Referat bestyrelsesmøde den 24. juni 2003

Afholdt bestyrelsesmøde i henhold til indkaldelse tirsdag d. 24. juni 2003 kl. 19.00 i foreningens lokaler.

1. Godkendelse og underskrift af referat fra bestyrelsesmøde d. 22. april 2003 og 26. maj 2003.
   1. Begge referater godkendt og underskrevet

2. Meddelelser fra formanden.
   1. Regnskabsåret er ved at udløbe (30. juni 2003). Kassereren og formanden vil sammen se på det kommende budgetårs udfordringer.
   2. Der var aftalt møde med Ishøj kommune – Teknisk forvaltning, den 12. juni 2003. Kommunen aflyste 2 dage før mødets afholdelse, hvilket ikke er tilfredsstillende, når der etableres et godt samarbejde. Flere grundejere, har af samme årsag ikke fået deres ansøgninger afgjort. Der er gjort indsigelse, overfor kommunen i denne anledning, og bestyrelsen har modtaget kopi af det fremsendte. I skrivende stund er der endnu ikke modtaget tilbagemelding fra kommunen.
   3. Af hensyn til den kommende vinters snerydning, samt andet forefaldende arbejde, bør bestyrelsen vurdere, det økonomisk mulige i, at anskaffe endnu en traktor. P.t. udnyttes ressourcerne ikke tilstrækkeligt, og der er for lang til mellem de forskellige opgavers start og slut.
   4. Det næste projekt, der skal løses, er udarbejdelsen af en opslagsfolder til alle grundejere. Aktiviteten er allerede igangsat. Deltagerne i dette arbejde, skal prioritere denne opgave, således at den kan være løst sidst på sommeren.
   5. Arbejdet med revision af vedtægter / deklaration, samt forretningsorden foregår trægt. Der skal fokuseres på disse emner, når sommeren er overstået.
   6. Bestyrelsens mail dialog har været emne for diskussion. Det skal slås fast, at denne korrespondance er væsentlig, og god for beslutningsprocesserne. På denne måde er bestyrelsen i stand til at udveksle viden og erfaring, på en hurtig og nem måde. Det er vigtigt, at der fremadrettet udvises disciplin med brevhoveder, således at det er muligt ud fra disse at afgøre, hvorvidt en given mail, kan have interesse.
   7. Arealet ved containerpladsen, som stadig kaldes boldbanen, vil være målet for den næste større aktivitet. Området skal gøres pænt og anvendeligt. I det ny budgetår skal det vurderes, hvordan der kan ske udvikling i denne opgave.
   8. Multidata har ved en fejl ikke fået påført kontingentforhøjelse på kr. 27.00 (legepladser) på giroindbetalingerne. Der arbejdes på at få fejlen rettet.

3. Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde.

3.  
   1. Afsendelse af opfølgningsbreve til grundejere, der har fået installeret ikke godkendte Circon ventiler.
   2. Afsendelse af brev til ejendomsmægler og tidligere grundejer, vedrørende godkendelse af El til udhus. Den tidligere grundejer har henvendt sig på onsdagsvagt, uden at det har bragt afklaring. Der følges op på denne henvendelse.
   3. Status på EL luftledninger fra hus til skur
   4. Henvendelse til grundejer vedrørende stort opsat skur i haven, der ikke følger standardprojekt.

3.  
   5. Der er modtaget svar fra Viterra angående en grundejers gamle varmeregnskab.
   6. Modtaget ansøgning vedrørende rejsningstag. (Rækken har modtaget foreløbigt svar).
   7. Markvandring
      1. Renovering af område ved Poppellunden 9.
      2. Større containere på genbrugspladsen
      3. Referat samt billeder på hjemmesiden

4. Indkomne breve.
   1. Mail angående gulvvarme, og forslag om ansøgningsskemaer på hjemmesiden
   2. Mail angående varmeaflæsning af Viterra.
   3. Grundejerforeningen har modtaget foreningens korrespondance på Cd rom for årene 1992 til 2002.
   4. Ansøgning om sti i bed på stamvej.
   5. Ishøj kommune, anmodning om udtalelser angående, to sager.
   6. Henvendelse angående legepladser.
   7. 2 forslag til anvendelse af boldbanen.
   8. Codan, tillæg til forsikringspolice.
   9. Fra grundejerforeningens advokat angående Wicotec sag.
   10. Tilbud på fjernelse af legepladser
   11. Henvendelse fra advokat vedrørende salg af ejendom med ulovlige installationer.
   12. Brev fra Viterra, vedrørende varmeforbrug i gammel uafsluttet sag.
   13. Brev fra Advokat, vedrørende afregning af varmeforbrug af tidligere ejers varmeforbrug.
   14. Mail vedrørende maling af væg under åben terrasse.
   15. Mail vedrørende stabilitet af varmemålere på radiatorer. Foranlediget af TV udsendelse.
   16. Rambøll, nedskrivning af garanti for SF – sten etape 1.
   17. Anmeldelse af adresser i Strandgårdsparken, hvor farveudførelse på gård og haveside ikke stemmer overens med lokalplan og generalforsamlingsbeslutning.
   18. Ansøgning om opførelse af mur, som gavl, ved terrasseoverdækning.
   19. Modtaget dagsorden fra Ishøj Kommune (byrådsmøde).

5. Økonomi.
   1. Økonomisk oversigt gennemgået og taget til efterretning.
   2. Codan, tillæg til forsikringspolice.

SV: Da forsikringspræmierne til sammen er steget med over kr. 11.500,- siden sidste år, vil policerne blive gennemgået, og der vil blive indhentet tilbud fra 2 / 3 andre forsikringsselskaber.

5.  
   3. Advokat indsigelse vedrørende afregning af varmeforbrug, i forbindelse med salg.

SV: Advokaten har modtaget opgørelse vedrørende efterbetaling for varme i sæsonen år 2002 / 2003. Advokaten mener ikke, vi har krav på dette beløb, på grund af den beløbsmæssige størrelse på grundejerforeningens pantstiftende servitut. Advokaten modtager svar pr. brev.

5.  
   4. Multidata har ved en fejl ikke fået påført kontingentforhøjelse på kr. 27.00 (legepladser) på giroindbetalingerne.

SV: Der arbejdes på at få fejlen rettet. Orientering til grundejerne via nyhedsbrev er absolut nødvendigt.

6. Renovering af stier og pladser.
   1. Rambøll, nedskrivning af garanti for SF – sten etape 1

Taget til efterretning. Dette er i overensstemmelse med aftalegrundlaget.

6.  
   2. Forslag til anvendelse af boldbanen.

SV: Grundejer har modtaget svarbrev.

6.  
   3. Den fungerende næstformand efterlyser yderligere bilag i forbindelse med SF-stens regnskabet, som skal foreligge til næstkommende generalforsamling.

SV: Diverse bilag udleveres til næstformanden, der vil foretage den videre gennemgang.

7. Indkomne forslag.
   1. Ansøgningsudvalget foreslår, at det ikke længere er nødvendigt med faste møder med 2 ugers intervaller. Udvalget slår fast, at det har skabt den nødvendige struktur, så det er muligt, at afholde møder på basis af behov.

SV: Taget til efterretning

8. Meddelelser fra interne udvalg.
   1. Varmeudvalg
      1. Dokument til beregning af varmeandele for gulvvarmeanlæg skal på hjemmeside.

SV: Er lagt på hjemmesiden

8.  
   1.  
      2. Afslutning af sager i forbindelse med forkert monteret Circon ventiler.

SV: De 3 sidste grundejere tilskrives. Det er hensigten at få disse sager afsluttet i indeværende regnskabsår.

8.  
   1.  
      3. Der er modtaget svar fra Viterra angående gammelt uafsluttet varmeregnskab.

SV: Det blev besluttet, at sagen afsluttes på det foreliggende grundlag. Der udarbejdes skrivelse til den berørte grundejer.

8.  
   1.  
      4. Mail angående El-varme, samt forslag om, at ansøgningsskema lægges på hjemmesiden

SV: Det viser sig efter forespørgsel hos grundejeren, at det drejede sig om gulvvarme via foreningens fjernvarmerør. Grundejeren har modtaget ansøgningsskema. Vedrørende ansøgningsskemaerne, disse placeres på hjemmesiden.

8.  
   1.  
      5. Mail angående varmeaflæsning af Viterra. Grundejeren efterlyser tlf.nr. til Viterra.

SV: Der sendes svar grundejeren.

8.  
   1.  
      6. Ishøj kommune, anmodning om udtalelse vedrørende afløb fra tagrende

SV: Kommunen er ved brev orienteret om foreningens tidligere afslag.

8.  
   1.  
      7. Mail vedrørende tillid til varmemålere på radiatorer. Foranlediget af TV udsendelse.

SV: Varmeudvalget kontakter Viterra.

8.  
   1.  
      8. Der er modtaget regnskab fra Ishøj Varmeværk.

SV: Dette er taget til efterretning

8.  
   1.  
      9. Der bruges fortsat meget spædevand.

SV: Der foretages trykprøvning m. max 4-5 bar for at se om utætheden kan findes efter sommerferien.

8.  
   1.  
      10. Varmeregnskab blev taget til efterretning.

2.  
   2. Ansøgningsudvalg.
      1. En grundejer har opsat et stort skur i haven

SV: Der rettes henvendelse til grundejeren.

2.  
   2.  
      2. Modtaget ansøgning vedrørende afkortet rejsningstag.

SV: Der er afsendt foreløbigt svar til grundejeren.

2.  
   2.  
      3. Ansøgning om sti i bed på stamvej.

SV: Det blev besluttet at grundejeren kan lægge 40×40 fliser, så de holdes indenfor skel.

2.  
   2.  
      4. Ishøj kommune, anmodning om udtalelser vedr. ansøgning om opførelse af udestue der ikke følger standardprojekt.

SV: Da udestuen ikke er et standardprojekt tager ansøgningsudvalget kontakt til Ishøj Kommune.

2.  
   2.  
      5. Mail vedrørende maling af væg under åben terrasse.

SV: Ifølge Lokalplanen for området kan der ikke gives tilladelse til dette.

2.  
   2.  
      6. En grundejer har afleveret anmeldelse på diverse adresser i Strandgårdsparken, hvor farveudførelse ikke stemmer overens med lokalplanen og generalforsamlingsbeslutningerne.

SV: Taget til efterretning

2.  
   2.  
      7. Ansøgning om opførelse af mur, som gavl, ved terrasseoverdækning.
         SV: Ansøgningsudvalget undersøger og afdækker alle forhold omkring mulig opførelse af mur.
      8. Der blev fremlagt forslag til ny procedure for behandling af henvendelser fra grundejerne til ansøgningsudvalget. Proceduren er fulgt op med nye ansøgningsskemaer, som vil blive tilgængelige elektronisk på hjemmesiden, med præcis vejledning i, hvordan ansøgninger om standardprojekter vil blive og skal behandles.

SV: Et bestyrelsesmedlem havde forslag til en ændring af ansøgningsskemaerne, sådan at det tydeligt fremgår, hvilket skema der er til hvad, og i hvilken rækkefølge disse skal benyttes. Fremover vil ansøgningsskemaer, tegninger og vejledninger i forbindelse med standardprojekter være tilgængelige på hjemmesiden, og der vil ikke blive produceret analoge skemaer og tegninger. Grundejere som ikke har Internet adgang, kan til enhver tid, i kontortiden, få udskrevet de respektive blanketter på kontoret.

9.  
   9.  
      9. Modtaget ansøgning vedrørende gavlvindue.

SV: Sagen behandles

3.  
   3. Vedligeholdelsesudvalget.
      1. Større container på genbrugspladsen.

SV: Dette er iværksat.

3.  
   3.  
      2. Formanden orienterede kort fra det afholdte møde med sælger, køber og købers advokat i forbindelse med ulovlige installationer i et solgt hus

SV: Referat fra mødet ligger på sagen. Vedtægternes § 3 ved. Medlemskab af foreningen træder i kraft.

3.  
   4. Personaleudvalg.
      1. Status på EL luftledninger fra hus til skur.

SV: Afventer gennemgang af hele bebyggelsen.

3.  
   5. Legepladsudvalg.
      1. Bestyrelsen blev orienteret om status på arbejdet i Legepladsudvalget, som snart er klar med en endelig indstilling for håndteringen af fjernelse af legeredskaber på foreningens 29 legepladser, som ikke opfylder de respektive lovmæssige krav.
      2. I den forbindelse har legepladsudvalget modtaget 2 relevante tilbud fra entreprenører, på fjernelse af legepladser. Disse er overgivet til bestyrelsen til videre behandling.
         Man har fra legepladsudvalgets side ønsket, at bestyrelsen allerede nu, arbejder videre med nævnte tilbud, og I det omfang bestyrelsen finder det relevant, indgår endelige aftaler med den af de respektive entreprenører man finder bedst egnet til at løse opgaven.

SV: En enig bestyrelse tog udvalgets indstilling til efterretning. Det besluttedes, at gennemføre videre forhandlinger med entreprenørerne, og derefter vælge det bedste tilbud. Udover selve tilbuddet skal der vurderes på omfanget af eventuelle merudgifter, som ikke er inkluderet i tilbuddene.

3.  
   6. Beplantningsudvalg.
      1. Renovering af område ved Poppellunden 9

SV: Da gartneren vi har entreret med har været ramt af en del sygdom, afventer vi stadig igangsætning af ovennævnte.

3.  
   7. Wicotec udvalg.
      1. Modtaget brev fra grundejerforeningens Advokat, vedrørende sagen mod Wicotec. Modpartens advokat kan ikke acceptere, at der bedes om svar på yderligere spørgsmål vedrørende syn og skøn.

SV: Foreningens Advokat har videresendt sagen til Voldgiftsnævnet for afgørelse af yderligere syns- og skønstemaer.

3.  
   8. Revision af vedtægter og deklarationer.
      1. Intet
   9. Revision af forretningsorden
      1. Intet
   10. Intern IT og Kommunikationsudvalg
       1. Status på database til standardprojekter.

SV: Database er stadig under udarbejdelse

3.  
   10.  
       2. Tryk-maskinen er gået i stykker og står ikke til at reparere.

SV: Der blev fremlagt kalkulationer vedrørende tryk på laserprinter. Ud fra det foreliggende resultat, blev det besluttet at indkøbe en laserprinter.

3.  
   10.  
       3. Der blev fremlagt forslag til ny elektronisk brevskabelon, sådan at foreningen ikke fremover skal have trykt brevpapir eksternt.

SV: Det blev besluttet, at den foreslåede nye elektroniske brevskabelon, fremover anvendes til brevskrivning på foreningens vegne. Med hensyn til layout, vil den nye skabelon være baseret på det velkendte layout fra det trykte brevpapir, dog vil der fremover udelukkende blive anvendt farven sort.
Endvidere vil der blive anvendt 2 versioner – en med og en uden vandmærke.
Det tilbageværende oplag af det analoge og fortrykte brevpapir, vil ligeledes blive anvendt indtil oplaget er tilendebragt.

9. Meddelelser fra eksterne udvalg.

8. Legepladsudvalget.

1.  
   1.  
      1. Der er afholdt møde i legepladsudvalget den 17. juni.
         – se under internt legepladsudvalg.

1.  
   1. IT udvalg.
      1. Fremover overgår ansvaret og arbejdet med hjemmesiden til bestyrelsen fra Medieudvalget. Evt. annonceindtægter vil blive brugt til at dække udgifter til hjemmesiden.
      2. En grundejer har forespurgt vedrørende annoncering på hjemmesiden. Samtidig blev priser på dette drøftet.

SV: Der udarbejdes annonceringskontrakt til udtalelse i bestyrelsen incl. priser på dette.

1.  
   1.  
      3. Vedr. besøgende på foreningens hjemmeside.

SV: Besøgstallet er støt stigende, pt. ca. 150 pr. nyt dokument.

1.  
   2. Medieudvalget.
      1. Der er afholdt møde I udvalget den 7. juni,

Efter at formanden for medieudvalget har trukket sig, består udvalget nu kun af 1 grundejer, samt 2 bestyrelseskontaktpersoner.

1.  
   2.  
      2. Med ovenstående in mente, samt bestyrelsens store anvendelse af hjemmesiden, blev det enstemmigt besluttet, at hjemmesiden og ansvaret for denne overgår fuldstændigt til bestyrelsen.
      3. Medieudvalget vil snarest (læs efter sommerferien) gøre tiltag for at oprette et debatforum under www.strandgaardsparken.dk – som fremover vil være grundpillen for arbejdet i medieudvalget.
      4. Debatforummet vil bl.a. indeholde nyt Lundemarked samt debatter om aktuelle emner i foreningen – der vil I forbindelse med de forskellige debatter, blive udpeget ordstyrere, som har til formål at afvikle de enkelte debatter I god ro og orden, samt I overensstemmelse med de regler og retningslinier der vil blive lavet I den forbindelse.

1.  
   3. Fastelavnsudvalget.
      1. Intet nyt
   4. Sommerfestudvalget.
      1. Intet nyt

Eventuelle beslutninger

Næste bestyrelsesmøde gennemføres d. 11.august 2003 kl. 19.00 i foreningens lokaler.

Eventuelt.

Mødet slut kl. 23.35

Referent

Jette Jørgensen

For offentligt referat Jette Malling