Referat af bestyrelsesmøde 5. august 2008

Grundejerforeningen Strandgårdsparken

Bøgelunden 7

2635 Ishøj.

Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken tirsdag den 5. august 2008 kl. 19.00 i Bøgelunden 7.

Afbud:

Kaffe/Te: Pernille

Dagsorden:

1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder

1.1. Ref. af 10.6.- Underskrevet

2. Meddelelser fra formanden/næstformanden

2.1. Husrække, tagplader – Fik skiftet tag, og tagpladerne ligger stadig i gården nu 3 måneder efter. De fleste er fjernet, men nogle er tilbage, og der er kommet flere klager over det. Bestyrelsen har fået oplyst, at en grundejer har påtaget sig at fjerne pladerne. Vedtaget: Grundejeren får et brev. Pladerne skal være fjernet inden en uge. Derefter fjerner vi pladerne, og grundejeren får en regning på bortfjernelsen. Resten af husrækken får kopi af brevet.

2.2. Grundejer – nøgler til varmeskabe – Pga. det store fjernvarmearbejde, mener grundejeren, at grundejerne skulle have haft nøgler til varmeskabene. Oprindelig har de grundejere, der har varmeskabe, fået nøgler til dem. Det var den samme nøgle, der passede til genbrugspladsen – I næste nyhedsbrev skal der stå, at de, der skal bruge en nøgle, kan henvende sig på kontoret. Varmeskabe: Der skal laves en anvisning, der skal side på rørene i varmeskabene. Så kan grundejeren se, hvordan man slukker for vandet ved vandskade.

2.3. Grundejer – svar på gammel sag vedr. borde/bænke. – Leon skriver et brev.

2.4. Renovation, Leon P solgt til Morten Larsen – Det hele skulle fungere, som det plejer. Kim bliver på sin pind hos Leon P ca.8 uger, så han kan hjælpe med overdragelsen. Det bliver de samme folk som kommer, der er nemlig flyttet med over til M. Larsen.

2.5. Tag på kontoret – Der har været vandskade på kontoret pga. den kraftige regn. Taget blev repareret samme sted sidste år, så det er underligt, at det sker igen. Vedtaget. Loftet skal åbnes, så vi kan finde ud af, hvor meget der er sket, og hvor meget, der er vådt. Forsikringen skal kontaktes med det samme.

3. Grundejer – klage over håndværkere.

Kontoret har modtaget en klage. Grundejeren er ikke tilfreds med hverken bestyrelsens eller håndværkernes indsats og arbejde. Grundejeren mener også, at håndværkerne har ødelagt noget i deres køkken. – Hverken bestyrelses repræsentanten eller håndværkeren kan godtage klagerne, der er åbenlyst urimelige.

Vedtaget: Grundejeren får et brev, hvor der står, at vi ikke kan imødekomme deres klager, og hvis grundejeren ikke kan acceptere det, må sagen gå videre til vores advokat.

4. Kommende generalforsamling.

4.1. Forslag til standardprojekt, affaldsskur. – Pernille sørger for tegninger til et udvidet affaldsskur.

4.2. Forslag til standardprojekt, ukrudtsdæmpende belægning udenfor skel – Jan laver et forslag.

4.3. Forslag til standardprojekt, afskærmning på gårdside ved endehuse. – højde, farve, længde, og ikke på tværs af fortovet – Jette laver et forslag.

4.4. Mobilmast – Der skal laves materiale fra mobilmast – firmaet og Telestyrelsen, til et forslag til generalforsamlingen.

5. Meddelelser fra interne udvalg

5.1. Økonomiudvalg

5.1.1. Status – (v. Leon- fik tallene så sent, så han ikke har haft mulighed for at se på dem). Pernille: rettelser til 31-7 gartnerassistance skal ind under Grøn Entreprise og garagetaget skal på det gamle budget. – 30-6 udviser et mindreforbrug på 460.000 kr. Der er posteret en rør-regning under elektrikerarbejde. Den regning skal ind i varmeregnskabet. Jordvolden, er posteret 24.000 på 2008/09, den skal på sidste år– Leon holder øje med, at de regninger, der skal posteres under 2007/8 bliver sat dér – Varmeregnskabet bliver posteret på 2.419 mil men det ender nok med 2,7 mil – Det har været et godt regnskabsår, hvor vi har fået lavet meget for pengene.

5.1.2. Borde – De defekte borde er ikke blevet hentet. Leon rykker igen

5.1.3. Regnskab 2007/08:

Jordvold 23.700,-kr

Garagetag 77.500,-kr.

Grøn entreprise ca 63.000,-kr

Grøn entreprise 100.000,-kr

Hegn og bom skoven 15.000,-kr

Havelåge skal laves i det nye budget

Bom genbrugsplads. Selv om bommen er aflåst, kan den løftes. Der skal en ekstra sikring på. Samtidig skal der sættes en nøgleboks til brandvæsnet.

5.2. Personaleudvalg

5.2.1. Samtale med ejendomsfunktionær-lukket sag.

5.2.2. Bettina fastansættes? – Bettina vil gerne ansættes. Det går fint med hendes arbejde, men hun skal bare finde ud af, hvad hun selv kan bestemme over, og hvad hun skal kontakte bestyrelsen og forhøre sig om. Vedtaget. Vi ansætter hende som driftsleder eller driftsplanlægger. Bettina skal have et varmemestercertifikat inden Owe stopper, fordi der skal være en uddannet person på varmecentralen. Bettina skal også have et skærekursus til brug af motorsaven.

5.2.3. Owes ophør. – Vi holder en reception på varmecentralen. Gave besluttet – kan dog ikke offentliggøres før selve dagen..

5.3. Varmeudvalg

5.3.1. Status vandtab v. Bjarne – spædevand: juni 8,3 kb og juli 0,5 kb

5.3.2. Fjernvarmearbejde, herunder asfalt og gulve. – Det hele er afsluttet bortset fra asfalten, som lægges på torsdag. Når ugen er gået, skulle det være i orden – Bjarne, Johni og Pernille skal have tak for deres store arbejde med de store skader på fjernvarmenettet og hele reparationen af det.

5.3.3. Varmemøde med Ista, Bjarne finder dato.

5.3.4. Grundejer med gulvvarme i udu, – Jan har aftalt et møde med grundejeren på torsdag.

5.3.5. Varmemøde med Ishøj Varmeværk – Bjarne og Pernille har været til møde med Ishøj Varmeværk. Det drejede sig om alarmen. Der er et teknisk problem ift. at sende alarm til varmeværket. Der er ingen der ved, hvad det er, der sender alarmen til varmeværket, når der er et problem. Vi kan få overvågning på det hele gratis, vi skal bare have nogle nye ledninger. Vi skal selvfølgelig betale for de ydelser, vi får Fx hvis de fra varmeværket rykker ud ved et stort vandspild. Vedtaget: Vi siger ja til overvågningen. Ordningen indebærer også, at vi, når vi bliver ringet op af varmeværket om alarmen, med det samme får at vide, hvad problemet er. Så kan vi vurdere, om vi selv kan ordne det, eller vi skal indhente håndværkere.

Bjarne og Pernille skal have et nyt møde med varmeværket, her på centralen, hvor detaljerne gennemgås.

5.4. Ansøgningsudvalg

5.4.1. status

5.4.2. Ejendomsbesigtigelser, brug af skema. – Det er et problem, at vi skriver under på, at vi ikke har nogen udestående med det pågældende hus, selv om vi ikke har været inde i huset. Nogle gange kan vi ikke se ind i haven pga. af bevoksning eller højt hegn. Derfor skal vi have en ny procedure ift. ejendomsbesigtigelser. Jette foreslår gruppering af emnerne på skemaet, ligesom en tilføjelse af ”Besigtelse ikke mulig”.

5.4.3. Gårdsideregistrering? Jette har ikke set på farver endnu – begynder med gård 23. .Men det gør hun på mandag.

5.4.4. Grundejer. – Har sat et hegn for langt ude. Han har fået et brev om, at vi kunne foretage en uformel opmåling. Da han ikke har svaret, skal der indhentes en landmåler, dog først efter 15.9. som grundejeren havde frist til.

5.4.5. Grundejer hegn – han har en nabo med et hegn det rigtige sted, og en nabo med et hegn, der står for langt ude. Nu har grundejeren sat et hegn op, der følger begge linier, dvs. at hans hegn er sat skråt ift. skellet. Vedtaget. Han får et brev om at flytte sit hegn indenfor skel.

5.5. Vedligeholdelsesudvalg

5.5.1. Regnvandsbrønde, Sydslam? Bjarne får et tilbud på mandag.

5.5.2. Skabe til varmecentralen/oprydning, Jan – taler med tømrer-Jimmy om projektet og Pernille med et skabsfirma.

5.5.3. Genbrugspladsen, udvidelse – Venter til næste møde.

5.5.4. Skoven, hegn mm. – Der er to bomme, der kan åbnes via skyderigler. De er blevet renoveret, så de kan aflåses og ikke vippes op. Lige så snart volden blev åbnet, forsvandt der et borde-bænkesæt. Hegnet bliver lavet i uge 33.

5.5.5. Grøn entreprise-beplantning. – De kommer i næste uge og planter alle de steder vi mangler, i alt for 100.000,-kr.

5.5.6. Vandingsplan? – Alle de nye planter skal vandes, og det er et problem. Pernille vil prøve at finde en løsning. Der må findes en eller anden form for vand-container til spredning af vand, der kan kobles til Holderen eller Egholmen.

5.5.7. Bøgelunden, beplantning. – vi har tilbudt, at betale det fulde beløb 150.000,-kr. så håber vi får beplantningen, som vi gerne vil have den. Vi skal fastholde kommunen i, at det fremover skal vedligeholdes to gange om året, og det er forår og efterår og ikke to gange i juli. Vi har ikke hørt nyt om beplantningen, men teknisk udvalg skal have møde d. 21-8.

5.5.8. Slidbaner – Tjørn, Gran og Fyr havde fået lavet noget sjusk. Det er ikke blevet udbedret, så Pernille vil rykke Park & Vej for det.

5.5.9. Grundejer, hegn ved endegavl – har nogen skrevet brev? – De 40 cm må gerne blive der, men det skal genetableres ved ejerskifte. Jette laver et udkast.

5.5.10. Skurgang, gård 18,20, 21, 23, er under renovering.

5.5.11. Garagetag – maling? Trekanten er grøn, den skal være sort. Johni checker reglerne for arbejde på stige…

5.6. Intern IT og Kommunikation udvalg

5.6.1. Indledende øvelser gik ikke. –

5.6.2. Bente arbejder stadig med Jacobs pc, det er ikke godt. Vedtaget: Bente skal have en ny PC.

6. Særlige opgaver

6.1. Renskrivning af Hvidbogen/mapper – intet nyt

6.2. Sortering af arkiv – intet nyt

7. Meddelelser fra eksterne udvalg

7.1. Fastelavnsudvalg

6.1.1.

7.2. Legepladsudvalg

7.2.1. Gård 22 bøsning-Leon? Leon rykker for den.

7.2.2. Gård 22 vippedyr, se under gennemgang.

7.2.3. Gennemgang af legepladser?

Der er foretaget en total gennemgang af alle legepladserne. og det er oplistet, hvor der er ting, der skal ordnes. Nogle gårde er flotte, men det er de færreste. De fleste er nogenlunde og nogle er rigtig grimme med meget ukrudt. Der er flere gårde, der har legeredskaber på restarealerne, der skal laves eller repareres. Leon skriver breve til de pågældende gårdes legepladsrepræsentanter, om hvad der skal laves. De får en frist til at udbedre skaderne – Det er vores egne folk, der skal oliere og fastspænde løse skruer på foreningens redskaber. Leon tjekker om vi selv kan ordne fuglerederne, eller det skal være Noles’.

Vi skal have en snak med Noles om, hvad der er rimeligt ift. slid på legetingene. Sandkasserne ruster, og det er ikke i orden. De skulle have været vedligeholdelsesfri. Leon kontakter Noles.

Hvad gør vi med ukrudt på legepladsen? Der er to muligheder. Den ene er, at grundejerne selv ordner ukrudtet, og den anden løsning er, at det bliver indregnet i budgettet, og der kommer en kontingentforhøjelse. Vi kunne lave en konkurrence om den pæneste gård..

Vi starter med at skrive om det i nyhedsbrevet.

7.3. Sommerfestudvalg.

7.3.1.

8. Eventuelt

Julesamling

Hos Leon 5. eller 6. december. Vedtaget Lørdag d. 6. dec.

Mødet sluttede 23.16

Referat Jette Malling