Referat af bestyrelsesmøde 6. februar 2012
Grundejerforeningen Strandgårdsparken
Bøgelunden 7
2635 Ishøj.
Herved indkaldes til bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d. 6. februar 2012 kl. 18.30 i Bøgelunden 7.
Afbud: Ingen
Kaffe/Te: Jette
Dagsorden:
1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder
1.1. Ref? Der er et klar..
2. Meddelelser fra formanden/næstformanden
2.1. Formandens forventninger – Husk at tænke på, hvad jeres forventninger til jeres roller er. Vi skriver hver for sig på vores egen måde. Så bliver det sammenskrevet senere.
2.2. Standardprojekt brændeovne i udestuer.- Pernille har talt med Anja Carlslund. Brændeovne betragtes ikke som fast varmekilde. Nu vil en nabo til grundejeren også gerne have en brændeovn. Kommunen ser gerne, at vi får lavet et standard projekt. Forslag,Vi spørger grundejeren, om vi må se hans brændeovn. Hvis det hele er i orden, kan vi lægge hans brændeovn og tegninger til grund for et standard projekt. Så tager vi sagen op på næste generalforsamling. Vedtaget. Vi spørger grundejeren, om vi må se hans brændeovn. Pernille taler med ham.
Bjarne: Er det i orden, at vi skal forhåndsgodkende grundejernes projekter, og kommunen sender godkendelsen, og derefter sender en regning til grundejeren? Dette er rigtigt, men hvis vi ikke er med til at godkende, og vi ikke har et standard projekt, så sker der måske det, at grundejerne fx sætter mange forskellige varmeovne op i deres udestuer, og anbringer dem på forskellige måder. Det kan gå hen og blive et meget forvirret syn, når man ser hen ad en række udestuer.
Vi vil meddele grundejeren, at han kan få en dispensation, og at vi tager sagen op på næste generalforsamling, så projektet bliver officielt.
2.3. Samme grundejer-igen – Huset ejes af en, der ikke bor i Danmark. Han har flere gange lejet sit hus ud, fx engang til mange polakker samtidig. Det var et problem, fx ift. parkering og en stor mængde skrald. Derefter lejede han ud til en dansk familie, der gav en masse problemer, fx betalte de ikke deres husleje og lign. – Lige nu ser det ud til, at der igen er en masse mennesker i huset. Vores huse er én familie huse, og der må ikke bo så mange mennesker. Dem der bor der nu, satte en vaskemaskine ud midt på fortovet. Desværre har de også meget skrald, så de lægger det ude i haven, hvor det kan tiltrække skadedyr. – Ejeren får nu et brev, og Pernille vil bede hans forvalter om et møde. Dér vil Pernille forklarer ham, at det er slut med de lejere, der generer naboer og andre
3. Møde med kommunen
3.1. Noget nyt? – Gitte har mailet med Anja Carslund. – Hun siger, at trailerparkeringen ikke er i strid med lokalplanen, så vi skal ansøge Park og Vej, hver gang vi skal have en fællesparkering. Men hvad så med politiet? for trailerparkering er i strid med politivedtægter og lokalplaner
Pernille og Gitte sætter sig sammen et par timer og ser hele historien igennem. Så holder vi kommunen op på de sager, vi har været enige om, og som står i godkendte referater fra vores fælles møder.
4. Kalender/mødedatoer.
4.1. Ny dato for jule-kom-sammen? 14-12-2012 kl. aften J
4.2. Sommer arrangement – Bent havde store problemer med at bestille billetter til Cirkusrevyen, fordi computeren ville have, at han også skulle bestille mad. Bent har fundet en menu, der findes i mange restauranter, hvor vi kan spise tre forskellige retter til en rimelig pris. Det var et flot stykke arbejde J
5. Meddelelser fra interne udvalg
5.1. Økonomiudvalg
5.1.1. Status – Vi har haft en god debat på mailen, om hvornår vi skal stoppe med at kræve restancer ind eller ej. Stella har gjort et stort arbejde, med at finde ud af problemet med restancer. Vi skal føre en konsekvent linie ift. at opkræve restancer, selv om vi ved, hvorfor de mennesker ikke kan betale. Det skylder vi de andre grundejere, for det er alles interesser, vi varetager.
I øjeblikket får vi den økonomiske oversigt over mailen, og det fungerer ikke, for nogen af os har den og nogen ikke. Så vi skal stadig have den økonomiske oversigt på papir, indtil vi får problemet klaret
Stella: Vi får en større regning på grønt arbejde, og vi har sparet på lønningerne i 2011. Det ser rigtig godt ud med budgettet
Bettina har været syg. Der er et problem med den digitale signatur, så Bettina kan ikke logge sig ind på sygemeldingen, og det skal hun kunne. Pernille opretter Stella, Bjarne og Bettinas digitale signaturer
5.1.2. Restancer – Vi har de sædvanlige, som har været der hele tiden. Vi har begæret tvang hos én grundejer. Ét hus er blevet solgt. Den tidligere ejer har været forsvundet, men er nu fundet. Én grundejer mangler både restvarme og flere gebyrer. Én grundejer mangler at betale klipningen af sin alt for store hæk. Hans hæk var så stor, at den gik ud på grundejerforeningens areal. Derfor har vi, med hjemmel i Hegn og skelsloven, reduceret hækken. Hvis vi ikke fjerner hækken, kan grundejeren vinde hævd på arealet.
5.1.3. Omlægning af betalingsformer osv. – Når Snoer stopper, skal betalingsformerne foregå på en ny og mere tidssvarende måde. Stella er i gang med processen. Hun skal kontakte erhvervsrådgiveren i Nordea, og få hjælp.
5.2. Personaleudvalg
5.2.1. Snemænd – Vi har tre timelønnede snemænd. Forrige weekend faldt der noget sne og en af snemændene kørte rundt og ryddede sne. Denne weekend sneede det søndag. Midt på dagen var der stadig ikke ryddet sne. Pernille talte med den snemand, der havde vagten. Han begyndte at rydde ved 10 tiden, det er alt for sent. Der skal ryddes fra ved 7-tiden. Senere blev en anden snemand tilkaldt og kom også ud og køre. Kl. 16 var der ikke blevet saltet. Én af snemændene fortalte Pernille, at salteren var gået i stykker. Men man kan salte med Egholmen. Der kom så hjælp af endnu en snemand – Bettina har haft flere møder med snerydderne, om hvordan snerydningen skal foregå. Når sneen er varslet, skal der ryddes fra kl. 7. – Pernille og Bettina skal fastsætte nogle regler, og så have et møde med snerydderne. Hvis mændene så ikke synes, at det er i orden, må vi forholde os til det, og finde ud af, hvad vi så skal gøre. Snerydderne laver et stykke arbejde, som de bliver betalt for, og så skal det også være i orden
Denne weekend havde én snemand vagten, men de to andre sprang til. Spørgsmål Skal de have et tilkalde tillæg? Det skal dække, når de bliver tilkaldt uden varsel. Vedtaget, Ja, der skal være et tilkalde tillæg på 400 kr. – de to ekstra snemænd skal have tillægget for arbejdet i går, søndag
5.3. Varmeudvalg
5.3.1. Status vandtab 2,6 M3 spædevand er væk. Bettina er lidt nervøs for, om der er en læk et sted
5.3.2. Varmeopgørelserne-indsigelser, herunder betaling for montørbesøg.. Bent og Bjarne har været til et godt og konstruktivt møde. Karina i Brunata er flyttet til en anden funktion, men hun bliver ved med at være Bentes kontaktperson. Det skal være kontoret, der melder til Brunata. Fx straks afregninger eller nedtagning af radiatorer. Vi har også en aftale, at hvis noget glipper kontakter vi Dan Christensen, der er den øverste chef. Han kan kontaktes hele døgnet.
Det er nemmere for både kontoret og Brunata, hvis det hele går igennem os. Men det er ikke sådan, de har lovet os, at det hele skulle foregå. Kontrakten gik netop ud på, at Brunata skulle aflaste kontoret og udføre de arbejdsopgaver, nu laver vi deres arbejde. Mht. montørbesøg lovede Brunata fra begyndelsen, at alle sagerne skulle ordnes inden tre uger, og nu kan der gå seks uger.
Brunata har forandret deres organisation tre gange på to år, og de har flyttet deres hovedsæde to gange. De er løbet fra en del aftaler, som de lovede os fra begyndelsen, så skulle de give os noget kompensation. Fx at vi skal betale et mindre beløb til dem. Vi betaler dem nu 88.000,-kr. om året.
En grundejer i Granlunden – Brunata har erkendt, at der har været problemer med udskriften af varmeregningen. Problemet er, om måleren var defekt eller ej. De krediterer med det samme beløbet for måleren til grundejeren. Bjarne mener, at det kan være en tastefejl.
Måleren er blevet aflæst og nedtaget 15-12-2011. I tiden 1-1-2010 til 15-12 2011 ser varmemållingen korrekt ud. Efter 15-12-2012 er der nogle problemer. – Vi skal tage stilling til, om grundejeren skal have godkendt sin varmeregning eller ej.
OBS Vi skal alle sammen tænke over, om vi vil være med til, at Brunata løber fra de opgaver, de har lovet at overtage. Arbejdsgange, vi selv foretog, da vi brugte Ista. Og vi drøfter det på mailen. Vi skal også skrive den nye aftale ned på et papir, som Dan Christensen skriver under på.
5.3.3. Varmekilde-udestue, to grundejere, info – Birol har skrevet, at den ene ikke må bruge sin gulvvarme i udestuen, da den ikke overholder U-værdien. Jette har d. 31-1 mailet og spurgt ham om, hvordan han kan være sikker på det, og har ikke fået svar endnu.
5.4. Ansøgningsudvalg
5.4.1. status – næste møde
5.4.2. Dannebrogsvinduer, én grundejer, noget nyt? – Gitte/Pernille er i dialog med Anja Carslund.
5.5. Vedligeholdelsesudvalg
5.5.1. Vandledninger, Ishøj Forsyning overtage dem? – Som sidst
5.5.2. Regnvandsledninger, noget nyt? – Carsten arbejder videre.
5.5.3. Beskæring skoven – Skoven er blevet kraftig beskåret, og ser rigtig tynd ud, men eksperter mener, at det bliver rigtig flot med tiden. – Pernille og Bettina har talt forbi hinanden ift. stien ved genbrugspladsen, og bevoksningen langs med arealet ved genbrugspladsen. Grundejerne skal kunne gå ud af deres haver, og det kan de kun, hvis der er frit foran hækken.
Grøn Entreprises første tilbud viste sig, ikke at indeholde skråningen. De kom med et dyrt tilbud på sagen, 38.000 kr. og gik i gang med arbejdet før vi havde tiltrådt aftalen. Dette var ikke i orden, så de gav senere et nedslag på prisen. – I stedet for alle de popler, der er i skoven nu, skal nogle af dem fjernes og andre lavt voksende træer og buske sættes i stedet for. Dette skal foregå over en årrække på fx 10-15 år.
Vi har nu fået et nyt tilbud på udtynding. Vi skal tage stilling til, hvor meget der skal tyndes ud, ift til hvad der skal plantes bagefter. Det er dyrt at plante og at vedligeholde det bagefter. Vi skal have en samlet plan
5.5.4. Træer ved Ishøj Stien – Der står nogle meget store træer i skellet mellem grundejerforeningen og kommunens areal. Bettina skal holde møde med Merete, landskabsarkitekt, Ishøj kommune. Træerne bevirker, at alle husgavlene dér har alger/mos på gavlene.
5.6. Intern IT og Kommunikation udvalg
5.6.1. Hvor langt er vi her? – Jette skal gennemse hele hjemmesiden, men det kan hun ikke finde ud af. (Jettes tekniske viden dækker ikke arbejdet) Jette og Pernille holder et møde, hvor de ser på det sammen. – Databasen kører bare der ud af. Søren har sendt en meget lang liste til Jette, med uregelmæssigheder fra grundejere. Fra nu af skal vi huske, at der skal skrives et notat i grundejerens mappe, fx når en farve er ændret eller en parabol flyttet. Så skal der stå i mappen, at problemet er blevet rettet
5.6.2. Forbrug på kopimaskinen – Mathisen sender os pludselig en regning for overforbrug, fordi de er begyndt at sende regninger kvartalsvis. Vi skal have vores regninger på årsbasis, da vi har det største forbrug i oktober pga. generalforsamlingen. Det godtager vi ikke. Pernille taler med dem
5.6.3. Bestyrelsens e-mail – Gitte – Bente var kommet til at videresende en mail med bestyrelsens e-mail. Er det gammeldags eller hvad? Mange steder kan man frit læse bestyrelsesmedlemmers mail adresser. – Det er ikke en god ide i vores tilfælde. Formanden får i forvejen mange henvendelser, plus at mange ringer til kontoret og specielt beder om at tale med formanden. Bente sorterer i henvendelserne og sparer formanden for de sager, der fx hører under varmeudvalget. Så det er ikke en god ide.
5.6.4. Referater i cirkulation. Der er en masse bøvl med rundsending af referater. Fra nu af, sender Pernille referaterne til ét bestyrelsesmedlem ad gangen, og vedkommende sender det tilbage til Pernille. Så skulle der ikke komme rod i rækkefølgen. – Vi mangler referater fra september, skal vi så have de seneste referater først? Nej, vi bliver nød til at læse referaterne i rækkefølge, ellers kan vi ikke følge med i debatterne
6. Særlige opgaver
6.1. Sortering af arkiv, samt matrikelarkiv. –
7. Meddelelser fra eksterne udvalg
7.1. Fastelavnsudvalg
7.1.1. Hvordan ser det ud? Rob har brækket albuen. Jette skal presse dem til at lave en plan. Jette og Rob skal ses lørdag.
7.2. Legepladsudvalg
7.2.1.
7.3. Sommerfestudvalg.
8. Eventuelt
Mødet sluttede 21.39
Referent Jette Malling