Referat af bestyrelsesmøde 6. september 2005
Grundejerforeningen Strandgårdsparken
Bøgelunden 7
2635 Ishøj.
Referat af bestyrelsesmøde i
Fraværende:
Formanden holder ferie.
Dagsorden:
- Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder
1.1. Der foreligger ikke pt. referater til godkendelse.
- Meddelelser fra formanden (skrevet før han tog på ferie)
2.1. I forlængelse af generalforsamlingen 2004, har formand og forslagsstiller,
2.2. Der afholdes koordinerings møde med Ishøj kommune den 6. oktober 2005. Emner til dagsordenen skal tilsendes formanden senest den 18. september 2005. Med samme frist ønskes oplyst hvorvidt man deltager i dette møde.
2.3. Der udsendes Nyhedsbrev ultimo september 2005. Der vil ske orientering af det under punkt 2.1 nævnte. Endvidere om overgang til Opkrævningsservice WEB, hvor der oplyses om, at eventuel tilbagebetaling på varme for regnskabsåret 2004 /2005 først kommer til udbetaling sammen med kontingent og varmeopkrævning i januar 2006.
2.4. Dato for efterårets markvandring aftalt til 05.10.05 kl. 16,00.
- Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde
3.1. Jord er fjernet fra boldbanen. Jorden/gruset er fjernet ned til mulden. Der bliver kørt miljø-jord på arealet, så hullerne bliver fyldt op. Regningen er ikke kommet endnu, men bliver større end forventet, da grusmængden var større end beregnet.
3.2. Der er blevet indhentet tilbud til de bede, der skal have lagt SF-sten, samt små reparationer rundt omkring og af etape 0. Tommy har indhentet tilbud på 35.000. Kr. Arbejdet begynder 12-9-2005
- Indkommet post
4.1. Mail – grundejer – Dække til sandkasse. Er på vej.
4.2. Grundejer – Ansøgning udestue.
4.3. Ballerup Kommune – Lønrefusion.
4.4. Mail – Grundejer – udadgående døre – postkasseproblem. Indenfor egen matrikel, ikke foreningens problem, svar afsendt med henv. Til Post Danmark.
4.5. Iben – Opsigelse af rengøringsjob. Imødekommet.
4.6. Mail – Grundejer – Hjælp ønskes til foreningens bed. Afvist.
4.7. Mail – Grundejer – Forslag til generalforsamling (farven hvid på havesiden)
4.8. Grundejere – Hundegøen i gården. Må tale med nabo, evt. henv. sig til politiet.
4.9. Grundejer – klage over støj fra nabo. Må tale med nabo, evt. henv. sig til politiet.
4.10. Parcelhusejernes Landsforening – Indberetning af ledninger. Kan ikke foretages før der foreligger en digitalsignatur.
4.11. Multi-service – tilbud på SF-sten etape 0 samt nogle bede.
4.12. JMA skilte – tilbud på hunde/legeplads skilte.
4.13. Mail – grundejer – knallertkørsel på stier – emne til generalforsamlingen. Anmodet om specifik formulering.
4.14. Mail – grundejer – Gulvvarme i stuen og køkkenet, hvorfor må man ikke det. Beder John Christensen om redegørelse.
- Økonomiudvalg
5.1. Status ved Leon. Ingen bemærkninger til denne periodes regnskab. 4 skyldnere udgør tilsammen en gæld på ca. 5.000 kr. 1 skyldners gæld er sendt til Fogedretten, hvor sag er berammet til 20.09.05.
5.2. Der er taget kontakt til foreningens revisor Poul Erik Snoer med henblik på gennemgang af årsregnskab for 2004 / 2005. Dette regnskab er i princippet færdigt, dog mangler opgørelsen fra Clorius.
- Personaleudvalg
6.1. Midlertidig ansat Alex Stig Larsen er tilbudt forlængelse af aftale fra den 1. oktober 2005 til den 31. december 2005. Han har takket ja, til tilbuddet.
6.2. Der afholdes personalesamtaler den 3. oktober 2005.
6.3. Forespurgt til udarbejdelsen af ansættelsesaftaler. Indgår i ekstraordinært møde 20.09.05.
6.4. Rengøringsjob ledigt. Ny rengøringsassistent søges i førstkommende Nyhedsbrev. Lønfastsættelse indgår i mødet 20.09.05.
- Særlige opgaver
7.1. Forslag om procedure ift. forslag til generalforsamling (Johns forslag) – Det forslag til procedure omkring forslag og grundejernes mulighed for at komme med modforslag, som John og Birger har aftalt at benytte, er desværre ikke i overensstemmelse med vedtægterne. Vedtaget; Pernille og Tommy laver med det samme et nyhedsbrev, hvori der står, at alle forslag til næste generalforsamling lægges på hjemmesiden, så de er frit tilgængelige. De, der ikke har PC selv, kan besøge grundejerforeningens kontor, og få kopi udleveret. Grundejerne har så mulighed for at komme med modforslag. Disse skal være bestyrelsen i hænde senest 30-9-2005.
7.2. Forslag om vedtægtsændring (Pernilles forslag) Forslaget ligger til høring hos advokaten.
- Fra onsdagsvagten
8.1. D. 10/8 ved Leon – grundejer – afleverede ansøgning til udestue. Leon modtog kopi, og de vil så selv aflevere på rådhuset. Kopien af ansøgningen ligger på kontoret. Procedure for ansøgninger gennemgås med bestyrelsen i mødet 20.09.05.
8.2. D. 17/8 ved Jens og Birger – 1. Grundejer; vinduer i sidegavl på udestue, ikke godkendt udestue. Har fået 2 år til at lave en ny udestue.
2. Grundejer- havde flere ting på hjerte – Håndværkerparkering i deres gård samt andre ting som Birger har besvaret.
3. Grundejer – ville gerne have tegninger til affaldsrummet, samt forhører sig om der er nogen krav om hvor vandindtaget skal være.
4. Tidligere grundejer – modtaget straksafregning efter sin fraflytning.
Den var han stærkt utilfreds med. Han brugte en del superlativer
omkring at stregforbruget var blevet tillagt 10 %. Derpå begyndte
han at informere om sit syn på grundejerforeningen og årsagen
til hans fraflytning.
8.3. D. 31/8 Ved Pernille – grundejer – telefonisk – hvornår deres SF-sten
blev udbedret, havde ventet siden foråret. Har fået svar,
at arbejdet snarest påbegyndes.
Grundejer – vedr. knallertkørsel på stierne – ville gerne have
det op på generalforsamlingen.
Anmodet om skriftlig henv. da han ønsker emnet op på
generalforsamlingen.
- Meddelelser fra interne udvalg
9.1. Varmeudvalg
9.1.1. Status af vandforbrug. August måned. Der er tilført
9.1.2. En grundejer er utilfreds med vores afregning af tomgangsstreger,
truer med advokat.
om hjælp, da han ved noget om emnet, men han har endnu ikke
givet svar, selvom han lovede dette på generalforsamlingen 2004.
Vi afventer endvidere en skriftlig henvendelse fra grundejeren,
når og hvis han har oplysninger fra en advokat.
9.2. Ansøgningsudvalg
9.2.1 Status ansøgninger – v/ Jette. OK
9.2.2 Status ejendomsforespørgsler v/ Jette. OK
Div. sager behandlet.
9.2.2 De ovenstående punkter plus et par stykker til er inden
bestyrelsesmødet, blevet gennemgået af Lars, Tommy og Bente,
og listen er blevet revideret.
De sager, der er afsluttet, skal fjernes fra listen, så kun de verserende
sager er tilbage. De næste gange Lars skal godkende et projekt,
skal Jens med, så han bliver sat ind i, hvordan ansøgningsudvalget
arbejder.
9.3. Beplantnings udvalg
9.3.1. SA udskifter de ”døde” beplantninger i oktober 2005.
9.3.2. SA er samtidig rykket for tilbud på beplantning foran Poppellunden lige numre. (Gammel aftale – gammel beslutning). Såfremt dette tilbud ikke foreligger den 18. september 2005, entreres med anden anlægsgartner. Leon påpeger at det kunne hjælpe at rette henv. til lokal afd. I stedet for hovedkontoret.
9.3.3. Der skal lægges et lille lag muldjord på boldbanen efter fjernelsen af grus.
9.4. Vedligeholdelsesudvalg
9.4.1. Indkøb af sneskraber til Holder og Egholm. Vedtaget køb dem!
9.4.2. Bestilling af skilte om hundeefterladenskaber. Vedtaget.
9.4.3. Bestilling af skilte om legepladser er forbeholdt Strandgårdsparkens
beboer. Vedtaget
9.4.3.1. Preben Christensen vil gerne efterse/vedligeholde
legepladserne. Dette skal gøres i samarbejde med
legepladsudvalget.
9.4.4. Zacho Lind er blevet kontaktet, for udbedring af SF-sten, uden
held til denne opgave.
Anden entreprenør har afgivet bud, som er vedtaget.
9.5. Intern IT og Kommunikation udvalg
9.5.1. Annonceringsaftale med ejendomsmægler er forlænget til udgangen af år 2005.
9.5.2. Der er udtrykt ønske om, at vi drøfter den interne mail korrespondance. /Pernille – Vedtaget: Gennemgang af referatet skal kun sendes til den næste i rækken. Rækkefølgen skal så sendes med. Vedtaget: Svar skal kun sendes til den relevante.
9.5.3. Hjemmesiden er opdateret med nyt. Pt. mangler ”kun” referater fra bestyrelsesmøder.
10. Meddelelser fra eksterne udvalg
10.1. Fastelavns udvalg
9.1.1. Intet
10.2. Legepladsudvalg
10.2.1. Refereret fra udvalgsmøde 14.07.05. Der er tre medlemmer plus Leon. Udvalget agter to gange i løbet af et kalenderår at gennemgå legepladserne. Legepladsudvalget mener yderligere, at en gang om året skal legepladserne gennemgås af en autoriseret inspektør. Leon foreslår aftale herom indgået med Noles. Det blev diskuteret, om det er en god ide, at Noles skal kontrollerer sig selv. Et andet forslag var, at søge aftale herom indgået med kommunens autoriserede inspektører. Leon udarbejder oplæg herom til mødet med kommunen 06.10.05. Dette må der tages stilling til inden vi beslutter hvem, der skal udføre opgaven.
Udvalget ser legepladserne opdelt i tre dele:
- Foreningsopsatte legeredskaber incl. faldunderlag, kaldet legearealet,
- restarealet dvs. resten af legepladsen,
- omkransningen af legepladsen.
Udvalget vil gennemgå legearealet og foreningen vedligeholder det.
Udvalget gennemgår restarealet, men grundejerne i de enkelte gårde vedligeholder selv arealet.
Udvalget tager ikke stilling til omkransningen.
Oplæg til stambogsblad for hver legeplads præsenteret.
Preben Christensen er i gang med at gennemgå alle legepladserne. Preben Christensen tilbydes for fremtiden at være med i legepladsudvalget. Leon vil snarest indkalde legepladsudvalget til møde, hvori skal indgå PC.
Bestyrelsen tilslutter sig legepladsudvalgets indstilling.
10.2.2. Net til trekantede sandkasser. Sagen drejer sig om en gård, der efterlyser et net til deres sandkasse. Denne gårds legeplads blev omrokeret, efter at legepladsen var færdigetableret. Ingen tilstedeværende på bestyrelsesmødet kender noget til, at der findes net til Noles trekantede sandkasser. Vi afventer Birgers hjemkomst, da det var ham, der stod for godkendelsen af gårdens omrokering.
10.3. Hvidbogsudvalg
10.3.1. Er rykket for både materiale og ind scanning af tegninger. Udvalget vil komme med noget materiale inden for 14 dage
11. Eventuelt
11.1. Formanden forespørger Pernille om hun har mulighed for at udarbejde offentlige referater fra bestyrelsesmøder, efter samme koncept som de der allerede findes på foreningens hjemmeside. Seneste offentlige referat er fra den 11. januar 2005. Det vil være en stor hjælp, idet formanden har mange opgaver at løfte, i tiden efter sin ferie. – Bestyrelsesmedlem, og sekundært medlem af vedligeholdelsesudvalget mm, Pernille, har overvejet formandens anmodning, og kan besvare denne positivt, jf. hidtidige retningslinier for udarbejdelse af referater til foreningens hjemmeside. Pernille har stor forståelse for at formanden må behøve ekstra god tid til at komme sig ovenpå sin ferie. Pernille er herefter også medlem af: Udvalget for bearbejdelse af Grundejerforeningen Strandgårdsparkens bestyrelsesmøde referater til brug for foreningens hjemmeside.
11.2. Der skal snart tænkes på at komme i gang med planlægning af
Julemarked d. 6/11. Leon, Tommy og konerne holder snarest et møde
11.3. punktet 2.3 Opkrævning og tilbagebetaling af varmepenge tages
op på ekstraordinært bestyrelsesmøde 20-9-2005
11.4. Markvandring 5. oktober 2005 kl. 16.00
11.5. Punkt til møde tages op på ekstraordinært bestyrelsesmøde
20-9-2005–Aflønning og ansættelsesforhold vedr. rengøringsassistent
11.6. Punkt til møde tages op på ekstraordinært bestyrelsesmøde
20-9-2005 – Ansættelsesaftaler godkendes
Beslutninger:
7.1 Vedtaget. Pernille og Tommy laver med det samme et nyhedsbrev
10.2.1 Preben Christensen skal for fremtiden være med i legepladsudvalget
11.1 Pernille skal redigere bestyrelsesmøde referaterne til brug for hjemmesiden
11.4 Markvandring 5. oktober 2005 kl. 16.00
Mødet slut 22.24
Ref