Referat af bestyrelsesmøde 14.juni 2005
Grundejerforeningen Strandgårdsparken
Bøgelunden 7
2635 Ishøj.
Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken tirsdag den 14. juni 2005 kl. 19.00 i Bøgelunden 7.
Dagsorden:
- Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder
1.1. Der foreligger referat fra mødet den 17. maj 2005. Referatet blev gennemgået og godkendt
- Meddelelser fra formanden
2.1. Det er vigtigt at hvert enkelt bestyrelsesmedlem sætter sig ind i aktuelle sager, hvori der sker handlinger. Det er især vigtigt at man er godt forberedt når man er vagt i åbningstiden om onsdagen. Det må anses for naturligt at grundejere henvender sig på disse vagter, dels for at få uddybning, dels for at drøfte en given sag. Grundejeren må ikke være i tvivl om bestyrelsens holdning i et givent spørgsmål, når denne forlader vagten.
- Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde
3.1. Der er udsendt en del skrivelser til grundejere siden sidste bestyrelsesmøde angående diverse forhold.
3.1.1. Grundejer – besvarelse af radiator
3.1.2. Orientering til revisorer (Intern og ekstern) om afgørelse af Wicotecsag.
3.1.3. Grundejer – farvevalg / ejendomshandel
3.1.4. Grundejer – udestue og gavlvindue / ejendomshandel – rykket
3.1.5. Grundejer – udestue / ejendomshandel – rykket
3.1.6. Grundejer – parabol – afsluttet
3.1.7. Grundejer – haveudvidelse – brev
3.1.8. Grundejer – opsætning af hegn – onsdagsvagt
3.1.9. Grundejer – nye vinduer – svar igen, ingen gensvar
3.1.10. Grundejer – boldspil i firkantsareal
3.1.11. Grundejer – skraldeposer – talt med kommunen
3.1.12. Grundejer – legepladssvineri
3.1.13. Grundejer – placering af grus og boldbanens fremtid
3.1.14. Grundejer – Haveskur – fuglehus
3.1.15. Grundejer – parabol – fået brev
3.1.16. Grundejer – Lunke i SF-sten (etape 2)
3.1.17. Grundejer – udestue – mangler at få brev
3.2. Der er forsat en del udeståender
3.2.1. Udsendelse af referat fra generalforsamling – Bente er i gang med at trykke
3.2.2. Opfølgning på markvandring
3.2.3. Referater af bestyrelsesmøder til hjemmesiden
3.2.4. Nyhedsbrev 2005-02
3.2.5. Brev til grundejer – beskrivelse af Velux vindue projekt – skal have et svar fra bestyrelsen
3.2.6. Mærkning af taphaner
3.2.7. Standardbrev – farvevalg
3.2.8. Standardbrev – beplantning foran fast hegn
3.2.9. Møde med gård 21
3.2.10. Grundejer – kattegrus
3.2.11. Bestyrelsesreferat fra november 2004.
3.2.12. Fjernelse af grus på boldbane
3.2.13. Gennemgang og igangsætning af folder
3.2.14. Tilbagemelding til assurandør angående varmecentralen
3.2.15. Statistik over indbrud
3.2.16. Opfriske liste over forkert farvevalg
3.2.17. Scanne tegninger og historisk reklamemateriale over Strandgårdsparken til hjemmesiden
3.2.18. Varmeforbrug de seneste 5 år pr. ejendom
- Indkommen post
4.1. Grundejer– Ovenlysvindue
4.2. Mail – grundejer – Forespørgsel om radiatorudskiftning og vinduesparti.
4.3. Mail – grundejer – Svineri på legeplads
4.4. Sygeerklæring vedrørende ejendomsfunktionær
4.5. Advokat Asger Larsen – Wicotec sagen
4.6. Advokat Steen Henriksson – Adecco sagen
4.7. Mail – grundejer – Klage over opførsel af skur, der afviger fra standardprojekt.
4.8. Ishøj kommune – angående trafikhandlingsplan 2005.
4.9. Noles – Sjækler samt vedligeholdelsesplan modtaget
4.10. Mail- grundejer – angående ny lov om ledningsejerregistrering
4.11. Grundejer – klage over lunke i SF-sten (etaper 2)
4.12. Adecco – Kreditnota modtaget
4.13. Grundejer – Tilskud til udenomsarealer på legeplads.
4.14. Advokat Birgitte Harring-Lund – referat af generalforsamling 2004 modtaget i underskrevet stand.
4.15. Mail – grundejer – angående ”boldbanen”
4.16. Mail – Ishøj kommune – referat af koordinationsmøde den 2. juni 2005.
4.17. Henrik A Fog A/S – tilbud på diverse
4.18. Mail-grundejer – klage over skraldeposer
- Økonomiudvalg
5.1. Status ved Leon – det generelle billede af regnskabet er stadigt stabilt. Vi har kun fire skyldnere.
5.2. Wicotec sagen – vi har fået alle regninger og alt er sendt til betaling i dette regnskabsår. Underskuddet vokser, men trods det, er Grundejerforeningens regnskab en sund forening. Når vi fx tager udgifter på legepladserne og Wicotec sagen ud, får vi alligevel overskud. Der er fire gårde, der har søgt om penge til legepladsrenovering. 2 har fået udbetalt.
- Personaleudvalg
6.1. Et par bestyrelsesmedlemmer har overfor en ejendomsfunktionær vist interesse for hans løn og ansættelsesvilkår, herunder hans pensionsforhold. Dette har han drøftet med undertegnede. På baggrund af hans oplysninger og vurderinger, fandt jeg det rigtigst at anmode ham om formelt at indlevere en ansøgning, såfremt han mente, at dette var relevant. Der er vedlagt bilag 1, 2, 3 samt aktuel løn for alle ansatte til dagsordenen. Pernille og Leon sammensætter et oplæg til en ny ansættelsesaftale for fastansatte medarbejdere, hvori skal indgå pensionsordning. Løsningen skal være udgiftsneutral. Sagen bliver diskuteret på næste bestyrelsesmøde. Birger orienterer ejendomsfunktionæren..
6.1.1. Jeg vil samtidig gerne understrege, at såfremt et bestyrelsesmedlem har behov for, eller interesse i løn og ansættelsesvilkår for de ansatte, bedes de venligst henvende sig til formanden, for sådanne oplysninger, idet disse naturligvis er formanden bekendt. Det er ikke ønskeligt, at der rettes henvendelse til de ansatte i den anledning.
Pernille anførte, at hun ikke havde taget kontakt til ejedomsfunktionæren, men var blevet opsøgt af ham, under markvandringen, vedr. pensionsforhold, hvorfor hun havde spurgt hvilket ansættelsesforhold han havde.
6.2. En ejendomsfuntionær har været på arbejde 3 dage siden ca. medio april. Det medfører at mange opgaver pt. ikke løses. Melding fra ham. Han har det bedre, men han kommer ikke tilbage lige med det samme. Vi får sygepenge-refusion fra hans kommune
6.3. Foreningen har mangel på arbejdskraft. Svend Poulsen har været ansat et par dage, men er holdt op igen. Leon kender én, der kan måske påtage sig noget af lugningen. Pernille spørger Søren Brandborg, om han vil have noget af arbejdet med lugningen. Alternativet er, at vi køber arbejdskraft hos Skælskør anlægsgartnere
- Særlige opgaver
7.1. Folderen – Det forsatte arbejde ligger hos formanden
7.2. Debatforum – intet nyt
7.3. Ishøj kommune – trafikhandlingsplan –
- Fra onsdagsvagten
8.1. Gård 1 er generet af børn fra Gadekæret, men da det er en offentlig legeplads, kan bestyrelsen intet gøre. Børnene leger med noget, der er efterladt ved renoveringen af legepladsen og har ødelagt hegnet. Leon kontakter grundejeren og fortæller, at han kan låne et pælebor på varmecentralen. Det er gård 1 selv, der skal rydde op på legepladsen
8.2. Grundejer. har modtaget en varmecheck minus 200,00 kr, da han ikke har indløst den først udsendte check. Dette beklager han- han har hævet checken
8.3. .Gård 25 efterlyste petaunque grus. Bestyrelsen har ikke fået nogle henvendelser ang. petanque grus, efter at det blev efterlyst i et nyhedsbrev. Der er nu 2 gårde, der har søgt. Plus gård 14. Der bliver indkøbt grus hvis gårdene vil have ,at grundejerforeningen skal formidle indkøbet. Gårdene skal selv betale gruset (men det er også meget billigt). Leon orienterer de pågældende gårde. Leon kontakter også gård 25.
8.4. Grundejer. har modtaget et brev om farvevalget af sine vinduer. Disse er af et materiale, der ikke lader sig male ! Hun mener, at brevet er i en uforholdsmæssig streng tone. Pernille tager kontakt med Tjørn 12. Vinduer og skralderum til gårdsiden skal være sorte. Farver på havesiden ændres tilsvarende til de godkendte farver.
8.5. Grundejer efterlyste et møde med legepladsudvalget om en vippe. Manglede at høre fra bestyrelsen angående indkaldelse til gårdmøde, som lovet. Birger og Leon tager et møde med gården efter sommerferien.
- Meddelelser fra interne udvalg
9.1. Varmeudvalg
9.1.1. Ny lov om lednings ejer registrering – Tommy har læst et link, der omhandler fjernvarmerør, el-ledninger og alle andre rør. Hvis en service mand skal reparere en ledning, skal han kunne rekvirere tegninger over grundejerforeningens jord. Tommy taler med teknisk forvaltning.
9.1.2. I morgen bliver de sidste huse læst af. Knud Jensen, intern revisor, har tidligere udtalt, at han er villig til at indtaste data for varmeforbrug, så man kan se, hvor varmeforbruget ligger i Strandgårdsparken. Tommy kontakter Knud Jensen. Birger laver et program på Excel
9.1.3. status – er jo ikke læst færdig af endnu. Vi har ikke haft nogen store reparationer på varmen.
9.2. Ansøgningsudvalg
9.2.1. Status ansøgninger
9.2.2. Status ejendomsforespørgsler – det kunne måske være en god ide, hvis vi på et tidspunkt registrerede hvilke ejendomsmæglere, der ikke formidler hele ejendomsforespørgslen til eventuelle købere af en ejendom i Strandgårdsparken. Jette tager initiativ overfor Bente til dette. Endvidere var der noget forvirring med hensyn til opfølgning på udvalgets udestående opgaver.
9.3. Beplantnings udvalg
9.3.1. Der er forsat meget langt igen, før fællesarealerne kan få prædikatet – velholdte. Der er stadig meget ukrudt rundt omkring, og det går især ud over vores nye bede.
9.3.2. Der er sået græs ved Tennislunden og arealet er blevet afskærmet.
9.3.3. En del planter er gået ud i de nye bede. Skælskør har bekræftet, at disse udskiftes
9.3.4. Der afholdes møde med Skælskør primo juli måned
9.4. Vedligeholdelsesudvalg
9.4.1. Gennemgang af referat fra markvandring – Vedligeholdelsesudvalget holder et møde og fordeler opgaverne. Ansøgningsudvalget skal have alle sager afsluttet indenfor 3 uger. De to lastbiler får i første omgang en mindelig henvendelse via køretøjernes forrude, hvor i der står, at de skaber problemer med deres store biler – vedligeholdelsesudvalget
9.4.2. Gennemgang af referat fra møde med Ishøj kommune
9.4.3. Opfølgning på SF-sten etape 0 – Der er ikke sket særlig meget. Der skal bestilles sand, men det kan vente. Tommy sørger for det.
9.4.4. Vedligeholdelsesplan – legepladser v/Leon – Legepladsudvalget skal lave en plan for tilsyn af legepladserne. Leon har modtaget en vedligeholdelsesplan for legepladserne fra Noles. De defekte gynger og fuglereder er blevet repareret og er sat op igen. Tommy bemærkede flere steder, hvor det var relevant at efterspænde. Leon holder Noles i gang og sikrer at firmaet følger op
9.4.5. Klage over lunke i SF-sten (etape 2) skal laves samtidig med etape 0
9.4.6. Opfølgning på bede ved skure, hvor der ikke er placeret SF-sten v/Pernille – Pernille har været rundt i hele grundejerforeningen og har talt med mange mennesker. Der er 7 steder, hvor der oprindeligt var bede, og hvor der ikke er SF sten, men hvor grundejerne selv har etableret noget dække med forskellige materialer fx Herregårdssten eller bede med planter. Der er 5 bede, der ikke er vedligeholdt og ligger brak. Forslag fra Pernille, at de 5 grundejere for et tilbud om at få lagt SF sten i bedene. Vedtaget
9.4.7. Mærkning af taphaner. Kontoret har modtaget divergerende udmeldinger fra udvalget med hensyn til teksten. Den endelige tekst skal afklares, ligesom vi bør drøfte, hvorledes det kan undgås, at Bente sætte i en sådan situation. Se 11.11.3
9.4.8. Diverse tilbud fra firma Henrik A Fog A/S – Tommy har fået en kantskærer demonstreret. Den skal sidde på Egholm maskinen, og den virker god. Der findes også en multiklipper (græsklipper) til Egholm. Den virker også god, fordi den ikke efterlader klumper af græs. Beslutning. Vi køber en kantskærer efter 1-7, når vi begynder det nye regnskabsår. Vi tager stilling til multiklipperen på et senere tidspunkt. Det vil være en fordel, at to mand kan slå græs samtidig.
9.4.9. Ændring af afsender på parabolbreve. Birgers underskrift skal fjernes fra standardbrevet, og så skal der sættes den underskrift, som er relevant, det vil sige et medlem af Vedligeholdelses udvalget.
9.5. WICOTEC udvalg
9.5.1. Sagen er afsluttet og afregnet. Heraf følger, at punktet på dagsordenen fra næste bestyrelsesmøde forsvinder. Jubiiiiiiiiii
9.6. Intern IT og Kommunikation udvalg
9.6.1. Foreningsdatabase – intet nyt
9.6.2. Etablering af server inkl. backup – intet nyt
9.6.3. Der er etableret bestyrelsesbruger på foreningens PC. Der afventes setup af bestyrelsesmail.
- Meddelelser fra eksterne udvalg
10.1. Fastelavns udvalg
9.1.1. Intet
10.2. Legepladsudvalg
10.2.1. status – der har været afholdt gennemgang. Leon holder øje med den videre gang i sagen
10.3. Hvidbogsudvalg
10.3.1. status – intet nyt
- Eventuelt
11.1. Kontoret holder lukket i uge 29 og 30.
11.2. Onsdagsvagten er som sædvanligt lukket i hele juli måned.
11.3. For at undgå forvirring, skal beslutninger og henvendelser til Bente, Morten og Owe være besluttet i de respektive udvalg, inden de kommer videre.
11.4.
11.5. Der skal holdes julemarked d. 6 november 2005. Der er oprettet et juleudvalg, der består af Leon, Anita, Tommy og Jette O.
11.6. Pernille ønsker en vedtægtsændring, så hun og andre i bestyrelsen kan være ansat i grundejerforeningen som fx snerydder eller på containerpladsen. Pernille kommer med et oplæg
11.7. Forslag fra Pernille: Bente skal have en scanner på kontoret, så hun kan videresende breve til bestyrelsen i stedet for at sende breve som snail-mail. Birger taler med Bente om sagen
11.8. Pernille efterlyser retningslinier for mails i bestyrelsen. Det drøfter vi på et senere tidspunkt
11.9. Pernille efterlyser atter oplysninger om hvordan/hvornår man har besluttet at nedtagne radiatorer skulle beregnes med 2 streger. Birger henviste til Johns redegørelse, som lader vente på sig.
Ref Jette M