Referat af bestyrelsesmøde 4. september 2007

Grundejerforeningen Strandgårdsparken

Bøgelunden 7

2635 Ishøj.

Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken tirsdag den 4. september 2007 kl. 19.00 i Bøgelunden 7.

Dagsorden:

1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder

1.1. ref. fra 6. august 2007? – Godkendt og underskrevet

1.2. Godkendelse af dagsorden.

2. Meddelelser fra formanden/næstformanden

2.1. Formanden er meget træt og stresset L –

2.2. Datoer på plads. Alle datoer for møder og aktiviteter er nu på plads.

2.3. Generalforsamlingen bliver d. 27-11 på Strandgårdsskolen, fordi Vibeholmskolen alligevel ikke kan have os. Der er stadig opfølgningsmøde d 29-11.

2.4. Julehygge – Leon finder en dato og et oplæg inden næste møde.

2.5. Grundejer – har fået stjålet samtlige deres krukker foran huset. Pernille skriver om det i et nyhedsbrev, da det ofte sker.

3. Generalforsamlingen.

3.1. Lokaler – Strandgårdsparkens lokaler og faciliteter er bedre en på Vibeholmskolen, og det er jo heldigt, eftersom vi bliver nødt til at være der, fordi Vibeholmskolen har et stort arrangement den uge, vi skal holde generalforsamling.

3.2. Bustransport – Man må godt parkere i skolegården, men sidste år var der en, der havde stillet sin bil lige i indkørslen til skolegården, og havde spærret indgangen. Der er en parkeringsplads på den anden side af Ishøj Søvej, men den er måske ikke så attraktiv om aftenen – Vi vil denne gang forsøge med bustransport. Grundejerne får tilbuddet i et nyhedsbrev. Hvis der kommer mange tilmeldinger, hyrer vi Bøgelundens Bus service. Hvis der kun er få, kan de få et lift af os.

3.3. Bestyrelse og udvalg, hvem opstiller? Bent Jacobsen er suppleant, og opstiller. Tommy Olsen er på valg og genopstiller ikke. Lars Jacobsen stopper, da han skal flytte. Leon Axelsen er på valg som kasserer og genopstiller.

3.4. Bente refererer igen.

3.5. Birgitte Harring Lund er igen indkaldt til at blive valgt som dirigent.

3.6. Pernille vil i næste nyhedsbrev gøre rede for bestyrelsens arbejde og hvor vigtigt det er, at grundejerne er med i arbejde omkring bebyggelsen. Det er vigtigt, at vi både får nogle nye medlemmer og at nogle stiller op som suppleanter.

3.7. Udvalg – de respektive formænd for udvalgene spørger de forskellige medlemmer, om de fortsætter.

3.8. Revisorer – det er uvist om revisorerne genopstiller. Leon taler med dem og med revisorsuppleanterne.

4. Meddelelser fra interne udvalg.

4.1. Økonomiudvalg

4.1.1. Status – v. Leon. – Regnskab 2006-7 er der ingen ændringer i, så det er som tidligere referater. Det nuværende regnskab er der ingen bemærkninger til. Vi har pt. fem nye skyldnere og én begæring om tvangsaktion.

4.2. Personaleudvalg

4.2.1. Ledende varmemester – Tommy havde en samtale med ham, som dog ikke ændrede på noget. Nu er han sygemeldt pga. stress. Pernille henvender sig til fagforeningen om et møde. Pernille orienterer det øvrige personale i morgen tidlig om, at den ledende varmemester sandsynligvis ikke kommer tilbage.

4.2.2. Kontorassistent, personalesamtale. – hun er glad for at være her. Dog en bøn fra hende: Når vi får en mail CC, skal vi ikke alle svare på den. Den er kun til orientering. Hendes løn følger HKs overenskomst. HK har ikke 1-5, 5-6, 24-12, 31-12 som fridage, og det havde hun før, da hun arbejdede efter en anden overenskomst. HK har ingen lønramme, men hun ligger over den gennemsnitsløn HK har. Hendes løn stiger ikke automatisk. Men vi kan vælge at gøre hendes lønstigning automatisk. Vedtaget: Hun får 3.3 % stigning i år, og der forhandles igen næste år. Helligdagene tildeles. Alt med virkning fra 1. 7 .07.

Fritvalgskonto. Vi skal indsætte 0,5 % af den ferieberettigede løn på den ansattes fritvalgskonto. Den ansatte kan vælge at konvertere ferie fridage til kontoen, og herfra penge til pensionen. Der skal føres regnskab med indsættelserne, men der bliver ikke afsat en pulje til dette regnskabsmæssigt, da beløbet er for lille.

Sundhedsordning ! Vi skal indgå en ordning med kontorassistenten om hendes arbejde, så hvis hun får en arbejdsrelateret skade, skal grundejerforeningen tilbyde behandling ved fysioterapeut e.l. Grundejerforeningen fastsætter omfanget af aftalen.

4.2.3. Ejendomsfunktionær, varmekursus. – han går på sprogkursus. Læreren dér skal vurdere, hvornår han kan tage et teknisk kursus. Han har fået sit kørekort, men har allerede to gange kørt døren af traktoren. – Han mangler skæretøj, til at benytte, når han bruger motorsaven. Dette vil blive købt i morgen. Personalet mangler også regntøj, men det var udsolgt!! Så Pernille købte noget midlertidigt.

4.3. Varmeudvalg

4.3.1. Status vandtab v. Tommy – 4 m3 vandtab i august måned. Det er normalt.

4.3.2. Aflæsning, status.- Aflæseren er færdig. Han har observeret gulvvarme 3 steder, der ikke var registreret. Den ene var en elvarme, de andre får en regning for et helt år. I år har aflæsningen foregået senere end normalt, så mange grundejere var på ferie, da de fik sedlen om aflæsning. Dette har givet kontorassistenten meget arbejde med koordinering og nøgle udlevering.

4.4. Ansøgningsudvalg

4.4.1. status v. Bente – Bjarne: Farver på forsiden. Så længe kommunen ikke foretager nogle sanktioner, kan det ikke være meningen, at vi skal påtale forkerte farver og være ”politi”. På et tidspunkt fik vi en aftale med Ishøj Kommune om, at vi skulle registrere farverne på gårdsiden og sende det til kommunen. Dette skal gøres gård-vis, da det ellers bliver for uoverskueligt. Farverne på havesiden er foreløbig irrelevant. Bestyrelsen har ikke haft tid til disse registreringer, men når et hus skal synes efter en ejendomsforespørgsel, bliver vi nødt til at påtale det, hvis fx en dør ikke er sort.

En ny grundejer har en dør i en forkert farve. Grundejeren får et brev, hvor der står, at de får frist til foråret med at male døren i en sort farve – Vedtaget Vi går i gang til foråret med at behandle de registrerede forkerte farver på gårdsiden.

4.4.2. Grundejer mener, at formanden har lovet dem, at de ikke skal betale for godkendelse af deres udestue. Dette er ikke korrekt, og de for et brev herom.

4.5. Vedligeholdelsesudvalg

4.5.1. Hegn, mm. Hegnet på containerpladsen er pænt. Vi skal på et senere tidspunkt udvide pladsen. Containerne kan næsten ikke være der. Stencontaineren har ikke virket efter hensigten, men det skulle være i orden nu. Den nye trækvogn er flot og fungerer godt. Den gamle trækvogn skal renoveres i løbet af vinteren. Personalet har været på ”malerkursus” hos Pernille, inden de skulle male legepladser. Det fungerede fint, så arbejdet er ok.

4.5.2. SF-sten gennemgang – Mandag 3-9 havde Tommy et møde om gennemgang af SF stenene med Lars, Zacho Lind. Flere steder lægger folk flisebede, så vandet ikke kan komme væk. Nogle SF fliser havde et hul, og hvis de skulle skiftes, vil den nye sten have en anden farve. De væsentlige kritik punkter vil blive ordnet af Zacho-Lind.

En grundejer har et bulet fortov, men det er forårsaget af nogle træer, hvis rødder skubber SF stenene op. Det er grundejernes ansvar, da træerne skulle have været fjernet for mange år siden. Et sted er stenene forkert farve, fordi de er lagt ned igen med den forkerte side opad, fordi der har været foretaget el-reperationer på en hovedtavle, vi prøver at finde ud af hvem entreprenøren er, og får det udbedret.

Den kunne være en god ide at sende en vejledning ud til grundejerne, hvor det bliver forklaret, hvordan man skal forholde sig, når man fx anlægger bede. De skal være på en sådan måde, at vandet kan komme ned i jorden, når det regner.

4.5.3. Furer i væggene i skurgangen. To grundejere her klaget over fugningen, og der har været en omfattende korrespondance. Bestyrelsen finder arbejdet i orden. Sagen skulle nu være afsluttet.

4.5.4. Mændene er ikke gode til at bruge maskinerne. Der sker for mange skader. Selv om de får instruktioner, bliver det ikke bedre.

4.5.5. Kommunens manglende vedligeholdelse af stamvejene. Vi blev lovet en vedligeholdelsesplan, som vi ikke har modtaget. Og stamvejene bliver ikke ordnet, Pernille har gang i Park og Vej, men det går trægt.

4.6. Intern IT og Kommunikation udvalg

5. Særlige opgaver

5.1. Renskrivning af Hvidbogen – Det er lidt tættere på nu, end før J

5.2. Sammenfatning af vedtægterne.- Leon er ca. ¾ hen i arbejdet. Vi kommenterer de nye vedtægter, når Leon er helt færdig med arbejdet, på mødet 18.9.

6. Meddelelser fra eksterne udvalg

6.1. Fastelavnsudvalg

5.1.1. Er der noget nyt om nye medlemmer? Ja. Jan Kristensen Gran 103 vil gerne være med i fastelavnsudvalget. Pernille har nogle flere i kikkerten. Tommy vil gerne være med til at hjælpe til i fastelavnsudvalget.

6.2. Legepladsudvalg

6.2.1. Redskaber er malet. – Leon har ikke været på kontrolekspedition endnu

6.2.2. Vedligeholdelse udført? – Leon har ikke været på kontrolekspedition endnu

6.3. Medieudvalg

7. Eventuelt

8. Dato for budgetmøde og almen generalopfølgning – Forslag tirsdag 18-9 kl. 19.00 uden Snoer, og derefter skal der holdes et møde med ham, og revisorerne.

9. Der skal vælges et sommerfestudvalg på den kommende generalforsamling. Festen er 2009, så de skal begynde planlægningen i 2008.

Mødet sluttede

22.22

Referent

Jette Malling