Referat af bestyrelsesmøde 7. maj 2012
Grundejerforeningen Strandgårdsparken
Bøgelunden 7
2635 Ishøj.
Herved indkaldes til bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken mandag d. 7. maj 2012 kl. 18.30 i Bøgelunden 7.
Afbud:
Kaffe/Te: Gitte
Dagsorden:
1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder
1.1. Et par spørgsmål til ref af 2.4. Vi talte om nogle af punkterne på sidste møde, og et par misforståelser blev rettet i referatet.
2. Meddelelser fra formanden/næstformanden
2.1. Solfangere, Bjarne er vi videre her? – Nej
2.2. Grundejer-fugt i tag, hvem vil tage sig af denne sag? Åbenbart ingen.. – Grundejer har fået et udførligt brev fra Pernille. Da han ikke har skimmelsvamp, kan hverken vi eller kommunen hjælpe ham. Han bliver nødt til at søge hjælp fra sin forsikring. Vi har ikke hørt fra ham, efter at han har fået brevet
2.3. To grundejere – I november måned fik begge grundejere et brev om, at Pernille ville vende tilbage med et tilbud om en løsning til et hegn mellem haverne. Bettina har i mellemtiden tjekket, at der ikke var sket noget i sagen mht. nyt hegn eller hæk. Datteren til en af grundejerne har ringet til Pernille og beklaget, at der ikke var sket noget i sagen, men det har skyldtes at netop grundejeren ikke var særligt samarbejdsvillig, og stillede flere urimelige krav. Pernille har foreslået datteren, at de køber et hegn, der passer til det bestående.
3. Loppemarked, detaljer
Jette og Pernille køber ind, Gitte ser på skilte. Vi møder kl. 8.00 på kontoret. Pernille kl. 9.00
4. Meddelelser fra interne udvalg
4.1. Økonomiudvalg
4.1.1. Status – Den økonomiske oversigt pr. 30-4 ser rigtig pæn ud. Der har ikke været noget ekstraordinært. Der kommer en regning om fugning af skurgange, og bestyrelsen skal på bakketur, men det bliver ikke de store beløb – Varmeregnskabet er også fint
4.1.2. Restancer/tvangsauktioner – Der er rigtig mange grundejere, der skylder kontingent i april måned. Ét hus er på tvang igen. Tvangsauktionen er blevet afblæst to gange før, fordi den part, der har begæret tvangen, får deres penge. Det hjælper ikke grundejerforeningen, der så ikke får sine penge. Vi vil fra nu af selv begære tvang, når grundejerne skylder grundejerforeningen kontingent. Derfor skal vi have undersøgt, om vi også kan begære tvang. V/Stella – èt hus er et dødsbo, der har en bobestyrer. Bobestyreren siger, at han ikke har ikke modtaget regning på varme. Han vil ikke betale, da han siger, at sagen har været annonceret i Statstidende. Det må være bobestyrerens opgave at betale alle de regninger, der findes, og vi kan ikke eftergive ham regningen
4.1.3. Omlægning af betalingsformer osv. Stella er der noget nyt her? Stella har undersøgt både Nordea og Danske Bank. Stella foretrækker Danske Bank, erhvervsafdelingen, da de er nemmere at samarbejde med. De kan forstå, at der skal være to til at foretage handlingerne i denne forening.
Nyt bogføringssystem. Et elektronisk system, som den nye revisor skal benytte. Stella, Pernille og Bjarne kan gå ind på systemet og godkende regninger hjemmefra. Bentes scanner og pc skulle kunne være god nok til E-conomic systemet. Stella sender tallene for pc og scanner til Pernille, som så tjekker, om kapaciteten hos pc og scanner er i orden. – I fremtiden skal det være de bestyrelsens medlemmer, der godkender udgifterne, der bestemmer, hvor regninger skal konteres. Før i tiden har Snoer nogen gange konteret beløb forkert, fordi han ikke vidste eksakt, hvad de forskellige regninger dækkede – Når den nye revisor begynder, skal vi have et Revisionstilbud, så vi ved, hvilke ydelser vi får for det, vi betaler.
4.1.4. Farvel til Snoer – Det bliver heldigvis en pæn forsamling, der siger farvel til Snoer. Vi spiser på restaurant ”Ved vandet”
4.2. Personaleudvalg
4.2.1. – Intet nyt er godt nyt –
4.3. Varmeudvalg
4.3.1. Status vandtab Spædevand 2,2 M3. Der har været et par stop i mellemtiden. Nu fungerer det igen.
4.3.2. Varme-gør det selv folk – Desværre har gør-det-selv folket ikke styr på det. Hele systemet er blevet tømt for vand to gange siden sidste bestyrelsesmøde. Det sker når grundejerne lukker for den forkerte hane, når de skal skifte en radiator, så løber vandet ud af systemet imens de arbejder. Pernille skriver i et Nyhedsbrev, hvordan man skal gøre, når man lukker for vandet. Der skal også stå i Nyhedsbrevet, at det er en god ide, at grundejerne holder øje med hinanden, så kontoret kan få besked om, hvem der har kvajet sig med vandet.
Når vandet forsvinder fra systemet, ved vi ikke, om der er et rørbrud, eller det er en person, der gør det forkert. Hvis tendensen fortsætter, bliver vi nødt til at have vagtordning på, og det koster 300.000 kr. om året. Der er også den mulighed, at skabene og brøndene bliver aflåst. Selv om grundejerne gør tingene korrekt, og melder til kontoret, når de skal lave noget, må der ikke være alt for mange grundejere, der tapper vandet samtidig. Så forsvinder der for meget vand på én gang. Når systemet løber tør, er alle husene uden varmt vand og varme.
4.3.3. Overgang til nyt kontrolcenter – Det har taget to uger for Pernille at komme igennem til Ishøj Varmværk. Dér sagde Kim, at vi kunne få en SRO ordning, der sender os en sms, når der kommer et problem. Det er ikke godt nok, for hvilken mobil skal den så sendes til? IVV vil nu fjerne SRO ordningen. I morgen vil Pernille bruge hele dagen på at få fat i en person fra Jysk Kontrolcentral, så vi kan få tingene i orden. Det er også et problem, om vores tyverialarm duer
4.3.4. En grundejer-gulvvarmemåler ok nu? Ja
4.4. Ansøgningsudvalg
4.4.1. status-ikke denne gang.
4.4.2. Standard projekt-brændeovne i udestuer-hvem vi lave et udkast? Jette har lavet et udkast med en tegning, der er et problem med højden af skorstenen. Når der er rejsningstag skal skorstenen være meget høj-det kan vi ikke tiltræde.
4.4.3. Vinduer i endegavl – grundejer er kommet med et forslag til et standard projekt for et vindue i endegavlen. Projektet skal have den faste højde. Det skal være det lille vindue, som i køkkenet, og der skal kun være ét vindue. Det skal være frit, hvor man placerer vinduet. Pernille laver et bedre defineret forslag.
4.4.4. Forslag fra Pernille, at vi indkalder til ekstraordinær generalforsamling, hvor punkterne er de to ansøgninger. Hvis vi ikke gør det, vil grundejerne skulle vente i op til 1½ år på at få deres godkendelser. – Vi har interesse i at gå videre med sagen, og vi drøfter det videre på mailen
4.4.5. Vi har fået en mail fra Kristina Moos, der handlede om en grundejers antracit grå døre og vinduer, der ikke er i den reglementerede farve. Hun har fået de informationer, hun beder om, flere gange fra både Jette og Pernille. Pernille kontakter hende i morgen
4.4.6. En grundejer-gulvvarme – Jette har fået en mail fra Birol, hvor han skriver, at kommunen i næste uge skal syne og godkende, at grundejer har afmonteret sin gulvvarme i udestuen.
4.5. Vedligeholdelsesudvalg
4.5.1. Regnvandsledninger, noget nyt? Carsten – Carsten har ikke fundet ud af noget
4.5.2. Bump ved ende-pladser-Bettina har checket noget ud.. – Vi skal beslutte os for, hvilken type, vi skal have. Vi kan få lavet fire bump for 17.000 uden moms. Med bumpene i Vejleåparken sker der det, at der forsvinder noget af bumpene ude i siderne. Måske fordi nogen skruer skruerne ud og fjerner de stykker, det er for enderne. Det skal vi tage højde for.
Vi vil gerne have noget fartnedsættende på de fire store stamveje, men Ishøj kommune siger nej. For fire år siden fik vi lavet en fartkontrol på Bøgelunden, og den viste desværre, at der ikke blev kørt for stærkt. Det er ikke vores oplevelse. Vi kan påpege overfor kommunen, at når de har givet tilladelse til bumpene i Åparken, må vi også kunne få det. Vi kan på længere sigt søge om at få sat nogle fartstoppende foranstaltninger på stamvejene – Pernille og Bettina går videre med bumpene
4.5.3. Overdragelse af vand forsyningen/stophaner – Lars Orio fra Forsyningen, brugsvand. Han er stoppet dér, men inden da fik han ordnet nogle ting, bl.a. skrevet et tilsagn om at overtage koldtvandsforsyningen fra os. Desværre var beskeden, at nu havde han gjort sit, og nu kunne vi selv ordne resten. Det gode er, at vi er blevet koblet af Vejleåparken og Gadekæret. Nu har vi vores eget system af stophaner osv, og vi er i den situation, at vi selv kan beslutte, om vi vil lave om på systemet med at lukke stophaner. Vi har 17 i øjeblikket.
Ved Eg 31 har Pernille og Bettina etableret en ny stophane. Firmaet, der har lavet hanen, har fået at vide, at det kan tænkes, at vi skal have lavet flere stophaner, og vi har spurgt om en samlet pris. Stophaner alle relevante steder betyder, at man ikke lukker for vandet i et helt område, når det kun er én grundejer, der skal lukke. Hvis firmaet kan komme med et godt tilbud, kan det tænkes, at vi får lavet alle 20 steder på én gang. Hvis dette bliver i orden, vil Ishøj kommune gerne forhandle om at overtaget koldvands nettet. Deres betingelse for at overtage systemet er, at det hele skal være i orden og det har været foretaget natlytning.
4.5.4. Gård 23-sandkasse – en grundejer har kontaktet kontoret og spurgt, om de må sætte en sandkasse op på legepladsen, som kommunen skal komme med sand til. Det fik de lov til, men de købte en sandkasse, med bænke på hver side, som kan klappes ned og fungere som låg. Bjarne så på den og godkendte den i første omgang, men en ansat fra Ishøj kommune var så venlig at tage hen og se på sandkassen. Han sagde, at den slags sandkasse med bevægelige dele ikke er lovlig på offentlige legepladser. Det meddelte Bjarne grundejeren. Det ville hun ikke anerkende og kontaktede Jette
Jette og Bjarne skrev et brev til hele gård 23, hvor der bliver forklaret, at der ikke må være en sandkasse med bevægelige dele på vores legepladser. Det er grundejerforeningen, der er ansvarlig for sikkerheden på legepladserne.
4.5.5. Grundejer-fodboldmål – Grundejeren har fået et brev i dag, hvor det står, at de må sætte et fodboldmål op på legepladsen, hvis de støber dem ned i jorden og ikke sættes fast på skurvæggen. – Jette skal kontakte grundejeren og sige, at grundejerforeningen skal godkende målene
4.5.6. Avis/glas containere – Nu er det Vestforbrænding, der har ansvaret for containerne. Vestforbrænding mener, at fordi vi ejer enfamiliehuse, hæfter vi for dem. Dette er ikke tilfældet. Der står ”Tilhører Ishøj kommune” på containerne. Pernille har haft kontakt med en ansat i Ishøj kommune, der påstod, at containerne står på vores grund. Pernille har meddelt hende, at vi ikke har noget at gøre med de containere, men der er ikke sket mere i sagen.
4.5.7. Gennemgangen af stamvejene. Der var uoverensstemmelse mellem det som der er givet tilbud på og det som vi har aftalt. Park og vej mener det samme som os, det er gartneren, der har lavet rav i den. Merete, Park og Vej vil vende tilbage, når hun har talt med gartneren. En del af arbejdet er beplantning af trampestierne rundt omkring. Det forudsætter, at vi får sat fodhegn op inden, der bliver plantet, ellers bliver planterne trampet ned igen. Vi skal beslutte, hvordan beplantningen skal være. Skal der fx være en sti langs med en endegavl, så grundejerne kan gå langs sit hus og vedligeholde væggen? Men hvad så med ukrudtet, hvis grundejeren ikke holder det åbne stykke?
4.6. Intern IT og Kommunikation udvalg
4.6.1. Hvor langt er vi her? Databasen er færdig J Det har kun taget 10 år
Jette mangler et kursus. Aftaler med Søren – Jette og Søren har gennemgået alle de afvigelser, der var hos grundejerne, og der er ikke særlig mange tilbage. Nogle af dem skal ses efter, fx om grundejerne har en udestue eller en terrasse – Søren holder et kursus med Bente, og et med Pernille og Bjarne. – Hjemmesiden skulle gerne være færdig 1.8.
4.6.2. Forbrug på kopimaskinen-farcen fortsætter – Vi fik igen en rykker, og Pernille forklarede en ansat, at vores system går over et forbrug på 50.000 pr. år. Det var den ansatte meget uforstående overfor. Tre uger efter fik Pernille en henvendelse fra Kristian Balle – så nu er det hele i orden.
5. Særlige opgaver
5.1. Sortering af arkiv, samt matrikelarkiv. Afventer.
6. Meddelelser fra eksterne udvalg
6.1. Fastelavnsudvalg
6.2. Legepladsudvalg
6.2.1. Forårsgennemgang – Ingen dato endnu, men det kommer. Bettina vil gerne være med til gennemgangen
6.3. Sommerfestudvalg.
7. Eventuelt
Bestyrelsesarrangement 1.6. – Kørsel, mødetidspunkt, spisested-v/ Bent.
Hvide Hest kl. 18.00
Mødetid ved centralen i hvert fald kl. 17, måske før. Det kommer an på, hvordan vi skal køre til Bakken.
To grundejere i Egelunden lagde i vinter en pressenning med en masse småsten langs med skurvæggen. De fik med de samme et brev om, at de ville komme til at erstatte beplantningen, hvis den havde taget skade. Nogle af planterne har taget skade, så de har så senere fået et brev om, at de skal betale erstatning. Nu har vi modtaget et brev fra den ene grundejer, hvor der står, at han mener, at vi skal vente med at sætte noget i gang, til hans forsikringsselskab har set på sagen. Vi kan ikke afvente hans forsikringsselskab ift. hvornår det er hensigtsmæssigt at plante, så det gør vi nu.
Mødet sluttede 21.40
Referent Jette Malling