Referat af bestyrelsesmøde 8. februar 2016

Grundejerforeningen Strandgårdsparken

Bøgelunden 7

2635 Ishøj.

Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d.8. februar 2016 kl. 18.30 i Bøgelunden 7. 

Afbud: Ingen

Kaffe/Te: Carsten

Dagsorden:

1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder
   • Juni og efterår, underskrevet af Jan, skal underskrives af resten, og det blev de. Så nu er de klar til rensning og derefter hjemmesiden.
   • Januar har ikke været i cirkulation endnu.

2. Siden sidst på mail/telefon.
   • Grundejer-div. skrivelser, har ikke fået svar endnu.

Pernille har haft rigtig meget korrespondance med mange instanser, så har ganske enkelt ikke kunnet nå det.

• Grundejer-klage til kommunen.

Grundejer har klaget over de gule striber, som han mener, er i modstrid med færdselsloven, og derudover i modstrid med både deklarationen og lokalplanen. Det er trist, at han griber til dette, for det vil formentlig betyde, at vi skal bruge tid på at svare kommunen, men det må vi jo så gøre, når det kommer. Vi afventer kommunens henvendelse.

• Orientering vedr. Gran xx.

Vistnok det sidste firmaejede hus, og det er efter den store vandskade formentlig ved at blive gennemrenoveret mhp. salg. Lejeren er i hvert fald interesseret i at indgå kompromis med ejeren, om at fraflytte.

• Indbrud i dødsboer.

Der har inden for kort tid været indbrud/indbrudsforsøg i 3 dødsboer. Det ubehagelige her er, at dødsfaldene ikke har været officielle, der har ikke været dødsannoncer i aviserne, og de er ikke bisat fra de samme kirker. Pernille har orienteret lokalpolitiet om at være OBS.

3. Fordeling af kommende arbejdsopgaver.

3.1. Om og renskrivning af flg:

Besigtigelsesskema, samt brev til ejendomsmæglere, sat i bero.

3.2. Oplæg til flg:

       Funktionsbeskrivelser, Pernille laver dem færdigt, på et tidspunkt.

       Mail etik og regler, internt og eksternt. Oplæg v. Jette + Pernille, ikke lavet færdigt.

4. Reserverede p-pladser.
   • Der er endnu ikke noget oplæg fra Henrik Dreyer, advokaten

Vi kan derfor ikke tage stilling til dette, men vi kan begynde med at diskutere de aspekter, som ikke er påvirket af de juridiske aspekter. Lone synes vi bruger uforholdsmæssigt meget tid på noget, som hun ikke ser som et problem-mange gårde har ikke noget problem med parkering. Der har dog været mange henvendelser gennem årene, og de er taget til de seneste 2 år, så bestyrelsen har følt sig nødsaget til, at komme med et forslag. Bliver det forkastet på en generalforsamling, må det konkluderes at flertallet er tilfreds som det er nu, men så har bestyrelsen givet grundejerne muligheden for at vælge selv.

       4.2. Skiltning, placering og udformning.

 Gitte har set, og foreslået en markering på kantstenes lodrette side. Det virker som en

 god løsning, da der flere steder ikke er nogen bede, og det vil betyde at folk kan falde

 over skiltene, hvis de ikke er høje og tydelige nok. Der er enighed om, at markering af

 asfalten ikke er hensigtsmæssig, da den ikke vil være synlig ved snefald, og det

 ødelægger asfalten, hvis den skal ændres senere hen.

        Der ligger dog en udfordring i, at vores kantstene, nogle steder, har en meget lav

        lysningshøjde (under 10 cm), så kan det lade sig gøre?

        Der er enighed om, at skiltene bør kunne udskiftes, hvis man ikke benytter pladsen, men

        hvordan kan det lade sig gøre i praksis, hvis man skal undgå misbrug af dette?

        4.3.Fordelingsnøgle(r).

              Vi har tidligere drøftet 2 fordelingsnøgler, for tildeling af pladser, hvis projektet vedtages.  

              Såfremt det overlades til de enkelte gårde, selv at fordele pladserne, så vil vi risikerer, at

              nogen ikke tør sige deres mening, og én ny grundejer i gården kan vende op og

 ned på det hele. Det blev besluttet at fastholde de 2 fordelingsnøgler, hvor husene for   

 enden af gårdene tilgodeses, og alle huse mod p-plads får en plads ud for deres hus.

5. Interne meddelelser
   • Økonomi
     • Status

Winnie havde, pga. tidspres, kun udsendt en delvis rapport, og dette først kl.16, så det blev bundlinjen vi måtte forholde os til.

• Restancer

Der har været en del indbetalinger, og div. rykkere er sendt ud nogenlunde rettidigt. Alt i alt ser det bedre ud.

• Svar vedr. Bøg xx.

Der er kommet redegørelse fra bobestyreren, efter at vores advokat har skrevet til ham. Denne redegørelse er desværre ikke videresendt af Winnie til hele bestyrelsen, hvilket Pernille ikke har været opmærksom på, og vi kunne derfor ikke drøfte den. Pernille redegjorde kort for indholdet, som er ganske utilfredsstillende, og videresender straks hun kommer hjem, brevet til alle. Herefter må vi tage det på mailen, så vi kan svare advokaten.

• Bankadgang og fuldmagter.

Det viser sig, at Winnie ikke havde fået opfattelsen af at hun skulle indsende fuldmagter vedr. Poul Erik til banken, så det er ikke gjort. Hun fik så at vide i banken, at Pernille kunne oprette disse i netbanken. Det var Penille meget uforstående overfor, men det kunne hun, og det må hun jo ikke kunne, da vi altid skal være to i forening. Efter meget palaver med banken, som først ikke kunne se problemet, så blev det gjort sådan at banken vil fremsende nye fuldmagter på Pernille, Bjarne og Poul Erik. Poul Eriks adgang er dog allerede oprettet, da Pernille jo kunne gøre det. Yderst betænkeligt, men nu kommer der forhåbentlig orden i det, så ingen kan gøre noget med vores penge uden at være to i forening.

• Personale – delvist lukket punkt
  • Rekruttering af ny medarbejder.

Pernille har kontaktet den tidligere ansøger, han var i arbejde og var glad for det. Så har hun kontaktet jobcenteret, og de har sendt cv på en kandidat, som er inviteret til samtale d.9.2.

5.2.2. Lukket

• Ekstra snemand.

Søren og Pernille har snakket med de to ansøgere.  Det bliver Kenan som får jobbet som 4. mand.

• Lukket

• Ny løntabel-ny udgift.

                    Løntabellen vedr. driften og der er ikke en særlig stor lønstigning, men til gengæld

                    omfordeles procentsatsen for indbetaling af pension, så vi der får en udgift på 1 %

                    mere pr. medarbejder.

• Snerydning tilbud.

LJ-ejendomsservice som har lavet stophaner mm. hos os, har     

                    indgivet et tilbud på snerydning. Det er ikke noget vi kan bruge til daglig, da det er  

                    meget dyrt, men vi kan have det i baghånden, hvis vores folk er syge, maskinerne

                    bryder ned osv.

• Varme
  • Status vandtab. 4,3 m³ .

Det ser ok ud, men vi vil gerne have det længere ned. Alle brønde og skabe er checket, så det er ikke der problemet er.

• Varmeopgørelser, udeståender hos Brunata. Ingen.

• Circon-ventiler, afventer.

• Pop xx – fortsætter.

Har haft et meget ujævnt forbrug, når man kigger tilbage gennem årene, upåagtet udetemperaturen. Bjarne følger op, det er utilfredsstillende svar vi får fra Brunata ift. målerens funktion.

• Konvektormålere-skal grundejeren selv betale?

Konvektormålere benyttes til håndklædetørrerer, samt nyere radiatorer. Mange udskifter deres radiatorer til konvektor-radiatorer, men disse målere er dyrere en dem vi bruger. Vi vedtog at grundejerne skal betale differencen mellem en almindelig måler og konvektormåleren. For håndklædetørrerer gælder fortsat, at det er grundejerens fulde udgift.

• Pop xx – mener at der er noget galt med deres varmeforbrug.

Det er observeret at de ofte har hoveddøren stående åben, når børnene leger ude, og klagen går på entrémåleren. Bjarne følger op.

• Besigtigelser/Ansøgninger
  • Er listen blevet checket? Poul Erik har fået en ny (gammel) liste fra Winnie.

5.4.2. Møde vedr. lokalplan 14.2. Vi afholder møde søndag d.14.2. kl.11 vedr. input til ny  

        lokalplan.

• Vedligeholdelse
  • Overdragelse af vand forsyningen/stophaner, brev afsendt.

Advokaten har skrevet et udmærket brev, og dette er afsendt til forsyningen.

• Handicap-pladser, vores procedure, på stand by

• Bænke ved Lundestien, seneste nyt, intet nyt.

• Skiltning til legepladser.

Prøve blev fremvist, og vi kunne kun blive enige om, at de er fine, men det synes som unødigt mange penge og tid at skulle bruge pga. en landspolitisk beslutning.

• Vaskesøjle indkøbt.

Pernille har indkøbt en vaskesøjle8pris 11.000,-kr incl. installation af vand og el), da der ikke længere bliver vasket håndklæder osv af rengøringen, og vi også har haft vanskeligheder med at få at få vasket vores duge, som Jette primært har stået for.

6. • IT og Kommunikation
     • Hjemmesiden-afventer

• Facebookside, nu under kontrol, men hvad gør vi?

Vi har ikke ønsket en Facebook side, så hvordan håndterer vi det? Pernille orienterede om, at den offentlige Facebook side der hedder Strandgårdsparken, nu er overgivet af en tidligere grundejer, til en nuværende grundejer, som er interesseret i hjælpe med hvordan vi kan bruge den. Vi er indtil videre enige om, at vi ikke ønsker at være på Facebook, men vi må kigge på hvordan vi kan bruge siden, så folk ikke tror de kan henvende sig til foreningen via Facebook, og at vi har en hjemmeside.

7. Særlige opgaver
   • Sortering af arkiv, samt matrikelarkiv. Afventer

8. Meddelelser fra eksterne udvalg

• Fastelavnsudvalg
  • Evaluering af Fastelavn.

Til trods for, at vi dette år ikke rendte ind i vinterferien ligger børnetallet stadig lavt, og vi ser det som udtryk for de mange Fastelavnsarrangementer der er skudt op rundt omkring, som giver konkurrence. Der er dog enighed om, at vi forsat skal have vores fastelavnsfest og at det er nogle meget hyggelige arrangementer. Da der tilsyneladende var mangel på hjælpende hænder, bad Pernille, i samråd med Jette, Sami om at komme og hjælpe til.

• Legepladsudvalg

• Sommerfestudvalg

9. Grønt Forum
   • Affaldssortering i husstandsnære fraktioner

Jette og Pernille har haft møde med Vest Forbrænding. Mulighederne for vores bebyggelse blev gennemgået, og det viser sig at vi nok kan få dispensation til at bevare sække ordningen, da vi ellers skal have de grønne beholder med to-kammer system, men de kan ikke være i affaldsrummene, og mange steder vil der ikke være plads til dem ved hoveddøren. Det betyder dog også at vi kun kan få afhentet én fraktion ved huset, og der skal tages stilling til hvilken (rest eller madaffald). Derudover skal vi have papir, glas, metal, og plast på stamvejene. Disse opstilles og der gøres klar til dem på kommunens regning, såfremt vi vælger kuber, og det forventes at være valget, både fordi de er pænere, sikrere og så koster det os ikke noget, i modsætning til hvis vi vælger plastcontainere-så skal vi selv betale etableringen af underlaget. Thomas fra Vest Forbrænding laver nogle oplæg som vi kan drøfte, og vi skal så senere afholde en generalforsamling hvor grundejerne tager stilling til hvad de ønsker.

10.1. Bjarne og Pernille har haft møde med Bredekærparken.

  Pernille og Bjarne har haft møde med Bredekærparken, som gerne ville have nogle gode  

  råd. Det var hyggeligt, og vi fik også nogle input, bl.a. omkring lokalplan og vedtægter.

Mødet sluttede kl.???

Referent Pernille Møller