Referat af bestyrelsesmøde 8. juni 2015

Grundejerforeningen Strandgårdsparken

Bøgelunden 7

2635 Ishøj.

Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d.8. juni 2015 kl. 18.30 i Bøgelunden 7. 

Afbud: Poul Erik og Jan 

Kaffe/Te: Carsten

Angående afbud, så er det vigtigt, at man prøver at lægge sine ferier, så de ikke falder sammen med de bestyrelsesmøder, vi primært holder den anden mandag i måneden.

Dagsorden:

1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder
   • Vi mangler marts og maj. – Maj underskrevet, marts mangler.

• Marts referatet mangler i dag, pga. problemer med godkendelse af referatet.

• Ekstraordinære ref. af okt. + feb.- offentliggørelse? – Lukket punkt

2. Siden sidst på mail/telefon.
   • Grundejer – ønsker at generalforsamlingen godkender en ”råge-støj-kampagne”?

Grundejer har spurgt, om vi vil få fat i en jæger, der kan skyde rågerne. – Vedtaget – Da vi kun har fået henvendelse fra én grundejer, beder vi grundejer om selv at ordne det med kommunen. Vi kan ikke rende rundt og skyde dyr på andres jord.

3. Fordeling af kommende arbejdsopgaver.

3.1. Om og renskrivning af flg:

Besigtigelsesskema, samt brev til ejendomsmæglere, sat i bero.

3.2. Oplæg til flg:

       Funktionsbeskrivelser, Pernille laver dem færdigt, på et tidspunkt.

       Mail etik og regler, internt og eksternt. Oplæg v. Jette + Pernille, ikke lavet færdigt.

4. Loppemarked-evaluering.
   • Oplæg – Pernille har lavet flere Excel ark med bl.a. regnskab over, hvad vi har indkøbt, som i år, pavilloner. Der er også et regnskab over øl og vand. Hvilke varer vi har købt, og hvilke, der er solgt.

Pernille har også lavet et Word dokument, hvor der fx står, hvad der skal stå i brevet stadeholderne

Fremover: Stadeholderne kan kun få et bord hver. Hvis de skal bruge flere borde, må de selv have et ekstra bord med.

Det var godt, at vi fik bestilt ekstra pølser

Vedtaget – Det skal ikke være budgettet, der skal bestemme, hvor mange timelønnede vi skal bruge på dagen. Det skal komme an på, hvor mange bestyrelsesmedlemmer, der kan være med den dag, og hvad de kan overkomme at lave.

       Det var et rigtig godt loppemarked.

5. Belægningsarbejdet.
   • Kontrakt – Bjarne og Pernille har underskrevet kontrakten.

• Køreplader – Det kunne være en god ide at lægge køreplader på alle de grønne arealer ud mod Ishøj Søvej og Ishøj Parkvej. Det koster 75.000. De skal så ligge der i 5 uger. – Pernille har talt med Park og Vej i kommunen. De vil nok vælge at sætte hastigheden ned på de pågældende veje.

Gård 19 har en kloak, der skal strømpefores, inden arbejdet går i gang

Opretningsarbejder-status, + stillingtagen til sprøjtemidler. – Lemminkäinen anbefaler, at vi sprøjter det ukrudt, der står i kanten af vores parkeringspladser, for ellers vil det vokse op igen, efter at vi har fået ny asfalt.

• Orientering-eksternt? Pernille har skrevet oplysninger til alle de instanser, der kommer i vores bebyggelse, fx postvæsnet og skraldemændene. – Der skal stå en aktuel dagsplan på vores hjemmeside, så alle kan orientere sig.

• Foreløbig tidsplan – Vi får et endeligt udkast d. 20. juni. Planen er foreløbig, at de vil lukke hele Bøgelunden på én gang. Det er ikke en god ide. Det samme gælder for Fyrrelunden, fordi man kun kan komme ind fra Ishøjstien. Det skal laves om. – Når planen er færdig, får alle gårdene et brev med datoer, der passer lige på deres gård

• Kommunen lægger asfalt på parkeringspladsen foran børnehaverne. Vi har fået lov til at male gule striber foran centralen, og sætte et Parkering-forbudt skilt op.

5.6. Handicap-pladser, økonomi mm. – Der er 7 officielle handicap pladser. Der er 2 pladser, der er        

       opstribet men uden skilt. – Grundejer har en opstribet plads, men ikke noget skilt. Han har et  

       handicap skilt til bilen, men ikke en handicap-plads tilladelse. – Hvad gør vi med de grundejere, der

       har kommunens tilladelse til at få en handicap-plads, men som har valgt ikke at få den etableret,  

       fordi det er dyrt. Vedtaget– Vi skriver et brev, til de personer, der har en uofficiel handicap-plads, at

       de skal henvende sig til kommunen og bede om et skilt, og så skal der males en handicap-plads, når

       vi skal have det opstribet.

6. Legeplads-puljen.
   • Hvem har vedligeholdelsesansvaret? Det har vi ikke forholdt os til. – Når det er os, der køber legeredskaberne, skal vi så også vedligeholde tingene, og hvad med hegn o.lign.

Borde/bænke, fliser, hegn m.v. er grådens ansvar at vedligeholde. Det vil blive ført ind i gårdmapperne.

• Indkomne ansøgninger

• Gård 20 fik sidste år et legehus og to bordebænke sæt. De søger om en flagstang. De får at vide, at de skal søge de 1500 kr. der er den almindelige legeplads-vedligeholdelses-pulje.

• Gård 17 har søgt om mange ting. Men legepladsen har ikke fået slået græs i meget lang tid. Der er ingen grundejere, der har gjort noget ved pladsen.- Forslag. De får et brugt legehus, der skal flyttes fra en anden gård. Gården har ret til et nyt hegn, fra dengang der blev lagt SF sten. De kunne få det beløb, et hegn ville koste og så købe noget af det, de skal bruge. De kan også få en vippe- Pernille vil tage et møde med grundejerne, at de skal vise initiativ til at gøre noget ved legepladsen.

• Gård 5. Får ikke noget

• Gård 28. Sidste år fjernede de en hæk helt selv og kørte den væk. I år har de gravet rødder op. De har et lille legehus, der kan flyttes til gård 17, og så kan de få et legehus, der koster 4000kr. De får fliser til at lave en fliseterrasse. De får et faldunderlag i år, som de så til næste år kan søge om at få et legeredskab til at stå der. Faldunderlaget kan gå over vedligeholdelses kontoen. De skal også have nogle borde-bænke – Legepladsen havde en grusbunke midt på legepladsen, som stammer fra dengang vi fik nye legepladser. Søren og Henrik har fjernet den.

• Gård 22 – Legepladsen har en del ting, men den er også stor, så tingene fylder ikke så meget. Grundejerne har gjort et stort arbejde, for at holde legepladsen pæn, så de kan få noget af det, de søger om. Det vil gerne have en balance-ting, men deres forslag er ikke godt. Pernille holder et møde med dem, så de kan finde en løsning på et balanceredskab.

• Gård 18 – Gård 18 passer legepladsen, men den er ret kedelig, og nu er der kommet en del børn og børnebørn i gården. De vil gerne have en rutsjebane, der holder sig inde for faldunderlaget. Det er dog for dyrt. Ligeledes vil de gerne have en vippe. De grundejere, der har bede ud til legepladsen, vil gerne have et lille hegn. Vippen koster 6000 kr. og hegnet 6000 kr.

Vedtaget:

• Gård 28 legehus 5000 – vippe 6000 – fliser 15km 2300 – 2 bordebænke 3000
• Gård 22 balance bom 6000
• Gård 17 brugt legehus 0 – fliser 0 – bord0 – vippe 6000 – bord bænke 1500
• Gård 18 vippe 6000 – hegn 6000

6.3. Overvejelser ift. fremtidigt budget. – Fremover skal vi afsætte et større beløb på budgettet til  

       legepladspuljen, for det beløb, vi har nu dvs. 50.000 kr, dækker ikke. Fremover kommer vi til at  

       bruge mange penge på legepladserne, for de ser desværre ikke godt ud. Det kan være en løsning,

       at vi sætter legepladspuljen ind under den almindelige vedligeholdelses konto. Vi er fx næsten

       færdige med at renovere skurgangene, så der bliver en udgift mindre.

7. Interne meddelelser

• Økonomi
  • Status incl. restancer. – Restancerne ser ikke godt ud. Der er en del restancer.

• Månedsrapport-juni-orientering – Der er stadig en fejl i konteringen af løn, men det bliver ordnet, når både Snoer og Winnie er tilbage fra ferie.

• Personale – Lukket punkt

• •  
  •  
  •  
  •  
• Varme
  • Status vandtab, 6,6 km³

• Spædevandsindtag reguleret, men hvad gør vi med grundejere som ikke melder     arbejde på fjernvarmen? – Vi bliver nød til at få en form for bøde el.lign. til de grundejere, som  

    spilder en masse af vores vand og kræver udkald uden for normal arbejdstid.

• Varmeopgørelser, udeståender hos Brunata. Der følges op…

• Circon-ventiler, afventer.

• Gebyr på straks-afregninger; 600,-kr-er det det vi skal? –

    Det er et ret stort beløb for en afregning, som vi beder om. Det er ikke noget grundejerne selv

    beder om. Det kunne være en løsning, at vi betaler det under varmeregnskabet. Vedtaget. Vi  

    betaler de 600 kr. for det er vores behov.

• Grundejer – nedtaget måler for 2 år siden, får regning nu?

    Bjarne har skrevet under på nedtagningen i sin tid, men nu skulle den være taget ned 29. maj  

2015. Bjarne undersøger sagen. – Brunata er nu gået i gang med at tage sig af noget, der er

    flere år gammelt. Pernille ser efter sagerne i Bentes gamle mail.

• Besigtigelser/Ansøgninger
  • Nogen tilbagemeldinger fra Plan-Byg?

    Næ, men de laver masser af dispensationer. Pernille vil spørge kommunen, om der sker  

    noget i den nærmeste fremtid.

• Grundejer, jf. markvandring-det er en dybt ulovlig terrasse, kig lige på den.

    Terrassen har et nedløbsrør, der bare hænger udenpå. Det viser sig også at terrassen er

    omkring en halv meter ude for huset. Det får kommunen besked om.

• Vedligeholdelse
  • Overdragelse af vand forsyningen/stophaner, seneste nyt. Intet.

• Genbrugspladsen-vi opkræves gebyr for tømning af container. Lidt nyt. – Pernille har endeligt

    fået talt med Hans Schmidt. Han er i gang med at forhandle med Vest Forbrænding om en  

    ordning.

• Renovering af varmecentralen, udvendigt. Hatten skal være sort, næ det skal den

    Ikke mere…

• Kanter i genbrugsplast, på standby.

• Skurgang gård 6 – Problemer med et nedløbsrør i skur, det er blevet ordnet, men der er tegn

    på at vandet har sivet i årevis, så vi skal være OBS fremover.

• Fugt på varmecentralen/kontoret-kloakproblem. Det var kloakken og det er fikset nu.

• Vi har købt en ny skurvogn… Vi har købt en skurvogn, der er en demo-model bygget lige

    præcis, om vi gerne ville have den. Den kommer om 14 dage. Den gamle skurvogn er blevet  

    afsat.

• Handicap-pladser, ansøgninger, vi skal blive mere skarpe på behovet. – Vi skal se på

            begrundelsen for hver ansøgning, om pladsen skal være ud for huset, eller skal grundejeren  

            bare have en fast parkeringsplads.

• Grundejer – tilbagelægning af skel. – Personalet sætter et nyt hegn.

8. • IT og Kommunikation
     • Hjemmesiden-hvordan går det, debatsiden.

9. Særlige opgaver
   • Sortering af arkiv, samt matrikelarkiv. Afventer

10. Meddelelser fra eksterne udvalg

• Fastelavnsudvalg

      10.2.1. Forårsgennemgang, det ser rigtig skidt ud!

                  Vi skal bl.a. udskifte 16 gynger og rigtig mange trin på stiger. Gyngerne er ikke så dyre, men  

                  mange steder er trinene på legeredskaberne ved at rådne op, og flere steder, hvor nogle ting

                  sidder fast på grundstrukturen er det også dårligt. Der er meget træ, der skal skiftes.

 10.3.      Sommerfestudvalg.

11. Grønt Forum

12. • Sommerarrangement, hvad skal vi lave og hvor? Vi er hos Bjarne kl 17.00.

• Grundejer – træ – Grundejer har ringet til Jette, selv om hun har fået et brev fra kontoret, hvor

         der stod, hvordan hun skulle forholde sig med fjernelsen af træerne. Jette fortæller hende, som  

         der stod i brevet, at hun godt kan fjerne træerne selv, men at det skal ske i løbet af sommeren.

Mødet sluttede 22.55