Referat af bestyrelsesmøde 5. maj 2014

Grundejerforeningen Strandgårdsparken

Bøgelunden 7

2635 Ishøj.

Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d. 5. maj 2014 kl. 18.30 i Bøgelunden 7.

Afbud:

Kaffe/Te: Carsten

Dagsorden:

1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder

1.1.   Godkendelse af ref. fra 7.4.- ikke klar til cirkulation.

2. Siden sidst på mail/telefon

2.1. Præcisering af udgift til udskiftning af defekt varmemåler.

Både udgiften til måler og montørbesøg, afholdes af varmeregnskabet, såfremt måleren

ikke har været udsat for ydre påvirkning. Tillæg til ref. af marts mødet.

3. Fordeling af kommende arbejdsopgaver

3.1. Om og renskrivning af flg:

• Standardprojekter, fortsættes v. Poul Erik
• Besigtigelsesskema, samt brev til ejendomsmæglere, Bjarne og Pernille er ikke kommet i
• gang endnu.
• Sidefødder/skabeloner, Bente og Søren har lavet sidefod og vandmærke. Pernille har
• rettet det til. – Bente sender den ud til bestyrelsen

3.2. Oplæg til flg:

• Formulering af principperne for gårdprisen, der skal stadig laves et stykke papir, ud fra beslutningerne på tidligere møder. – Jette sammenfatter principperne ang. gårdprisen
• Funktionsbeskrivelser, har alle udfyldt deres? Alle skal lave en formulering for sin egen  rolle. Dette ser vi så på og sammenfatter for alle parter. Vores egne funktionsbeskrivelser skal sendes til Pernille, og cc til resten af bestyrelsen. Skal helst være færdig til juni mødet.
• Ny forretningsorden, med udgangspunkt i den gamle fra 1982. Skal godkendes nu. Men kan vi ændre til 5 dages indkaldelse? Ja. Til underskrift på juni bestyrelsesmødet.
• Mail etik og regler, internt og eksternt. Oplæg v. Jette + Pernille, ikke lavet færdigt.
• Gavepolitik, internt og eksternt. Gitte skulle sætte nogle beløb på? Vi har justeret et par enkelte beløb, så nu er gavepolitiken vedtaget.
• Implementering af fælles outlook kalender, e.l. v. Gitte. – Poul Erik har ikke outlook, men det kan han få, det koster kun 1200 kr. Derefter kan vi alle være på kalenderen samtidig, dvs. dem, der har brug for det. Måske er det kun en del af bestyrelsen, der skal være på fælleskalenderen.
• Kilometertakst og frynsegoder. V. Jan. – Vi ser på det næste møde

4. Møde med kommunen om div.

4.1. Gittes oplæg vedr. indstilling af gavlvinduer, er det sendt? Nej. Gitte ser på det og sender det til Bente, som sender det til kommunen

4.2. Oplæg vedr. hegn og rødt tag, ikke færdigt.

5. Loppemarked

5.1. Hvem-hvad-hvor? Loppemarkedet er fra kl. 10.00-14.00  Jette tager sig af bevillingen og annoncen. Jette og Pernille bestiller varer og køber ind. Pernille laver invitationen. Betina og Søren kører på genbrugspladsen med borde og stole og kasser, som der er plads til.. Morgenholdet til opstilling Gitte, Carsten og Pernille. Gitte kører traktoren – kl. 12.00 kommer Bjarne og Jette. Poul Erik kommer ca. 13.30

6. Markvandring

Se referat af Markvandringen.

6.1. Grundejer – skal vi lave et læhegn? Problemer er, at folk går ind over fodhegn og planter, og træder planterne ned. Vedtaget: Vi skal ikke sætte et hegn dér, fordi der er flere steder i vores bebyggelse, der ser ligesådan ud. Det vil danne præcedens og betyde at andre grundejere kan kræve det samme, ligesom det vil blive et omfattende vedligeholdelsesarbejde.

7. Interne meddelelser

7.1.  Økonomi

7.1.1.    Status incl. Restancer – Der er mange restancer lige i øjeblikket. Skyldnere modtager rykkerskrivelse incl. gebyr 14 dage efter manglende betaling.

7.1.2.    Udbetaling af varmepenge, vi skal snart finde en løsning. – Desværre er det nok den eneste løsning, der er mulig, at vi får grundejernes bankkonto numre, og så udbetaler det på den måde. De grundejere, der skal have under 1800 tilbage i varme, får det udlignet med kontingent og varmepenge. De grundejere, der skal have flere penge tilbage, skal have en seddel med anmodning om deres kontonummer, sammen med varmeopgørelsen. Vedtaget: det er den løsning, vi bliver nødt til at bruge.

7.2.  Personale

7.2.1. Pernille og Bjarne har lavet stikordsoplæg vedr. ny kontorass, og skal pudse det af sammen med Gitte.

7.3.  Varme

7.3.1.    Status vandtab, vi har brugt 4,3 M³ spædevand.

7.3.2.    Circonventiler, afventer

7.4.  Besigtigelser/Ansøgninger

7.4.1.    status, ikke denne gang

7.5.  Vedligeholdelse

7.5.1.    Overdragelse af vand forsyningen/stophaner, intet nyt.

7.5.2.    Genbrugspladsen-vi opkræves gebyr for tømning af stencontainer. Intet nyt.

7.5.3.    Renovering af varmecentralen, udvendigt. Se indkomne tilbud.

Vi skal beslutte om vi laver en mur i stedet for trævæggen, samt om vi vil søge om

tilladelse til, at sætte mursten op i stedet for træbeklædning på toppen. – Det viser sig, at kontorets ydervæg ikke er lovlig ift. at det er et rum, hvor man opholder sig. Rummet er oprindelig beregnet til at være barnevognsskur til daginstitutionerne. – Både Martedal og Fribergs tilbud hænger sammen, fordi det deler arbejdet mellem sig. Tilbuddet er på ca. 165.000 ex. moms. Vedtaget: vi får en ny væg med mursten. Vi skal have godkendelse af kommunen, så vi har på skrift, at vi får murstensvæg. Pernille kontakter Anja Carlslund og beder om godkendelse,

Hatten på varmecentralen – Hvis vi skal renovere hatten på bygningen med mursten i stedet for ny maling, skal vi også have godkendelse fra kommunen. Vi skal have et tilbud fra Friberg på, hvad det ville koste at sætte nyt træværk op. Så kan vi sammenligne forskellen på nyt træværk og mursten

7.5.4.    Parkeringspladser, se indkomne tilbud. Drøftelse jf. markvandringsreferatet. – Bettina har talt med Munk ang. nyt asfalt. Vi skal have en ingeniør til at se på asfalten og lave målinger. Det koster sikkert 50.000 kr. men det vil kunne betale sig. – Vi bliver nød til at få asfaltarbejdet lavet i flere etaper, for vi kan ikke flytte alle bilerne i hele bebyggelsen andre steder hen på én gang. Pernille kontakter Leif Kronblad og spørger ham, hvilke firmaer han kan anbefale. Firmaet skal så komme med et tilbud, som vi kan tage stilling til på juni bestyrelsesmødet. Tidsrammen for nyt asfalt på parkeringspladserne kan være op til to år.

7.6.  IT og Kommunikation

7.6.1.    Hjemmeside arbejde med Pernille og Poul Erik, skal finde et tidspunkt..

8. Særlige opgaver

8.1.  Sortering af arkiv, samt matrikelarkiv. Afventer

9. Meddelelser fra eksterne udvalg

9.1.  Fastelavnsudvalg

9.2.  Legepladsudvalg

9.2.1. Forårsgennemgang – se udsendte referat. Er der noget vi skal forholde os til? Vippedyrene er efterhånden i en meget dårlig stand. Betina har allerede fjernet nogen af dem. En privat sandkasse i gård 9 er i stykker, og grundejerne fjerner den ikke, så derfor bliver vi nødt til at gøre det af sikkerhedsmæssige grunde. – Tagene på hønsehusene skal renoveres. Vedtaget: Tagene udskiftes med finerplader og tagpap. Bettina får et tilbud fra Friberg om tømrerarbejdet, Bettina og Søren lægger tagpap på.

9.3.  Sommerfestudvalg

9.3.1. Er de kommet videre med et budgetoplæg mm? – Sommerfestudvalgt aflyste et møde, de selv har været med til at bestemme. Mødet blev udsat til ugen efter. Vi har ikke hørt en lyd fra dem, så vi er afventende.

10. Eventuelt

Sommerarrangement, hvad skal vi? VI holder det hjemme hos os selv, enten hos Bjarne eller hos Pernille

Vi skal sende en mail til Bjarne og fortælle, hvem der kommer med

Mødet sluttede 20.28

Referent Jette Malling