Referat af bestyrelsesmøde 19.april 2005
Grundejerforeningen Strandgårdsparken
Bøgelunden 7
2635 Ishøj.
Referat af bestyrelsesmøde i Grundejerforeningen Strandgårdsparken tirsdag den 19. april 2005 kl. 19.00 i Bøgelunden 7.
Afbud: Ruth Nørhave, Pernille Møller, Leon Axelsen
Pernille Møller deltog i mødet fra ca. kl. 21.00
Dagsorden:
- Godkendelse og underskrift af referater fra bestyrelsesmøder
Der foreligger referater fra bestyrelsesmøderne den 1. og den 22. marts 2005.
Referaterne blev godkendt og underskrevet.
- Meddelelser fra formanden/næstformanden
2.1. Vi mangler forsat en dato for bestyrelsens møde med Ishøj kommune, foråret 2005.
2.2. Der arbejdes pt. ihærdigt, for at indgå bedst mulig aftale angående fjernelse af gruset, der ligger på boldbanen.
2.3. Der er ført drøftelser med Skælskør Anlægsgartnere, dels angående udestående opgaver, dels angående et beløb, Noles A/S ikke har villet betale i forbindelse med legepladsprojektet. Beløbet vedrører Skælskør Anlægsgartneres tilgodehavende på grund Noles A/S’s forsinkelser under projektet. I øvrigt rundes de forskellige udeståender af på et møde, der afholdes mellem SA og formanden i uge 17.
2.4. Der er modtaget brev fra Danske Bank, hvori de tilbyder at møde frem på en generalforsamling, for at fortælle, hvordan friværdien bedst udnyttes.
2.5. Der er udsendt Nyhedsbrev 2005-01 i slutningen af marts måned.
2.6. For at synliggøre henvendelser og aktiviteter på onsdagsvagten er denne nu påført dagsordenen, som selvstændigt punkt. Dette sker alene for at sikre, at der samles op på alle henvendelser.
2.7. Der afholdes markvandring mandag den 9. maj 2005 kl. 16.30
- Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde
3.1. Vi skal drøfte, hvordan vi håndterer situationen, når vi konstaterer, at en grundejer ikke overholder bestemmelser og retningslinier. – Tommy og Lars opdaterer listen over adresser der anvender ikke godkendte farver. Planen er, at grundejere, i en udvalgt gård, der har farveafvigelser, får sendt breve samtidig. Ellers vil det vil se mærkeligt ud. Vi går ud fra (og håber), at grundejerne i de forskellige gårde, taler sammen. Senere skal der ses på hegn uden beplantning. Birger skriver standardbreve til denne opgave.
3.2. Der skal sendes ansættelsesbrev til Søren Brandborg om ansættelse som snerydder (og genbrugspladsen) – Ansættelsesbrev skal indeholde begge ansættelser
3.3. Adecco sagen. Birger har korresponderet med Incassoservice Danmark om sagen. Situationen er klar. Vi betaler ikke for en vare, vi ikke har fået leveret.
- Indkommen post
4.1. Besvarelse af ejendomsmæglerforespørgsler
4.2. Ishøj kommune – Handicap P-plads.
4.3. Advokat Henriksson – Inkasso sag afsluttet.
4.4. Advokat Henriksson – Inkasso sag afsluttet.
4.5. Danske Bank – Udnyt friværdien
4.6. ABB – Vibrationsmåling
4.7. Klage over plankeværk, der hindrer adgang.
4.8. Mail- kan tilbyde palle gratis træ
4.9. Mail – Forespørgsel om, hvor der kan spilles bold
- Økonomiudvalg
5.1. Status – På grund af sit fravær har Leon fremsendt følgende bemærkninger via mail: Resultat af den primære drift ser ud til at lande på et mindreforbrug på ca. 273.000 kr. Med et forventet totalt merforbrug på ca. 939.000, der stadig kan dækkes ind af de indestående henlæggelser til varmeanlægget, får vi endnu ikke behov for at benytte trækningsretten i banken! I øvrigt kan jeg oplyse, at fogedsagerne er afsluttede med forlig og indbetaling af alle tilgodehavender. 2 nye fogedsager er under opsejling – Én med ca. 2000 kr. i manglende varmeafregning, og en anden med 1500 i manglende varmeafregning + 6500 i manglende kontingent. Begge er berammede til medio maj. Yderligere har vi 2 skyldnere med sidste måneds kontingent.
- Personaleudvalg
6.1. Intet pt.
- Særlige opgaver
7.1. Folderen – status – Jette har lavet et forslag, der er godt. Hele bestyrelsen skal se på den og komme med kommentarer. Når det så er sket, skal Bente, Morten og Owe se på den, og måske nogle nyligt indflyttede grundejere. Den færdige folder skal trykkes til alle grundejere, og den skal opdateres efter hver generalforsamling. Når der skal trykkes til alle grundejere, skal det laves ”ude i byen”, men Bente skal have et lille bogbinderapparat, så hun kan montere en folder, til hver ny grundejer. Folderen er lavet i almindelig Word, så Bente har mulighed for at opdatere den, hver gang hun trykker en ny.
7.2. Debatforum – status – Er på vej
- Fra onsdagsvagten
8.1.1. Henvendelse fra grundejer – tvivl om udluftning i ny udestue – Lars har ikke fået fat i dem endnu, men han prøver igen.
8.1.2. Henvendelse fra grundejer – der er modtaget mundtlig ansøgning om udestue, der afviger fra standardprojektet – Vi afventer henvendelse fra grundejeren. Derefter skal sagen tages op igen, idet der lægges vægt på, at en anden grundejer tidligere har fået bevilget afvigelse fra standardprojekt for en tilsvarende udestue
8.1.3. Der er modtaget klage – på onsdagsvagten – over boldspil på et firkantsareal. Sagen og eventuel afhjælpning skal drøftes – Birger taler med klageren – Vedtaget: Der skal plantes store buske på den firkant, hvor børnene spiller fodbold. Samtidig skal der i ”Skoven” planeres et mindre stykke græs, hvor der også skal sættes to små mål, såfremt arealet er egnet..
8.1.4. En grundejer ønsker oplyst, hvor man skal gøre af det gamle sand fra sandkasserne. Det skal fordeles jævnt på enten udenomsarealet på legepladsen, alternativt jævn fordeling på fællesarealet, hvor der er græs
8.1.5. grundejer. Beklager sig over foreningens indsigelse imod valg af farver. Afvigelsen skal være afhjulpet senest den 1. september 2005. – Klageren vil gerne have ændret lokalplanen ift. farverne. Men sagen er endt sådan, at grundejeren maler sit træværk sort inden 1-9-2005
- Meddelelser fra interne udvalg
9.1. Varmeudvalg
9.1.1. Status vandtab. Indtil nu er der røget 8 m3
9.1.2. Håndtering af manglende vand på varmeanlægget – På den kommende markvandring skal Morten kort orientere om, hvordan vi skal forholde os, når der er alarm ift. Spædevand. Anlægget kan max selv påfylde 3 m3 i døgnet.
9.1.3. ABB – Vibrationsmåling – Pumperne OK
9.2. Ansøgningsudvalg
9.2.1. Status vedrørende ansøgninger – ved Jette. Gennemgået med henblik på opfølgning af Jette, Lars samt Ruth.
9.2.2. Status vedrørende ejendomsmæglerforespørgsler– ved Jette. Gennemgået med henblik på opfølgning af Birger
9.2.3. Opfølgning på godkendelse af verserende sag. Lars følger op
9.2.4. Opfølgning på ejendomsmægler forespørgsel. Birger følger op.
9.3. Beplantnings udvalg
9.3.1. Der bliver harvet, planeret og sået græs i Tennislunden inden for de næste 3 uger i henhold til oprindeligt tilbud fra SA. Opgaven er den sidste del af nedlæggelsen af Tennisbanerne.
9.3.2. I forlængelse af 8.3.1 anmodes SA om at beskære en gruppe af træer mellem Bøgelunden og Tennislunden. Samt evt. også 2 træer foran Granlunden lige nr.
9.3.3. Skælskør Anlægsgartnere fremsender tilbud på støjdæmpende beplantning foran Poppellunden – lige numre – ifølge tidligere bestyrelses bevilling.
9.3.4. Bunddækket i Elmelunden er som sædvanlig gået ud i løbet af året
9.4. Vedligeholdelsesudvalg
9.4.1. Der modtages kreditnota fra SA, angående regning Noles A/S har videresendt til grundejerforeningen – omtalt under meddelelser fra formanden.
9.4.2. Formanden skal tilføres viden om de steder, hvor der angiveligt er trykmærker på SF – sten efter kørsel med jord.
9.4.3. Det er undersøgt til bunds, hvorvidt det er muligt, at komme af med grus placeret på boldbanen uden udgift for foreningen. Det er desværre ikke muligt, hvorfor den prismæssigt mest fordelagtige løsning undersøges indgående. Grusbunken skal fjernes inden for kort tid
9.4.4. Bestyrelsens holdning til opsætning af plankeværker, der blokerer uhindret adgang i Strandgårdsparken skal drøftes. Grundejere som har opsat disse, får et brev, der byder dem at fjerne det hegn, de har sat på fællesarealerne.. Morten skal fjerne alle de chikaner, der er sat op på fællesarealerne. Der skal være fri og uhindret adgang for alle.
9.4.5. Gård 22 ansøger om tilskud til vedligeholdelsesarbejder på udenoms arealer på legepladsen. De får bevilget 1500.00 kr.
9.4.6. Belysning. Der har været afholdt møde mellem Leon og Tommy angående belysning. Vi skal drøfte, hvordan vi kommer videre ud fra deres konklusioner. – Birger skriver om status i næste Nyhedsbrev. Der er tre muligheder: Alle lamper bliver udskiftet på én gang. Lamperne bliver udskiftet etapevis, eller at der ikke sker nogen udskiftning. Sagen skal op på generalforsamlingen, hvor der skal tages beslutning.
9.4.7. En grundejer har ønsket at få oplyst, hvor børn må spille bold i grundejerforeningen. Nede i skoven. Tommy besvarer.
9.4.8. Grundejer har fået lavet noget ved sin stophane af Ishøj Kommune. SF stenene er ikke pænt lagt. Tommy overtager sagen, og giver Morten besked om at se på det. Kommunen kan ikke lægges til last. Ifølge deklarationen skal denne have uhindret adgang til stophanerne og deres reparation.
9.4.9. Grundejer har ikke reageret på foreningens brev angående beplantning af plantehuller. Beslutning: Der skal sættes buske i hullerne. Morten og Owe. Kopi af regning for planter sendes til Birger med henblik på opkrævning hos grundejer.
9.5. WICOTEC udvalg
9.5.1. Sagen behandles i voldgiftsretten den 12. maj 2005. Intern og ekstern revision er orienteret
9.6. Intern IT og Kommunikation udvalg
9.6.1. Der skal oprettes en mail adgang på Bentes PC, så bestyrelsesmedlemmerne kan sidde på kontoret og skrive og have adgang til at sende det videre/hjem
9.6.2. Bente skal have en ny mus, der ikke er trådløs
- Meddelelser fra eksterne udvalg
10.1. Fastelavns udvalg
10.1.1.1. intet.
10.2. Legepladsudvalg
10.2.1. Der er søgt afholdt møde i udvalget. Endnu en gang mødte der kun 2 grundejere op, hvorfor udvalget nu lægger ny strategi.
10.3. Hvidbogsudvalg
10.3.1. Der foreligger intet nyt, hvilket er forbavsende, på baggrund af den hast udvalget havde med at indsamle materiale.
- Eventuelt
Mødet sluttede 22.56
Ref. Jette Malling