Referat af bestyrelsesmøde 5. september 2006

Grundejerforeningen Strandgårdsparken

Bøgelunden 7

2635 Ishøj.

Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken tirsdag den 5. september 2006 kl. 19.00 i Bøgelunden 7.

Dagsorden:

1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder

1.1. Foreligger ref. af 8. august? Ja, underskrevet og arkiveret

2. Meddelelser fra formanden/næstformanden

2.1. Generalforsamlingen – Pernille har en aftale om et møde med Birgitte Harring Lund 13. september 2006 ang. generalforsamlingen. Referenten er på plads, og lån af lokale. Vi skal selv have øl og vand med. Husk evt. forslag til generalforsamlingen. Og husk budgetmøde 21-9-2006

2.2. Møde vedr. boldspil – Det var et givtigt, positivt møde. De fleste involverede var til stede. Der var enighed om, at børnene skulle tale pænt, ikke larme unødigt og være stille efter kl. 21.00. Børnene er nu begyndt at spille bold i Lundeskoven. Forældrene har selv slået græs og flyttet et par borde. På mødet efterlyste grundejerne fodboldmål i skoven. Det kan bestyrelsen ikke umiddelbart give tilladelse til, da arealet så blive en permanent boldbane, men emnet kan tages op og behandles på en generalforsamling. Så må grundejerne tage stilling til sagen

3. Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde og onsdagsvagt

3.1. Udkast til brev om mgl. godkendelse af farver. – Er i orden, og Bente har nu brevet til at sende til nye grundejere, der overtager et hus, hvor farverne ikke er i orden

4. Indkommen post

4.1. Er under de pkt. det hører til. – Dette punkt vil forsvinde fra dagsordenen. Fremover er det bestyrelsesmedlemmernes ansvar at læse postlisterne igennem og rette henvendelser, hvis der er spørgsmål

5. Meddelelser fra interne udvalg

5.1. Økonomiudvalg

5.1.1. Status – v. Leon.

5.1.2. regnskab 2005/06 – Regnskabs året slutter med et merforbrug på godt 13.000 kr., da købet af kopimaskinen er taget af henlæggelser i stedet for driften. Ellers ser det ud som forventet

5.1.3. Indeværende regnskab – Ingen bemærkninger, bortset fra to skyldnere.

5.1.4. budgetoplæg 2007/08 – afventes til bestyrelsesmødet d. 21-9

5.2. Personaleudvalg

Thomas er stoppet igen efter eget ønske 4-9-2006.

Varmemester har atter været syg, der strammes op omkring dette. Pernille har lavet en månedsseddel med opgaver i september måned. Denne plan skal holdes.

5.3. Varmeudvalg

5.3.1. Status vandtab v. Tommy – Det er blevet til 7 kbm. i sidste måned.

5.4. Ansøgningsudvalg

5.4.1. status v. Jette – Bente har fået en liste over de grundejere, der for længe siden har søgt om at lave et projekt, der endnu ikke er lavet/søgt godkendelse af.

5.4.2. databasen – Søs er i gang med databasen. Hun har fået hjælp af en ekspert.

5.5. Vedligeholdelsesudvalg

5.5.1. Kommunen – Ny beplantning i Bøgelunden og Elmelunden. Kommunen har indkaldt en anlægsgartner til at ordne det. I Bøgelunden er planterne sat midt om sommeren i den varmeste periode, og der er ikke fulgt op på det. Beplantningen skulle have været foretaget om efteråret.

Poppellunden har fået ny belægning. Det har Tjørnelunden ikke fået i denne omgang. De har nogle huller i asfalten, der skal lappes.

Containerpladsen – Diskussion med kommunen om containerne og deres placering pga. elektroniksortering. Der skal rokeres på pladsen, så de 3 nye containere til elektronik kan være der. Skurvognen skal rykkes en anelse. Der kommer en 4. container til plastic. Når det hele er på plads, laver vi en liste over skilte, som kommunen derefter laver til os. Det går bedre med tømning af containerne

5.5.2. Flis og sand – Vi skal have kantet sand, da det modvirker ukrudt. Der skal køres sand i 1. uge af oktober og flis i 2. uge (eller var det omvendt?)

5.5.3. SF, 5 års gennemgang – Lars kan d. 11. og 12. i uge 37, Bjarne kan de andre dage.

5.5.4. Skurgange – Morten har indhentet et tilbud på restaurering af skurgangene, men vi skal have flere, tilbuddet lyder på 73.000,-kr ex. moms pr. skurgang.

Det kunne være hensigtsmæssigt at have en logbog over gårdene, hvor alle data fx om rep. af skurhuset, rep af asfalt osv. står i. Denne logbog kan være i forbindelse med databasen – Vedtaget: Vi renoverer to skurgange om året. Det skal være de to, der det givne år, er i dårligst stand. Arbejdet skal være totalrenovering og ikke en lapning af huller. Der skal undersøges om Nesa skal dække nogle af udgifterne på de skure, hvor der er El-transformatorer. Bjarne undersøger dette.

5.5.5. Hegn på containerpladsen – Vi har fået et tilbud. Dette er vedtaget på et tidligere møde, så arbejdet skal sættes i gang nu.

5.6. Intern IT og Kommunikation udvalg

5.6.1 Server – Den er færdig. Serveren skal fx indeholde Hvidbog. Status fra ansøgningsudvalget, en kalenderfunktion osv. Bestyrelsesmedlemmerne kan så hjemmefra logge sig ind på serveren og se de oplysninger, de har brug for – Forslag vi holder et Acces kursus i Vejlebrohallen med efterfølgende bestyrelseshygge.

6. Særlige opgaver

6.1. Folderen – Jette er færdig med Folderen og det tilhørende Velkomstbrev. Pernille og Bente har finpudset det. Alle grundejere får et eksemplar efter generalforsamlingen, men fremover er det kun nye ejere, der får materialet

6.2. Vedtægter – Pernille har sammenholdt de forskellige vedtægtsændringer. Jette og Pernille ser på det sidste og sender vedtægtsændringerne til advokaten til gennemsyn inden generalforsamlingen

7. Meddelelser fra eksterne udvalg

7.1. Fastelavnsudvalg

7.2. Legepladsudvalg

7.2.1. hvor langt er Preben – Vides ikke pt.

7.2.2. Net til 3 kants sandkasser – Er lagt på – men der mangler èt !

7.3. Hvidbogsudvalg

7.3.1. Indholdsfortegnelse foreligger – Bente og Pernille har gennemgået de dokumenter, Hvidbogen nu består af. Disse er skrevet på mange forskellige måder nogle endda håndskrevet. Alt materialet skal rettes til, så det hele er ens. Hvidbogen skal derefter lægges ind på serveren, så alle kan arbejde med at færdiggøre den (renskrivning).

7.4. Medieudvalg

 7.4.1. Debat Forum – Vi venter til om 3 måneder

8. Eventuelt

8.1. Julemarked – 1. søndag i november 5. november 10.00 til 14.00

8.2. Julebestyrelseshygge i december? Leon og Anita vil gerne lægge hus til noget julehygge – de kommer med en dato.

8.3. Ekstra bestyrelsesmøde tirsdag 14. november

8.4. På valg til generalforsamling i år: Pernille, Lars, Jette og Bjarne, genopstiller alle.

8.5. 29. november kl. 19.30 et dagen derpå møde, og der er derefter ikke bestyrelsesmøde i december.

8.6. I næste nyhedsbrev skal der søges efter nye omdelere til materiale fra bestyrelsen til grundejerne. Disse omdelere skal være indstillede på, at de nogle gange får materialet til hurtig omdeling.

Mødet sluttede 22.07

Referent Jette Malling