Referat af bestyrelsesmøde 7. maj 2018
Grundejerforeningen Strandgårdsparken
Bøgelunden 7
2635 Ishøj.
Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d.7. maj 2018 kl. 19.00 i Bøgelunden 7.
Afbud: ingen
Kaffe/Te: Jette
Dagsorden:
- Formanden indleder mødet, og dagsorden godkendes med evt. supplementer.
2.1. Bjarne
2.2. Valg af ordstyrer til næste møde.
Mogens blev valgt som ordstyrer på næste møde, der afholdes den 18. juni 2018.
- Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder
- Marts 2017 til marts 2018 ikke klar.
Referat af bestyrelsesmøde den 9. april 2018 blev godkendt og underskrevet.
- Løsning af sekretær-opgaven
4.1. Marianne J er nu tovholder på denne opgave, da hun er sekretær.
Marianne J og Marianne F (referent) korresponderer om referat m.m. Marianne J sender eventuelle bilag til kommende møder til Marianne F.
- Siden sidst på mail/telefon
5.1. Ingen beslutninger truffet.
Taget til efterretning.
- Legepladspuljen
- Ansøgning fra gård 11; hvor er vi? /Jette og Marianne.
Egelunden x har sendt ansøgning om ny sandkasse og legehus.
De vil gerne have fjernet eksisterende tipi (klatrevæg), da det ikke benyttes, men dette er meget omkostningsfyldt.
Da børnenes alder skifter med årene, så er det vigtigt, at der er en varieret legeplads.
Der er 29 legepladser til fri afbenyttelse, så der var enighed om, at tipien skal blive stående. Hvis en gård har børn, der er for små eller store til deres ”lokale” legeplads, kan de benytte nogle af de øvrige.
Området er etableret på en måde, der kaldes lundeperspektivet. Det betyder, at alle legeredskaber er repræsenteret i hver lund.
Bestyrelsen godkendte ansøgningen om sandkasse og legehus med et budget på op til kr. 20.000,00.
Jette og Marianne undersøger markedet.
- Ansøgning fra gård 22; hvor er vi? /Pernille.
Pernille orienterede om, at gården har ansøgt om et større legehus til kr. 23.000,00, som gården gerne vil have. Prisen er inkl. moms men ekskl. levering og opsætning.
Der er enighed om, at der skal findes noget billigere, og helst også kønnere.
Jette taler med Søren om evt. at købe fra produktionsskolen, under alle omstændigheder skal begge legehuse købes samme sted pga. transportomkostningerne.
- Markvandring 16.4.
7.1 Opsummering
Det havde været en god markvandring, og der er lavet separat referat.
Efter markvandringen var der afholdt ekstraordinært bestyrelsesmøde, der handlede om klimaet i bestyrelsen. Der var enighed om, at alle skal udvise større forståelse overfor de andre bestyrelsesmedlemmer, og holde en pæn tone. Det havde været en rigtig god snak.
Snakken havde udgangspunkt i en debat om bestyrelsens rolle på containerpladsen. Erik har lavet et notat om dette, og det blev besluttet, at punktet tages med på næste bestyrelsesmøde.
- Loppemarked 20.5.
8.1 Doodle ikke udsendt endnu.
Pernille sender snarest doodle ud.
8.2. Invitation udsendt.
Reminder/opfølgning udsendes den 11. maj 2018. Punktet vedrørende stadepladser udelades.
Pernille orienterede om, at Benny griller.
Pernille er grundet operation forhindret i at deltage hele dagen, men vil kigge forbi.
8.3. Annoncering og polititilladelse.
Jette orienterede om, at der annonceres i Kultunaut og i Sydkysten weekenden før, og i onsdagsudgaven.
Pernille orienterede om, at lejlighedstilladelse fra politiet er modtaget d.d.
- Sommerarrangement 15.6.
9.1. Hvad tid tager vi afsted, kl.16.45
9.2 Overskydende revybilletter,.
Taget til efterretning.
- Fordeling af kommende arbejdsopgaver.
10.1. Om og renskrivning af flg:
Besigtigelsesskema, samt brev til ejendomsmæglere, sat i bero.
10.2. Oplæg til flg:
Funktionsbeskrivelser, /Mogens og Erik
Mogens havde udsendt forslag til skema, hvor bestyrelsesmedlemmernes faste opgaver var listet op. Herudover indeholdt skemaet nogle én gangs opgaver. Dette var bestyrelsen enige om skulle slettes. Bestyrelsesmedlemmerne opfordredes til, at sende eventuelle manglende oplysninger til Mogens, der så vil rette skemaet til.
Erik havde også udarbejdet et skema, der indeholdt en tabel med faste opgaver og en med ad hoc opgaver.
Efter en længere debat og med ros til Erik for hans arbejde, besluttede den resterende del af bestyrelsen, at der arbejdes videre med Mogens skema, hvoraf det kun er de faste opgaver, der fremgår. Erik gjorde opmærksom på, at han var uenig i denne beslutning.
Mail etik og regler, /Erik og Jette
Erik og Jette er i fuld gang med udarbejdelse af nye regler.
Der blev gjort opmærksom på, at man, så vidt det er muligt, tjekker sin mail hver dag. Selvfølgelig ikke når man har ferie og/eller er bortrejst. Det er vigtigt, at man giver besked om fravær til bestyrelsen og kontoret, så ingen unødigt venter på svar.
Kontoret skal ikke altid på cc. Kun ved endelige beslutninger/konklusioner, fremsendes til kontoret og driften til orientering og arkiv.
Al korrespondance med grundejerne SKAL foregå via kontoret.
Korrespondance med leverandører, kommune m.m. skal sendes med kopi til bestyrelsen, men som BCC, så mailadresser ikke spredes mere end højst nødvendigt.
Erik og Jette arbejder videre. Eventuelle forslag til ændringer skal sendes pr. mail til disse.
Der gøres opmærksom på, at de ansatte ikke er omfattet af reglerne.
11.1. Gennemgang af affaldsrum-status, /Jette, Erik og Marianne
Jette havde haft flere ubehagelige oplevelser i forbindelse med gennemgang af affaldsrum. Hun vil derfor forsøge at kontakte grundejerne inden besøg.
Det mente man ikke var nødvendigt eller noget man skulle, men havde forståelse for, at det er hårdt, at blive verbalt overfuset, men at være synligt bestyrelsesmedlem har også negative konsekvenser.
Gennemgangen har vist, at 14 grundejere skal bygge affaldsrum om. 400 rum er godkendt og 11 er endnu ikke gået i gang med udførelsen af arbejdet. Pernille er i gang med at kontakte de grundejere, der har lejet deres rækkehus ud og endnu ikke er gået i gang.
Erik havde taget billeder af skure, der ikke håndværksmæssigt var udført korrekt. Fribergs arbejde synes ikke at være helt i orden, men det er grundejernes ansvar og pligt at have kontakt med egne håndværkere, og sikre at skurene er korrekte, så bestyrelsen går ikke i dialog med Friberg.
Friberg har modtaget en liste over de skure, der har for høje affaldsstativer. Der mangler tilsyneladende nogle adresser, idet Eriks adresse ikke i figurerer på listen. Erik/Jette orienterer Friberg om fejl.
Marianne spurgte, om man kan se de godkendte mål nogle steder. Pernille svarede, at de bl.a. er blevet oplyst via nyhedsbrev (med korrektioner).
Pernille opsummerede sagens historik og fortalte at bestyrelsen ved opstarten på projektet havde indhentet tilbud, som blev givet til grundejerne, der så selv kunne vurdere om de ville benytte tilbuddet eller ej. Der var opsat et prøverum, man kunne se, hvis man ville vide, hvad man fik. Priserne var under markedsprisen. Herefter har bestyrelsen ikke mere ansvar.
Pernille oplyste, at dobbeltskure skal godkendes af Ishøj Kommune.
Alle godkendelser opbevares på kontoret, og når byggesagen er afsluttet, sendes der orientering til Ishøj Kommune.
11.2. Plastcontainere- fået 4 mere, så vi nu har 20 – disse tømmes som ”ringeordning”.
Bjarne er meget forundret over, hvor hurtigt disse containere bliver fyldt, det gælder også pap, men det er positivt, at grundejerne er blevet så gode til at sortere affald.
Bjarne fortalte, at ringeordning betyder, at containerne ikke pr. automatik bliver tømt, men at der skal ringes til Vestforbrændingen for aftale om tømning.
11.3. Papcontainer/småt brændbart-ringeordning
Papcontainer bliver hurtigt fyldt.
11.4. Bemanding
Pernille oplyste, at der er ansat endnu en fleksjobber. Han er meget villig til at tage ekstravagter og vil gerne arbejde hver søndag. Han følges i 14 dage med Miri og vil derefter være klar.
Erik roste den gode service man får på containerpladsen.
11.5. Nyhedsbrev
Der vil i det kommende nyhedsbrev bl.a. blive orienteret om bemandingen på containerpladsen, og da der stadig er problemer med, at folk ikke bruger klare sække vil dette også blive præciseret. Jette foreslog, at der også blev mindet om, at læse vejledningen om brug af containerpladsen.
11.6. Breve til
grundejere
Pernille svarer grundejer vedrørende dårlig behandling på containerpladsen.
Der sendes standardbrev til de øvrige der vil indeholde orientering om, hvad der ligger bag beslutningen, og med oplysning om mål i henhold til det oprindelige projekt og krav fra renovationsfirma.
Erik foreslog, at denne orientering også fremgik af kommende nyhedsbrev. Pernille tager det med i sine overvejelser om indhold.
11.7. Bundplader, skal vi lave ny tilmelding eller..
Der var enighed om, at skrive ud om tilbud om at åbne for ny fælles leverance af bundplader fra Brovst.
- Sweco/Lemminkäinen
12.1. Lemminkäinen har afleveret det ønskede materiale, Sweco reagerer ikke; fogedsag.
12.2. Brønddæksler, intet nyt.
12.3. Nu reagerer Lemminkäinen heller ikke.
Pernille oplyste, at hun har modtaget brev fra advokat Henrik Dreyer, der anbefaler at grundejerforeningen ikke lægger sag an mod Sweco, men går videre med Lemminkäinen.
Bestyrelsen godkendte dette.
- Renovering af varmecentralen.
- Mur færdig.
Pernille oplyste, at væggen var blevet malet d.d., og at der nu kan sættes radiatorer op.
13.2. Tilbud på møbler fra AJ, /Pernille
Pernille orienterede om besøg hos AJ, der resulterede i et godt tilbud på møbler til kontoret. Det blev debatteret, om det skulle være kontorstole eller almindelige mødebordsstole. Der var enighed om, at kontorstole var godt. Der er stort set ingen prisforskel.
På spørgsmål om der var tænkt på, om de var praktiske på det nye gulv, fortalte Pernille, at det skulle være ok, men at der ved Kirstens plads naturligvis vil blive lagt et køreunderlag.
Kontoret vil blive renoveret i uge 30, 31 og 32, hvor Kirsten har ferie. Der mangler stadig tilbud på lys og maling.
- Arkivskabe, de sendes til en autolakerer, vi skal ikke have et ekstra.
Pernille oplyste, at det, efter oprydning i arkivskabene, har vist sig, at der ikke er behov for flere skabe. De eksisterende skabe sendes til autolakerer. Der er endnu ikke modtaget noget økonomisk tilbud, så prisen kunne ikke oplyses på mødet.
- Vindue, der skal søges om tilladelse.
For at kunne etablere endnu et vindue på kontoret, skal der søges om officiel tilladelse hos kommunen. Pernille sørger for dette.
13.5. Varmeinstallationer, .
Leon Pedersen er engageret til at etablere 3 radiatorer i stedet for de to, der er der nu.
- Lokalplan 1.17.
14.1. Noget nyt? Ved Mogens og Erik.
Mogens orienterede om, at der stadig ikke var noget nyt. Han rykker snarest for svar.
- Den nye person-data lov.
- Hvad betyder den for os?
Birthe går, i samarbejde med Kirsten, i gang med at undersøge konsekvenserne for grundejerforeningen. Birthe er tovholder på denne opgave, og Erik hjælper til, hvis det bliver nødvendigt.
- Fællesantennen, brugerbestyrelse
16.1. Hvem skal gå til orienteringsmødet?
Det blev aftalt, at Pernille og Bjarne deltager.
- Interne meddelelser
- Økonomi
Birthe indledte med, at fortælle, at arbejdet med at udarbejde status var lidt presset, da bestyrelsesmødet lå så tidligt efter månedsskifte.
- Status
Der er en lille overskridelse i forhold til budgettet. Det skyldes især udgifter til containerpladsen.
Overskridelsen vedrørende personaleudgifter og rengøring, skyldes at budgettet er sat for lavt. Budgettet er ændret i det nye regnskabsår, der starter 1.7.
Hvad angår drift og anlæg ser det samlet set helt fint ud.
- Restancer
Restancelisten er ikke retvisende, idet den er udskrevet inden modtagelse af Nets opgørelse, men det ser fornuftigt ud.
- Priser på udlejning skal reguleres, det bliver pakninger af 6 stk for servicet.
Birthe arbejder på sagen.
- Beregning af årlige omkostninger – Containerpladsen. /Birthe
Birthe oplyste, at nogle af udgifterne til containerpladsen eventuelt kan dækkes af henlæggelserne.
Der er stadig underskud, hvilket bl.a. skyldes at kommunens tilskud er bortfaldet.
Der skal være fokus på udgifterne, men der kan først udarbejdes et realistisk budget, når der er gået 1 år.
17.1.5 Gebyrer på kontantbetalinger
Der er faldet dom i en sag, der betyder at man ikke må opkræve gebyr for kontantbetaling.
Birthe undersøger, om grundejer foreningen må opkræve gebyr, hvis grundejeren ikke er tilmeldt BS.
- Personale
- Midtvejsevaluering af personale på containerpladsen. Lukket punkt
- Varme
- Status vandtab ved Bjarne
Bjarne orienterede om, at der havde været et vandtab på 4,4 m3, hvilket med meget stor sandsynlighed skyldes mange flytninger.
- Tyverianmeldelse – afventer
- Gulvvarmekriterier/ rettes.
- Webmon, /Birthe
Birthe oplyste, at kontoret ikke kan udarbejde straksafregninger i forbindelse med flytninger. Det er Brunata, der laver disse. Vi sparer altså ikke noget på straksafregningerne.
Birthe oplyste, at Webmon vil koste kr. 30,00 pr. år pr. grundejer.
Det blev besluttet, at indføre Webmon, og at Birthe sørger for, at der tegnes kontrakt med Brunata, gerne pr. 1.7.2018.
- Besigtigelser/Ansøgninger
17.4.1. Grundejer – udestue godkendt-får brev om øvrige.
17.4.2. Grundejer – bolig synet. Er der nyt fra kommunen?
17.4.3. Grundejer – for højt hegn(klage).
Pernille har været til møde med de involverede grundejere. Grundejer har accepteret at fjerne øverste bræt. Hegnet mod sti er ok.
17.4.4. Brugsret til dobbeltrum-
Det er konstateret, at en ejendomsmægler i salgsannonce skriver brugsret til dobbeltrum. Det er ikke korrekt. Derfor undersøger Kirsten sagen og giver ejendomsmægleren besked om fejlen.
Brugen af skure/dobbeltskure vil blive drøftet på et kommende bestyrelsesmøde.
- Vedligeholdelse
- Handicap-pladser, vores procedure, på stand by
- Nyt service til udlejningen, vi mangler at købe tilbehør
- Klapstole
- Sandkasser, de gamle net er i stykker, vi bør have nye.
Det blev besluttet, at der skal indkøbes 6 nye net, og at Søren sættes på opgaven.
- IT og Kommunikation
18.1 Ny hjemmeside, opdatering
Pernille orienterede om, at den nye hjemmeside d.d. var gået i luften, men at der stadig er nogle problemer, bl.a. med links. Dette er fremhævet på hjemmesidens forside.
18.2. Opdatering af ref..
18.3. Facebook siden, ny administrator, Søren Groos.
Pernille orienterede om, at Søren Groos er ny administrator af Facebookgruppen.
- Særlige opgaver
- Sortering af arkiv, samt matrikelarkiv. /Pernille
Pernille vil i samarbejde med Kirsten klare denne opgave inden renoveringen af kontoret.
- Meddelelser fra eksterne udvalg
- Fastelavnsudvalg
20.3. Fællesantennen/TV – udvalg
20.3.1. Udvalget har trukket sig, de ville ikke underlægges tavshedspligt.
Taget til efterretning.
- Grønt Forum
21.1. Noget nyt? /Jette.
Jette orienterede om, at hun har noget materiale fra mødet den 19. april 2018. Materialet vil blive sendt pr. mail til bestyrelsesmedlemmerne.
- Vedtægter
Erik ønsker grundejerforeningens vedtægter revideret/moderniseret. Han havde eksempler fra andre grundejerforeningers vedtægter med. Pernille gjorde opmærksom på, at Strandgårdsparken ikke kan sammenlignes med de øvrige, da der bl.a. i Strandgårdsparken er eget varmeforsyningsanlæg.
Erik spurgte, om der var nogle der sammen med ham kunne gennemgå de eksisterende vedtægter. Der var enighed om, at det er der p.t. ikke tid til, men at punktet vil blive skrevet ind i de kommende dagsordner som et gult punkt, og så vil det blive behandlet, når tiden tillader det.
- Eventuelt.
Referent; Marianne Flindt