Referat af bestyrelsesmøde 8. april 2013
Grundejerforeningen Strandgårdsparken
Bøgelunden 7
2635 Ishøj.
Herved indkaldes til bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d. 8. april 2013 kl. 18.30 i Bøgelunden 7.
Afbud: Gitte
Kaffe/Te: Carsten
Dagsorden:
1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder
1.1. hvordan med 4.3.? Referatet fra sidste møde blev sendt fra Jette til Bjarne, som sendte det til Pernille, da hun ikke havde været med til mødet og lige skulle læse det igennem. Penille havde ikke nogen kommentarer, men checker lige i morgen og sender det videre.
2. Meddelelser fra formanden/næstformanden
2.1. Grundejer – skel – Grundejer har sat et hegn. Hegnet står for langt ude, så de får et brev, hvor der står, at de skal flytte hegnet ind. Der skal fastsættes en tidsramme, som kan være et til to år
2.2. Jysk vagtcentral – Midt på dagen i dag blev Bjarne ringet op af Jysk, og fik at vide, at der var grundejere, der ikke havde varme. Bjarne undrede sig over, at hun ikke havde ringet til vores driftsleder. Hun svarede, at hun ikke havde telefonnumrene til driftslederen. Dette skal bringes i orden. Pernille tjekker med Jysk.
3. Julemarked-alternativ?
3.1. Åbent hus med gløgg og æbleskiver i december? Mød bestyrelsen og se centralen og hvad vi laver – VI havde en debat, hvor vi talte om, om vi skal holde et arrangement eller ej. Vi kunne holde et åbent hus i januar i stedet for i december. Carsten havde forslag om forskellige debatholdere, fx hus og have mennesker, men det var ikke intentionen med et arrangement. Intentionen var at grundejerne kunne møde bestyrelsen og personalet. Det blev vedtaget, at lægge det ud til debat, når den nye hjemmeside bliver lanceret.
4. Markvandring
4.1. Nogle emner – Bjarne mener, at vi skal ned og se på skoven. Den talte vi om på sidste markvandring, ift. 10 års planen. Bettina og Søren kommer med en liste. Vi skal se på teknik-skabet mm på genbrugspladsen. Vi skal se på træerne ved Ishøj Boulevard, og træerne på Ishøj Parkvej. De sidste er kommunens, så dem kan vi desværre ikke bestemme over. Bestyrelsen skal inden tre dage før markvandringen sende indlæg til Pernille til listen over de ting, vi skal se på.
4.2. Menu? Skal vi stadigvæk have smørrebrød eller hvad? Ja, det skal vi. Gå ind på Slagter Finns liste over smørrebrød og send en bestilling til Pernille.
5. Meddelelser fra interne udvalg
5.1. Økonomiudvalg
5.1.1. Status – Der er et månedligt underskud pga. en større varmeregning, da det stadig er så koldt, dette udlignes på årsbasis. Der er også nogle ekstraudgifter på skat til personalet, de er som forventet og det udlignes derfor på årsbasis.
5.1.2. Restancer/tvangsauktioner, herunder afskrivning af gæld. – De restancer der var i marts måned er indbetalt. Den ene er endda betalt meget tidligt – En grundejer har pt. Inkl. varme i år en gæld på ca. 13.000 kr. Lauge spørger: Skal vi blive ved med at bruge penge på at opkræve ham, eller skal vi lukke sagen? Forslag: Lauge beder advokaten om at afslutte sagen, og så prøver vi selv en sidste gang.
Vi sender et brev med en opgørelse og et girokort til begge tidligere ejere. Hvis vi får nogle penge, kan vi sende en ny giro næste måned. Hvis de ikke betaler, vil vi lukke sagen.
Et hus har været på tvangsauktion og vi fik et beløb på 30% af deres gæld, som skal afdrages over de næste 5 år.
5.1.3. Bankforhold-aftalekonti – d 15-3 oprettede vi to konti. Én på 1 mill på 1 år og én på 1 mill på 3 år
5.1.4. Nets – udbetaling fremover? Vi fik besked fra Nets, at det ikke fremover vil være muligt, at lave udbetalinger der overstiger den enkelte indbetaling. Dette betyder, at vi ikke kan udbetale varmepenge gennem Nets, som vi hidtil har gjort.
Lauge har kontaktet en rådgiver i Danske Bank, som vil prøve at komme med en løsning. Pernille mener, at det ikke kan være rigtigt, at banken ikke kan gå ind og garantere, at vi er solvente. Vi kan kontakte vores søsterbebyggelser i Næstved og Kokkedal, og andre grundejerforeninger. Alle de steder vil de få samme problem, som vi har nu. Lauge mener, at vi skal gøre som Nets har skrevet, nemlig at vores kontor skal taste beløbene individuelt til grundejerne, når de skal have flere penge tilbage, end de betaler i varmepenge på en måned. – Vi afventer hvad Danske Bank melder tilbage.
5.1.5. Aftale om el – forsyning – Vi har fået en ny aftale med DONG med reduktion i betalingen
5.2. Personaleudvalg
5.2.1. Bente –Vi har stadig svært ved, at finde et passende EDB kursus. Vi afventer nu installation af ny pc før vi gør yderligere.
5.2.2. Sne/grønt ny mand? – Det er en grundejer, som Bettina og Søren tit taler med. Han holder sit eget areal vældig pænt. Manden arbejder 7 dage og har 7 dage fri. Dette passer dårligt med vagtplanerne, men det kan måske ordnes. Personaleudvalget følger op.
5.2.3. John-flytter – John er snerydder, nu flytter han, og hvad så? Han flytter kun over til Vejleåparken, og han er en meget stabil medarbejder. Vedtaget. Vi beholder ham og ser hvordan det går.
5.3. Varmeudvalg
5.3.1. Status vandtab, lækage – Det går ”stærkt fremad”, 46 m3 tab!!! – Firmaet Koch er begyndt at trykmåle lækage problemet i dag. De har indkredset noget. Det er ved de lige numre i Fyrrelunden, det er galt, men ikke kun der. Der er formentlig flere huller. De fortsætter med at måle i morgen.
5.3.2. Er vi klar til at gå videre med planer om varmtvands målere? Nej-afventer.
5.3.3. Grundejer – De har fået fjernet Circonventilen, og nu har de endelig fået varme i badeværelsesgulvet. Det er muligvis circonventilen eller den måde den er monteret på, som udgør problemet.
Nu har de hverken Circonventil eller kaloriemåler på. – Vedtaget: På næste møde skal vi tale om, hvad vi gør ift. Circonventiler. Det er nyt, at der er problemer med ventilerne, og vi har solgt omkring 300 circonventiler, der nu sidder rundt omkring hos grundejerne. Vi skal lægge en plan over, hvad der skal ske i fremtiden. Skal vi have en ingeniør til at se på sagen? Vi er nødt til, at finde ud af om det skyldes ændringer i modellerne af varmvandsbeholdere, eller om fx vores ventiler rent faktisk kan ligge og blive for gamle? Denne sag er uden for vores viden og ekspertise. Varmeudvalget skal undersøge sagen, evt. med en ingeniør.
Da både Bjarne og Lauge har problemer efter nye installationer, er de givet mandat til at, lave hver et pilotprojekt med en anden type ventil.
5.3.4. Grundejer – Brunata skulle have sat kaloriemåleren på, på nuværende tidspunkt, men kontoret har ikke fået nogen melding fra grundejeren endnu.
5.3.5. Møde m. Brunata om skema? – Bjarne og Pernille holder et møde med Brunata
5.3.6. Evt. aftale m. nyt VVS? – Bettina er ikke begejstret for Strandens VVS efter at faren døde og sønnen overtog det. Derfor er Bettina begyndt med et nyt VVS firma John Jensen. Der har dog været nogle problemer med at holde aftalerne. Pernille, Bjarne og Bettina tager en afgørelse.
5.3.7. Grundejer – De er ved at lave gulvvarme. VVS ville lave om på varmerørene. Det fik Bjarne stoppet. så ringede mureren og sagde, at det ikke er nødvendigt at lægge isolering i badeværelset. Mureren mener, at der er isolering under betonen. Det lyder ikke sandsynligt. Bjarne følger op.
5.4. Ansøgningsudvalg
5.4.1. status – Vi gennemgik skemaet. Det ser godt ud, der er ikke mange uregelmæssigheder tilbage. Bent og Jette tjekker nogle huse, og der skal sendes et par breve.
5.4.2. besigtigelse af ejendomme, er vi videre med udkast til skemaer? – Pernille og Lauge skal gennemgå Lauges skemaer ift. et par småting, og så er skemaerne til at bruge.
5.4.3. Grundejer – skel – DET DREJER SIG IKKE OM 30 CM, MEN 70-100 CM OG DET ER HELE RÆKKEN. – På sidste møde blev vi enige om, at grundejeren kunne beholde placeringen af sit hegn, fordi vi troede, at det drejede sig om ca 30 cm. Det gør det ikke, det drejer sig om 70-100 cm. Skal vi gøre noget ved det, eller skal vi lade det være. I 1996 stod hækkene på det sted, de skulle. Vi kan gøre flere ting. Vi kan fx sige til grundejerne i hele rækken, at de kan få lov til at beholde det jord, de har nu, og så skal de betale for landmåler osv. Vi kan også vælge, at vi betaler landmåler mm. Og vi kan beslutte, at hele rækken skal rykke deres hække og hegn tilbage til det oprindelige skel. – Bjarne og Pernille går ned til husrækken og måler skelpælene. Vi taler om det på næste møde.
5.4.4. Ishøj Kommune – endnu engang forlænget farver på gårdside, se bilag – Kristina Moos har endnu engang talt med Pernille om farverne i Strandgårdsparken. Kristina fortalte, at grundejeren har vundet sagen om farverne på døre og vinduer i sit hus. Kristina fortalte også, at hun skulle skrive et handlingsforløb til Teknisk Udvalg. Pernille bad om, at vi kan få lov til at fremlægge vores sag for Teknisk Udvalg. Det kunne desværre ikke lade sig gøre, men Bent Skov ville forelægge sagen for udvalget. Vores sag skulle have været på dagsordenen i Teknisk Udvalg på de to sidste møder, men der står ikke noget om det i deres referater, så det må være behandlet som lukkede sager. Det er betænkeligt.
Det er Pernilles indtryk, at kommunen nu er klar over, at de har givet for lang snor ift. andre farver end sort på gårdsiden.
Penille har bedt om aktindsigt i samtlige sager, der omhandler vores grundejere. Foreløbig er der kommet forsider til sagerne. Så skal Pernille beslutte, hvilke sager, vi skal have. Vi vil have alle sagerne.
Teknik og Bygningsudvalget anbefaler grundejerne, at fremsætte et forslag om andre farver på gårdsiden på næste generalforsamling, hvis de vil have henstand i deres sager.
De forslag har været fremsat på mere end én generalforsamling, og er blevet stemt ned hver gang. Spørgsmålet er så, om en grundejer kan fremsende det samme forslag på en generalforsamling mange gange. Det må vi spørge advokaten om. Ift vedtægter og ift foreningsret. Bjarne kontakter Henrik og spørger ham.
5.5. Vedligeholdelsesudvalg
5.5.1. Overdragelse af vand forsyningen/stophaner, hvor langt er vi? – Intet nyt
5.5.2. Genbrugspladsen-vi opkræves gebyr for tømning af container. Intet nyt. Men vi er ikke blevet opkrævet siden Pernille kontaktede Hans Schmith
5.6. Intern IT og Kommunikation udvalg
5.6.1. Vi er ikke kommet videre –
5.6.2. Nyt udstyr på kontoret-orientering v. Lauge – Lauge har bestilt en ny PC til Bente hos Søren Groos.
6. Særlige opgaver
6.1. Sortering af arkiv, samt matrikelarkiv. Afventer
7. Meddelelser fra eksterne udvalg
7.1. Fastelavnsudvalg
7.2. Legepladsudvalg
Dato for forårsgennemgang 14-4-2013
7.3. Sommerfestudvalg
8. Eventuelt
Spørgsmål om mad på Bakken? Skal vi bestille på forhånd eller når vi kommer?
Linket Pernille sendte, var blot til inspiration, og så man kunne se hvor vi skulle hen og hvad de havde at byde på.
Vi bestiller på stedet, når vi kommer. Bent var ikke tilfreds med dette.
Mødet sluttede 21.41
Referant Jette Malling