamlingen?

Vi fortsætter diskussionen senere.

6. Reserverede p-pladser
   • Møde med Henrik Dreyer

Pernille har bedt HD om at finde ud af de juridiske aspekter, ift. at grundejerne skal kunne have en fast parkeringsplads.

       Vi havde en lang diskussion om faste P-pladser i Strandgårdsparken. Vi skal formulere to forslag,

       der skal op på en ekstraordinær generalforsamling.

       Når der kommer noget om sagen på mailen, skal vi give vores respons.

7. Interne meddelelser
   • Økonomi
     • Status – december, vores lønninger til containerpladsen ligger lidt højt. Det samme gælder

    gartnere og snerydning. Den ekstra post på gartner er fordi, at Benny har været der en del i   

    sommer, fordi Søren havde asfaltarbejdet.

    Administration er højere end budgetteret grundet lønreguleringer.

• Restancer + møde med advokaten.

    Vi har nogle kedelige sager, også en del nye.

           Der er to restancer, hvor grundejerne ikke har fået rykkere. Poul Erik taler med Winnie om

           sagerne.

           Henrik Dreyer er sat på 2 sager, hvor der er foregået noget mystisk mht. hussalgene.

           Pernille har talt med advokaten, om det er lovligt, at grundejerforeningen køber et af vores 

           huse, hvis det kommer på tvangsauktion. Det må vi godt. Så kan vi købe huset, få vores  

           tilgodehavende og sælge huset igen med fortjeneste.

• Personale

7.2.1. Stillingtagen til ny rekrutteringsproces.

Vi har i de senere år været uheldige nogle gange, når vi har ansat nyt personale. Det gælder både fra jobcentret, bureauer, og når vi selv har haft annonce i en avis. Så nu har vi dilemmaet; hvad vi gør denne gang ift. at finde en ny medarbejder.

Fordi det er vinter, kan vi vente et stykke tid med at ansætte en ny mand, men det løser jo ikke problemet. Måske skal vi ansætte en person i et tre måneders vikariat?

Vi har haft en ansøger til vikariatet i sommer, som blev fravalgt, da han sagde, at han ville stoppe, hvis han fik et rigtigt arbejde.  Pernille ringer og hører, om han er i arbejde. Hvis vi ikke kan få ham, må vi lægge hovederne i blød.

Pernille vil gerne se på de gamle ansøgninger. Der har vi evt.to muligheder. Gitte mener dette kan blive problematisk, fordi der er gået så lang tid, og ift. kontrakten med Hartmanns.

Alternativt kan vi bruge jobcenteret, men vi skal gøre helt klart, hvad vi ønsker.

7.2.2. Snerydning

Ovenpå dén weekend besluttede vi at ansætte en 4. mand, som kan træde til ved kraftigt, længerevarende snefald.

Vi har fået to ansøgere til snerydning.  Pernille og Søren tager en snak med dem.

7.3. Varme

7.3.1. Status vandtab, – vandtabet er faldet igen, så nogen har fået repareret et eller andet.

7.3.2. Varmeopgørelser, udeståender hos Brunata. Det hele er vist nok i orden.

7.3.3. Circon-ventiler, afventer.

7.3.4. Aconto varme til kommunen-er faldet markant? – fast bidraget er faldet –

Vedtaget: vi ændrer ikke acontobetalingen.

7.4. Besigtigelser/Ansøgninger

7.4.1. Vi skal følge op vedr. beslutning om udarbejdelse af ny lokalplan-nogen der melder sig?

Vi skal mødes en dag i en weekend og få stykket et forslag sammen. Lone laver en Doodle, hvor vi kan skrive på, hvornår vi kan.

7.4.2. Er listen blevet checket? Poul Erik tjekker listen igen, når han har fået den af Winnie.

7.5. Vedligeholdelse

7.5.1. Overdragelse af vand forsyningen/stophaner, møde med advokaten.

Kommunen vil ikke overtage stophanerne, selv om det var en aftale. HD mener, at vi har en god sag, og udfærdiger et skriv.

7.5.2. Handicap-pladser, vores procedure, på stand by

7.5.3. Bænke ved Lundestien, seneste nyt, intet nyt.

7.5.4. Skiltning til legepladser, prisoverslag-se mail.

Vi siger ja til det firma, kommunen bruger, fordi det er det billigste, ca. 21.000 kr. ex moms og opsætning.

7.5.5. MC plade-gård xx,

Grundejer blev inden asfaltarbejdet orienteret om, at den lås, samt parkeringsplade han havde fastgjort i asfalten ikke var tilladt, og at han ikke skulle genetablere den. Det har han alligevel gjort, så nu får han et meget skarpt brev, og gøres opmærksom på de økonomiske konsekvenser af at ødelægge asfalten.

8. • IT og Kommunikation
     • Hjemmesiden-afventer

• Facebookside, nu under kontrol, men hvad gør vi? Vi har ikke ønsket en Facebook side, så hvordan håndterer vi det? Det udsættes til feb. mødet.

9. Særlige opgaver
   • Sortering af arkiv, samt matrikelarkiv. Afventer

10. Meddelelser fra eksterne udvalg

• Fastelavnsudvalg
  • Billetsalg, og øvrige info.

Carsten åbner for billetsalg d. 28.1. Poul Erik, Carsten og Jette kommer på dagen. Pernille kommer også et par timer om nødvendigt. 

      Tovholder skal have styr på indkøb osv, hvem kommer fra fastelavnsudvalget, nogle frivillige? Hvor  

      mange billetter er solgt. Kræver opfølgning.

Carsten skal stadig aflevere en liste med de rigtige gårdnumre til Søren.

11. Grønt Forum

11.1. Affaldssortering i husstandsnære fraktioner-vi skal på banen-hvem melder sig? – På næste bestyrelsesmøde skal vi debattere affaldssortering, som det eneste tunge punkt.

12. • Fin takkehilsen fra Ole Horskær.

      Ole H fik en gave fra grundejerforeningen til sin afskedsreception. Det blev han meget glad for, og han  

      har sendt en fin takke-mail.

• Møde med Bredekærparken.

         Udsat da Bjarne er syg.

Mødet sluttede 22.55

Referent Jette Malling