Referat af bestyrelsesmøde 2. september 2013
Grundejerforeningen Strandgårdsparken
Bøgelunden 7
2635 Ishøj.
Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d. 2. september 2013 kl. 18.30 i Bøgelunden 7.
Afbud: Ingen
Kaffe/Te: Carsten
Dagsorden:
Jette kom med et indlæg, der handlede om, at alle i bestyrelsen skal komme med deres mening om de sager, hvor der skal tages stilling. Efter sådanne punkter, skal alle svare Ja eller Nej.
1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder
1.1. ingen
2. Meddelelser fra formanden/næstformanden
2.1. Tre grundejere – hæk, opfølgning – Grundejerne fik et brev, hvor der stod, at de skulle klippe hækken ind til normal størrelse, og det har de gjort. De to vil dog skifte hækken ud med et hegn, fordi hækken er så gammel, at den ikke kan vokse sig pæn igen
2.2. Energimøde, Ishøj Kommune, deltog nogen? – Carsten kom forsinket til mødet kl.18.30 og ventede til kl. 19.00, men der var ingen. De var allerede gået hjem.
2.4. Stofa møde? Vi er inviteret til reklamemøde med fest og overnatning-nej tak!
3. Kasserer
3.1. Carsten påtog sig hvervet, lidt opfølgning. – Carsten har talt med Poul Erik om arbejdet i kassererposten. PE vil gerne hjælpe Carsten med konteringen. De skal mødes hver måned. – Kassereren får normalt et honorar for sin post, men får så ikke internettet betalt. Vedtaget: Carsten får halvdelen af lønnen som kasserer, i den tid han er konstitueret kasserer, plus internet betalt.
4. Møde med kommunen om div.
Gitte har aftalt med kommunen, at det bliver torsdag d. 3. oktober. Kommunen vil rigtig gerne holde mødet ved 16.00 tiden. – Vi vil spørge kommunen, om de gerne vil holde møderne på et andet tidspunkt end torsdag fra 17-19. – Vi skal skrive en dagsorden til mødet, som vi sender til dem. – Vi talte om de frustrationer, vi har, fordi det ikke altid fungerer med kommunikationen mellem os og personalet i Plan-Byg-Miljø. Vi skal have styr på deres arbejdsgange, og de skal også have styr på vores. Det må også være et rimeligt krav, at der efter mødet, fremkommer et godkendt referat, som alle er enige i.
Når vi i januar 2014 skal lave en ny plan for bestyrelsesmøder, ville det måske være en god ide at lægge møderne midt i måneden i stedet for i begyndelsen. Det vil være bedre ift. den økonomiske oversigt.
5. Meddelelser fra interne udvalg
5.1. Økonomiudvalg
5.1.1. Status – Der er ingen overraskelser
5.1.2. Restancer, dødsbo er bragt i orden.
5.1.3. Nets – udbetaling fremover? Nyt fra Gitte? – Gitte har ikke hørt fra Grete, administratoren, Fasanvænget. – Bente vil gerne vide, hvordan hun skal takle tilbagebetaling af varmepengene. Vedtaget: Vi udbetaler overskydende varmepenge til grundejerne på check fra dette varmeregnskabsår, i januar 2014. – I det nye år skal vi gøre status over, hvor vi står i sagen om Nets. Undersøge om andre fx har gjort noget ved sagen. Vi skal måske betale pengene fremover over grundejernes konti. Hvis det er tilfældet, skal vi have grundejernes cpr. nr. og så skal vi have en særlig sikkerhed omkring vores arkiv.
5.1.4. årsregnskab-omposteringer? Pernille har aftalt at mødes med Snoer.
5.2. Personaleudvalg
5.3. Varmeudvalg
5.3.1. Status vandtab, – 23,9 M3 i august
5.3.2. Udskiftning af hovedledning, opstartet, ekstra udgift. – Arbejdet er begyndt i dag. Det ser ud som om, der er styr på tingene. Firmaet Nordkysten har leveret alle de data, som kommunen havde bedt om. – Tilbuddet på asfalt var fra begyndelsen kun for en rende. Nu har vi fået et tilbud på fuld bredde. Ekstraudgiften er så fra rendebredde og til fuld bredde. Der er også kommet tillæg på jorden, fordi noget er forurenet. Ekstraudgiften er under 100.000 kr.
Pernille sendte et nyhedsbrev ud, som en grundejer har reageret humoristisk på, han syntes ikke han skulle gå turen til skolen med sine børn, da de var blevet 41 og 43 år J
Firmaets plan er, at arbejdet skal vil være færdig på fire uger. Pernille har kontaktet de huse, hvor der skal arbejdes inde i huset. Alle har fået at vide, at de får dækket alt det, der vil blive ødelagt, fx gulv, samt følge udgifter.
Pernille mangler at få talt med to af husene.
Der er byggemøde torsdag kl. 11, Bjarne og Pernille deltager
5.3.3. Grundejer – lækage – Grundejeren er samler og har rigtig mange ting, men forsikringsselskabet har nu fået adgang og har tørret huset.
Bettina har godkendt varmerørene
5.3.4. Transmitter relæ – Der er noget af kredsløbet, det ikke fungerer korrekt, så teknikeren kommer igen
5.3.5. Grundejer – Bente har fået en regning fra Brunata for en forkert måler. Dette er en fejl. Bjarne har meddelt Brunata, at det er Brunatas ansvar.
5.4. Ansøgningsudvalg
5.4.1. status, ikke denne gang
5.4.2. besigtigelse af ejendomme, er vi videre med udkast til skemaer? Nej
5.4.3. Grundejer – rødt tag – På mødet i kommunen skal vi have præciseret, om nogen har fået dispensation og hvorfor?
5.5. Vedligeholdelsesudvalg
5.5.1. Overdragelse af vand forsyningen/stophaner, hvor langt er vi? Mangler overdragelseserklæring. Forsyningen har fået ny chef, og det trækker ud.
5.5.2. Genbrugspladsen-vi opkræves gebyr for tømning af container. Intet nyt.
5.6. Intern IT og Kommunikation udvalg
5.6.1. intet
6. Særlige opgaver
6.1. Sortering af arkiv, samt matrikelarkiv. Afventer
7. Meddelelser fra eksterne udvalg
7.1. Fastelavnsudvalg
7.2. Legepladsudvalg
7.2.1. Bent har skrevet ud til udvalget om 2. gennemgang, det bliver nok 6-10
7.3. Sommerfestudvalg.
8. Eventuelt
Jule arrangement – Vi venter til næste gang med at bestemme, hvor vi skal være
Mødet sluttede kl. 20.22
Referent Jette Malling