Referat af bestyrelsesmøde 18. august 2014
Grundejerforeningen Strandgårdsparken
Bøgelunden 7
2635 Ishøj
Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d. 18. august 2014 kl. 18.30 i Bøgelunden 7.
Afbud:
Kaffe/Te: Carsten
Dagsorden:
1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder
1.1. Ikke nogle ref. klar.
2. Siden sidst på mail/telefon
2.1. grundejer – div. Klager fra naboer – grundejeren har igennem flere år foretaget sig handlinger, der har bevirket, at naboerne har klaget til os. Der er nu kommet 3 klager over ukrudt og køkkenaffald på fortovet. Og en klage over hans handicapbil, som har fået ny plads. Kommunen har besvaret den sidste klage vedr. handicapbilen. Vi indkalder grundejeren til et møde om de øvrige klager.
2.2. Grundejer-solcelleprojekt, honorar mm. –Dette punkt skal der også tales om på ovenstående møde. Grundejeren har ikke forstået, at han ikke kan sætte solceller op på sin del af taget. Han vil have honorar for sit arbejde, hvis hans beregninger ang. solceller, skal bruges af andre grundejere. Bestyrelsen mener, at en teknisk beregning skal udfærdiges af et firma, der kan garantere for beregningen. En grundejer kan ikke garantere for projektet.
2.3. Trailerparkering-Leif Kronblad – En grundejer har klaget over at der i en gård er flere anhængere, der står permanent og fylder. Derefter har der været en del skrivning og telefonsamtaler frem og tilbage mellem kommunen og grundejerforeningen. 16. juli var der en artikel i Sydkysten, hvor der stod, at der ikke er offentlig parkering af trailere i Ishøj kommune. Men da vores parkereringpladser er ”fælles parkeringsplads”, og der er kommet nye regler ang. parkering dér, gælder det ikke her. Men der står i lokalplanen, at der ikke må stå trailere permanent parkeret på parkeringspladserne. – En grundejer vil gerne have lov til at lave en stor åbning i sin hæk og har søgt kommunen om at åbne sin hæk ud mod stamvejen, så han kan få en trailer ind der. Pernille har foreslået at han kan købe en lille vogn, så han kan stille den lodret og køre den ind gennem den eksisterende havelåge.
2.4 Grundejer hæk – manden klipper aldrig sin hæk, så vi klipper den igen og sender regningen til ham. Han havde indikeret, at han godt vidste den skulle klippes, og at han nok skulle få det gjort, men det er ikke sket.
2.5 Grundejer har stor beplantning, der skulle have siddet på muren, men den ligger nede på fortovet. Huset er firmaejet. Vi kontakter firmaet og fortæller dem, at de har en forpligtelse for at holde huset i en stand, der ikke generer resten af rækken.
2.6. Brunata – Bjarne og Pernille har haft møde med Steen Ipsen, Brunata vedr. hængepartier og langsommelig sagsbehandling. Hovedkonklusionen er, at Steen hver 2. mdr. fremsender liste over udeståender og forventet sagsbehandlingstid. Der er underskrevet en skriftlig aftale om det fremtidige samarbejde.
3. Fordeling af kommende arbejdsopgaver
3.1. Om og renskrivning af flg:
- Standardprojekter, fortsættes v. Poul Erik – Poul Erik er ikke kommet videre, men det gør ikke spor, for nu får vi en ny kontordame, der kan sådan noget.
- Besigtigelsesskema, samt brev til ejendomsmæglere, Bjarne og Pernille har lavet en råskitse-skal renskrives og afprøves. – Bjarne og Poul Erik prøver skemaet af et par gange så vi kan se, om det fungerer.
3.2. Oplæg til flg:
- Formulering af principperne for gårdprisen, der skal stadig laves et stykke papir, ud fra beslutningerne, på tidligere møder. Jette laver et oplæg, som sendes ud med det samme. Så kan vi sammenfatte det på september mødet.
- Funktionsbeskrivelser, Pernille laver dem færdigt. – Så kan vi tage stilling til dem på et møde.
- Mail etik og regler, internt og eksternt. Oplæg v. Jette + Pernille, ikke lavet færdigt.
- Kilometertakst og frynsegoder. V. Jan. – Jan taler med Bente, og får nogle oplysninger
4. Møde med kommunen om div.
4.1. Oplæg vedr. hegn ikke færdigt.
4.2. Rødt tag er sendt til behandling i kommunen. – Kommunen modtog en anonym klage over det røde tag. Pernille har meddelt kommunen, at vi bakker op om klagen.
4.3 Endegavle – Kommunen har kontaktet både Pernille og Gitte og har talt med dem om Gittes oplæg. Pernille har sagt, at det kan dreje sig om 2-4 huse pr. gård.
Kommunen har alligevel vedtaget, at det kun er de 4 huse, vi har markeret med et rødt kryds, der kan få lov til at sætte et vindue i. – Vi vil bede om, at vi kan holde et møde med TBU, i stedet for at det først skal igennem Plan og Byg, og projektet så alligevel ikke bliver forstået af TBU. – Nu bliver vi nødt til at søge én gang til. Gitte skal henvende sig til Birol og sige, at vi ikke kan forstå den afgørelse.
5. Bestyrelsesmedlemmers engagement
5.1. Hvordan kan vi få alle til at vise engagement? – Pernille savner tilbagemeldinger fra resten af bestyrelsen. For nylig bad Pernille specielt om svar på et spørgsmål. Det handler ikke om at formulere sig fint. Det handler om, at hele bestyrelsen svarer et eller andet på en mail. Pernille sender ud. – Jan mener, at hvis det er et akut problem, skal det ordnes på mailen. Når problemet ikke er akut, skal bestyrelsen have baggrundsmaterialet sendt ud, men sagen skal på, på næste bestyrelsesmøde. – Jette mener, at hvis vi ikke behandler nogle af sagerne på mail, vil bestyrelsesmøderne blive alt for lange. Der er en forhistorie i bestyrelsesarbejdet, hvor der var lang sagsbehandling. Nu fungerer det meget bedre – Poul Erik, spørger om vi ikke kan få at vide, om det er til orientering eller til beslutning? – Pernille efterlyser, at medlemmerne af bestyrelsen kommer med deres meninger om forskellige sager, så det ikke er hende, eller Bjarne og Gitte, der skal tage beslutningerne. Der er enighed om, at det er i orden, at de tre personer tage nogle beslutninger ud fra deres kompetencer, og at der så skal orienteres om det på næste bestyrelses dagsorden – Vedtaget. Når Pernille beder decideret om et svar, når hun eller Bjarne har brug for det, så skal der svares fra alle.
6. Interne meddelelser
6.1. Økonomi
6.1.1. Status incl. restancer. – Grundejer. Ejeren er død og har én arving, en nevø. Han har fyret bobestyreren. Hvorfor vides ikke, men derfor har vi ikke fået pengene, i stedet er sagen nu sendt til inkasso. Bobestyreren vedligeholder ikke huset, og vi ved ikke, om der er slukket for varmen.
6.1.2. Årsregnskab – 30-6 regnskab, der er et lille overskud, men der mangler nogle småbeløb, fx tagene på legehusene, Sindals brønd og reetableringen af trappen i Tjørnelunden. De udgifter kan vi godt føre tilbage til 2013/14 regnskabet.
6.1.3. Varmeregnskab – Brunata siger, at grunden til, at vi har fået årsregnskabet for sent er, at vi ikke har bedt om det på et skema. Det har vi så gjort i år
6.2. Personale
6.2.1. Orientering vedr. ansættelse af ny kontorass. – Gitte og Pernille har været igennem en interessant proces med at ansætte en ny kontorass. Der blev udvalgt 4 til samtale. Gitte og Pernille var helt enige om, hvilke egenskaber, vi har brug for. Kontorassistenten hedder Winnie og er 55 år. Hun kan virkelig meget indenfor IT og økonomi. 1-9 er der morgenmad på kontoret. Bagefter går Winnie, Pernille og Jette hjem til Jette, så Winnie kan se, hvordan et hus ser ud indvendigt. – Winnie og Bente får nogle måneder sammen, så Winnie får en bærbar pc. Så hun kan sidde og arbejde på den sideløbende med, at Bente arbejder på sin sædvanlige pc. Hun skal først sættes ind i kontering 1. oktober og de næste 2 måneder. Snoer vil være der og sætte hende ind i det.
6.2.2. Bettina afsked, samt ansættelse af ny driftsleder. – Pernille har ordnet Betinas afskedsreception og afskedsgave. Bagefter kom hun i tanke om, at vi var i gang med en gavepolitik og nogle rammer for udgifterne. Det hele er sket pludseligt, fordi vi ikke var forberedt på, at Betina ville holde op lige nu. – Pernille er godt klar over, at det hele skulle have været vendt i bestyrelsen på mailen, men det hele gik meget hurtigt. – Vi havde en diskussion om, hvad der er rimeligt ift. en medarbejder, der holder op. Firmaet Hartmanns skal også finde en ny driftsleder til Strandgårdsparken. Hartmanns har talt med Betina, Bjarne og Søren, så de har styr på, hvilket menneske, vi har brug for. Søren N er ikke selv interesseret i at blive driftsleder. De første samtaler skal foregå i uge 38 – Søren har ferie i uge 36 og 37, hvor der så ikke er nogen bemanding. Derfor kommer Preben Hansen og ordner det vigtigste.
6.3. Varme
6.3.1. Status vandtab, Juni og juli hver måned 5 M3, i juni måned forsvandt der 700 L. i døgnet. Betina og Søren lukkede for den gamle streng til Fyrrelunden og så faldt mængden. Nu er den nede på normal mængde.
6.3.2. Cirkonventiler, afventer
6.3.3. Gulvvarmekriterier, isolering jf. Bjarnes oplæg. Vi har modtaget et bilag om isolering i gulv – Grundejer vil gerne have gulvvarme i stuen. Bjarne har meddelt ham, at han så skal hugge gulvet op og lægge nyt gulv, der er dybere.– Grundejeren vil gerne lægge gulvvarmen som nogle rør under gulvet. Det er et problem, at vores huse kun har lige præcis den højde, der er tilladt mellem gulvbelægning og loft. Derfor må gulvet ikke være højere, end det er nu – Vi skal godkende en isolering, der svarer til en energiværdi, der svarer til 25 cm rockwool – Vedtaget. Vi skal have en ingeniør til at se på projektet. Han skal bl.a. lave beregninger på isoleringen, og i det hele taget hele projektet.
6.4. Besigtigelser/Ansøgninger
6.4.1. status, Poul Erik og Jette ser på huse
6.5. Vedligeholdelse
6.5.1. Overdragelse af vand forsyningen/stophaner, intet nyt.
6.5.2. Genbrugspladsen – vi opkræves gebyr for tømning af container. Intet nyt.
6.5.3. Renovering af varmecentralen, udvendigt. Vi afventer afgørelse fra kommunen. – Vi forventede, at sagen var til behandling på TBU mødet, men det var den ikke. Måske har der været en mand fra kommunen, som har set på muren, men det er ikke officielt. Hvis kommunen kræver det, sætter vi sorte bredder uden på murstenene. Som ellers ser rigtig flotte ud.
6.5.4. Parkeringspladser, orientering om rapport fra Grontmij.- Brian fra Grontmij har kun sendt et resume af sagen. Vores parkeringspladser har det godt, og det vil koste ca 3,1 millioner. Vi får den færdige rapport inden for de næste par dage. Det bliver billigere, hvis vi får lavet det hele på samme tid, i stedet for at lave det i flere etaper. Denne rapport skal vi alle sammen se igennem og kommentere.
6.5.5. Bøg 80-84 – sandfangsbrønd, er etableret og fungerer. Den duer også efter et stort regnskyl.
6.5.6. Kanter i genbrugsplast, vi har ikke hørt mere? Betina regner med at nå det, inden hun stopper.
6.6. IT og Kommunikation
6.6.1. Hjemmeside, overgår til Winnie, regner med den er klar inden generalforsamlingen.
7. Særlige opgaver
7.1. Sortering af arkiv, samt matrikelarkiv. Afventer
8. Meddelelser fra eksterne udvalg
8.1. Fastelavnsudvalg
8.2. Legepladsudvalg
8.3. Sommerfestudvalg
8.3.1. Status, økonomi, billetsalg, bevilling mm. – Der findes ingen økonomisk oversigt. Gitte skal sørge for at få kontrakten på teltet. Mht lejlighedsbevillingen ordner Jette det. Dvs. Bjarne W er restauratør og Gitte er ansvarlig underskriver. – Vi forventer at få et overskud for drikkevarerne. Gitte regner med at få pengekassen med hjem, når festen er slut.
9. Eventuelt
Mødet sluttede kl. 22.42
Referat Jette Malling