Referat af bestyrelsesmøde 17.maj 2005

Grundejerforeningen Strandgårdsparken

Bøgelunden 7

2635 Ishøj.

Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken tirsdag den 17. maj 2005 kl. 19.00 i Bøgelunden 7.

Afbud: Leon Axelsen, Ruth Nørhave

Dagsorden:

1. Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder

1.1.            Der foreligger referat fra mødet den 19. april 2005.

1. Meddelelser fra formanden

2.1.            Referat fra generalforsamlingen 2004 foreligger nu endeligt. Dette er pt. sendt til udtalelse og eventuel korrigering af tidligere bestyrelsesmedlem Jacob Boring.

2.2.            Wicotec sagen har været for Voldgiftsretten, hvor formand og næstformand deltog i retsmødet. Mere herom under det selvstændige punkt på dagsordenen – Wicotec

2.3.            Der har været afholdt markvandring den 9. maj 2005. Referat er modtaget fra sekretæren, men endnu ikke behandlet. Når det har været i rotation, behandles det på efterfølgende bestyrelsesmøde.

2.4.            Der er modtaget invitation til møde med Ishøj kommune. Da den udmeldte dato ligger før dags dato, er kommunen bedt om at oplyse ny dato. Sidste nyt fra mail af i dag – Datoen er den 2. juni 2005. Formanden ønsker snarest oplyst punkter, der skal medtages på dagsordenen til mødet.

2.5.            De ansatte er langt bagud med vedligeholdelsen af de grønne områder. Vi drøfter tiltag under personaleudvalget.

2.6.            Der skal planlægges bestyrelsesmøder for efteråret 2005. Vi skal her være en del skarpere end for 1ste halvår, sådan at vi undgår det store fravær.

2.7.            Jeg har bedt kontoret være meget præcis med, hvordan post og mails fordeles. Fremover vil det være sådan, at relevant materiale tilsendes alle deltagere i udvalget, med kopi til formanden. Herefter påhviler det, det enkelte udvalgs formand, dels at lede og fordele arbejdet i det enkelte udvalg, dels at sikre at et medlem i udvalget følger op på en given sag. Her skal det understreges, at det er aftalt at grundejere alle, indenfor en rimelig frist, modtager en tilbagemelding, enten i form at et svar, eller i form af, at grundejeren meddeles, at et spørgsmål vil blive behandlet, og der vendes tilbage med et endeligt svar.

1. Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde

3.1.            Søren Brandborg har indleveret ansættelsesbreve. Hans indsættelse / deltagelse i arbejdet er nu videregivet til vedligeholdelsesudvalget.

3.2.            Uden yderligere dialog er Skælskør Anlægsgartnere nu gået i gang med at så græs i Tennislunden som aftalt.

3.3.            Adecco sagen er overgivet foreningens advokat til udtalelse og eventuel behandling.

1. Indkommen post

4.1.            Nesa – strømafbrydelse i 3 timer

4.2.            Ishøj Varmeværk – Nyhedsbrev

4.3.            Ishøj Varmeværk – Regnskab 2004

4.4.            Advokat Steen Henriksson – Inkassosag afsluttet.

4.5.            Mail – Tilskud til legeplads

4.6.            Mail – Starkite – tilbud på luftfotografering

4.7.            Mail – Fejlmelding af legeredskab

4.8.            Underskrevet ansættelsesbreve

4.9.            Tegninger over ønskede vinduer

4.10.         Advokat Asger Larsen – påstandsdokument

4.11.         ID incassoservice – Adecco fastholder krav

4.12.         Grus til petanque bane

4.13.         Rykker if. med fejlmelding af legeredskab

4.14.         Hængelås atter monteret på hegn, på fællesareal.

4.15.         Ansøgning om tilskud til legeplads samt manglende overdækning til sandkasse

4.16.         Advokat Steen Henriksson – Inkassosag afsluttet

4.17.         Mail- reaktion på svar angående nye vinduer

4.18.         Advokat Steen Henriksson – kvittering for modtagelse af Adecco sag.

1. Økonomiudvalg

5.1.            Kassereren er fraværende, og der er modtaget følgende økonomiske status:

Økonomi

På baggrund af regnskabet pr. 30.04 er der ingen ændringer i det forventede årsregnskab.

Bente har gennemgået varmecheckene og “fundet” 6 ikke-indløste checks på tilsammen kr. 5.100. De 3 største (tilsammen kr. 4.400) er tilskrevet med tilbud om en ny check, og foreløbig har 1 henvendt sig! Hvis vi ikke kommer af med disse penge, så vil de blive indtægtsført i foreningsregnskabet – ikke varmeregnskabet !

Fogedsag er afblæst og vort fulde tilgodehavende er indbetalt. 

5.2.            Der gennemgås Wicotec sagens påvirkning på foreningens økonomi. Som forventet tabte vi sagen. De kræver 537.000 kr. Her skriver Birger en beretning om sagen og om pengene !!!!! Vi skal ikke betale til voldgiftsretten eller til modparten. Så beløbet er til Wicotec og advokat. Vi skal betale ca. 250.000 kr. og det er billigt sluppet. Birger skriver om det i et nyhedsbrev.

5.3.            Adecco sagen er overgivet til advokat Sten Henriksson. Vi har modtaget en fax fra incassofirmaet med fortsat krav på betaling.

1. Personaleudvalg

6.1.            Det er tydeligt meddelt ejendomsfunktionærerne, at vedligeholdelse af de grønne arealer har 1ste prioritet.

6.2.            Ejendomsfunktionær sygemeldt. Dette drøfter vi. Birger kontakter Svend Jensen, der på et tidspunkt har sendt en uopfordret ansøgning om et job i grundejerforeningen, om han er interesseret i midlertidigt arbejde.

6.3.            Ejendomsfunktionærerne er langt bagud med vedligeholdelsen af de grønne arealer. Vi bør derfor genoverveje Svend Jensens uopfordrede ansøgning fra januar måned, hvori han tilbyder hjælp med grønne arealer.

6.4.            Al ferie for ferieåret 2004 / 2005 er afholdt bortset fra Bente, der endnu har 2 dage tilgode.        

1. Særlige opgaver

7.1.            Folderen – pt. intet nyt

7.2.            Debatforum – intet nyt

1. Fra onsdagsvagten

8.1.1.     Grundejer angående hegn i skel. Han svares af formanden

8.1.2.     Grundejer angående SF- sten ved skurgang. Pernille har lavet et udkast til et brev til grundejerne om SF sten til dækning af grusbedene. Pernille vil snart køre rundt i bebyggelsen og kortlægge alle de steder, der er aktuelle. Grundejerne får så et brev, som de skal svare på indenfor 14 dage, hvis de skal have lagt SF sten

8.1.3.     Konflikt mellem grundejere vedr. boldspil i firkantsområderne, en grundejer har følt sig truet. Pernille laver en skriver til grundejeren, hvor der står, at børnene kan spille bold: i skoven, på boldbanen og på de legepladser, hvor det kan lade sig gøre ude at genere grundejerne. Denne kan grundejeren så henvise til.

1. Meddelelser fra interne udvalg

9.1.            Varmeudvalg

9.1.1.     Status – v/Tommy. Spædevand igen minus 11 kbm., og det er altid i weekenden. Det er alt for meget vand, der forsvinder. Preben og Lars holder øje med radiatorer o.lign. der indleveres på containerpladsen. Forslag fra Lars: Lav en vejledning om, hvordan man forholder sig ved lukning og aftapning. Skrivelsen skal lamineres og anbringes i brønden, så man ikke kan undgå at se den. Pernille laver et udkast til skrivelsen og Lars laminerer det endelige resultat.

9.1.2.     Ishøj varmeværk – Nyhedsbrev og regnskab. Vi har ikke brugt lige så meget varme, som Ishøj kommune havde regnet med. Der er ingen prisstigninger på vej

9.2.            Ansøgningsudvalg

9.2.1.     Status på færdigmeldte – ikke synede projekter

9.2.2.     Status på ejendomsforespørgsler

9.3.            Beplantnings udvalg

9.3.1.     Der er ved at blive sået græs i Tennislunden, dvs. der er kun blevet harvet

9.3.2.     De grønne områder trænger til en ordentlig gang oprydning og lugning

9.3.3.     Det skal drøftes, hvorvidt der skal indkøbes en kantskærer til vedligeholdelse af de nye bede. Vedtaget. Vi køber en kantskærer

9.3.4.     Der skal sættes kantafmærkning / forhindring op ved nogle af de nye bede i Tennislunden. Vedtaget. Der skal sættes et fodhegn af træ rundt om bedene

9.4.            Vedligeholdelsesudvalg

9.4.1.     Møde med Noles, finder sted 24. maj kl. 19,00. Forinden foretager han og Leon en gennemgang – er Tommy (måske hele vedligeholdelsesudvalget?) interesseret i at deltage, så starter vi ca. kl. 17.

9.4.2.     Etape 0 – Bøgelunden og lidt Egelund – området skal gennemgås med henblik på at udpege de steder, hvor belægningen ikke optræder ordentligt. Disse steder skal afhjælpes

9.4.3.     Etape 0 – Bøgelunden og lidt Egelunden skal eftersandes. Der skal indkøbes sand (Tommy)

9.4.4.     En grundejer har forespurgt på grus til petanque baner – Leon har en liste over de aktuelle gårde

9.4.5.     Angående ansøgninger om tilskud til udenoms arealer på legepladserne indstilles det til at kassereren kan bevilge disse, så længe det sker indenfor den årlige budgetmæssige ramme på kr. 30.000. Bente registrerer ansøgerne og at de respektive gårde får bevilget 1500,00 kr. Dette foregår indtil beløbsrammen er brugt op for det pågældende regnskabsår. Leon og Bente står suverænt for dette, og det skal ikke op på bestyrelsesmøderne fremover

9.4.6.     Der er modtaget et tilbud på luftfotografering af et firma ved navn Starkite. Tilbuddet er angiveligt givet på opfordring. Hvem? Og så lyder det egentligt så godt, at vi drøfter det. Men på Ishøj kommunes hjemmeside er der luftfotografier af hele kommunen, som man frit kan se. De billeder ser Birger på allerførst. Derefter kan vi tage stilling til tilbuddet  

9.4.7.     Grundejer har taget til genmæle overfor formandens brev vedrørende forhåndsgodkendelse af nye vinduer. Birger besvarer henvendelsen

9.4.8.     Modtager mail om ansøgning af isætning af Welux vindue med motor. Birger undersøger sagen. Har grundejeren fladt tag eller rejsning ? Hvad der tilladt i forhold til åbne vinduer i taget. Vi tager det op på mødet i kommunen 2. juni

9.5.            WICOTEC udvalg

9.5.1.     Formand og næstformand refererer fra retsmødet den 12. maj 2005, hvor det endte med at retten afgjorde sagen til fordel for Wicotec. Se tidl.punkt på dagsorden, samt senere udsendt nyhedsbrev.

9.6.            Intern IT og Kommunikation udvalg

9.6.1.     Foreningsdatabase – intet nyt

9.6.2.     Der er oprettet ny mailadresse til brug for bestyrelsens afsendelse af mail fra kontoret. Den vil kunne anvendes så snart medieudvalget har oprettet særskilt bestyrelsesbruger på den nye kontor pc.

9.6.3.     Billeder fra Dyssegårdsparken i Næstved er gjort tilgængelige på hjemmesiden via menupunkt Værd at vide om >bestemmelser > udendørs farvevalg. Der skal et link på hjemmesidens forside

1. Meddelelser fra eksterne udvalg

10.1.         Fastelavns udvalg

     9.1.1. Intet

10.2.         Legepladsudvalg

10.2.1. Et reduceret udvalg har afholdt 3 møder med 2-3 deltagere, og disse har hver gang besluttet at aflyse. Det vurderes nu, at et udvalg max vil kunne bestå af 4 deltagere – Leon, Peter Larsen, Asger Worm og Leif Kristensen. Vi indstiller, at bestyrelsen afgiver melding om fortsættelse, retablering, nyskabelse.

10.2.2. Leon forestiller sig 3 muligheder:

• Et udvalg på 4 fortsætter og så må arbejdet tage den tid det så gør,
• Nyt udvalg søges skabt ved indkaldelse til “valg” eller “skurmøde”,
• Vedligeholdelsesudvalget tager fat på opgaven – evt. med tilslutning af de 3 valgte.
• Vedtaget : Et udvalg på 4 fortsætter og så må arbejdet tage den tid det så gør,

10.3.         Hvidbogsudvalg

10.3.1. Intet. Bestyrelsen har noteret at materialet der blev klargjort til bearbejdning i februar måned, er afhentet medio maj

1. Eventuelt

11.1.         Bestyrelsesmøder efterår 2005 skal aftales.

9. august – 6. september – 4. oktober – 8.november – (22. november – denne dato er kun til evt. brug) generalforsamling 28. november – 13. december ny bestyrelse !

11.2.         Mail ang. generende knallertkørsel på stien mellem Granlunden og Fyrrelunden. Pernille har i dag talt med knallertkørerne, og de virkede flinke nok. Den grundejer, der har problemet, skal henvende sig til politiet om sagen. Birger svarer grundejeren

Mødet sluttede 22.33

Ref Jette Malling