Referat af bestyrelsesmøde 20. oktober 2014
Grundejerforeningen Strandgårdsparken
Bøgelunden 7
2635 Ishøj
Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d. 20. oktober 2014 kl. 18.30 i Bøgelunden 7.
Afbud:
Kaffe/Te: Carsten
Dagsorden:
1. Gennemgang af asfaltrapport v. Brian Henriksen, Grontmij
Brian har været rundt og se på alle parkeringspladserne imens det var godt vejr. Hver parkeringsplads er set efter for revner mm. Brian har set på handicappladser, kantsten og lamper, og på opkørslerne fra vores stamveje. Der er regler for, hvor høje kantsten og indkørsler må være. Kommunen kan pålægge os at lave det om, hvis højden på indkørslen ikke er lovlig.
Hvor stor procentdel er krakeleret? Det er når revnerne går sammen. Så kan vandet frit gå ned til gruset under asfalten. Der er stor variation på asfalt laget i bebyggelsen, tykkelsen af bærelag og slidlag varierer utroligt meget. Nogle pladser er meget pæne, alderen taget i betragtning.
Brian har sammenfattet alle undersøgelserne på et excel ark bagest i rapporten. Det hele ser fornuftigt ud.
Det vigtigste er asfaltens bæreevne. Nyt asfalt bliver bedre det første halve år. Derefter bliver det gradvist dårligere. Brian har taget nogle borekerner og har undersøgt underlaget, både på kørearealet og på parkeringsarealet. Et enkelt sted er borekernen delt i to, øverst slidlaget, derefter bærelaget. Det kan være vand, der har delt lagene.
De fleste borekerner var logiske, andre ikke. Et sted var det uforklarligt, men skulle udbedres.
Når der er revner i asfalten, har den udtjent sin bæreevne. Brian har vurderet belastningen af parkeringspladserne til at være, som hvis der kører én skraldebil dér om dagen.
Brian har beregnet den nye asfalt til, at skulle holde i 40 år. Dette er dog kun hypotetisk, Vi ved ikke, hvordan klimaet bliver fremover. Fx hvor meget det vil regne og hvor meget frost, der kommer. Derfor skal asfalten forsegles. Men lap på lap holder ikke i længden. Der skal en hel kappe på.
Lysning på en kantsten er højden mellem kantstenen og asfalten. Vi vil gerne bibeholde den aktuelle højde.
Man laver en lysningsfræsning. Dvs. man fræser skråt inde fra kantstenen og udad og opad. Hældningen skal dog stadig være sådan, at regnvandet løber ud til kloakkerne i midten af parkeringspladserne.
Vi skal aftale med entreprenøren, hvor der skal laves af særlige tiltag. Fx hvor der er lunker. Man skal undersøge, hvorfor der er en lunke, så den ikke kommer igen senere. Det kan indebære, ikke beregnet, kloakarbejde.
Et af elementerne i en tilbudsliste er kloakdæksler. Skal det være en fast karm eller med flydende karm. Man kan udskifte de faste med flydende.
Ramper. Der er ikke noget mønster i bebyggelsen mht. ramper, de er sat meget tilfældigt. Asfalt ramperne forsvinder jo også, så der skal etableres nye igen. Skal der være ramper ved alle huse?
Handicap pladser. Når der er kommet nyt asfalt på, er det hele sort. Det kan være en del af entreprisen, at der optegnes parkeringsbåse, men handicap-pladserne skal genetableres.
Der er mange ting, der skal tages stilling til. Jo mere detaljeret man er med opgaven, jo bedre er prisen, for så bliver det ikke lagt 10 % på til uforudsete arbejder.
Det er en god ide, at en person går ud og tæller alle ramperne
Økonomi:
Billigste løsning
Remix løsningen – Den ene model er, at man skraber asfalten af, varmer den op og blander den med nyt asfalt. Det vil kunne holde i 5-10 år
Anbefalet løsning. Partiel udskiftning
De krakelerede asfalt fjernes og udskiftes – udskifter karme fra faste til flydende, og så lægges ny asfalt på.
Pulver asfalt er til cykelstier ikke god til biler, der drejer med servostyring
AB asfalt er stærkere.
På en parkeringsplads tager det 1-2 dage at forberede parkeringspladsen. Derefter kommer der asfalt på.
Vi må skrive til grundejerne at parkeringspladserne skal være tomme. Hvis der står en bil alligevel, bliver den fjernet for grundejerens regning.
Entreprenøren sætter skilte op om parkering.
Det er en god ide, at en asfaltkyndig holder øje med asfaltarbejdet. Fx Brian
Den samme person skal også godkende arbejdet.
Der skal også være en 1 års gennemgang, måske også en 5 års gennemgang
Tag altid digitale billeder, hvis der er noget, der skal klages over.
Det er bedst at arbejdet bliver lavet mellem maj og september.
Asfalten kan være 14 dage til 3 uger om at hærde.
Der lægges ikke asfalt ud, hvis det regner.
Når asfalten er lagt på, kan bilerne køre på den 24 timer efter
Hvis der skal holde en campingvogn med et næsehjul, skal hjulet stå på en plade.
Vi skal have arbejdet udbudt.
Vi skal samle materialet, over hvad der skal laves.
Der ligger helt faste rammer for, hvordan sådan et udbud er. Vi er ikke offentlige, så vi har lov til at spørge flere udbydere og er ikke bundet af noget.
Der er lovkrav og udbudskrav.
Der skal laves et udbudsbrev og aftaler.
Der bliver afregnet efter, hvad der er lavet.
Vi kan vælge, om udbyderne skal være til stede, når vi melder ud, hvem der har fået arbejdet, eller vi kan bare give dem besked.
En udbyders pris holder i 40 dage, men indenfor asfalt branchen plejer man at sige 1 år.
Vi kan godt regne med en pris, vi får i januar, selv om vi først får det lavet om sommeren.
Anbefaling? Der findes 6 forskellige asfaltfirmaer, der er fornuftige.
Grontmij og Brian kan være med i udvælgelses processen. Det vil koste 50-66,000.
Måske kun 40.000,fordi Brian har så meget materiale i forvejen. Det vil tage 1 til 2 uger at få det hele på plads. Brian koster 1000 kr. i timen.
Hvis der er nogen spørgsmål, kan vi bare maile til Brian.
2. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder
2.1. ca, onsdag kommer der en masse referater ud på mailen. Der skal være en uge til at læse dem igennem.
3. Siden sidst på mail/telefon
3.1. Grundejer – klager over placering af handicap plads, skal den flyttes? – grundejeren fik flyttet sin handicap parkering, og dette har naboen klaget over. Pernille har ringet og talt med klageren. De personer fra Ishøj kommune, der malede striberne, har sagt, at striberne er lavet forkert. Handicappladsen er ikke på den plads, vi har fået på en tegning. Pernille kontakter Tommy Søndergård, Ishøj kommune.
Løsningen kan være, at handicap pladsen bliver rykket til bage til den oprindelige plads langs med skurgangen, og at der så kommer en tom plads på den modsatte side. Så kan handicapbilen bruge den tomme plads, når der skal bakkes ud.
Vi informerer hele gården, at vi har fundet en ny løsning inden den nye plads bliver malet.
Fremover skal vi nøje overveje placeringer, så vi ikke kommer ud i en lignende sag, selvom der ofte er modstand imod handicap-pladser i gårde hvor der er pladsmangel.
3.2. Grundejer – forslag til GF, samt forespørgsel om faskiner.
Pernille og Bjarne indkaldte ham til et møde. Han medbragte en anden grundejer. De regler, de efterspurgte, som grundejeren syntes, der skulle stå i vores vedtægter, findes i forvejen andre steder fx i hegnsloven. Det var den anden grundejer indforstået med, men førstnævnte grundejer syntes det kunne gøres anderledes, upåagtet at han selv har brudt eksisterende regler flere gange.
Udgangspunktet var bl.a. at der var flere som ikke holdt deres bede, de har nu fået en lille reminder og bragt tingene i orden.
Gårdens skurgang ligger lavere end fortovet, i den østvendte side. Derfor er der problemer med vand. Bjarne og Pernille kigger på det, og finder en løsning.
3.3. Grundejer – parabol. – Pernille har talt med grundejeren og har forklaret sagens rette sammenhæng. Bente har sendt dem et gammelt brev, som var skrevet i en gammeldags truende tone. Parabolen(som er godkendt af en tidligere bestyrelse) har siddet der i lang tid, men de har fået nyt hegn, der er lavere, derfor kan man nu se den. Grundejeren har overvejet at anskaffe sig en mindre model.
3.4. Unge udøver chikane. – Grundejer har kontaktet grundejerforeningen pga. chikane. Nogle af de drenge, der laver ballade, har gjort det igennem mange år. Det er en flok store børn, der løber rundt i bebyggelsen og generer nogle bestemte grundejere. Politi og SSP går ikke ud efter kl. 22.00, og børnene løber rundt sent om natten Forslag: vi kontakter politiet og spørger hvad de foretager sig i sagen. Vedtaget. Vi får fat i Palle Blach og taler med ham. Bjarne kontakter ham.
4. Fordeling af kommende arbejdsopgaver
4.1. Om og renskrivning af flg:
- Besigtigelsesskema, samt brev til ejendomsmæglere, Bjarne og Pernille har lavet en råskitse – Pernille gennemgår den med Winnie på tirsdag, og så laver Winnie den færdig.
4.2. Oplæg til flg:
- Formulering af principperne for gårdprisen, Jette har lavet et oplæg, gennemgås. –Jette laver den færdige formulering – Forslag: Søren Z og Søren N tager billeder af alle gårdene og legepladserne. Så kan vi se fra år til år, om noget er lavet om.
- Funktionsbeskrivelser, Pernille laver dem færdigt.
- Mail etik og regler, internt og eksternt. Oplæg v. Jette + Pernille, ikke lavet færdigt.
- Kilometertakst og frynsegoder. V. Jan. Herunder en debat om formandens IT udgifter.
- Pernilles computer er købt af foreningen, men skal snart skiftes ud. Pernille har lige haft brug for betalt hjælp til sin computer, samt måttet købe et konverteringsprogram til løsning af nogle opgaver. Er det rimeligt, at formanden selv skal lægge computer og software til? Nej.
5. Gårdprisen
Vi beder Søren om at se sig omkring, og sammenfatter det vi selv har udpeget-afgørelse på næste møde.
6. Generalforsamlingen
Pernille, Bjarne, Carsten og Jette er på valg
Jette kontakter fastelavnsudvalg og sommerfestudvalget
Jette spørger suppleanterne
Gitte taler med revisorerne
Carsten spørger legepladsudvalget
Der er booket lokaler
Bjarne sørger for bordopstilling. Sildeben i den rigtige retning
Poul Erik sørger for drikkevarer – Bjarne hjælper med adgang
Vi køber dåser – husk plastic glas og sorte sække
7. Møde med Kommunen om div.
7.1. Oplæg vedr. hegn ikke færdigt.
8. Interne meddelelser
8.1. Økonomi
8.1.1. Status incl. restancer. Der er ikke noget at bemærke på oversigten. – restance, tidligere grundejer er i gang med en gældssanering – Dødsbo, det er udelukket at få de penge, der skyldes, fordi en ny bobestyrer har overtaget sagen. Vi må afvente behandling af boet.
8.1.2. Årsregnskab og protokollat
Poul Erik Snor har rettet de små fejl, der var i den første version.
Protokollat – I protokollatet stod at Pernille havde enefuldmagt til den lille konto – det er ikke korrekt, og det er nu rettet.
8.2. Personale
8.2.1. Reception for Bente d.5.12. Oste-og pølsebord fra Slagter Finn plus nogle små kager. Der kommer sikkert min. 50 gæster. Tidspunktet skal være 11.00-14.00 Gaven skal være en oplevelsespakke, der er en åben pakke. Samme pris som Betinas afskedsgave. Jette køber en buket. Vi spørger Bente om, hvilke eksterne gæster, hun gerne vil se.
8.2.2. Søren Zeeberg er startet – og det går rigtig godt.
8.2.3. Praktikant – vi fik spørgsmål om, at en person kan få et arbejde i seks timer om ugen i fire uger. Manden er IT kyndig, men er tilkendt flexjob pga. stress. Han vil gerne prøve at arbejde som ejendomsfunktionær. Vi takker ja, men kan ikke love ansættelse efterflg.
8.2.4. Rengøring af kontorer. Pga. af nye arbejdstider for den nye kontorass, samt for bestyrelsens mulighed for at planlægge møder med grundejere og eksterne samarbejdspartnere, er det nødvendigt at fastholde at rengøringen foretages, som tidligere aftalt, søndag formiddag.
8.3. Varme
8.3.1. Status vandtab, 7,5 M3 . Grundejer har fortalt Zeeberg, at han har det varmt i huset, mere end det plejer at være. Man kunne høre noget vand. Bjarne er på sagen.
8.3.2. Varmeopgørelser, udeståender hos Brunata. – Gulvvarme. Der er kommet et par klager over varmeopgørelserne. Den ene fejl har Brunata selv opdaget og har rettet. Bjarne har nogle mistanker om grundejere der snyder fx med gulvvarme, han arbejder videre med sagen.
8.3.3. Cirkonventiler, afventer
8.4. Besigtigelser/Ansøgninger
8.4.1. status
8.5. Vedligeholdelse
8.5.1. Overdragelse af vand forsyningen/stophaner, intet nyt.
8.5.2. Genbrugspladsen-vi opkræves gebyr for tømning af container. Intet nyt.
8.5.3. Renovering af varmecentralen, udvendigt. Hatten skal være sort? Hvad medfører det for institutionerne? – Vi skal bede kommunen om en begrundelse for, at vi ikke må sætte mursten på hatten af varmecentralen. Kommunen har bygget høje lysskakter oven på deres institutioner. Nu har de også malet dem hvide.
8.5.4. Kanter i genbrugsplast, på standby.
8.5.5. Tjørnestien-endegavlsbeplantninger-status. – Arbejdet er i fuld gang. Der var nogle problemer med et fundament, men det er ordnet med et langt højbed.
8.5.6. Buskads ved Tjørnelunden ud mod plænen, se oplæg fra Grøn Entreprise, debat. – Pernille har ikke talt med nogen af grundejerne endnu. Det ser rigtig grimt ud, og nogle af grundejerne går engang imellem ud og beskærer selv. Det bliver ikke altid lige pænt.
Buskadset er flere steder 4-5 meter bredt. Der burde være en sti langs med haverne. Man kunne rydde buskadset på nær tre grupper af syrener, der står der i forvejen. – Nogle af grundejerne er meget trætte af buskadset, men andre er måske glade for det. Forslag. Vi indkalder grundejerne til et møde, hvor tingene bliver drøftet. Vedtaget. Det gør Bjarne og Pernille, når tid og økonomi er til det.
8.5.7. Beplantning ved Ishøj Stien
Kommunen har ryddet buskadset langs med Ishøj Stien. De har også ryddet inde på vores areal. Der er tre steder, hvor der nu er åbent ind til vores areal, men dér kan man flytte på bommen, så der alligevel er lukket for gennemkørsel. Vi får nok et problem ved at folk vil gå og køre ind over vores græsplæner. Vi skal have en dialog med Park og Vej om sagen.
8.5.8. Der har været en klage over nogle birketræer i en gård. Vi har fået et tilbud på beskæring. Ét af dem skal fjernes, de øvrige beskæres.
8.6. IT og Kommunikation
8.6.1. Winnie arbejder ihærdigt på at få alt vores IT til at fungere korrekt
8.6.2. Div. brevskabeloner skal rettes til. Pernille har bedt Winnie om at sende alle brevskabelonerne til Pernille, så vi kan få ryddet ud i de gamle uaktuelle brevskabeloner.
9. Særlige opgaver
9.1. Sortering af arkiv, samt matrikelarkiv. Afventer
10. Meddelelser fra eksterne udvalg
10.1. Fastelavnsudvalg
10.2. Legepladsudvalg
10.2.1. Gennemgang v. Carsten. Listen over ting, der skal repareres, skal ikke sendes til personalet, før den er blevet gennemgået på et bestyrelsesmøde. Fin og grundig gennemgang. Der er lidt smårep. her og der, og en genganger nemlig roret på skibet…
10.3. Sommerfestudvalg
11. Eventuelt
11.1. Vi holder/gennemfører mødet 3. november, da der er rigeligt med hængepartier/opfølgning.
Mødet sluttede kl. 22.34
Referent Jette Malling