Referat af bestyrelsesmøde 5.februar 2008

Grundejerforeningen Strandgårdsparken

Bøgelunden 7

2635 Ishøj.

Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken tirsdag den 5. februar 2008 kl. 19.00 i Bøgelunden 7.

Afbud: Bent Jacobsen

Dagsorden:

1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder

1.1. Ref. af 8.1.? – nej, går i cirkulation til underskrift.

2. Meddelelser fra formanden/næstformanden

2.1. Indbrudstyve. – I sidste uge forhindrede en kvik grundejer indbrud i Leons hus. Politiet vil meget gerne have, at man ringer og melder, når man ser mennesker, der opfører sig underligt. Man må meget gerne ring 112

2.2. Bestyrelses- og personaleoversigt – Den bliver sendt ud på mail. Sørg for at tjekke jeres egne data

2.3. Telefonliste – Bente er ved at udarbejde en telefonliste, der indeholder alle vores samarbejdspartnere.

3. Møde med Plan – Byg – Miljø. /Mikael Ege

3.1. Punkter til dagsorden.

Vandskader – koldtvandsrørene har flere steder lækager. Flere huse i Egelunden har fået skimmelsvamp pga. problemet. Vandrørene ligger ca. 70 cm ud fra huset i fortovene. Flere steder er der mos på fortovet lige præcis over vandrørene.

Stamveje, vedligeholdelsesplan – Kommunen har vedligeholdelse af stamvejene. Vi betaler halvdelen af beplantningen. Beskæringen er udmærket, men rengøringen og vedligeholdelsen er dårlig, vi efterlyser fortsat vedligeholdelsesplan.

Stamveje, slidbaner – Vi mangler at få lavet Fyrrelunden, Tjørnelunden og Elmelunden.

Stamveje, bump – Der skulle være asfaltbump ved alle endevejene. De forsvandt for nogle år siden. Man må ikke etablere de gamle ”pølsebump” mere, Park Og Vej var på vej med nogle forslag, men de kom aldrig.

Busdriften – Busdriften er kraftig forringet. Vi skal gøre Ishøj kommune opmærksom på, at det er voldsomt generende.

Reglement vedr. smådyrshold i parcelhuskvarterer. – Teknisk udvalg har været/er i gang med at lave et reglement om dyrehold. Det vil vi gerne have indflydelse på.

Arbejdsgange ift. Leon P, dagrenovation og skader. – Bestyrelsen vil gerne vide, hvordan vi skal forholde os ift. nye arbejdsgange.

Arbejdsgange Plan – Byg, ansøgninger. – Nye ansatte i Ishøj kommune. Vi skal holde fast i at beholde de gamle arbejdsgange.

Udvidelse af genbrugspladsen – vi vil gerne have tilskud til udvidelsen, da den er en følge af højere krav til finsortering, hvilket medfører flere containere.

Rotter – En enkelt rotte er observeret, skal hele bebyggelsen behandles, hvordan forholder vi os?

Skiltning i industrien – Vi er ikke interesseret i de høje skilte fra industrien. De skæmmer

4. Meddelelser fra interne udvalg

4.1. Økonomiudvalg

4.1.1. Status – v. Leon. – Samlet set ligger vi under 7 måneders forbrug. Det ser godt ud. Vi har sparet 70.000 på personale-kontoen.

Der her været fejl i straksafregningen fra Ista Clorius. Men det er blevet rettet nu. Varmeregnskabet er blevet forbedret for kalenderåret 2007. vi har fået 400.000 retur af Ishøj kommune, som går på varmeregnskabet 2007/2008.

Der er berammet en tvangsauktion primo april, vi har ikke noget udestående.

De grundejere, der betaler over giro, skal have et brev om, at datoen for betalingen er flyttet.

4.1.2. Borde/Stole – Leon har fået svar fra firmaet. Firmaet anerkender, at stolene var dårlige. De var ikke bekendt med, at de nye stole var fra samme leverandør, som havde leveret det første stole. Vi kan få nye stole. De mener at bordene har fået fugt her, og vil gerne levere 4 nye borde. Vi skal sikre os, at reklamationsretten begynder med de nye stole og borde – Vedtaget: Vi siger ja til tilbuddet, og forbeholder os fortsat reklamationsret.

4.1.3. Penge overflyttet til aftalekontoen med forhøjet indlånsrente – Ikke endnu. Leon overfører 2,5 mil.

4.2. Personaleudvalg

4.2.1. Der har været afholdt personalesamtaler vedr. de interne konflikter. Der er nu opstillet klare retningslinier for ansvar, sikkerhed og indbyrdes tone.

4.2.2. 6. ferieuge. – Vi har ikke tiltrådt overenskomsten. Vi er ikke forpligtet til det, men vi følger den alligevel. Den 6. ferieuge skal optjenes. Den 6. ferieuge fra 2007 skal senest afholdes i 1. kvartal af året efter. Fremover skal 6. ferieuge afholdes i januar/februar.

4.2.3. Jobannonce. – Pernille er næsten færdig med annoncen. Vi må lægge en gratis annonce på EFKs hjemmeside (Ejendomsfunktionærernes fagforening) Vi sætter annoncen i Søndagsavisen.

4.2.4. Indkøb af tøj – Pernille har fundet en forhandler af arbejdstøj, hvor vi kan bestille on-line, det er hermed gjort for det der mangler lige nu.

4.2.5. Pernille har ikke fået talt med snevagten endnu, vedr. retningslinier..

4.3. Varmeudvalg

4.3.1. Status vandtab v. Bjarne – 17,1 kbm i januar. Vi mister ca. en halv kubik om dagen.

4.3.2. Lækage. Vi har Rør og Fjernvarme service til at undersøge sagen. Foreløbig er der ikke fundet noget. Sehested kan ikke arbejde videre før det bliver frostvejr. Thermografien kan ikke arbejde, når det er regnvejr eller solskin. De kan måle inde i haverne fra græsstierne mellem haverne. I vores søsterbebyggelse har de lækager under husene, så vi kunne være uheldig at have det samme. Johni ved, at der har været lækage i Bambi. Pernille kontakter dem i morgen og hører, om det har relation til vores tab.

4.3.3. Nyt takstblad – Fasttaksterne for varme er hævet en del og den variable afgift pr. gigajoule er stort set den samme. Totalen er 458.000 om måneden delt med 515 giver mindre en aconto-opkrævningen, men det er kun, hvis vi har en mild vinter. Det kan vi jo ikke være sikre på, så derfor er den månedlige aconto forhøjet.

4.3.4. Bjarne har talt med John Christensen om Strandgårdsparkens fordampningsrør. John vil gerne mødes med Varmeudvalget. John ved meget om varme og er tidligere næstformand i bestyrelsen. Bjarne kontakter John med et par datoer til mødet. – Det er vigtigt, at vi får et overblik over, hvilke typer målere, der er på markedet. Vi skal have nye målere, fordi Ista har påbudt det er sådan, men vi kan samtidig få nogle, hvor der ikke kan snydes med aflæsningen.

4.4. Ansøgningsudvalg

4.4.1. status – Jan og Johni er med i Ansøgningsudvalget. De skal engang imellem med Bjarne ud og besigtige ejendomme. I Egelunden er der et skur, der har mål under standardprojektet, selvom det ikke følger standardprojekt kan det godkendes.

4.4.2. Ejendomsbesigtigelser – Når vi får ejendomsmæglerforespørgsler skriver vi under på, at der ikke på pågældende ejendom er noget, som skulle have været godkendt eller er ulovligt iht. lokalplan, grundejerforening og deklaration. Hvad så med varmeinstallationerne? Hidtil har vi kun besigtiget udvendigt, men vi skal vel også besigtige vores indvendige installationer?

Ansøgningsudvalget skal undersøge lovgivningen vedr. dette

4.5. Vedligeholdelsesudvalg

4.5.1. Regnvandsbrønde. – Regnvandsbrøndene er ikke blevet renset i mange år, så det er en stor opgave. Foreløbigt har mændene renset brøndene ved stierne. Vi kan få en slamsuger til at rense brøndene i gårdene, og så i fremtiden vedligeholde med oprensning årligt. Vedtaget.: Jan og Bjarne indhenter tilbud på rensning af regnvandsbrøndene i gårdene. Der skal renses 2-3 brønde pr. gård og nogle af ristene skal skiftes ud.

4.5.2. Skabe til varmecentralen/oprydning – Vedtaget. Vi laver en skabsvæg til udlejningsservicet og borde og stole. Der skal være dybe skabe til borde og smalle skabe til service. Skabene skal være tætte, så tingene ikke bliver støvede. Leon kontakter Ojega, plus et firma til og indhenter tilbud på skabsopbygning. Jan ser på brochurer for skabe til fx borde og stole i institutioner. På et senere tidspunkt skal vi have fornyet servicet. I øjeblikket har vi to forskellige stel. Der skal ryddes færdigt op i varmecentralen. Noget skal flyttes og noget skal ud i garagen. I uge 8 skal hele arkivet tages ned og sorteres. Bente skal bestille ringbind til det gamle arkiv.

4.5.3. P-skilte – intet nyt fra Vestfronten.

4.5.4. Grundejer har fået repareret vandlås i sit fortov af kommunen. Derefter ligger SF stenene ikke pænt. Kommunen skal lægge stenene ordentligt. Bjarne holder øje med sagen.

4.6. Intern IT og Kommunikation udvalg

4.6.1. CBB – ikke altid ok. – Hvis ikke vi tanker op på mobiltelefonerne i 8 måneder, bliver telefonen lukket, også selv om der står penge på kontoen. Det koster 200,-kr at få den åbnet igen. Bente har plottet ind på sin kalender, at der skal sættes penge ind på kontoen om 7 måneder. Owes gamle telefon er foreløbig lukket.

5. Særlige opgaver

5.1. Renskrivning af Hvidbogen/mapper. Vi kigger stadig efter et godt tilbud på de 515 mapper. Jan synes det er spild, men det er en generalforsamlingsbeslutning at de skal ud, den bliver vi nødt til at følge.

5.2. Vedtægterne skal i trykken – Pernille syntes på sidste møde at den skulle overgå til A4 format, da den også skulle i Hvidbogen, men det var bare fordi det var besværligt, at skulle lave 2 versioner. Hun bøjer sig i støvet; der bliver fortsat en A5 version til alm. udlevering, samt en A4 version til hvidbogen. Vedtaget – Vi laver en A5 udgave af de nye vedtægter, som deles ud nu, og en A4 udgave, der skal sættes ind i Hvidbogen

6. Meddelelser fra eksterne udvalg

6.1. Fastelavnsudvalg

6.1.1. Evaluering. – Det var en god fastelavnsfest. Budgettet: Prisen for billetten til fastelavnsfesten er den samme, som det har været i mindst 20 år. Der er ikke sammenhæng i budgettet. Prisen på billetten dækker ikke det, børnene får, og indkomsten på lotteriet, dækker ikke præmierne. Budgettet plejer at kunne køre rundt, men i år har vi måtte leje en hoppeborg. Punkt til et senere møde: Evt. køb af en hoppepude..

6.1.2. Hvem er kontaktperson fremover? Johni er kontaktperson for fastelavnsudvalget. Der skal indkaldes til et evaluerings/ planlægningsmøde i fastelavnsudvalget, og der skal bestilles lokaler til næste år.

6.1.3. Leon sender en hilsen til Lars Larsen med noget guf, som tak for den store indsats for, at holde udvalget i live.

6.2. Legepladsudvalg

6.2.1. Gård 22 bøsning – Leon ser på sagen

6.2.2. Gård 22 kantafgrænsning – Leon har set på sagen, og der er ikke behov for oliering af kantafgrænsningerne. Jan ser på sine i sin gård.

6.2.3. Gård 19, brug af legeplads – En grundejer har klaget over, at hver dag kl. 13.00 kom en institution og brugte deres legeplads. Pernille har prøvet at tjekke det, men har ikke mødt nogen gæster.

6.2.4. Hvem er kontaktperson fremover? Leon. Jan vil gerne være med, men det er ikke muligt når det er et eksternt udvalg.

6.3. Sommerfestudvalg.

6.3.1. Hvornår indkaldes til første møde? Det skal være inden for de næst fire uger, for der skal bookes telt og musik.

6.3.2. Hvad er budgettet på? Ca. 50.000 kr.

6.3.3. Hvem er kontaktperson til fremover? Jan!

7. Eventuelt

JP el har lavet en reparation ved Poppellunden. Det har de gjort, fordi der skal sættes et HPFI relæ op inden 1.7.2008. Alle lamper skal have en dobbeltisoleret samlemuffe, og enkelte kabler har kun en fase, hvilket ikke er lovligt efter 1-7-2008. vi skal have efterset alle vores lamper. Vi skal tjekke lovgivningen og se, hvilke regler der er for vores lamper. Hvis vi skal forandre en del, kan det tænkes, at det er en god ide, at vi skifter belysningen i hele grundejerforeningen på en gang.

Ifølge den nye lov, skal vi (måske) have HPFI relæ. Hvis vi får det, vil det slå fra hele tiden, fordi der er så meget fugt i hele systemet. Derfor bliver vi nød til skifte lamperne og hele ledningsnettet, hvis vi er omfattet af den nye lov.

Johni laver te/kaffe til næste møde.

Mødet sluttede 23.12

Referent

Jette Malling