Referat af bestyrelsesmøde den 26. maj 2003

Der blev afholdt bestyrelsesmøde i henhold til indkaldelse mandag d. 26. maj 2003 i foreningens lokaler.

Der var afbud fra fungerende næstformand og referent Jan Nielsen grundet sygdom.

1. Godkendelse og underskrift af referat fra bestyrelsesmøde d. 22. april 2003

1. Dette blev udsat til næste møde, da referenten er syg.

2. Meddelelser fra formanden.

1. Af hensyn til den kommende tids planlægning, ønsker formanden oplyst, hvorvidt de bestyrelsesmedlemmer, der er på valg til næste generalforsamling, ønsker genvalg.

Dette bedes oplyst senest den 30. juni 2003.

2. Sommerskrivelsen 2003 er udarbejdet.
3. LundeNyt er igangsat. Dette betyder hurtigere og mere direkte kommunikation med grundejerne. Dette er særdeles tilfredsstillende, og betragtes som en væsentlig landvinding.

3. Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde.

1. Dokument til beregning af varmeandele for gulvvarmeanlæg skal på hjemmesiden.
2. Afsendelse af opfølgningsbreve til grundejere, der har fået installeret ikke godkendte Circon ventiler.
3. Afsendelse af brev til ejendomsmægler og tidligere grundejer vedrørende godkendelse af El til udhus. Den tidligere grundejer har henvendt sig på onsdagsvagt, uden at det har bragt afklaring. Der følges op på denne henvendelse.
4. Status på EL luftledninger fra hus til udhus.
5. Henvendelse til grundejer vedrørende stort opsat skur i haven, der ikke følger standardprojekt.
6. Ansøgning om opstilling af flagstang.
7. Vedrørende ejendom til salg. Der er konstateret adskillige ikke godkendte installationer, hvoraf en kan medføre drift sikkerhedsmæssige problemer for varmeforsyningen. Der er skrevet brev til ejendomsmægler og sælger. Brevet finpudses før afsendelse.
8. Der afventes svar fra Viterra angående en grundejers gamle varmeregnskab. (Viterra er rykket den 13. maj 2003).
9. Der er endnu ingen reaktion fra Ishøj kommune vedrørende grundejers ansøgning om Aluminiums vinduer.
10. EL luftledninger er nævnt i sommerskrivelse.
11. Der er udleveret maling til skurgang til en gård.
12. Der er afsendt svarbrev til grundejer vedrørende ansøgning om haveudvidelse.

4. Indkomne breve.

1. Mail vedr. stort haveskur. Grundejer er tilsendt brev vedr. forholdet.
2. Henvendelse vedrørende nabochikane.
3. Modtaget kopi af brev fra advokat, vedrørende nabochikane.
4. Modtaget ansøgning fra en husrække vedrørende rejsnings tag. Der søges om tilladelse til, at undlade at fuldføre rejsningstaget på et enderækkehus, da man ikke har kunnet opnå enighed herom i rækken. Bestyrelsen tager det op på mødet med Ishøj Kommune og vil herefter svare grundejeren.

5. Økonomi.

Økonomisk oversigt gennemgået og taget til efterretning.

6. Renovering af stier og pladser.

Intet

7. Indkomne forslag.

1. Det er foreslået, at ansøgningsudvalget, minimum mødes hver 14. dag, for at gennemløbe diverse nye og gamle sager, samt for at aftale hvem, der sender bekræftelse for modtagelsen af nye ansøgninger, overfor de ansøgende grundejere. Dette møde afholdes på foreningens kontor.

Der blev redegjort for de ansøgninger, der pt. venter på at blive besigtiget.

Ansøgningsudvalget vil udfærdige forslag til nye ansøgningsskemaer, for at gøre disse mere overskuelige, samt gøre arbejdet med ansøgninger lettere fremover.

•  
  • Forslaget vedtaget.

2. Det er foreslået, at Grundejerforeningen Strandgårdsparken beder Ishøj Kommune om at ændre lokalplanen i forhold til, at hegn rundt om haverne skal beplantes med grønt. Begrundelsen er, at jorden i vores forening mange steder er så dårlig, at hækkene går ud. Derfor vælger mange at sætte hegn. Det er uhensigtsmæssigt at dække hegnet med grønt, da det så er svært at vedligeholde. Og planterne ødelægger også hegnet.

•  
  •  
    • Forslaget blev nedstemt.

8. Meddelelser fra interne udvalg.

Varmeudvalg

1. Modtaget oplysning fra Viterra ang. tidspunkt for aflæsning af varmemålere. Det blev oplyst, at hvis grundejerforeningen ikke hører andet, er der indgået aftale med Viterra om, at aflæsning altid starter i uge 24.
2. Varmeregnskab taget til efterretning.

Ansøgningsudvalg.

1. Besigtiger de projekter der er færdigmeldt i nærmeste fremtid.
2. Der vil blive tilsendt brev til grundejer vedrørende godkendelse af udestue.
3. Grundejer vil modtage brev angående ansøgning om vinduer med sprosser på gårdsiden.

Vedligeholdelsesudvalg.

1. Vedrørende henvendelse på onsdagsvagt, angående hunde efterladenskaber, afventer bestyrelsen, den yderligere aftalte henvendelse fra grundejeren.
2. Referat fra markvandringen gennemgået.
   1. Vedrørende træer på areal ved Ishøj Parkvej. Dette er igangsat.
   2. Vedrørende smal brandsti mellem gård 10 og 11 er problemet beskrevet i sommerskrivelsen.
   3. Vedrørende visne planter på stamveje i Elmelunden, vil dette blive taget op på mødet med Ishøj Kommune d. 12. juni 2003.
   4. Vedrørende renovering af området ved tidligere nedlagt haveudvidelse, sættes dette arbejde i gang hurtigst muligt.
   5. Vedrørende større containere på genbrugspladsen tages dette op med varmemesteren.
   6. Vedrørende tennisbanernes fremtid, vil dette blive taget op på førstkommende generalforsamling. Det er nævnt i sommerskrivelsen.
   7. Vedrørende kloakproblemer i Fyrrelunden, vil dette blive taget op med Ishøj Kommune d. 12. juni 2003.
   8. Vedrørende vedligeholdelse af beplantning på stamveje i Granlunden, vil dette blive taget op på mødet med Ishøj kommune d. 12. juni 2003.
   9. Referat samt billeder fra markvandring vil blive lagt på hjemmesiden.
3. Det er bestyrelsens hensigt fremover at gennemføre ½ årlige markvandringer.

Personale.

1. Det blev oplyst, at kontorpersonalet havde sparet foreningen en udgift. En anmeldelse af skade til forsikringsselskabet blev afvist. Udgiften blev alligevel dækket efter ihærdig indsigelse og indsats.

Legepladsudvalg.

Intet

Beplantningsudvalg.

1. Modtaget tilbud fra firma angående renovering af boldbane ved genbrugsplads. Tilbuddet lyder på ca. kr. 350.000,-. Det blev efter en del drøftelse besluttet at stille projektet i bero, indtil videre, grundet omkostningerne. Bestyrelsen går i tænkeboks, og indhenter eventuelt tilbud fra andre entreprenører.
2. Det besluttedes, at gennemføre og færdiggøre den aftalte renovering af Poppellundsstien.
3. Problemet med affald og jord på boldbanen er beskrevet i sommerskrivelsen og bestyrelsen vil afvente en eventuel reaktion fra grundejerne.

Wicotec.

Intet. Der afventes udspil fra modpartens advokat.

Revision af vedtægter og deklarationer.

Intet

Revision af Forretningsorden.

Intet

Intern IT og Kommunikation udvalg.

1. Status på igangsætning af nye e-mail adresser. Enkelte bestyrelses medlemmer er endnu ikke klar.
2. Status på etablering af bestyrelsens mail adresser på hjemmesiden. Metoden til opsamling af mails blev aftalt.
3. Status på database til registrering godkendte standardprojekter er på grund af arbejdspres ikke blevet helt færdig.

9. Meddelelser fra eksterne udvalg.

Legepladsudvalget.

1. Udvalget har holdt møde d. 22. maj 2003. Udvalgets kontaktpersoner i bestyrelsen orienterede den øvrige bestyrelse om, at det er et større projekt end først antaget, både arbejdsmæssigt og økonomisk, efter den seneste gennemgang med en uvildig legepladsinspektør. Samtlige legepladser skal nedrives og opføres på ny.

Udvalget er pt. i gang med at indhente tilbud på nedrivning og bortkørsel. Det er udvalgets hensigt at fremlægge økonomisk oversigt for grundejerne, samt opstille én plan for udførelsen af dette.

2. Der blev efterlyst helt klare, korte og konkrete oplysninger vedr. krav, love og regler i forbindelse med legepladsernes sikkerhed som kan formidles videre til grundejerne.

Dette vil der blive arbejdet på så grundejerne kan få en bedre forståelse for at netop deres legeplads skal rives ned.

IT udvalg.

Intet

Medieudvalget.

1. Medieudvalget blev væsentligt reduceret da Jette M trådte ud af dette og ind i bestyrelsen.

Da formanden for udvalget har været meget passiv og det derfor har været meget svært at få arrangeret møder, blev det af bestyrelsen besluttet at forsøge endnu en gang at få et møde i stand ved at henvende sig til udvalgsformanden pr. brev.

Fastelavnsudvalget.

Intet

Sommerfestudvalget.

Intet

Eventuelle beslutninger.

Næste bestyrelsesmøde afholdes d. 24. juni 2003.

Eventuelt.

Vedrørende adresser på bestyrelsesmedlemmer på hjemmesiden, blev det besluttet ikke at oplyse disse, da grundejerne skal henvende sig via kontoret eller mail. Derimod lægges der billeder af bestyrelsesmedlemmerne med henvisning til foreningens officielle mailadresse ind på hjemmesiden. Dette for, til enhver tid at sikre, en hurtig, smidig og ens behandling af henvendelserne fra grundejerne.

Formanden ser frem til at modtage input til dagsorden, der skal sendes til Ishøj Kommune. Gerne hurtigst muligt.

Mødet slut kl. 23.35

Referent

Jette J